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O que fazer quando sua equipe comercial rejeita seu ERP

Resumo do texto

  • Seu ERP não foi criado com sua equipe comercial em mente;
  • Por isso, a rejeição a ele tem total fundamento;
  • Essa rejeição tem grande impacto em sua empresa;
  • Você, como gestor, precisa tomar uma decisão.

ERPs são ferramentas fantásticas que revolucionaram a maneira como as empresas se organizam. Entretanto, se sua equipe comercial utiliza um ERP para gestão de orçamentos e pedidos de venda, você já deve ter notado uma certa rejeição no seu uso. Como essa rejeição quase sempre traz grandes impactos negativos nos resultados de vendas, julgamos importante mostrar que a rejeição tem fundamento, e que a responsabilidade e oportunidade de mudar está em suas mãos.

Por que sua equipe comercial rejeita seu ERP?

Usabilidade engessada e parada no tempo

Grande parte dos ERPs utilizados atualmente foram criados entre as décadas de 80 e 90. A usabilidade pouco evoluiu desde então, principalmente porque o foco da maioria dos fornecedores foi em novas funcionalidades.

Além disso, dada a complexidade e custos envolvidos na implantação de um ERP (principalmente no modelo on-premise), grandes atualizações eram vistas como um risco desnecessário pelos clientes, já que significavam mudanças de infra-estrutura, alterações nos processos e novos treinamentos para a equipe de usuários. Isso contribuiu para a diminuição do apetite dos desenvolvedores em fazer revitalizações mais agressivas.

Repare no grande número de cliques necessários para fazer ações simples ou na quantidade de vezes que os usuários se perdem em seu ERP. Estes são sintomas da falta de usabilidade do sistema.

Apesar da relação entre homem-máquina ter sofrido uma grande evolução ao longo das últimas décadas, os ERPs do mercado não acompanharam.

Excesso de complexidade e alta curva de aprendizado

Originalmente voltados para controle de produção, os ERPs rapidamente ganharam funcionalidades para outras áreas, como Finanças e RH. Mais recentemente, a área de vendas também foi englobada.

À medida que resolviam mais problemas, os ERPs naturalmente se tornaram mais complexos. Como resultado, hoje em dia é muito comum encontrar empresas utilizando 10% das funcionalidades da sua ferramenta. Entretanto, ao abrir a tela, o usuário se depara com uma infinidade de botões que não sabe para que servem.

Neste cenário, qualquer ação acaba tomando muito mais tempo de raciocínio e pesquisa, diminuindo a produtividade. Os novos vendedores demoram mais para estarem aptos a vender. Os erros de sistema acontecem com mais frequência, causando prejuízos, retrabalho e stress na equipe.

Pensado para uso interno

Repare que, enquanto a vida da sua equipe financeira e administrativa se passa dentro do ERP (todas as ações e análises são realizadas ali), seus gestores de vendas se afogam em planilhas para tentar controlar visitas e funil de vendas. Em paralelo, seus vendedores usam papel e caneta para anotações e tarefas, e até planilhas de Excel para gerar orçamentos.

O mundo das vendas evoluiu e se profissionalizou, mas os ERPs não se prepararam para processos comerciais mais robustos e modernos, até porque este nunca foi o foco. O resultado é que eles podem fazer muito pouco para auxiliar sua equipe comercial.

Quais são os perigos dessa rejeição?

Falta de visibilidade

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A equipe comercial vai usar o ERP somente quando não houver alternativa. Isso faz com que gestores sequer saibam responder perguntas triviais como, por exemplo, quais foram as visitas realizadas por sua equipe na última semana.

Falta de processo

Se sua equipe não usa nenhuma ferramenta de forma recorrente e disciplinada, você deixa de ter um processo comercial. É obrigação do gestor garantir a uniformidade das ações subsequentes da equipe ao longo do funil de vendas (não conhece esse termo? Clique aqui).

Saída dos mais jovens

A imagem de empresa estagnada no passado começa a tomar conta dos mais jovens, que começam a sair em busca de empresas mais atualizadas. Acha que é coincidência grande parte dos jovens sonhar em trabalhar em empresas de tecnologia, como Google e Facebook? Todos querem trabalhar com o que há de mais recente no mercado.

Procrastinação

A equipe começa a ter preguiça de utilizar a ferramenta. Adiam a confecção de propostas e inserção de pedidos de venda, afetando diretamente os resultados e a relação com seus clientes.

O que fazer para solucionar o problema?

 Primeiro, é importante frisar: a rejeição dos seus profissionais da área comercial com o ERP que sua empresa utiliza tem fundamento. Não adianta criar mais regras e força-los a trabalhar com mais afinco. É função do gestor encontrar alternativas que melhorem o trabalho dos seus colaboradores.

Opção 1: desenvolvimento de um sistema próprio por uma empresa especializada

Algumas empresas optam por este caminho. O benefício aqui é óbvio: você pode criar uma ferramenta totalmente personalizada e voltada para seus processos. Entretanto, só indicamos esta opção para empresas que possuam processos totalmente estruturados e familiaridade com levantamento de requisitos de software e gestão de projetos de desenvolvimento. Sem isso, você pode acabar desenvolvendo um sistema que não se encaixa à realidade, ou pagando caro demais por revisões ao longo dos anos até atingir o resultado que precisa.

Opção 2: contratação de um CRM

Esta é a solução mais indicada atualmente. Se você ainda não sabe o que é um CRM, leia este artigo. Diversas ferramentas deste tipo estão disponíveis no mercado: desde as mais simples, com implantações que não passam de um dia mas que são pouco flexíveis, até as mais complexas, com implantações que duram meses, mas cujo resultado final pode ser praticamente tão customizável quanto uma solução própria.

O grande benefício aqui é contar com uma ferramenta já testada no mercado e que evolui de acordo com as tendências do mercado.

É necessário pesquisar as soluções disponíveis no mercado antes de tomar uma decisão, pois existem CRMs voltados para segmentos diferentes. Entretanto, os custos e riscos envolvidos aqui são muito menores do que desenvolvimento próprio e, por isso, sugerimos pelo menos iniciar por um CRM e, caso se faça necessário, partir para desenvolvimento próprio.

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Matheus Pagani

Matheus Pagani

CEO - Ploomes Sistemas Empresarias

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