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O guia definitivo para elaborar uma proposta comercial de sucesso

Conquistar novos clientes não é uma das tarefas mais fáceis de serem realizadas nas organizações.

Afinal, existe uma série de fatores envolvidos e que necessitam da participação de diversos profissionais da organização como vendedores, especialistas em marketing, responsáveis pela parte burocrática etc.

Dentro desse contexto, elaborar uma boa proposta comercial é extremamente relevante para as empresas.

O problema é que, mesmo conscientes sobre a sua importância, nem sempre os empresários têm conhecimento sobre como desenvolver esse documento corretamente. Foi pensando nisso que desenvolvemos este post, que tem o objetivo de servir como um guia definitivo para elaborar uma proposta comercial de sucesso.

Nos tópicos a seguir, vamos esclarecer as principais dúvidas referentes ao assunto, como o que é uma proposta comercial, qual a importância e as consequências desse documento, quais erros comuns são cometidos ao elaborar uma proposta e qual o passo a passo indicado para fazê-la.

Ficou interessado e quer aprender sobre todos esses assuntos? Então continue a leitura e fique muito bem informado sobre tudo o que envolve uma proposta comercial.

O que é uma proposta comercial?

Antes de elaborar uma proposta comercial, é fundamental que você pare e reflita sobre o que é esse documento e qual é o seu objetivo. Esse momento é essencial para que o desenvolvimento seja feito com vistas a cumprir e sanar a real necessidade da empresa.

Também deve ser levado em consideração a necessidade de que a proposta comercial esteja presente no planejamento estratégico da organização e que seus preceitos sejam de conhecimento de todos os colaboradores que estejam envolvidos, de forma direta ou não, com os processos de venda.

proposta comercial, portanto, é um documento que traz informações detalhadas sobre os valores de produtos ou serviços pelo qual o cliente demonstrou interesse e solicitou um orçamento para a empresa.

Além disso, também pode conter informações extras como o prazo de validade, dados gerais sobre a empresa e até mesmo um termo que garanta a confiabilidade do documento, garantindo que ele não será divulgado para outras pessoas que não as autorizadas pelo cliente.

Os documentos com propostas comerciais também podem conter informações acerca de negociações realizadas entre a empresa vendedora e os clientes, como a redução de preços para a contratação de serviços por um determinado período ou a concessão de descontos para compras acima de determinado valor ou um combo de serviços.

Com o entendimento sobre o que é uma proposta comercial e o seu papel na organização, deve-se buscar saber um pouco mais sobre a importância desse documento e as consequências de ele não ser realizado da forma adequada. Esse assunto será discutido na sequência.

Qual é a sua importância e as consequências de uma realização inadequada?

A elaboração de uma proposta comercial é de suma importância para o setor de vendas das empresas, uma vez que envolve questões como o preço, prazo de entrega, período de validade, valor entregue, entre outras informações para os clientes da organização.

Assim sendo, é preciso ter em mente que quando um cliente solicita um orçamento para a sua empresa, é bem provável que ele também peça o mesmo para os seus concorrentes.

Isso é muito comum, principalmente quando você presta serviço para outras empresas, públicas ou privadas, que escolhem os seus fornecedores por meio de processos de licitação.

Essa realidade retifica a importância de uma proposta comercial bem adequada, pois as pessoas irão comparar aquilo que você oferece com o que seus concorrentes oferecem.

Sendo assim, se a sua proposta for pouco completa, inadequada ou trouxer informações irrelevantes para os clientes, é bem provável que eles fechem negócio com outras empresas que não a sua.

Lembre-se sempre que o seu documento de orçamento deve ser organizado, sem que passe a sensação de desleixo ou falta de interesse em atender ao cliente.

Ao mesmo tempo, a proposta precisa ser simples, direta e com pouco “pompa” para que não se passe a impressão de que você é uma empresa que fala mais do que tem capacidade para entregar.

Essa realização inadequada fará não apenas com que o cliente deixe de comprar da sua empresa naquele determinado momento, mas também em oportunidades futuras.

É por esse motivo que você precisa criar uma proposta comercial concisa, bem detalhada, porém simples e fácil de ser entendida pelas pessoas que a lerem.

Equipe Elaboração de proposta Comercial
Sua equipe precisa saber explorar os formatos melhor aceitos do mercado e como adaptá-los

Existem diversos tipos e modelos de proposta que podem ser adotados, sendo que não há uma regulamentação sobre qual é o melhor ou pior, pois cada um deles têm propriedades exclusivas e que podem se adaptar mais a cada organização,

O mais indicado é que você não escolha modelos prontos ou copie outras empresas para fazer uma proposta comercial.

Esse documento precisa ser visto como algo único, exclusivo e estratégico, de modo que é necessário elaborar a sua própria proposta, indo ao encontro com a sua cultura organizacional, aquilo que você estima que seu prospect necessita, bem como os preceitos básicos que devem fazer parte de uma proposta comercial.

De maneira geral, uma proposta comercial é relevante para a empresa por ser considerada como a porta de entrada para novos clientes na organização.

Geralmente, uma pessoa que solicita um orçamento já passou por todas as etapas do funil de vendas, já foi atraída, já conheceu a sua empresa e seus serviços. Ela entende aquilo que você está oferecendo e demonstrou interesse em adquirir os seus produtos.

De tal modo, é extremamente relevante que a proposta comercial seja bem elaborada, pois caso contrário, é bem provável que os prospects se sintam desprestigiados, percam a boa impressão inicial sobre a empresa e acabem fechando negócio com outra organização.

Mas o que fazer para evitar que uma proposta comercial seja feita de forma inadequada? Buscando fazer com que você entenda mais sobre isso, listamos a seguir os principais erros cometidos na preparação desse tipo de documento e comentamos sobre como evitar cada um deles.

Quais são os erros mais cometidos na preparação de uma proposta comercial?

Conforme vimos anteriormente, é extremamente necessário ter uma série de cuidados essenciais para que uma proposta comercial seja levada em consideração e bem recebida pelas pessoas interessadas em adquirir os seus produtos ou serviços.

Assim sendo, é preciso estar atento para que erros não sejam cometidos. Veja quais são os principais deles e como evitá-los.

Achar que o negócio já está fechado

O erro mais comum ao enviar uma proposta comercial é pensar que o negócio já está fechado e que não é necessário mais convencer o cliente de que os seus produtos ou serviços são as melhores opções para curar as dores que ele tem.

No entanto, conforme vimos anteriormente, um orçamento mal elaborado pode ser fatal para o fechamento de um negócio. Sendo assim, é necessário ter o pensamento de que a proposta precisa ser o mais bem elaborada e organizada possível.

Esse documento deve ser visto como a chance de apresentar ao cliente que a sua empresa tem valor, oferece produtos ou serviços de qualidade. Para isso, a proposta pode ser até mesmo persuasiva.

Não detalhar os serviços prestados

É normal que as empresas tenham mais de um decisor para fechar uma compra ou a contratação de um serviço. Assim sendo, a proposta comercial precisa ser muito bem detalhada, com todos os dados à disposição para que qualquer pessoa que a leia tenha conhecimento sobre aquilo que está sendo oferecido.

Se você elaborar uma proposta comercial pouco detalhada porque já conversou muito com o prospect e pensa que ele já sabe todas as vantagens que você oferece, pode perder a venda, pois a pessoa que lhe contatou pode ter um superior ou sócio que barre a compra, por conta de desconhecer os detalhes do orçamento.

Não ouvir o cliente

Cada proposta comercial desenvolvida pela empresa deve ser única e desenvolvida de acordo com dados coletados pelos vendedores ao serem abordados por pessoas interessadas naquilo que você está oferecendo.

Dessa forma, é preciso ouvir o cliente, entender os seus anseios e somente após isso criar uma proposta exclusiva, que vá ao encontro daquilo que ele busca ao procurar pelo seu negócio.

Negligenciar o design

As informações de uma proposta comercial precisam ser muito bem organizadas, unindo as informações úteis e solicitadas pelo cliente com um visual atrativo, um design diferenciado.

A sua proposta precisa ser atrativa visualmente e, para isso, deve seguir um modelo com as informações bem organizadas, com dados importantes destacados em negrito ou itálico para chamar a atenção do cliente.

No caso de propostas impressas, recomenda-se sempre a impressão em papel timbrado com o logotipo e grafismos que remetam à identidade visual da empresa.

Já no caso de propostas digitais , enviadas por e-mail, pode ser desenvolvida uma apresentação de slides em programas como o Power Point, com dados diferenciados em cada lâmina, para que o leitor seja envolvido em um formato dinâmico e até mesmo lúdico.

Demorar para fazer o envio

Quando alguém solicita um orçamento, é bem provável que queira contar com o produto ou serviço pedido o mais breve possível. Por isso, demorar para fazer o envio da proposta comercial pode ser fatal para fechar uma venda.

Tal realidade se justifica pelo fato de os clientes também poderem ter solicitado orçamentos para empresas concorrentes da sua, que oferecem os mesmos serviços que você.

Dessa forma, se demorar para fazer o envio da sua proposta, é bem provável que um concorrente faça isso antes e que o cliente feche negócio com ele e não com você, acarretando na perda da entrada de receitas na sua organização.

Cobrar muito barato

Você deve estar se perguntando: “como cobrar muito barato pode ser algo negativo?”. Então pare e pense sobre aquele velho ditado popular que diz que “o barato sai caro”. Essa afirmação faz mais sentido agora?

Um preço muito abaixo do praticado pelo mercado pode fazer com que os serviços oferecidos pela sua empresa sejam vistos como algo superficial e de baixa qualidade, pois seus concorrentes praticam preços muito mais elevados.

É claro que você pode oferecer flexibilidade, negociar formas e prazos de pagamento e desenvolver outras estratégias para ganhar o cliente pelo preço. No entanto, praticar um valor muito abaixo do mercado pode ter um resultado que vá contra àquilo que você tem como objetivo, ou seja, fechar vendas para a sua empresa.

Não incentivar o feedback do cliente

Nem sempre o cliente tem urgência em fechar um negócio, pois ele pode ser organizado e planejar um investimento para daqui alguns meses, por exemplo. Por isso, é preciso incentivar o feedback, ou seja, o retorno dos prospects sobre aquilo que eles pensaram da proposta comercial enviada.

A ideia é que você possa estabelecer um diálogo com o cliente, para que alguns pontos da proposta possam ser revistos e renegociados. Isso fará com que a proposta fique cada vez mais alinhada com aquilo que o cliente realmente precisa, o que gera mais oportunidades para que ele feche um negócio.

Ser muito impessoal na abordagem

Ao elaborar cada proposta comercial, conforme dito anteriormente, ela precisa ser única e exclusiva. Por isso, é preciso ter cuidado para que a sua abordagem não seja muito impessoal, passando a ideia de que você segue sempre o mesmo padrão para todos os clientes.

As pessoas valorizam muito a exclusividade e, ao buscar por um negócio, elas querem se sentir únicas e valorizadas. Por isso, jamais utilize a mesma proposta para enviar para todos os seus prospects, mudando apenas o nome do cliente em um template pronto, por exemplo.

Não ser direto e utilizar termos muito técnicos

É preciso ser claro na sua proposta, indo direto ao ponto e não ter rodeios que façam com que o cliente se sinta confuso ao ler as informações disponibilizadas. Também deve ser levado em consideração o nível de entendimento do seu cliente sobre assuntos técnicos.

Os termos estrangeiros ou muito técnicos para a sua área de atuação podem não ser de domínio das pessoas interessadas em comprar da sua empresa. Por isso, evite utilizá-los e prefira sempre expressões comuns do dia a dia das pessoas.

Não automatizar questões burocráticas

A tecnologia deve fazer parte do dia a dia de sua empresa, por meio da automação comercial. Essas ferramentas, como softwares de gestão para vendas, é possível realizar mais rapidamente as tarefas burocráticas, o que possibilita um pensamento mais estratégico na organização.

Assim, o tempo que você perde enviando e-mails, fazendo cadastro ou coletando dados de clientes, pode ser investido na elaboração de uma proposta comercial mais estratégica e com foco exclusivo em cada cliente.

Afinal, todas essas tarefas mais burocráticas podem ser feitas rapidamente e programadas com antecedência nos programas de automação.

Além de evitar que esses erros sejam cometidos, também é preciso criar um passo a passo para que a proposta seja feita com maestria. Continue lendo e saiba mais sobre isso.

Como elaborar uma ótima proposta comercial?

Vimos anteriormente que não atentar para o layout de uma proposta comercial pode ser fatal para o fechamento de novos negócios. Para garantir o sucesso na proposta, você pode seguir as diretrizes a seguir. Acompanhe:

Desenvolva uma capa

Ao elaborar sua proposta comercial, é necessário ir além de apenas um cabeçalho com dados como o nome do cliente e da empresa que ele representa, mas apresentando uma capa bem elaborada.

Nessa capa, pode ser desenvolvida uma arte chamativa e profissional, bem como uma frase ou título que chame a atenção e gere alto impacto na pessoa que pegar o documento para ler.

Ainda sobre o título, destaca-se a importância de desenvolvê-lo com criatividade. Jamais faça um título simples como “Proposta comercial para a empresa X”. Pense fora da caixa e crie um título que seja mais impactante para o seu cliente.

Faça uma carta de apresentação

A carta de apresentação não é obrigatória, mas pode ser interessante para que o prospect conheça mais sobre a sua empresa. Nela você pode apresentar a organização, bem como as diretrizes de sua cultura organizacional, como a missão, a visão e os valores em que acredita.

Nessa carta também pode ser inclusa uma mensagem agradecendo a solicitação da proposta comercial e disponibilizar os dados para contato em diversas plataformas, como por e-mail, telefone ou redes sociais.

Apresente a solução para o seu cliente

A parte da solução é o coração de uma proposta comercial e por isso demanda de muita atenção para ser elaborada. A ideia é que você apresente detalhadamente todos os produtos ou serviços solicitados pelo cliente, bem como opções complementares.

Você deve oferecer sempre mais de uma opção para atender a demanda solicitada, apresentando as diferenças entre elas.

Uma empresa de internet e telefonia, que recebe uma solicitação de orçamento para a instalação de internet, também pode oferecer para o cliente a opção com o telefone fixo incluso, destacando os benefícios que esse serviço possui, por exemplo.

Inclua depoimentos de pessoas que já são seus clientes

As pessoas dão mais veracidade para aquilo que já foi provado e atestado por outros clientes.

Por isso, convide alguns dos compradores da sua empresa para que deem depoimentos sobre como os produtos e serviços que você oferece foram úteis para eles.

No caso de apresentações virtuais, para dar ainda mais veracidade às informações, os depoimentos podem ser feitos em vídeo, com o cliente entrevistado comentando sobre as soluções que a sua empresa ofereceu.

Desenvolva um cronograma claro

Ao elaborar a sua proposta comercial também é importante que ela tenha um cronograma detalhado com prazos de entrega e parcelas que o cliente precisa pagar, acompanhada das datas.

Além disso, o cronograma também deve apesentar as datas limite para a entrega de produtos ou execução de serviços para o cliente.

Dedique uma página para solicitar o feedback

Anteriormente demonstramos como a falta da solicitação de feedback do cliente pode ser um erro grave para a elaboração de uma proposta comercial. Assim sendo, é altamente recomendável a inclusão de uma página para pedir o retorno ao cliente.

Faça um texto abordando o que você espera do cliente e deixe claro que está sempre à disposição para o esclarecimento de qualquer dúvida, bem como renegociações, caso seja necessário.

Crie a seção com as vantagens da sua empresa

Além dos serviços oferecidos, você também deve criar uma seção na proposta comercial que demonstre as vantagens que o seu cliente terá ao comprar de você.

Essas vantagens podem ser suporte técnico 24 horas, isenção de taxas, tempo breve do atendimento, entre outras.

Isso mostrará para o cliente que você pode oferecer diferenciais que os seus concorrentes não possuem, o que lhe dá mais vantagem competitiva.

Reforce os dados para contato

Muito embora você já tenha disponibilizado os dados para contato na capa da proposta comercial, eles devem ser reforçados ao final do documento. Sendo assim, liste todos os seus contatos como números de telefone, endereço físico e eletrônico, e-mail, páginas nas redes sociais etc.

Também é relevante colocar-se à disposição para prestar qualquer tipo de esclarecimento que os clientes julgarem necessários antes de fechar negócio com a sua empresa.

Elaborar uma proposta comercial bem-feita atrai melhores clientes

Como você pode perceber, a estrutura de uma proposta comercial segue uma ordem lógica e cronológica, com princípio, meio e fim. Essa sequência é muito importante para que o prospect possa desenvolver uma leitura linear e de fácil compreensão, assimilando todas as informações necessárias para se fechar um negócio.

Uma proposta de alto impacto também mostra que você pode atender a demanda dos seus clientes de forma diferenciada e organizada.

Se “a primeira impressão é a que fica”, é preciso surpreender o seu cliente logo que ele solicitar um orçamento, oferecendo a melhor proposta que ele receberá.

Nosso guia definitivo para elaborar uma proposta comercial de sucesso foi útil para você? Então você só precisa seguir todas as nossas dicas e conquistar o sucesso nas vendas.

Também é interessante que esse material seja lido por todos os colaboradores envolvidos nos processos comerciais da sua empresa.

Para saber mais sobre o assunto e garantir mais vendas para a sua empresa, por meio da automação de serviços, entre em contato com a Ploomes.

Somos uma empresa especializada em desenvolver softwares que automatizam tarefas burocráticas de vendas e que podem gerar muitos resultados positivos para a sua empresa.

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