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O porquê cada vez mais se fala em “automação de propostas”

Façamos uma conta simples.

Suponhamos que, em sua empresa, entre as demais atividades do dia, 6 profissionais geram propostas comerciais. Mantendo a linha conservadora, digamos que cada uma delas gera, em média, 4 propostas por dia.

Se acrescentarmos a este cenário o valor da hora de cada profissional e o tempo dedicado à geração de cada proposta, conseguimos então chegar ao seu custo de geração de propostas comerciais mensal. Continuemos então a suposição destes dados:

O custo médio da hora de cada profissional de vendas CLT é de R$25,00.  O tempo médio para a geração de uma proposta comercial sua é de 15 minutos. Calculemos:

 

Total de propostas geradas por mês 528
6 (profissionais) * 4 (propostas por dia)* 22 (dias úteis do mês)

 

Custo da geração de uma proposta R$ 6,25
0,25 (15 minutos para a geração de uma proposta) * 25 (custo da hora de um profissional)

 

Custo de geração de propostas comerciais mensal $ 3.300,00
Resultado da multiplicação dos valores encontrados acima

Assim, chegamos ao custo direto de R$3.300,00 mensais de geração de propostas. (Clique aqui para calcular o seu custo real).

O termo “direto” significa que limitamos o cálculo apenas às horas dedicadas dos profissionais a esta atividade. Entretanto, esse custo mensal total ainda sofre acréscimos por fatores de influência indireta, como por exemplo a redução da taxa de conversão causada por:

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  • Erros de digitação;
  • Lentidão no envio de uma proposta comercial a um prospect;
  • Perda de documentos ou de versões anteriores;
  • Falta de acompanhamento (follow-up).

Contabilizar esses valores faz sentido uma vez que são erros eliminados pela automação de propostas comerciais, o que os classifica como custos de oportunidade para aqueles que não se utilizam desta tecnologia.

Afinal, como funciona a automação de uma proposta comercial?

Primeiramente, separemos um modelo de proposta comercial em 3 partes:

  • Valores fixos. São aqueles valores que sempre serão os mesmos de uma proposta para outra.
  • Variáveis automáticas. Embora esses dados se alterem de uma proposta para outra, eles não são preenchidos à mão, mas puxados de uma base de dados de clientes, por exemplo.
  • Variáveis a preencher. São os dados variáveis (alteram-se de uma proposta para outra) que necessariamente são inseridos manualmente.

Observe o exemplo de modelo de proposta a seguir com cores correspondentes às partes acima:

Modelo de proposta exemplo

Proposta comercial #1421/18

Direcionada à Acme, a/c. Leandro Augusto

Dados do cliente

CNPJ: 984.658.852/0001-41

Endereço: Lugar nenhum, 14 – Cidade inexistente – SC

Introdução

É com muito prazer que, a seguir, disponibilizamos os valores […]

Escopo do projeto

Para o alcance dos objetivos da Acme, os serviços serão aplicados…

Condições comerciais

Forma de pagamento: 8 parcelas de R$100,00

Atenciosamente,
Octavio Garbi
octavio@ploomes.com

Uma ferramenta de automação de propostas pergunta ao usuário o mínimo de dados possível para a geração deste documento. Observe o formulário abaixo.

Formulário exemplo

Cliente Selecione…
Escopo do projeto Insira o texto
Forma de pagamento Selecione uma opção   ⤋

Para uma ferramenta de automação de propostas comerciais que conta uma base de dados de clientes e produtos/serviços, esse formulário já seria suficiente para a geração do modelo acima. Quando juntamos isso ao fato de que todas as propostas e suas revisões são armazenadas dentro destes sistemas, embasamos então o argumento de que o uso desta tecnologia elimina todos os “custos indiretos” citados anteriormente neste post.

É o amadurecimento de gestores (que cada vez mais enxergam a relevância na utilização deste tipo de sistema) que incentiva o aumento da oferta destas plataformas. Hoje, já há diversas opções no mercado de soluções internacionais como PandaDoc e NiftyQuoter ou nacionais como Proposital, SalesDocs.io e Ploomes. Se você acha que já escuta com frequência sobre automação de propostas, saiba você ainda está em tempo de se tornar um dos primeiros a falar deste assunto.

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