Blog da Ploomes
Organização dentro do CRM

Como nosso time de pré-vendas consegue melhores resultados com a organização dentro do CRM?

Nesse artigo, vou contar um pouco mais sobre como nós da Ploomes fazemos a organização dentro do CRM, aumentando a produtividade do time de SDR.

Mostrarei como um time de SDRs pode se organizar dentro de um sistema de vendas e porque isso é interessante para fazer as prospecções, ganhar tempo e identificar oportunidades reais.

Antes de tudo, porém, é importante mencionarmos que, sem um sistema de CRM, o trabalho da equipe comercial é muito prejudicado. Principalmente porque uma plataforma comercial garante a visibilidade e o controle das oportunidades que aparecem, além de compilar todos os dados e histórico de interações dos clientes.

Claro, esse acompanhamento pode ser feito por planilhas de Excel, mas nada como uma plataforma realmente feita para esse tipo de tarefa, com mecanismos e funcionalidades específicas para equipes comerciais e seus gestores.

Agendar Tarefas de Follow-Up

Uma prática básica de qualquer vendedor é o acompanhamento com os leads (potenciais clientes).

De tempos em tempos, fazemos os chamados Follow-Ups para entender como está o momento da empresa, se o contato está ocupado no dia, se ele ainda possui interesse e quais são as expectativas dele com os produtos que vendemos.

Quando a venda já está mais avançada, aí sim os Follow-Ups são mais informais, consultivos e próximos. Porém, nessa etapa, a equipe de pré-vendas não atua mais. Existem diferentes canais e processos que as empresas podem adotar para suas prospecções e qualificações.

Atualmente, a Ploomes trabalha com ligações, e-mails, LinkedIn e Ads (Google e Facebook). Geralmente, colocamos um deadline de 2 ou 3 dias úteis para cada touchpoint.

Para cada empresa, insistimos mais ou menos no contato. Isso porque existem empresas com maior fit com o que oferecemos, ou seja, empresas que sabemos que atenderíamos bem, das quais nos posicionamos para prospectar ativamente seus segmentos.

Claramente insistiremos mais, analisaremos as mensagens e lidaremos de forma diferente com esses leads.

Para não nos perdermos com todos os Follow-Ups a serem feitos, além de outras atividades, vemos quais são as atividades do dia que envolvem essas ligações.

Dessa forma, garantimos que a equipe de SDRs não está perdendo nenhuma oportunidade e está cobrindo todos os leads. A agenda no sistema é providencial justamente por isso.

Cada atividade é marcada com uma cor diferente. Esses acompanhamentos são facilmente vistos quando padronizados.

Eu sou uma pessoa muito preocupada com organização dentro do CRM e não gosto de deixar oportunidades relevantes passarem, então é muito interessante para mim.

Como isso funciona na prática?

Para as tentativas de contato, muitas vezes o lead não atende, cai na caixa postal, está ocupado, pede para retornarmos depois etc.

Nesses casos, não falamos propriamente com ele e, por isso, postergamos o call.

A partir desse momento, a data e horário da ligação são postas para o dia seguinte ou o outro, sendo que no registro colocamos o que ocorreu nas outras tentativas e quando elas foram feitas, até que consigamos realmente conversar com o lead.

Exemplo:

“1 – Cx. Postal | Data | Horário

2 – Ocupado | Data | Horário

3 – Atendeu..”

Fazemos isso porque a partir de um número de tentativas, fica insustentável insistirmos, mesmo que tomemos 1 minuto para cada tentativa. A fila anda e, se isso não for prioridade para o lead naquele momento, será para outra empresa que entenda como ajudaremos, e é ela que priorizaremos, como disse anteriormente.

Integração com Plataformas de Automação de Marketing

Mas como sabemos quais os leads que criaram conta valem mais a pena? Não é só de Outbound que se vive uma empresa.

Marketing pré-vendas organização dentro do crm
O outbound e o inbound precisam trabalhar juntos na qualificação de leads

Por mais que isso seja a minha atuação, sei que o Lead Scoring de contatos que vem por meio orgânico, Google, material Inbound ou indicação é muito importante.

Consideramos nossas automações que trazem notas para cada um dos leads que vem por esses meios mencionados. Para cada empresa, os critérios são diferentes.

No nosso caso, eles vão de encontro com o porte da empresa, o cargo do responsável e sua equipe, por exemplo.

Para escalar essa operação, padronizamos que existiria uma aba no módulo de clientes em que apareceriam todos os leads Inbound, que criaram conta pelo site.

A própria plataforma de automação de marketing considera a nota e leva direto à um campo do Ploomes. Ali, lançamos um filtro de nota A para nota F.

Ou seja, se você cria uma conta pelo site e recebe uma ligação nossa, sinta-se privilegiado por isso, pois você é muito importante para nós. Da mesma forma, outras empresas deveriam ter estratégias de priorização de leads também.

Qualificação por Checklists

A partir do momento que estamos tratando com um lead e não sabemos muito sobre ele, devemos investigá-lo, fazer perguntas, entrar em seu site, em seu LinkedIn e absorver o máximo de informações.

Isso é um procedimento padrão para todas as empresas que possuem uma área de pré-vendas, porém a organização dentro do CRM feita para isso acaba sendo sempre diferente.

No nosso caso, cada perfil de negócio tem um checklist com campos obrigatórios. O que isso significa? Isso significa que não conseguimos avançar o negócio pelo funil enquanto essas informações não forem preenchidas, garantindo que não perderemos nenhuma informação para análises gráficas e estratégicas depois.

Algumas perguntas que deixamos no checklist são:

  • Origem do Lead: Como nos encontrou?
  • Qual o segmento Específico?
  • Usam qual ERP?
  • Usam CRM? Se sim, qual?
  • Qual o cargo do contato e seu departamento?
  • Por que se interessou pelo Ploomes?
  • Qual a estrutura comercial?             
  • Está considerando algum concorrente?

Se você está lendo isso e for um lead, pode nos ligar e confirmar. Você verá que são exatamente essas perguntas que o time de pré-vendas faz para qualificar inicialmente as empresas que entram em contato.

Gerando novas oportunidades por meio de oportunidades perdidas

Quando perdemos uma oportunidade de venda, não podemos simplesmente finalizar o contato sem antes entender o motivo e registrá-lo no sistema. Muito comum qualquer CRM ter esse tipo de funcionalidade.

Aqui, registramos algumas que fazem sentido para o nosso processo e ultimamente trabalhamos com algumas de forma estratégica. Aqui na Ploomes temos, por exemplo, perda por “Projeto Postergado” e por “Produto”.

O que isso significa? O primeiro é autoexplicativo, nos mostra quem não estava no momento e preferiu deixar a implantação de CRM em “Stand-by”, para um segundo momento, muito comum no mercado de SaaS.

O segundo mostra quem são as empresas que não fecharam por causa de alguma funcionalidade muito específica do sistema que não as atendia.

Como trabalhamos com isso? Depois de um certo tempo, levantamos a lista de negócios com o motivo de perda “Projeto Postergado” para entender como estava o momento deles, se já estava na hora de nos falarmos novamente.

O tempo de contato depende de quanto é mais estratégico. Às vezes pode ser interessante ligar 6 meses depois para eles, às vezes 1 ano depois etc.

Com o motivo “Produto”, vou dar um exemplo bem prático do que aconteceu conosco aqui: até o meio do ano passado, nosso aplicativo não era muito trabalhado e muitas empresas que nos procuravam possuíam equipes de vendedores externos.

Isso significa que perdemos muitos negócios por causa disso. Após analisar essa lacuna, a empresa contratou um desenvolvedor de aplicativo que hoje atualiza as versões e faz com que a usabilidade aumente a cada dia.

Depois disso, ligamos para todas as empresas que disseram ser imprescindível o uso de um app e contamos a novidade para elas. Só com essa estratégia fechamos com 2 contatos antigos, perdidos por esse motivo.

Utilização estratégica de Marcadores

Marcadores são uma simples forma de registrarmos características em comum entre empresas para análise e acompanhamento de oportunidades.

Aqui na Ploomes, conseguimos ter uma ideia de quantas oportunidades Outbound, Busca Direta, AdWords, Indicação etc. Simplesmente criando um campo e colocando cores para os marcadores.

Fica fácil de visualizar, comparar e controlar os seus negócios. Dessa forma, a organização dentro do CRM fica muito mais completa.

Trabalhando as Metas

Desconheço detalhes de outros sistemas do mercado, mas no Ploomes acompanho as metas da equipe e minhas metas individuais.

De acordo com o acompanhamento no meio do mês, conseguimos identificar se está suficiente ou se preciso gerar mais leads para o funil.

Ter a mínima noção do ciclo de vendas, dos meus processos e da minha meta todos os dias me ajuda a controlar minha remuneração de forma direta.

Além disso, pelo preenchimento de perguntas no checklist, minha meta é atualizada automaticamente, sem que eu precise escrever nada ou ativar alguma coisa por conta própria.

A organização dentro do CRM te oferece melhor visibilidade

Esperamos que você fique mais preparado, tenha mais autoridade e mais confiança na hora de escolher uma ferramenta de gestão administrativa para o seu negócio. Em caso de dúvidas sobre prospecção e qualificação de leads, ficaremos felizes em ajudar.

Se achar interessante, saiba mais sobre o Ploomes clicando aqui.

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Gustavo Félix

Gustavo Félix

Administrador formado pela FGV, amante da evolução, do desenvolvimento e do constante aprendizado. Sempre conectado com a música, toco guitarra e já tive até uma banda. Hoje em dia, preciso tirar o pó da minha guitarra e dar algo para as pessoas se inspirarem novamente, assim como me inspiro com o que faço. Atualmente atuando como Sales Development Representative na Ploomes.

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