Integração entre CRM e ERP: casos práticos para alcançar o sucesso com as duas ferramentas

Se você chegou até aqui, é porque sabe da importância da integração entre CRM e ERP, não é? Os benefícios da utilização dos dois sistemas são inúmeros para […]
Henrique
31/05/2021 | 5 min
Vendedor trabalhando com a integração do CRM ao ERP

Se você chegou até aqui, é porque sabe da importância da integração entre CRM e ERP, não é? Os benefícios da utilização dos dois sistemas são inúmeros para uma equipe comercial que deseja se destacar no mercado e obter sucesso em suas atividades. 

Além disso, 40% dos vendedores ainda usam métodos informais como planilhas e programas de e-mail para armazenar dados de clientes. Por isso, é tão importante falarmos sobre o uso CRM e ERP. 

diferenças entre ERP e CRM

Posso te adiantar que um ponto muito importante e que deve ser observado na hora de integrar as duas soluções é a capacidade de personalização dessa integração, essa é a maneira mais confiável de identificar se os requisitos técnicos do seu negócio serão considerados. 

Quer saber mais? Neste artigo, você verá exemplos práticos de pontos que precisam estar integrados para que o projeto de integração entre o CRM e o ERP seja bem-sucedido. Continue a leitura! 

Entenda melhor sobre a centralização de dados em uma operação comercial com  este guia completo sobre o assunto.

Particularidades do processo de integração entre CRM e ERP 

Para começar, é preciso entender que tudo que a equipe comercial fazia no ERP precisa ser passado para o CRM, sem perder nenhuma das vantagens do sistema.

Neste fluxo, ilustramos como o CRM faz a gestão do processo de vendas para novos clientes e para clientes que já compram de você.

A partir disso, é possível definir os principais casos de integração entre CRM e ERP: 

1. Base de clientes do ERP > CRM: 

Como você já possui uma base de clientes cadastrada em seu ERP, você precisa que esses dados estejam no CRM também. 

Você poderia fazer uma migração de dados única durante a implantação do CRM, mas, caso pretenda fazer qualquer criação ou alteração cadastral em seus clientes pelo ERP, a integração precisará rodar de tempo em tempo para atualizar o CRM. 

Por isso, é importante que você saiba quais são os requisitos técnicos necessários e os recursos disponíveis para esse projeto.

Aqui vale destacar que os dados enviados podem ser tanto cadastros simples (nome e endereço, por exemplo) quanto informações mais complexas (limite de crédito, volume de compras, descontos especiais, etc.)

2. Base de clientes do CRM > ERP: 

Como você tem clientes sendo cadastrados pelo CRM, eles precisam ser enviados ao ERP para que a inserção do pedido de venda ocorra. 

Uma vez que a equipe comercial estará sempre registrando novos pedidos, faz mais sentido que a passagem dos dados ocorra do CRM para o ERP e vice-versa.

Mas atenção. O ideal é fazer o envio somente no momento do fechamento do pedido, já que enviar todos os leads pode sujar seu banco de dados. 

Afinal, seu ERP não precisa registrar clientes que não geraram nenhuma receita.

3. Envio e atualização de produtos do ERP > CRM: 

Para que você consiga gerar orçamentos pelo seu CRM, você precisa disponibilizar sua base de produtos por lá também. 

E como os ERPs possuem funcionalidades avançadas para gestão de cadastro de produtos (estoques, alíquotas de impostos, etc.), o ideal é que este tipo de controle continue sendo realizado por ali. 

Por isso, toda criação, atualização e exclusão de produtos deve ser realizada pelo ERP e informada ao CRM. 

Atenção especial a dados que precisam estar no CRM mas que não existem no ERP, como imagens e descrições especiais voltadas para inteligência do vendedor ou exibição em propostas comerciais geradas pelo CRM.

4. Envio de pedidos de venda CRM <> ERP:

Uma vez que você gerou o orçamento e o cliente aprovou, chega o momento de enviar esse pedido de venda para o ERP.

E apenas enviar o pedido para o ERP é relativamente fácil, mas sabemos que nem sempre esse caminho é linear. 

Como é necessário que essa venda seja aprovada pelo financeiro, pode ser que o vendedor precise renegociar com o cliente antes de gerar a nota fiscal ou um boleto.

Assim, a integração precisa ser capaz de pelo menos avisar ao vendedor quando o pedido não foi aprovado para que as devidas correções sejam feitas. No melhor caso, o próprio pedido pode retornar ao CRM para agilizar o processo.

E, claro, se a venda for aprovada, nada mais justo do que avisar a área comercial pela integração também.

Casos de integração mais comuns 

Então o que concluímos com o que vimos até agora? O resumo dos casos é o seguinte: os leads ficam centralizados no CRM, mas toda a base de clientes precisa estar sincronizada nos dois sistemas. 

Para gerar orçamentos e pedidos pelo CRM, é necessário sincronizar a base de produtos e os cálculos necessários para a precificação. Após o envio do pedido, o CRM precisa ser atualizado com seu status para informação ao vendedor.

Observação importante: nem todo cálculo de imposto nasce da base de produtos. Impostos que variam de acordo com localização, finalidade, entre outros podem trazer complexidades à integração. 

Em alguns casos, a lógica de cálculos deve ser refeita do lado do CRM. Em outros casos, é possível realizar integrações para este fim, mas são casos específicos e que dependem das possibilidades de integração do CRM e do ERP.

Conclusão

Agora você já sabe porque é importante integrar as duas soluções para o bom desempenho comercial dos seus negócios e conheceu também os casos de integração mais comuns no mercado. 

Mas não se esqueça de entender em primeiro lugar as verdadeiras necessidades da sua empresa na hora de promover uma integração entre CRM e ERP. Só assim os benefícios trarão os resultados desejados. E, afinal, cada empresa é única, então seus desejos e objetivos também são. 

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