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O que é Automação de Propostas, como e por que implementar?

Se sua empresa é como a maioria, seus colaboradores ainda criam propostas comerciais e orçamentos usando Word, Excel ou PowerPoint.

Embora estas sejam ferramentas fantásticas, elas apresentam diversos problemas quando usadas para este fim:

  • Excesso de tempo gasto: para cada proposta a ser gerada, é necessário reescrever todos os dados do cliente, inserir produtos e serviços com suas respectivas informações, calcular preços na mão, ajustar visual, escrever textos, etc.
  • Erros: para tentar reduzir o tempo, os colaboradores começam a copiar e colar informações de outros documentos, ou até mesmo copiar um arquivo inteiro e modificar a proposta a partir dali. Neste processo, eles esquecem de trocar o nome do cliente ou de refazer um cálculo, causando o envio de um preço errado.
  • Dificuldade de armazenamento e busca: o mais comum é anexar arquivos em pastas compartilhadas, já que você precisa ter todos os documentos guardados de forma segura. Neste formato, entretanto, fica muito complicado encontrar propostas antigas e praticamente impossível extrair qualquer tipo de inteligência e relatório dali.

O que é Automação de Propostas?

 Automação de Propostas é um tipo de sistema criado justamente para resolver os problemas citados acima e focado na equipe comercial.

Você pode guardar todos os modelos de proposta que sua empresa usa no dia a dia dentro de sistemas de Automação de Proposta. Cada modelo possui o que chamamos de variáveis, ou seja, espaços que serão substituídos de forma automática por informações do cliente, dos produtos/serviços contidos na proposta, do usuário que gera a proposta, entre outros.

Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas. É muito comum que você consiga, inclusive, migrar dados de clientes/produtos/serviços de outros sistemas para lá de forma massiva, assim você não precisa começar do zero.

Além do preenchimento de dados automático, as ferramentas mais avançadas também oferecem cálculos de preço e imposto, bem como a criação de outras regras definidas por sua empresa, como controle de descontos oferecidos, formas pré-definidas de pagamento, entre outros.

Por fim, as melhores ferramentas de Automação de Proposta também oferecem a possibilidade de acompanhar a evolução de cada proposta, indicando se uma proposta foi convertida em venda ou não, por exemplo, além de oferecer relatórios para análises mais gerenciais.

Por que contratar uma ferramenta do tipo?

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 Após a contratação de uma ferramenta de automação de propostas, você deverá notar as seguintes evoluções:

  • Diminuição drástica no tempo de geração de proposta a partir das automações de dados e cálculos;
  • Fim dos erros de português, de cálculo e de informações provindas da cópia de uma outra proposta;
  • Padronização visual das propostas enviadas por sua equipe
  • Organização e facilitação nas buscas por propostas enviadas;
  • Controle sobre o andamento das propostas enviadas;
  • Relatórios geral das propostas comerciais.

Que empresas podem se beneficiar da Automação de Propostas?

  • Indústrias e grandes escritórios de representação/revenda: estas empresas geralmente automatizam suas propostas comerciais por ERPs, mas o acompanhamento é pobre, existe limitação visual, pouca liberdade para propostas que fogem do padrão e por isso, podem se beneficiar muito de uma ferramenta mais moderna. CRMs com Automação de Proposta são capazes de tirar o vendedor do ERP e centralizar a vida dele em uma única ferramenta.
  • Serviços Serializados (softwares, medicina ocupacional, eventos, Rádio e TV, entre outros): essas empresas possuem preços e serviços bem definidos, e são extremamente propícias a automatizar propostas, já que não são atendidas por ERPs atualmente. A substituição do CRM atual por um que automatize propostas é o caminho mais tradicional.
  • Serviços não serializados (engenharia, agências de marketing e desenvolvimento, consultorias): estes casos são mais difíceis de automatizar, pois as propostas variam bastante de uma pra outra. Entretanto, existem soluções flexíveis que trazem um esqueleto mínimo e permitem ao usuário realizar grandes modificações visuais como em um editor de documentos.
  • Comércio e pequenos escritórios de representação/revenda: nestes casos, um ERP ainda não é uma ferramenta viável. Por isso, você pode começar desde já a automatizar suas propostas a um custo muito menor em uma ferramenta muito mais rápida e fácil de implantar

Processo de contratação e implantação

 As grandes empresas de CRM tradicionais do mercado possuem ferramentas para automação de propostas, mas costumam ser extremamente caras e com baixa adesão do usuário.

Prefira ferramentas mais modernas e simples de usar e implantar. A maioria delas funciona online e realiza cobranças mensais.

A implantação costuma ser bastante simples e dura poucos dias, com exceção dos casos de indústrias com regras de imposto complexas. Neste cenário, pode tomar um pouco mais de tempo e capital humano.

Se você deseja se preparar melhor, tenha os seguintes itens em mãos:

  • Modelos de propostas definidos (geralmente, Word ou Excel. A maioria das ferramentas não trabalha com formatos de PowerPoint);
  • Base de produtos, se for necessário, disponível em Excel;
  • Se você quiser automatizar precificação, é importante ter regras de preço formalizadas.

Clique aqui para baixar o novo modelo de proposta para fechar suas próximas vendas.

 

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Matheus Pagani

Matheus Pagani

CEO - Ploomes Sistemas Empresarias

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