O que é controle de processos, como usar esse sistema e exemplos

Se você quer que a sua empresa opere de maneira mais eficiente e ofereça soluções de qualidade para os clientes, é extremamente importante que se saiba fazer um […]
Henrique
21/02/2022 | 10 min
controle de processos

Se você quer que a sua empresa opere de maneira mais eficiente e ofereça soluções de qualidade para os clientes, é extremamente importante que se saiba fazer um bom controle de processos.

Todo modelo de negócio é composto por uma série de macro e microprocessos responsáveis por garantir que as engrenagens da empresa estejam sempre em movimento.

Sem a devida sistematização desses processos, com regras, responsabilidades e expectativas bem definidas, as coisas tendem a ficar muito soltas.

Ou seja, gera-se um descontrole, pois não há muita clareza sobre o que, como e quando fazer e sobre o desempenho dos colaboradores envolvidos em determinado processo. 

Nesse sentido, o controle de processos permite fazer um monitoramento dos resultados, alocar os recursos de maneira acertada, organizar melhor as tarefas do dia a dia e as estratégias de médio e longo prazo e promover a melhoria contínua.

Tendo em vista que o controle de processo ainda é um dos maiores desafios enfrentados por gestores e empreendedores, elaboramos este artigo para esclarecer todas as dúvidas sobre esse assunto.

Continue a leitura e descubra:

  • O que é controle de processos?
  • Quais são as funções do controle de processos utilizado nas empresas?
  • Qual a importância de fazer o controle de processos organizacionais?
  • Principais vantagens que o controle de processos representa para o negócio
  • Como fazer controle de processos?
  • O que é um sistema de controle de processos?
  • Quais os controles de processos mais utilizados pelas empresas atualmente?

O que é controle de processos?

O controle de processos se refere à análise e ao monitoramento sistêmico dos fluxos de trabalho que compõem os processos organizacionais.

Nele envolve a mensuração constante de resultados, o acompanhamento da execução de tarefas e a implementação de ajustes quando estes se fazem necessários para tornar o processo em questão mais eficiente e ágil.

Além disso, é também seguro dizer que o controle de processo se trata da documentação e padronização de todas as etapas e responsabilidades inerentes a cada um dos processos da empresa, desde os mais simples até os mais complexos.

Este vídeo traz mais detalhes sobre o controle de processos:

Leia mais: 6 Dicas para Otimizar o Processo Produtivo na Indústria 4.0

Quais são as funções do controle de processos utilizado nas empresas?

O controle de processos organizacionais tem como objetivo garantir que as operações do negócio possam ocorrer de maneira mais fluida, produtiva e com o mínimo de falhas possíveis (ou nenhuma, de preferência).

Uma das principais funções do controle de processos de negócio é assegurar que tudo saia conforme o planejado, evitando desvios e gerenciando os riscos do conjunto de decisões que são tomadas no meio do caminho.

As empresas que se dedicam ao controle de seus processos o fazem com foco em melhorar continuamente seus fluxos de trabalho, realizar entregas com maior qualidade e atingir a alta performance.

Leia também: Funil de Vendas do CRM: saiba como estruturar e alimentar o processo comercial

Qual a importância de fazer o controle de processos organizacionais?

Fazer o controle de processos é uma prática de fundamental importância para que a empresa possa se manter alinhada ao seu planejamento estratégico e também à realidade do mercado em que ela está inserida.

Quando não há o devido controle dos processos organizacionais, as estratégias e metodologias de trabalho adotadas podem ficar desatualizadas e impedir que a empresa alcance melhores resultados.

Sendo assim, é importante fazer esse tipo de controle para otimizar a condução dos processos, fazer um uso mais inteligente dos recursos disponíveis, definir métodos e diretrizes com clareza  e ajustar as metas e objetivos ao contexto atual da empresa.

Vale ler em nosso blog: Processo Produtivo Industrial: 5 métodos para melhorar sua operação

Principais vantagens que o controle de processos representa para o negócio

Promover o controle de processos pode representar várias vantagens para a sua empresa. Dentre os principais benefícios dessa prática, destacam-se:

1 – Melhor uso do tempo disponível

O tempo é um dos recursos mais valiosos durante a execução de um processo. Quando é feito o controle do processo, consegue-se otimizar o tempo disponível, pois todos já sabem o que fazer, como fazer e quais resultados são esperados.

2 – Maior produtividade

O maior controle sobre os processos da empresa gera também aumento na produtividade das equipes de trabalho. As entregas passam a ser feitas com maior agilidade e qualidade.

3 – Diminuição dos custos operacionais

Os custos da operação tendem a diminuir, pois são definidas regras para se fazer mais utilizando menos recursos.

Além disso, as falhas e retrabalhos são reduzidas de forma significativa quando os processos são controlados de maneira sistemática, o que contribui também para a redução dos custos.

4 – Implementação de processos padronizados

A padronização também é outra vantagem do controle de processos. Todas as decisões e experiências bem sucedidas são documentadas e passam a servir como um padrão que vai nortear as ações das equipes. Isso contribui para a melhoria do desempenho.

Este vídeo traz mais dicas sobre padronização, assista:

5 – Tomadas de decisão mais ágeis e assertivas

Com o controle de processos, os gestores sentem mais segurança para a tomada de decisões nas organizações e fazem isso de maneira mais ágil e assertiva.

Isso porque eles têm clareza sobre o andamento dos processos e tomam suas decisões com base em dados e informações concretas e não em meras suposições.

Como fazer controle de processos?

Agora que você já sabe o que é controle de processos e conhece seu objetivo, sua importância e suas principais vantagens, é hora de descobrir como fazer controle de processos na sua empresa.

Confira a partir de agora quais são os passos fundamentais para promover o controle efetivo dos processos do seu negócio.

Passo 1 – Mapeie os seus processos organizacionais

Para fazer o controle de processos, o primeiro que você precisa dar é mapear tais processos.

Isso significa fazer uma análise de como os processos são conduzidos hoje, levantar todas as etapas, responsabilidades e momentos de handoff. Além disso, o mapeamento considera também todos os custos que envolvem o processo.

Passo 2 – Estabeleça os indicadores-chave de desempenho

Não há como controlar os processos da empresa se você não puder contar com a ajuda de indicadores-chave de desempenho – KPIs.

Essas ferramentas servem para mensurar a performance dos colaboradores no cumprimento de metas previamente estabelecidas.

Os indicadores fornecem dados concretos que vão servir de base para as tomadas de decisão e implementação da melhoria contínua do processo.

Passo 3 – Automatize tudo o que for possível automatizar

A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua gestão no controle de processos. Mais à frente vamos explicar o que é um sistema de controle de processo, mas já adianto que esse tipo de ferramenta permite eliminar tarefas manuais que tomam muito tempo.

Dessa forma, consegue-se aumentar a produtividade e ainda reduzir falhas e retrabalhos que acabam representando um aumento dos custos da operação.

Passo 4 – Realize atualizações constante nos seus processos

A maneira com que um processo é desenhado e conduzido pode não ser mais a ideal daqui a um ou dois anos, por exemplo.

O mercado e a sua empresa estão em constante transformação. Logo, nada mais razoável do que realizar atualizações nos seus processos.

Por isso, analise os dados dos processos, fornecidos pelo KPIs, e busque fazer melhorias e ajustes!

Mesmo que os ajustes sejam mínimos, o efetivo controle de processos requer que mudanças sejam feitas com o passar do tempo para garantir a qualidade das entregas, ajudar as equipes a alcançarem a alta performance e manter os processos relevantes e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.

Veja mais: Metodologia de análise de dados: o que é, como funciona, principais tipos e as 6 etapas desse processo

Para a área de marketing e vendas, a análise de dados é fundamental, entenda isso melhor assistindo a este webinar gravado:

O que é um sistema de controle de processos?

O sistema de controle de processo é uma ferramenta de automação que ajuda os gestores a organizarem o fluxo de tarefas e a processarem os dados que são gerados por cada processo.

Softwares dessa natureza contribuem para a segurança dos processos organizacionais, especialmente em empresas de grande porte e com um nível de complexidade mais elevado.

Mas pequenas e médias também podem se beneficiar dos sistemas de controle de processos. Com a automatização proposta por esse tipo de ferramenta, ganha-se tempo para se dedicar mais à geração de valor para o modelo de negócio.

Além disso, um sistema de controle de processo centraliza todos os dados e informações e oferece relatórios completos e automáticos que orientam melhor as decisões dos gestores e dão mais transparência sobre o desempenho das equipes.

O monitoramento dos processos é feito de maneira mais precisa, eliminando falhas humanas.

Quais os controles de processos mais utilizados pelas empresas atualmente?

Existem diferentes formas de fazer controle de processos em uma empresa. A escolha do método ideal vai depender do tipo de processo e do seu nível de complexidade.

Descubra abaixo alguns exemplos de controle de processos que podem ser usados em sua empresa.

Planilhas eletrônicas

Um clássico exemplo de controle de processos são as planilhas eletrônicas. Por meio de linhas e colunas, é possível organizar custos, tarefas, responsáveis e resultados, entradas e saídas de qualquer processo.

Com essa forma de registro e controle, consegue-se mapear os processos e formar um histórico para pautar futuras decisões.

As planilhas eletrônicas podem ser utilizadas para fazer o controle do fluxo de caixa ou do processo de produção da empresa, por exemplo. 

Sistema BPM

Outro exemplo de controle de processo se refere ao sistema BPM – Business Process Management.

Esse sistema ajuda a estabelecer regras para o processo e define quais indicadores são mais relevantes e merecem ser monitorados.

Este texto também pode interessar a você: Integração entre CRM e ERP: casos práticos para alcançar o sucesso com as duas ferramentas

Software CRM

Por fim, temos também como exemplo de controle de processo o software CRM – Customer Relationship Management.

Esse tipo de solução tecnológica ajuda a organizar o processo comercial da empresa, a visualizar com mais clareza todas as etapas que os clientes percorrem antes de tomarem sua decisão de compra e a traçar estratégias mais eficazes de venda e relacionamento.

Um bom exemplo de sistema de controle de processos comerciais é o Ploomes. Esta ferramenta conta com diversas funcionalidades, como funil de vendas, gestão de oportunidades, controle de processos, segmentação de clientes, painel de controle com os dados que você precisa em tempo real e muito mais.

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Veja mais detalhes neste vídeo:

Leia também: Funil de vendas e CRM: como melhorar a gestão do seu processo comercial com essas duas ferramentas

E então, já se sente um expert em controle de processo? Espero que este conteúdo tenha sido muito útil para você.

Coloque em prática as dicas que você aprendeu aqui e obtenha maior controle sobre os processos da sua empresa.Para te ajudar, baixe este e-book gratuito e saiba tudo que precisa sobre controle de processos: [EBOOK] Automação Industrial: do chão de fábrica às áreas de negócios

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