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5 problemas para evitar durante a integração entre CRM e ERP

Com o aumento da popularidade dos sistemas de CRM, a integração entre este tipo de ferramenta com ERPs tem se tornado cada vez mais comum. Entretanto, por falta de planejamento e conhecimento, muitas empresas entram em projetos que são verdadeiros túneis sem uma luz no final.

Neste post, trazemos 10 problemas comuns que acontecem durante projetos de integração para que você se previna. No final, deixamos também o link para download de um manual completo explicando todos os passos necessários para se ter um projeto de integração bem-sucedido.

  • Objetivos mal definidos

É muito comum que as empresas tomem a decisão de contratar um CRM e integrá-lo ao ERP sem pensar nos objetivos da integração. Por isso, elas acabam com um escopo de projeto muito maior, demorado e custoso do que de fato seria necessário se tivesse feito a lição de casa. Pense de forma específica e pontual nos problemas que você precisa resolver. Por exemplo:

  • Retrabalho: Acabar com a insatisfação ou melhorar a produtividade da equipe de vendas ao retirar a necessidade de inserção dos mesmos dados em dois sistemas diferentes;
  • Erros humanos: Acabar com os erros da equipe administrativa na transferência manual de informações de um sistema para o outro (pedidos de venda, por exemplo);
  • Falta de uso do CRM: Aumentar o engajamento da equipe de vendas no CRM ao inserí-lo no coração da operação comercial;
  • Bases não unificadas: Melhorar a produtividade da equipe administrativa ao acabar com a necessidade de organizar duas bases de clientes, produtos, etc.
  • Falta de informações: Munir a equipe comercial com dados e insights provindos do ERP para geração de Leads e aumento das taxas de conversão da equipe de vendas.
  • Escopo pouco pensado

Definir o escopo da integração significa especificar quais informações serão enviadas de um sistema para o outro. Esta responsabilidade é sua e de seus colaboradores.

Entretanto, por falta de planejamento, muitas empresas acabam alterando o escopo de forma excessiva ao longo do projeto. Além de jogar fora horas de trabalho, em casos extremos, toda a ferramenta de integração precisa ser refeita. Naturalmente, os prazos são perdidos e seu custo fica muito maior do que o esperado.

Veja abaixo alguns exemplos para definição do escopo:

  • Sincronização da base de clientes: se o cliente for cadastrado/atualizado no CRM, essa informação é enviada ao ERP. Se a mudança ocorrer no ERP, então isso é enviado ao CRM.
  • Envio da base de produtos do ERP para o CRM: todo produto que você cadastrar no ERP é enviado ao CRM. Dados como estoque também poderão ser alterados no CRM a partir de atualizações no ERP.
  • Envio de pedidos de venda do CRM para o ERP: uma vez que o vendedor inseriu o pedido de venda pelo CRM, este deverá ser enviado ao ERP. Depois disso, o CRM será atualizado de acordo com o status do pedido no ERP para garantir que o vendedor tenha acesso a essa informação de forma rápida.
  • Escopo não validado com os fornecedores

Imagine a seguinte situação: você monta um escopo robusto e faz todo o planejamento de custos e prazos da integração com seu desenvolvedor. No meio do projeto, você descobre que o CRM não permite algo essencial para seu processo. Neste tipo de situação, ou você muda de CRM (jogando fora todo o trabalho realizado até então), ou você muda seu processo (imagine os esforços e custos envolvidos nessa mudança, além do prejuízo causado por um processo potencialmente piorado).

Por mais absurdo que pareça, este tipo de situação acontece com bastante frequência. Nestes casos, não adianta buscar culpados. As limitações deveriam ser levantadas por sua equipe antes de iniciar qualquer trabalho.

Em resumo: fale com seu fornecedor e valide o escopo que você montou antes de partir para o desenvolvimento.

  • ERP sem portas para integração

Os CRMs mais utilizados do mercado são sistemas em núvem em sua maioria e, por isso, possuem ferramentas de integração bem consolidadas (APIs, Webhooks e Web Services). Entretanto, os ERPs mais robustos são ferramentas bastante antigas e on-premise (instaladas em seu servidor).

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Para poder realizar integrações nestes casos, é necessário construir do zero as portas de comunicação do ERP. Isso significa usar um framework específico ou mesmo construir APIs que se comunicam diretamente com o banco de dados. As únicas pessoas aptas a desenvolver de forma previsível neste cenário são parceiros especializados (no caso de grandes players do mercado) ou a própria empresa desenvolvedora do ERP (no caso de empresas menores).

Se você não tiver o apoio de nenhum dos dois, esta etapa do projeto terá um prazo praticamente indefinido, já que não é possível saber de antemão os desafios que virão pela frente.

Faça o possível para garantir que este serviço seja realizado por um especialista no seu ERP. Independente do valor, o resultado final vai compensar.

  • Equipe sem as competências necessárias

Durante o processo de integração, muitas decisões importantes precisam ser tomadas: processos e negócios, tecnologia, infra-estrutura, financeiro, etc. Você precisa ter pessoas de cada uma dessas áreas acompanhando o projeto de perto e presentes em todas as reuniões importantes. Precisa também de um líder de projeto que será responsável por conectar os interesses internos da sua empresa com os fornecedores externos.

Sem isso, as decisões se tornam frágeis. A principal consequência aparece somente quando a integração está para entrar em produção: pessoas que deveriam ter participado antes começam a levantar barreiras, vários erros inesperados surgem e o início é adiado. A esta altura, você já estava divulgando o sucesso projeto, e a credibilidade de tudo o que foi feito é colocada em cheque.

Conclusão

Todos os problemas citados aqui estão relacionados a planejamento e podem ser evitados antes mesmo de você gaste um centavo do seu budget. Planeje com calma e se comunique o máximo que puder com todos os stakeholders do projeto.

Baixe o Guia definitivo para integração entre CRM e ERP. Entenda como planejar todos os passos desde a escolha do CRM até a entrada em produção da integração com seu ERP.

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Matheus Pagani

Matheus Pagani

CEO - Ploomes Sistemas Empresarias

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