Blog da Ploomes
Casamento do CRM com a Automação de documentos

Quais são os Benefícios de Casar meu CRM com a Automação de Documentos?

Pense em um casal que cada um tem sua individualidade, mas eles se complementam porque os dois trabalham bem juntos. Ambos conseguem viver separados, mas juntos tornam um ao outro mais especial.

Soa romântico? Pois saiba que a união de CRM e automação de documentos funciona exatamente dessa maneira.

O Ploomes, como ferramenta de gestão de vendas que apresenta um instrumento de automação, é a combinação com potencial para aumentar a receita de uma empresa.

Vamos conhecer um pouco mais desse relacionamento?

Mas antes, se você está lendo esse blog, provavelmente já conhece um CRM, caso contrário, dê uma olhada aqui! Como a Ploomes é um software de CRM temos vários artigos sobre esse tópico (escritos pelo nosso time incrível).

Hoje, na empresa, trabalho exatamente com esse casal. Sou designer na empresa e cuido da área de “Proposal Making”. Faço parte de um time que está se especializando cada vez mais nesse território de documentos automatizados e conheço com propriedade essa ferramenta do Ploomes.

 Como já tem bastante material sobre o CRM, vou explicar um pouco mais da outra parceira dessa união: a automação de documentos.

1) Quem é essa tal de “Automação de documentos”?

Ela é o diferencial da Ploomes em relação aos outros CRMs. Existem muitos sites de geradores de propostas comerciais com layouts bonitos e pré-prontos.

Nenhum deles, entretanto, tem essa união com o CRM (gestor de vendas), o que faz deles templates nos quais o usuário precisam preencher manualmente com dados e informações.

A própria palavra “automação” já traz a ideia de rapidez e agilidade. O CRM pode armazenar vários dados, de clientes, produtos, negócios etc. Por que não trazer esses dados de forma automática dentro do documento?

Se estou fazendo uma proposta para o Cliente X e já preenchi todos os dados cadastrados na base de clientes, preciso preencher essas informações novamente?

2) Como funciona essa função dentro desse gerador?

O Ploomes trabalha com o que chamamos de “campos inteligentes”. A automação de documentos resolve exatamente esse problema da repetição de preenchimento de dados.

Dentro do Ploomes montamos o que chamamos de “Modelo” e configuramos os campos inteligentes para puxar os dados desejados de lugares específicos. Veja abaixo:

Campos inteligentes Automação de documentos
Campos inteligentes

Nessa imagem, por exemplo, temos o campo [Cliente.Nome]. Essa mesma proposta, se for gerada em uma negociação com o Cliente X, vai puxar as informações dele (CNPJ, quantidade de funcionários, e-mail, telefone, site etc). Caso seja gerada para o Cliente Y, puxará os mesmos tipos de dados, mas correspondentes ao Cliente Y.

E isso vale para todas as informações cadastradas dentro do Ploomes. A automação de documentos consegue trazer os dados não só da base de Clientes, mas dos produtos cadastrados e seus opcionais, dos negócios, de dados da sua empresa e dos usuários da plataforma.

Além disso, esses dados não são puxados de forma caótica e desordenada. Tudo pode e deve ser muito específico. Podemos ter vários vendedores (usuários) que usam o mesmo modelo de documento. Cada documento gerado, entretanto, deve puxar os dados do vendedor que o gerou.

Logo, é só inserir o campo Criador> [Usuário.Nome]; [Usuário.E-mail]; [Usuário.Telefone]. Isso permite a padronização que é importante para a imagem da empresa.

Campos inteligentes para usuário automação de documento
Campos inteligentes para usuário (vendedor)

Isso só precisa ser configurado. Esse foi o motivo da criação do meu time de “Proposal Making”. As experiências que tivemos mostraram que a maioria dos clientes tinha dificuldade de fazer essa configuração sozinho ou que a estrutura do Modelo é muito complexa.

Nossa implantação do sistema é estruturada para configurar a união do casal CRM e automação de documentos, facilitando o dia a dia comercial.

3) Fórmulas, HTML  e layout

Os “campos inteligentes” não puxam apenas informações da sua base. Se você oferece modelos de propostas com muitas especificidades,  provavelmente deve estar pensando que isso tornaria engessado o seu processo diário.

Esses campos podem fazer fórmulas simples (soma, subtração, divisão e multiplicação), fórmulas condicionais de precificação,  opções pré-cadastradas, endereços (campo vinculado com o Google Maps), CNPJ (campo vinculado com a Receita Federal) etc.

O campo de [Número de Parcelas], por exemplo, pode dividir o [Proposta.Valor] (soma dos totais dos produtos) resultando em no campo de [Valor da parcela]. Tudo isso de forma automática.

Ao montar sua estrutura dentro do Ploomes, o próprio gerador cria um código de HTML com a formatação desejada. Vários comportamentos são configurados dentro desse código e fazem o documento funcionar. Escrever códigos possibilita mais opções de ações e mais arranjos de design.

Código HTML da automação de documentos
Código HTML da automação de documentos

Caso queira saber um pouco mais sobre Design de Proposta Comercial, neste texto mostramos como preparar o layout de uma boa proposta.

Exemplo de layout da proposta comercial dentro do Ploomes
Exemplo de layout da proposta comercial dentro do Ploomes

4) Só Propostas Comerciais?

A automação de documentos não dispõe apenas do módulo de Propostas. Além deste, existem mais dois:

VENDAS

O módulo de Vendas permite que, após uma proposta ser aprovada pelo cliente/o negócio, o vendedor gere um Pedido de Venda ou uma Ordem de Produção.

A utilidade desse módulo é justamente a praticidade. Ao invés de copiar todos os dados da Proposta e colocar em um Pedido de Venda, com o clique de um botão o usuário pode gerar esse documento de Venda em um layout parecido ou totalmente diferente.

Esse módulo normalmente é utilizado para transações internas, o que permite troca de informações entre funcionário e departamentos mais eficiente. Vale ressaltar que, para indústrias, a geração automática de Ordens de Produção garante maior rapidez para a produção, oferecendo seu produto de maneira rápida e satisfatória.

DOCUMENTOS

Este módulo é muito parecido com o anterior. Assim como as vendas, ele consegue puxar dados da Proposta. A única diferença é que o módulo de documentos foi criado para ser utilizado em qualquer momento da negociação, não somente quando o negócio é ganho necessariamente.  Utilizações comuns para esse módulo são Contratos, Termos etc.

5) Outros benefícios da automação de documentos

Assim como em relacionamentos, o que faz o casamente entre o CRM e a automação de documentos ser tão compatível é a troca de informações.

Os documentos do Ploomes dispõem de Compartilhamento Online, uma funcionalidade lançada recentemente. Dessa forma, o usuário pode compartilhar contratos e termos com pessoas que não têm acesso à plataforma sem ser necessariamente baixando um arquivo pdf.

Basta adicionar o email do contato com quem você quer compartilhar e voilà! Um email será enviado com o documento online, no qual o cliente poderá dar o aceite e até mesmo fazer comentários.

Tudo isso retorna para o Ploomes em forma de notificação. O usuário vai saber quando a pessoa externa abriu o email e até quando ela escreveu um comentário. Ele ficará atualizado e até responder de volta com um outro comentário pela plataforma.

A união que da praticidade com a visibilidade

A automação de documentos, além de reduzir o tempo de geração (se um vendedor demora 40-50 minutos para gerar uma proposta, esse tempo pode reduzir para 5-7 minutos), também permite centralizar todas as tarefas em uma plataforma.

Isso significa que, sem a união dessa automação com o CRM, o vendedor precisa utilizar a plataforma de relacionamento e gerar propostas no word no computador. Como o gestor de venda poderá acessar as propostas geradas no word nos computadores dos seus 100 vendedores? Como saberá se essas propostas estão sendo ganhas ou não? Se cada um de seus vendedores está criando uma proposta diferente? 

Por isso, o casal que lhe apresentei aqui poderá trazer melhorias para a sua empresa e trabalhar junto para garantir o sucesso de suas vendas.

Priscila Yoshihara

Priscila Yoshihara

Priscila Yoshihara is studying Design at São Paulo University in Brazil. “How it can get better?” is a question that is always in her mind. Priscila has no doubt that a human-centered design is the first step to improve our society. This is the reason she is aiming to be an outstanding designer.

As Paula Scher said: “It’s through mistakes that you actually can grow. You have to get bad in order to get good.” It is designing user-friendly, cunning and cutting-edge outcomes that we can make a difference. We need to open our minds and to broaden our horizons to reach a world that we design.

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