Pensar em empresa, hoje, é pensar em processos. Nesse contexto, os ERPs surgiram como uma ferramenta com um bom custo-benefício.
Apesar de trazer peso maior no orçamento, sua capacidade de integrar todos os componentes administrativos de uma corporação, fizeram desse sistema uma opção altamente desejável para gestão.
Contudo, os anos passaram e a usabilidade dos ERPs não se adaptou às novas funcionalidades e necessidades que foram surgindo.
Se você tem um perfil mais técnico e ainda sente nostalgia do visual digital dos anos 1980/1990, pode ser que não se incomode, mas lhe garanto que o mercado não têm essa visão.
Quando falamos da equipe de vendas, estamos falando de um perfil de profissional que precisa sempre buscar melhores resultados.
Ao mesmo tempo, eles precisam de algo prático e rápido. Quanto menos burocracia melhor.
Então os ERPs podem se mostrar muito técnicos e engessados para o segmento de vendas, o que motivou a criação de sistemas especiais para esse setor, os CRMs (Customer Relationship Management ou Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente).
Esse novo sistema oferece uma interface mais intuitiva e funcionalidades voltadas para o acompanhamento de leads (potenciais clientes). Nele é possível otimizar sua área e ainda manter a integração com o ERP, fazendo com que os dois sistemas trabalhem juntos.
Sabemos, no entanto, que o orçamento de toda empresa tem suas limitações. O custo adicional para a implantação de um novo sistema pode não ser tão convidativo sem saber antes qual o custo-benefício que um CRM pode oferecer.
Então como saber se vale a pena investir num CRM, ao invés de utilizar o módulo de vendas já disponível em um ERP? Será que só o ERP bastaria para a minha empresa? Que benefícios eu posso ter adicionando uma ferramenta específica para Vendas? Continue lendo para descobrir.
Uma antiga solução
Se você chegou até aqui é provável que seu ERP não esteja dando conta das suas necessidades para Vendas.
Pode existir uma série de motivos para que isso esteja acontecendo, mas vamos começar por partes.
Como sabemos, os ERPs surgiram com o intuito de integrar todas as áreas administrativas de uma empresa. Apesar do custo inicial da ferramenta ser elevado, o custo-benefício de evitar retrabalho e tornar as informações mais acessíveis compensava o investimento.
Todo novo sistema apresenta, contudo, a necessidade de uma capacitação, especialmente com uma ferramenta tão complexa.
Antigos funcionários precisam aprender a desempenhar suas funções cotidianas de maneira diferente e contratações precisam ser feitas pensando na performance com essas ferramentas.
Essa capacitação dependia de recursos que poderiam ser usados para investimento direto nos processos já existentes. Mas não era mais possível continuar investindo em um modelo antigo.
Considerando um mercado que vem adquirindo cada vez mais capilaridade e dinamismo (do local para o nacional, do nacional para o global) manter estratégias do passado pode ser prejudicial.
A união faz a força
Sua equipe de vendas precisa agir o mais rápido possível para garantir que nenhuma oportunidade será perdida. Ter em mãos uma ferramenta tão técnica pode, então, não ser muito convidativa para esse segmento.
Ao mesmo tempo que os ERPs integram vários processos, seu sistema se mostra incompleto para a área de vendas.
O resultado disso pode não parecer tão prejudicial inicialmente. Seus vendedores podem ser profissionais altamente capazes, trazendo cada vez mais clientes. No entanto, em algum momento é necessário ter um relatório de desempenho, porque, afinal, precisamos saber os resultados das campanhas e ações de vendas.
Ao realizar a análise, contudo, mesmo com todas as informações à sua disposição, a sensação é que os dados não são muito conclusivos. Qual a explicação disso?
O que acontece é que, por ser uma ferramenta incompleta (para vendas), os ERPs não conseguem definir métricas mais específicas que indiquem qual etapa da venda pode estar comprometendo os resultados, por exemplo.
Na prática, mesmo com um sistema tão amplo, há lacunas a serem preenchidas. Não porque o sistema contratado seja ineficiente, mas porque ele não tem uma dedicação exclusiva para isso.
O resultado é que, aquilo que o ERP não supre, precisa ser feito fora dele, de maneira individual, pela sua equipe de vendas. Até mesmo o registro para análises futuras pode ser comprometido.
Um bom exemplo dessas ações é exportar os dados do ERP para planilhas e os dados serem perdidos e desencontrados.
Então o dever do gestor é garantir, ao mesmo tempo, o engajamento de sua equipe a um novo sistema e elevar a performance do time comercial para se manterem competitivos.
Nesse sentido, os CRMs são a solução. Enquanto o ERP garante a boa funcionalidade da gestão administrativa, o CRM fornece todas as ferramentas necessárias para o motor de propulsão das empresas: as vendas.
O investimento adicional em um programa de gerenciamento de relacionamento com o cliente pode ser a solução para vendas antes perdidas. Assim, o custo-benefício se torna mais que evidente.
Confira também nosso e-book: Guia de integração entre ERP e CRM
Uma nova solução
Se sua empresa continua usando sistemas obsoletos, a probabilidade que ela esteja sendo vista como obsoleta também é bem provável.
Todo dia chegam ao mercado novas soluções que buscam implementar inovações promissoras nos seus processos internos.
É evidente que, se seu objetivo é não ser surpreendido pelas concorrentes, é crucial acompanhar e analisar as estratégias que vêm dando certo.
Os CRMs, por exemplo, trazem uma série de vantagens que podem ser integradas ao seu ERP e potencializar a performance do seu time de vendas.
Ele também pode funcionar sozinho, caso você não tenha nenhum outro sistema. Isso é possível porque a computação em nuvem permite extrair dados de uma base de clientes e produtos online.
Muitas opções no mercado também oferecem integrações com outros aplicativos, que podem oferecer outros serviços como criação de listas de e-mails e uso de assinaturas digitais.
Não há, portanto, a necessidade de substituir o ERP que você já tem. Os dois programas se complementam para garantir que seus vendedores vendam cada vez mais e garantam o frequente crescimento da sua empresa.
Qual o custo-benefício de um CRM?
Existem diversas opções de CRM no mercado, cada qual com as suas vantagens. Contudo, existem alguns aspectos que estarão presentes na maioria dos sistemas.
Esses são os diferenciais em relação a um módulo de CRM que é nativo do ERP, trazendo vantagens poderosas para as vendas da empresa a um bom custo-benefício.
Pipeline
Uma ferramenta essencial é o pipeline, ou funil de vendas. Por meio dele é possível acompanhar cada etapa da venda.
O nome vem da concepção que o número de leads para seu negócio costuma ser massivo na fase inicial, onde ele descobre a existência da sua marca, mas diminui consideravelmente até a fase de fechamento do negócio.
Quem trabalha com vendas sabe que, por melhor que seja feita a apresentação do produto/serviço, nem todo mundo vai querer comprar. Então é natural que haja essa filtragem.
A solução antiga para esse fator era o aumento no número de campanhas, mas quantidade é apenas uma forma de abordagem.
Por meio de um funil de vendas você pode melhorar também a qualidade em como é feita a aproximação, podendo criar estratégias diferentes de abordagem para leads em cada etapa.
Visualmente falando, o pipeline é mais intuitivo para o controle dos ciclos de vendas do que as planilhas. Ele distribui cada possível negócio em progressões, sendo possível analisar quantos clientes estão recebendo ações de marketing, quais demonstraram interesse e quem quer fechar a venda.
Por fim, o histórico de cada negociação é salvo no sistema e é possível acompanhar quais leads não quiseram fechar negócio e classificar os motivos da perda.
Dessa forma, você pode voltar a entrar em contato com eles em outras ocasiões, aumentando a chance de uma futura venda, mesmo após tentativas mal-sucedidas.
Caixa de e-mails
Ainda muito utilizado como forma de comunicação empresarial, os e-mails são uma ferramenta essencial no processo de venda.
Por meio deles é possível entrar em contato com diversos leads ao mesmo tempo e criar campanhas direcionadas, atraindo melhores oportunidades. Isso não apenas aumenta a qualidade, como melhora o custo-benefício de uma primeira abordagem com o lead.
Considerando isso, os CRMs também possuem formas de organização da caixa de e-mails que permitem o acompanhamento em tempo real por parte dos vendedores.
Usando a integração com sistemas de lista de e-mails, como MailChimp, é possível também criar campanhas para segmentos específicos que você quer atingir.
Sabendo o momento certo de enviar os e-mails é possível, finalmente, fazer uma abordagem menos agressiva com o cliente e garantir que ele se aproxime da melhor forma da marca.
Automações
Nada melhor do que o trabalho sendo feito por si próprio. Nesse sentido, as automações são processos automáticos que buscam diminuir o tempo necessário para a conclusão de um processo.
Claro que não é possível automatizar tudo, senão seria apenas colocar os dados e esperar que as máquinas fizessem tudo.
A abordagem com o cliente na hora do fechamento, por exemplo, ainda precisa ser feita de maneira pessoal, mas o caminho feito até essa etapa e depois dela pode ser otimizado por meio das automações.
O CRM da Ploomes, por exemplo, permite a automação de propostas. Assim é possível gerar uma série de documentos necessários para a venda de maneira automática, como propostas, orçamentos e contratos.
O custo-benefício desse recurso vem da inclusão automática de informações específicas sobre seus serviços, produtos ou clientes diretamente no arquivo.
Assim não é necessário nem transcrever os detalhes de clientes pré-cadastrados a cada proposta ou documento gerados.
Outras automações podem ainda auxiliar o funil de vendas, programando atividades por etapas. Assim é possível fazer alterações automáticas nos dados dos seus clientes, conectar um funil de vendas com outros, enviar e-mails ou criar uma tarefas para seus vendedores.
Por exemplo, se um lead passa a ser SQL (Sales Qualified Lead ou Lead Qualificado por Venda), ele vai ser posto automaticamente num funil e será criada, automaticamente, uma tarefa para um dos seus vendedores, como “Envie um E-mail”, “Ligue para o Cliente”.
Relatórios
Como citado anteriormente, os ERPs não permitem a geração de relatórios mais específicos para vendas.
A escassez de recursos nativos do sistema para a equipe de vendas também afeta a veracidade das informações imputadas. Como resultado, esses documentos podem apontar um quadro irreal.
Nos CRMs, entretanto, com um sistema completo e unificado, os vendedores não precisam realizar atividades fora do software.
Dessa forma, são necessários relatórios a partir de diversas métricas que apresentem resultados específicos do setor comercial.
A presença de dados como:
- ticket médio;
- tempo médio para realização de uma venda;
- taxas de conversão;
- motivos de perda da negociação;
- entre outros
é o que torna o CRM um bom custo-benefício. São essas informações que vão criar um melhor panorama do seu negócio e influenciar na tomada de decisão.
Novos problemas
Outro fator importante na escolha de um CRM para sua empresa é a complexidade do sistema.
Algumas empresas oferecem esse tipo de plataforma contendo uma infinidade de funcionalidades, mas nem tudo o que reluz é ouro.
Tendo dezenas de funcionalidades, a probabilidade de que todas sejam usadas é baixa. É como comprar uma mansão só para usar a suíte, as possibilidades podem ser infinitas, mas a usabilidade será ínfima perto do que você realmente precisa.
Se os usuários costumam sair do ERP porque ele é incompleto (inadequado para vendas), no CRM isso pode ocorrer por causa do excesso de funcionalidades.
Por isso, na análise do melhor custo-benefício, é interessante considerar CRMs mais enxutos como uma opção.
Eles oferecem ferramentas mais direcionadas para seu negócio e evitam que sua equipe de vendas se perca em meio a um oceano de funcionalidades.
CRM: gasto ou investimento?
A adoção dos ERPs, embora custosa, ajudou as empresas a integrarem seus setores e, assim, otimizar a produção.
Com a evolução do mercado, no entanto, usar sempre a mesma estratégia pode ser arriscado. Tentar se adaptar tardiamente também pode virar um negócio caro, uma vez que vai depender de mais adaptações para ocorrer uma integração de fato.
Toda empresa precisa de uma equipe de vendas eficiente e, por mais que ela seja capacitada, apoiar o desenvolvimento da sua empresa apenas no esforço humano pode ser o motivo da perda de muitos negócios e causa de desmotivação coletiva.
Portanto, quando avaliamos um CRM, estamos pensando em custo ou investimento? O custo-benefício nos leva a crer na segunda opção.
A eficiência das funcionalidades e o melhor acompanhamento dos seus clientes pode trazer um ROI (Return Over Investment, ou Retorno Sobre Investimento) muito maior que o custo inicial de uma implementação ou a assinatura mensal. Ou seja, um CRM bem utilizado e implantado se paga rapidamente.
Quando você pensa o que é melhor para o seu negócio, é necessário pensar a longo prazo. A maioria das empresas fecha no primeiro ano, mas grandes negócios duram décadas.
Se você quer se manter grande ou, se for o caso, pretende crescer cada vez mais e de forma escalável, não perca tempo em considerar uma solução de CRM.
