Você sabe qual a importância da automação comercial para indústria? Automação, como o próprio nome diz, é uma forma que as empresas têm de deixar quase todas as suas tarefas automáticas.
Isso se tornou essencial nos dias de hoje por conta da estagnação que o mercado apresenta. É preciso, cada vez mais, encontrar alternativas para aumentar a produtividade e permanecer competitivo.
Quer saber mais sobre as ferramentas de automação comercial para indústria? Então continue com a leitura e descubra todas as vantagens que elas podem oferecer!
O que é automação comercial?
Como já dissemos, a automação comercial é uma forma de deixar as tarefas do dia a dia automáticas, ou seja, tirá-las da forma manual — que leva mais tempo e está mais propensa a erros — e colocá-las sob a responsabilidade de ferramentas digitais.
Assim, será necessário contar com os recursos tecnológicos para fazer com que a automação funcione da melhor maneira na sua indústria.
Por exemplo, a gestão financeira de um empreendimento pode ser bem complicada de ser realizada.
São muitos dados, documentos para analisar, números, gráficos, entre outras informações que precisam ser cruzadas para dar o resultado final de forma correta. Isso leva tempo e demanda custos, uma vez que, em muitos casos, é preciso contratar especialistas para esse trabalho.
Com a utilização de softwares de automação, o gestor consegue ter maior foco em outros pontos essenciais da indústria, como a execução da gestão para equipe de vendas, a elaboração de estratégias comerciais e também a constituição de um bom planejamento comercial para alcançar os objetivos e as metas traçados.
Como a automação comercial funciona?
Basicamente, a automação comercial funciona com base na utilização de softwares que são capazes de aumentar a produtividade dos mais diversos setores da organização.
Por exemplo, o disparo de e-mails para o público mais adequado pode ser feito por ferramentas de automação, economizando um tempo considerável da equipe de marketing e levando mais pessoas para a equipe de vendas.
É preciso apenas configurar a ferramenta de acordo com as necessidades do seu negócio, e muitas empresas oferecem o suporte para isso.
Quais são os principais benefícios da automação comercial para indústria?
Quer bons motivos para implantar a automação comercial na sua indústria hoje mesmo? Então, veja as inúmeras vantagens que ela pode oferecer!
Redução dos custos
Uma das metas de grande parte das indústrias é quanto à redução dos custos. Você pode alcançá-la mais facilmente usando as ferramentas de automação.
Os custos podem ser reduzidos tanto de forma direta quanto indireta. Por exemplo, quando você utiliza as ferramentas de automação, além de economizar na contratação de um especialista, você também diminui a probabilidade de erros.
De forma indireta, também passa a usar menos colaboradores para realizar tarefas simples e pode direcioná-los para funções mais importantes, como discutir ideias e criar estratégias.
Além da redução de custos com o pessoal, é possível notar também a redução em relação aos materiais utilizados, como papéis, pastas para armazenamento de arquivos e outros relacionados a materiais próprios de escritórios comerciais.
Redução de atividades que não têm muito valor
Há diversas atividades que são puramente mecânicas dentro do corpo administrativo de uma indústria, como o preenchimento de notas fiscais, por exemplo.
São tarefas burocráticas que consomem um tempo significativo dos funcionários — tempo esse que poderia ser mais bem utilizado em atividades que realmente agreguem valor ao cliente.
A inserção da automação comercial no seu empreendimento pode melhorar isso consideravelmente.
Quer um exemplo claro? O cálculo de impostos! É uma tarefa que precisa ser feita com o máximo de cuidado para que nada saia errado e a indústria não tenha problemas futuros com a Receita Federal.
Consequentemente, é algo que demanda muito tempo e pode ser realizado com maior precisão e em menos horas por softwares.
A partir disso, é possível também fazer um maior planejamento fiscal. Com esses dados em mãos, sua equipe administrativa consegue melhorar a saúde financeira e ter maior economia.
Gestão de relacionamento com os clientes
Quer aumentar o número de clientes e, consequentemente, o sucesso do seu negócio? Então, você precisa investir na gestão de relacionamento com os seus consumidores.
E, para ajudá-lo nessa tarefa, há uma ferramenta de automação bastante conhecida: o CRM.
Ele é um software no qual você terá as informações dos seus clientes e, assim, poderá traçar um perfil de público-alvo com base nos dados mais atuais do seu negócio.
Com essa ferramenta, você consegue centralizar todos os seus clientes em um único lugar e fica mais fácil coordená-los e descobrir o que eles desejam do seu negócio. Você pode separá-los em carteiras, usar filtros para encontrá-los facilmente e visualizar todo o histórico de interação deles com o seu negócio (ligações, visitas, propostas, vendas etc.).
O CRM também permite à equipe conhecer melhor os clientes, algo indispensável para quem deseja fidelizá-los.
Assim, fica mais fácil saber do que eles precisam e em que momento precisam, prestar um bom pós-venda e ajudá-los sempre que aparecer alguma dificuldade que deva ser sanada. Com essas ferramentas, é bem mais simples monitorar e obter os resultados desejados.
Controle sobre o faturamento
Quando há um maior controle interno sobre todos os processos da indústria, fica bem mais fácil identificar todas as entradas e saídas financeiras.
A automação comercial consegue oferecer esse controle e, assim, melhorar a saúde econômica do seu negócio, consequentemente, melhorando o faturamento. Se o resultado for menor que o esperado, fica mais fácil identificar de qual setor é o erro e melhorar os processos dentro dele.
Com essas informações e dados em mãos, é possível traçar uma solução rápida e eficiente, que possa realmente levar seu empreendimento ao êxito.
Controle sobre o estoque
Essa pode ser uma das maiores dificuldades que uma indústria apresenta, especialmente se ela lida com uma grande variedade de produtos.
Saber como controlar o estoque é uma tarefa que exige muita atenção e muitas pessoas atuando nesse setor. Com uma ferramenta de automação, certamente, o trabalho pode ser feito em menos tempo, com menos custos e com uma menor margem de erros.
Saber quando repor a matéria-prima, quando iniciar uma promoção de itens para que não fiquem parados nos armazéns e em qual produto investir é essencial para ter um bom resultado no seu trabalho.
Integração de setores
Um outro benefício que a automação comercial pode oferecer para os mais diversos empreendimentos é a integração de setores.
A partir daqui, você terá em mãos informações muito importantes, uma vez que as indústrias precisam ser vistas como um todo e não por setor. Por exemplo, integrar os dados do setor de marketing aos de vendas pode ser necessário para melhorar os lucros.
O setor de vendas também pode ser integrado ao de atendimento, afinal de contas, um cliente que recebe um bom atendimento tem mais chances de comprar novamente.
Outro exemplo menos conhecido é a integração com a produção. A automação comercial permite a compilação de dados mais robustos da sua demanda e, dessa forma, antecipar quais produtos precisam estar disponíveis.
Gerenciamento de vendas
Aqui, você pode usar as ferramentas de automação comercial para acompanhar, em tempo real, o aumento dos lucros e também quais são as melhores opções para aumentar o desempenho da sua equipe de vendas.
O controle de automação para o funil de vendas é essencial, pois, dependendo da posição do lead (potencial cliente) dentro do funil, um determinado tipo de ação precisa ser tomada por parte da equipe. Com uso do software, também fica mais fácil fazer a gestão de vários processos de venda ao mesmo tempo.
Por exemplo, é possível, com essas informações, oferecer uma proposta comercial de vendas mais compatível com as necessidades de seus leads e clientes.
Para conseguir extrair ao máximo as vantagens que as ferramentas de automação podem oferecer, é importante elaborar uma persona, o público-alvo que deseja atingir, e também algumas informações, como metas e planejamento estratégico, para absorver ao máximo os bons resultados que a automação comercial proporciona.
O que um software de automação faz pela sua operação?
Uma das grandes vantagens da utilização de um software de automação dentro da indústria é que ele consegue oferecer maior produtividade para a equipe.
Os processos passam a ser feitos de forma mais rápida e também com uma margem menor de erros. Além disso, a ferramenta pode ser utilizada desde o primeiro momento da confecção do produto ou da entrega dele pelo fornecedor até chegar às mãos do cliente.
Esse é um fato que acaba por trazer outro benefício: a possibilidade de identificação dos gargalos. Os gargalos são os pontos presentes em um processo que podem sugar os recursos da indústria, não só financeiros e materiais, como também humanos.
Por exemplo, sem a automação, ter que refazer uma tarefa passa a ser algo bastante comum. Isso gera um investimento excessivo de tempo que pode prejudicar o desempenho dos seus colaboradores.
Além disso, há outros pontos que precisam ser destacados para mostrar como a automação comercial pode ser útil para o seu empreendimento.
Possibilita a expansão
Algo que não só as pessoas, mas também as indústrias, precisam fazer constantemente é se adaptar. Sem isso, é bem provável que o seu negócio se desgaste aos poucos até sumir de vez.
Estamos na era da tecnologia e lançar mão dessas ferramentas para competir da melhor forma possível no mercado é essencial para se manter competitivo.
Com dados mais específicos, que são oferecidos pelos softwares, fica bem mais fácil analisar qual deve ser o próximo passo para alcançar as metas, para mensurá-las ou também para modificá-las.
Todos esses dados precisam ser analisados e, a partir de então, usados para encontrar a melhor solução para expandir o negócio e ser uma referência no mercado.
Facilita o processo de venda
Passa a ser muito mais fácil realizar uma venda com os dados que as ferramentas de automação proporcionam.
Por exemplo, o software consegue mostrar qual é a preferência dos clientes, quais produtos são vendidos com maior facilidade e o motivo da compra.
Isso facilita também a precificação dos produtos, pois, agora, você consegue saber exatamente quais foram os custos da sua equipe comercial para vendê-lo.
O cadastro de vendas ficará muito mais completo, dando mais possibilidades de fechar negócios para a equipe de vendas e de aperfeiçoar a publicidade do produto ou serviço com a equipe de marketing.
Quais etapas automatizar?
Você já percebeu que a automação comercial é uma excelente vantagem competitiva e traz diversos benefícios para o seu negócio. No entanto, como isso funciona na prática? Para responder a essa pergunta, vamos, agora, listar quais etapas podem ser automatizadas dentro da sua indústria.
Tarefas burocráticas
Como já dissemos, as tarefas burocráticas podem tomar um tempo precioso da sua equipe. São documentos e mais documentos que precisam ser organizados e enviados para os mais diversos setores, especialmente para a contabilidade.
O grande problema, aqui, é que essas tarefas não beneficiam diretamente os clientes, ou seja, você está ocupando colaboradores que poderiam trabalhar em prol das estratégias de vendas.
Apesar disso, essa é uma tarefa essencial para qualquer negócio e reduz uma grande quantidade de problemas no futuro.
Por isso, precisa ser realizada, e os documentos devem estar armazenados em um local seguro, como um sistema de automação em nuvem, que também seja de fácil acesso.
Para melhorar essa parte do processo da indústria, os softwares de automação conseguem armazenar todos os documentos em apenas um lugar — muitos deles, inclusive, com criptografia para evitar invasões.
Assim, apenas pessoas autorizadas podem acessá-los, o que oferece maior segurança. E, por estarem em um único local e organizados, fica mais fácil encontrá-los.
Esses tipos de softwares, além de segurança, conseguem oferecer maior facilidade na hora de digitalizar os documentos, fazer a validação, o gerenciamento, a gravação e manter a disponibilidade.
Eles otimizam — e muito — o trabalho, liberando diversos funcionários para focarem mais no cliente e menos na papelada.
Gestão fiscal
As obrigações fiscais das indústrias brasileiras são muitas e são diversos os tributos que precisam ser pagos, muitas vezes, a órgãos diferentes. Isso pode atrapalhar consideravelmente a organização.
Gerenciar todas essas obrigações não é uma tarefa simples e demanda tempo. Basta um pequeno erro para que muitos problemas possam acontecer.
Assim, os sistemas de automação conseguem oferecer muitas facilidades. Por exemplo, existem ferramentas que conseguem se integrar ao sistema da Receita Federal e, assim, automatizar diversos processos. Os registros são enviados e validados de maneira eletrônica.
Fica mais fácil também organizar as notas fiscais. Pois, grande parte das transações realizadas vão gerar notas fiscais. Assim, organizá-las é essencial.
As notas representam uma parte do que acontece dentro da companhia, e o governo precisa estar ciente disso. São arquivos que devem ser validados pelo fisco e ficar guardados por, pelo menos, 5 anos.
Assim, o financeiro pode automatizar o download e o armazenamento dessas notas em um local seguro.
Outra tarefa muito importante dentro das indústrias é o processo de compra e venda, porque não há produção sem demanda. Dessa forma, parte dos processos comerciais pode ser automatizado, gerando maior produtividade e, é claro, lucros.
Por exemplo, se você utiliza algum marketplace, o processo de vendas passa por diversas etapas, desde o pedido do cliente até a separação no estoque e o envio para o endereço cadastrado. Esses estágios podem ser integrados, facilitando a vida não só da equipe de vendas, mas também do cliente.
Prevenção de tendências
Você já ouviu falar em mineração de dados? É algo essencial para que os negócios consigam identificar as tendências de negócios e tomar as melhores decisões.
Essa mineração é um processo no qual os times de vendas e marketing resumem os principais dados de vendas, dos clientes e dos processos para depois traduzi-los. Assim, é possível utilizá-los pelos diversos setores da companhia.
A partir disso, é possível identificar tendências e alguns padrões nos perfis dos clientes e definir, assim, diversas estratégias. Por exemplo, fica mais fácil detectar fraudes, fazer análise de riscos, filtrar informações significativas e também melhorar o seu relacionamento com o público.
De forma mais prática, com esses dados, a indústria conseguiria ter uma melhor previsão, por exemplo, das matérias-primas que precisam ser compradas com maior urgência ou de produtos que precisam de reposição mais rápida no estoque antes que acabem.
Ações de marketing
O marketing é uma parte muito importante do seu negócio. É por meio dele que o seu negócio, os seus produtos e os seus serviços passam a ser conhecidos mais rapidamente.
Pois bem, aqui também há diversos processos que podem ser automatizados para melhorar a experiência do cliente. Um dos focos da indústria deve ser aprimorar esse setor.
As tarefas dentro do marketing exigem ações bastante direcionadas para as pessoas certas e no momento certo. Essas estratégias demandam atenção e precisão para evitar o cometimento de erros.
Por exemplo, na hora de enviar e-mails, é preciso estar atento à segmentação do seu público-alvo, afinal de contas, a mesma mensagem não pode ser enviada para quem acabou de chegar ao seu site e para quem já fez uma compra.
Nesse aspecto, a automação ajuda muito. Já pensou ter que enviar e-mails todos os dias para 5 mil pessoas ou mais?
Seria uma tarefa árdua, que exigiria uma grande quantidade de pessoas trabalhando nisso e, é claro, um custo bastante elevado. Isso muitas vezes impossibilita a indústria de ter o marketing mais adequado para as suas necessidades.
O grande diferencial do sistema de automação é que ele consegue identificar em qual estágio do funil de vendas o cliente se encontra.
Ele demonstrou interesse por algum conteúdo no seu blog? Assinou a sua newsletter? Pesquisou por um tipo de produto? A ferramenta consegue enviar o conteúdo mais adequado para cada tipo de cliente.
Controle de estoque
Uma tarefa para a qual as ferramentas de automação comercial são úteis é o controle de estoque. Por ser uma atividade que demanda muitas pessoas e bastante atenção, inclusive no setor de vendas, ela precisa ser aprimorada.
Já pensou em como seria desagradável um cliente realizar um pedido e pagar por algo que a indústria não tem armazenado para pronta entrega? Portanto, as informações sobre o estoque precisam estar constantemente atualizadas.
Além disso, é essencial cadastrar todos os seus produtos em um banco de dados, pois isso é fundamental para controlar a quantidade de cada um, saber quais precisam ser repostos e quais precisam sair mais rápido. Afinal, mercadoria parada é dinheiro parado.
Os softwares de automação conseguem oferecer maior precisão nos dados, velocidade nas tarefas, segurança no armazenamento, emissão de relatórios para análise, melhor aproveitamento do espaço físico e muitas outras vantagens.
Por que utilizar um sistema de automação comercial especializado?
Você acabou de descobrir em quais etapas do processo da indústria a automatização é possível e conseguiu notar os inúmeros benefícios para tê-la no negócio.
Melhor ainda é quando você pode ter uma ferramenta que seja específica para o seu negócio, de modo que seja moldada de acordo com as suas necessidades.
Por exemplo, se você negocia exclusivamente com empresas, suas necessidades são diferentes das demandas de uma indústria que buscam vender para pessoas físicas.
Com a automação comercial, fica mais fácil enviar uma proposta comercial on-line para clientes mais exigentes e que demandam maiores cuidados durante uma negociação.
Em outro exemplo, para quem tem uma distribuidora, um software que consiga determinar as diferentes alíquotas de ICMS em operações interestaduais é essencial para garantir a conformidade de seus serviços.
Como escolher o sistema de automação?
Primeiro, você precisa identificar qual é o momento para automatizar as tarefas. Analise, por exemplo, se há falhas frequentes na hora de realizar atividades simples, erros constantes na hora de fazer a entrega de um pedido, problemas nos compartilhamentos de dados entre os setores da indústria, entraves para gerenciar as documentações, entre outros.
A partir disso, você precisa escolher qual o sistema de automação comercial mais compatível com a sua organização. Por exemplo, é muito importante ter uma ferramenta que consiga organizar a sua base de clientes, ordenando o histórico de cada um e garantindo a visualização em um mapa.
É bastante útil também poder controlar o processo de vendas, analisar os resultados de um determinado período e, claro, ser personalizável para atender às demandas do seu empreendimento.
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Usufrua dos benefícios da automação comercial
A partir do que foi explicado neste texto, esperamos ter esclarecido os benefícios da implantação de um sistema de automação comercial dentro da sua indústria.
Essas ferramentas oferecem a perspectiva de retornar a força de vendas ao mercado e impulsionar o crescimento de indústrias com um orçamento mais apertado. O uso da tecnologia é aplicável aos mais diversos negócios e, com uma boa estratégia, é possível fazer muito com pouco.
Se você quiser saber mais sobre automação comercial e como utilizá-la hoje mesmo no seu negócio, entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!
