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“Quero sair das planilhas comerciais mas todos os meus dados estão nelas”. O que fazer?

Vendedores e planilhas são um curioso caso de amor e ódio. Essa ferramenta, que no início revolucionou a organização comercial e conquistou gestores de todo o mundo, acabou se tornando um dos maiores pesadelos da área ao passo que foi encarregada de trabalhos indevidos. Seu uso no curto prazo disfarça problemas que ficam evidentes apenas em um segundo momento, com o aumento da base de dados. Se você ainda se organiza com planilhas, provavelmente já está acostumado a argumentos do tipo:

“Trava toda hora!”
“Qual é mesmo a última versão?”

O mercado atual, que já conta com diversas plataformas voltadas para processos comerciais, tenta, como estratégia de marketing, atrelar uma imagem de simplicidade às suas adesões. A agilidade para o início da utilização operacional é um dos argumentos prediletos de vendedores destes softwares, que já sabem muito bem de sua ansiedade para dar “tchau!” às planilhas. Seus sites e anúncios abusam de argumentos do tipo:

“Comece hoje mesmo a […]”
“Você está a poucos cliques de […]”

Sentimos em te contar, mas sua área comercial não mudará de um dia para o outro (ou pelo menos seus resultados não vão). O fato é que a utilização de médio/longo prazo da planilha faz com que seus dados estejam centralizados nelas, e eles não caminharão sozinhos até o seu novo CRM escolhido. A gestão dos novos clientes/oportunidades a partir de então pode até ser bem suprida (e provavelmente será) pela nova plataforma. Entretanto, a ausência de seus históricos comerciais seguramente farão falta em algum momento. Pense nas seguintes situações:

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  • Uma ligação de um lead antigo, querendo reativar uma negociação;
  • Uma solicitação de atualização de uma proposta comercial antiga;
  • Um mês de baixa demanda, no qual o retrabalho de alguns clientes de sua base será necessário para o atingimento das metas;
  • A ideia da geração de um mailing para uma campanha de black friday.

Esses são apenas alguns exemplos de situações presentes na rotina comercial que são prejudicadas (ou até inviabilizadas) quando a área não dispõe de dados históricos de seus clientes/negociações. Nossa recomendação aqui é: Não deixe que a ansiedade de adesão a uma nova plataforma deixe em segundo plano processos comerciais importantes que dependem de seus dados acumulados ao longo de anos (ou décadas).

O intuito desse post, mais do que discorrer a respeito dos possíveis danos da migração afobada das planilhas, é apresentar um plano de ação a gestores que se encontram no dilema exposto no título desse post. Se chegou a hora de deixar as planilhas de lado, a escolha de um CRM correto, além de outros critérios, deve contemplar a possibilidade da preservação de seus dados. Você deve questionar os potenciais fornecedores destes softwares quanto aos seguintes pontos:

  1. Uma ferramenta moderna de importação. Atenção: A possibilidade de ler planilhas padronizadas e levar estes dados para dentro do software é uma função que caracteriza um sistema de importação já ultrapassado. Ferramentas atuais já não pedem por padrões de planilhas (já que têm a habilidade de identificar e alocar colunas independentemente de sua ordem) e permitem a alimentação de campos personalizados de seu negócios.
  2. Suporte. Independente do quão prática seja a ferramenta de importação de dados, aceite (e solicite) instruções de sua utilização em um primeiro momento. CRMs dividem dados por entidades (clientes, negócios, produtos etc) e por isso cada planilha deve ser inserida em seu módulo correspondente. Algumas possibilidades para um melhor aproveitamento destes dados (como recomendações de categorizações ou a identificação de duplicados) podem ser ocultas e não devem ser deixadas de lado.
  3. Independência. Aceite o primeiro peixe, mas observe bem a pescaria. Importações acontecem em momentos além da implantação, e você não deve depender da disponibilidade de algum profissional de suporte toda vez que desejar alimentar a plataforma com novos leads a seus vendedores, por exemplo.

Uma excelente tática é listar quais são os processos comerciais que dependem da utilização de seu histórico de vendas e certificar-se de que, antes de optar uma solução, esta está preparada para a preservação de seus dados e consequentemente dos processos listados.

Quando você identificar esse fornecedor, mão na massa! Convoque sua equipe para a centralização destes dados em planilhas de importação e repare que, como mágica, o número de cadernos, post-its em monitores e planilhas em desktops começarão a reduzir.

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Octavio Garbi

Octavio Garbi

Head sales. Vou conhecer todos os países do mundo e vou me aposentar dando aula de matemática. Antes, só vou construir uma área de vendas escalável e previsível que impactará nossa economia levando tecnologia aos vendedores.

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