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Integração do CRM com ERP: um pré-requisito para empresas eficientes

Em tempos de retração econômica, o mercado depende de empresas eficientes, capazes de fazer muito mais com os recursos de sempre.

Como ferramentas de otimização de processos na gestão de negócios, os ERPs e CRMs são plataformas já consolidadas em um número considerável de empresas e podem ajudar nesse desafio.

De um lado, o ERP auxilia nas finanças. Seu aspecto principal é a capacidade de integrar todos os setores administrativos em um único sistema, otimizando e centralizando dados e informações pertinentes.

Do outro, o CRM impulsiona a operação de vendas, aumentando sua eficiência através de funções focadas no setor comercial.

Ambos os sistemas, ao invés de concorrerem entre si, trabalham muito bem juntos, sendo complementares.

Enquanto o ERP não dá todo o aporte necessário para a área de vendas, o CRM não possui todos os recursos administrativos que o outro é capaz de fazer. Fazendo a integração entre eles torna possível, então, ter a ferramenta ideal para o seu negócio, pois as deficiências são sanadas pela complementariedade.

Sua empresa ainda não possui nenhum dos dois? O que significam essas siglas? Por que é mais interessante ter ambos? Essas e outras perguntas nós respondemos logo a seguir.

ERP – Enterprise Resource Planning

Primeiro de tudo, o que é um ERP?

Se sua dúvida é quanto a sigla, ela se refere a Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recursos da Empresa.

Desde algum tempo esse software é um pré-requisito para grandes empresas eficientes. É um sistema desenvolvido após os MRPs, que antes eram focados no controle de estoques para produção e manufatura. Hoje, essa função também está incluída no ERP, mas dentro de um escopo bem mais abrangente.

Essa plataforma, hoje, é responsável por integrar e gerenciar todos os setores administrativos de uma empresa: o financeiro, a contabilidade, as vendas e, claro, o estoque.

Antes de seu desenvolvimento e expansão, era necessário que cada setor tivesse seu próprio banco de dados.

Ou seja, para fazer o cadastro de um único cliente era necessário registrar suas informações várias vezes.

Os ERPs uniram todos os processos administrativos numa base única de dados para tornar empresas eficientes.
Os ERPs uniram todos os processos administrativos numa base única de dados.

Isso podia resultar em dados anotados de forma diferente ou numa variedade de erros de digitação, uma vez que o registro não podia atrapalhar (mais ainda) a eficiência.

Quando era necessária a troca de informações entre setores, então, ocorria todo tipo de confusão. Um único processo poderia ser realizado mais de uma vez devido a dados diferentes e erros poderiam comprometer toda a negociação por causa dos atrasos causados.

Com a implantação dos ERPs, principalmente em indústrias, foi possível otimizar processos e evitar os vários problemas decorrentes da estrutura passada.

Por que investir em sistemas de gestão empresarial?

De acordo com dados da Associação Brasileira de Empresas de Software (ABES), o Brasil atualmente é o 9º maior mercado em Tecnologia da Informação do mundo, sendo o maior da América Latina.

Com a retração da indústria nacional, investir na Indústria 4.0 é um possível caminho para reverter esse quadro e trazer um panorama mais favorável para os próximos anos.

Portanto, investir em sistemas de gestão empresarial tem se tornado cada vez mais mandatório para transformar empresas estagnadas em empresas eficientes

Embora o mercado nacional esteja em desvantagem, sendo a maioria dos softwares de origem estrangeira, as exclusividades que as fornecedoras brasileiras oferecem podem ser mais vantajosas.

Sabe-se que o Brasil é um país com muitas regulamentações e leis, o que dificulta a logística de pequenos e grandes negócios. Lidar com essa burocracia pode não ser o foco das gigantes de tecnologia do mercado internacional, mas se torna um diferencial entre as nacionais.

Com sistemas que são capazes de calcular taxas e tarifas de maneira automática, fica muito mais prático e rápido fazer uma negociação com clientes de outros estados.

Dessa forma, o quadro local, antes limitado às dificuldades operacionais, pode ser finalmente expandido para um território maior e mais favorável.

CRM, um diferencial para empresas eficientes

Se o ERP traz tantas vantagens, por que, afinal, preciso de um CRM?

A resposta para essa pergunta pode ser mais simples do que se pensa. Primeiramente, CRM é a sigla para Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente.

Isso significa que esse sistema vai focar principalmente em gerir a relação com o elemento mais importante das vendas, o cliente.

Sem que haja uma busca contínua por novos leads (potenciais clientes), um negócio corre sérios perigos no mercado. De forma que manter uma equipe de vendas otimizada é condição fundamental para empresas eficientes.

O ERP tem condições para cuidar dessa tarefa sozinho? A resposta certa é: depende.

Todo ERP tem um módulo de CRM que pode, de fato, ser utilizado pelos seus vendedores, mas ele é incompleto e engessado para a gestão de vendas.

Considerando a concorrência do mercado, ficar confortável apenas com um sistema pode ser um risco para o seu negócio.

Os CRMs integram toda a sua gestão de vendas, tornando as empresas mais eficientes.
Os CRMs integram toda a sua gestão de vendas.

Empresas que tendem a se conformar podem sucumbir à estagnação e ser surpreendidas quando as novas tendências do mercado se tornam o padrão. Isso implica em custos extras para adaptação e atrasa mais ainda o seu desenvolvimento

Por isso que, quando se fala em CRM, estamos falando de sistemas que buscam otimizar o melhor as suas tarefas e trazer mais receita.

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Entre as múltiplas funcionalidades diferentes que você pode encontrar nessa plataforma, mas que faltam aos ERPs, estão: funis de venda, caixa de e-mails, automação de processos de marketing e vendas.

Se quiser saber mais sobre as diferenças entre esses dois sistemas para vendas, leia este texto que preparamos para explicar melhor as vantagens de contratar um CRM.

A integração faz a força

Mas, então, como se dá o uso de ambos os sistemas?

É importante ressaltar que, embora possa funcionar sozinho, o CRM é mais útil quando integrado ao ERP. Para eles serem eficientes nas empresas é mais intessante que estejam conectados e “conversando” entre si.

Quando esse diálogo não é feito, ou mal é realizado, seus vendedores são forçados a fazer o retrabalho de colocar informações em dois sistemas. Isso quando realmente sobra tempo para tal.

Lembra do cenário anterior aos ERPs? Seria como regredir ao invés de evoluir.

Ambos os sistemas precisam que se faça o registro frequente de informações para funcionarem.

Adquirir um CRM para ser operado de maneira separada é semelhante a comprar duas casas e querer usar uma só para dormir e fazer o resto dos seus afazeres na outra. No final você só vai ter mais espaço para arrumar, com menos funcionalidades.

Custear outro sistema para aproveitar só parte dele é gasto de recursos e tempo, o que não é desejado por ninguém.

Dois sistemas que funcionam como um

Com a transferência de dados, sua equipe de vendas só precisa usar um sistema. O resto da empresa vai continuar integrado pelo ERP, mas seus vendedores vão usar só o CRM.

Como vendas é uma área com demandas elevadas e tarefas que exigem pronto atendimento, é essencial que eles tenham que lidar com o menor número de processos possível.

Por isso, além de vendedores eficientes, as empresas precisam de sistemas eficientes. Se é necessário verificar várias informações em locais diferentes, o que acontece é gasto de tempo inútil e cenário propício para erros humanos.

As funcionalidades de um CRM não se limitam apenas a novos processos. Por meio dele também é possível fazer várias automações que fazem o sistema gerir o trabalho logístico no lugar do seu vendedor.

Mas de onde vêm os dados que precisam estar disponíveis para os vendedores? Simples, eles vêm dos ERPs, por isso a integração.

Quando seu vendedor registra um novo negócio ou cadastra um novo cliente no CRM, essa informação vai para a mesma base de dados do ERP.

Inversamente, quando é necessário puxar dados de produtos ou serviços, dados de clientes já cadastrados, quais são os impostos envolvidos nas compras, etc., isso é retirado do ERP para ser utilizado no CRM.

É por isso que podemos falar que os sistemas “conversam” entre si. Existe realmente uma troca de informações que facilita toda a logística.

Aspectos técnicos da integração

Como funciona exatamente essa integração? Como esse “diálogo é estabelecido?

A integração é possível porque existem APIs (Application Programming Interface ou Interface de Programação e Aplicativos) ou Webservices que funcionam como portas de entrada para os dois sistemas.

Assim como as portas do mundo real, essas “portas digitais” não se conectam a outras portas, sendo necessário haver uma “ponte” entre elas.

A integração depende de computação em nuvem.
A computação em nuvem facilita a integração.

Essa ponte é o que chamamos de middleware, um intermediário responsável pela comunicação entre os dois sistemas.

Claro que no meio desse caminho há muitas possibilidades de criar sistemas de segurança para garantir que todos os seus dados estejam bem guardados durante o processo.

Antes de realizar a integração é essencial que você saiba se o seu ERP e o CRM a ser contratado têm esses recursos disponíveis. Do contrário pode ser que seja necessário usar outros métodos.

Caso queira saber mais sobre esses aspectos mais técnicos da integração de forma visual e mais detalhada, além de detalhes sobre os custos envolvidos nesse processo, confira esse texto feito pelo nosso CTO.

Uma das opções disponíveis, por exemplo é a computação em nuvem. Ela consiste em deixar sua base de dados num armazenamento online. Assim a integração pode ser feita online e de maneira mais fácil.

Numa analogia, seria como ter um conta bancária compartilhada, onde o “dinheiro” (no caso, os dados) é posto e retirado de um único lugar, mas movido por agentes autorizados e diferentes.

Considerando os avanços do mercado digital e o frequente investimento desse setor no Brasil, pode ser a opção mais interessante para o seu negócio.

Empresas eficientes precisam de sistemas eficientes

Portanto, os sistemas de gestão são cada vez mais necessários para aqueles que buscam otimizar seus recursos sem precisar fazer investimentos grandiosos e arriscados.

Empresas eficientes devem saber como organizar sua estrutura e processos e tantos ERPs quanto CRMs são peças chave para esse fim.

Enquanto o primeiro garante a integração e funcionamento de toda a gestão, o segundo vai fornecer aporte para o principal motor de propulsão de negócios: o setor de vendas.

Munidos de uma ferramenta mais completa e adequada às suas necessidades, os vendedores poderão trazer melhores oportunidades de expansão do seu mercado e novas conquistas.

É evidente que é crucial fazer uma boa análise das opções disponíveis antes de tomar uma decisão, pois contratar uma ferramenta que não funciona é a mesma coisa que contratar nada.

Contudo, unindo o que há de mais avançado, com o que há de mais prático, é possível melhorar a eficiência, mesmo em tempos de crise.

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