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Integração de e-mail: Como enviá-los sem sair do Ploomes

A Importância do E-mail nos Dias Atuais: Ainda é relevante?

Um relacionamento entre empresa e comprador é firmado por meio do contato entre as duas partes. Muitas vezes este contato é feito através de e-mails, o que tornou essa a ferramenta de mensagens de maior importância no mundo corporativo.... Leia mais

6 ferramentas essenciais para uma gestão eficiente de sua empresa

Desde a popularização do computador pessoal na década de 80, a inovação tecnológica revolucionou quase todas as formas de trabalho. Se tudo isso começou com a necessidade de automatizar tarefas repetitivas, calcular de forma mais rápida e guardar informações digitalmente, hoje a tecnologia possui um papel muito maior e abrangente.... Leia mais

CategoriaAutomação Comercial

Ferramentas essenciais para uma gestão eficiente

6 ferramentas essenciais para uma gestão eficiente de sua empresa

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O porquê cada vez mais se fala em “automação de propostas”

Façamos uma conta simples. Suponhamos que, em sua empresa, entre as demais atividades do dia, 6 profissionais geram propostas comerciais. Mantendo a linha conservadora, digamos que cada uma delas gera, em média, 4 propostas por dia. Se acrescentarmos a este cenário o valor da hora de cada profissional e o tempo dedicado à geração de cada proposta, conseguimos então chegar ao seu custo de geração de propostas comerciais mensal. Continuemos então a suposição destes dados: O custo médio da hora de cada profissional de vendas CLT é de R$25,00.  O tempo médio para a geração de uma proposta comercial sua é de 15 minutos. Calculemos:  
Total de propostas geradas por mês 528
6 (profissionais) * 4 (propostas por dia)* 22 (dias úteis do mês)
 
Custo da geração de uma proposta R$ 6,25
0,25 (15 minutos para a geração de uma proposta) * 25 (custo da hora de um profissional)
 
Custo de geração de propostas comerciais mensal $ 3.300,00
Resultado da multiplicação dos valores encontrados acima
Assim, chegamos ao custo direto de R$3.300,00 mensais de geração de propostas. (Clique aqui para calcular o seu custo real). O termo “direto” significa que limitamos o cálculo apenas às horas dedicadas dos profissionais a esta atividade. Entretanto, esse custo mensal total ainda sofre acréscimos por fatores de influência indireta, como por exemplo a redução da taxa de conversão causada por:
  • Erros de digitação;
  • Lentidão no envio de uma proposta comercial a um prospect;
  • Perda de documentos ou de versões anteriores;
  • Falta de acompanhamento (follow-up).
Contabilizar esses valores faz sentido uma vez que são erros eliminados pela automação de propostas comerciais, o que os classifica como custos de oportunidade para aqueles que não se utilizam desta tecnologia. Afinal, como funciona a automação de uma proposta comercial? Primeiramente, separemos um modelo de proposta comercial em 3 partes:
  • Valores fixos. São aqueles valores que sempre serão os mesmos de uma proposta para outra.
  • Variáveis automáticas. Embora esses dados se alterem de uma proposta para outra, eles não são preenchidos à mão, mas puxados de uma base de dados de clientes, por exemplo.
  • Variáveis a preencher. São os dados variáveis (alteram-se de uma proposta para outra) que necessariamente são inseridos manualmente.
Observe o exemplo de modelo de proposta a seguir com cores correspondentes às partes acima: Modelo de proposta exemplo
Proposta comercial #1421/18 Direcionada à Acme, a/c. Leandro Augusto Dados do cliente CNPJ: 984.658.852/0001-41 Endereço: Lugar nenhum, 14 – Cidade inexistente – SC Introdução É com muito prazer que, a seguir, disponibilizamos os valores […] Escopo do projeto Para o alcance dos objetivos da Acme, os serviços serão aplicados… Condições comerciais Forma de pagamento: 8 parcelas de R$100,00 Atenciosamente, Octavio Garbi octavio@ploomes.com
Uma ferramenta de automação de propostas pergunta ao usuário o mínimo de dados possível para a geração deste documento. Observe o formulário abaixo. Formulário exemplo
Cliente Selecione…
Escopo do projeto Insira o texto
Forma de pagamento Selecione uma opção   ⤋
Para uma ferramenta de automação de propostas comerciais que conta uma base de dados de clientes e produtos/serviços, esse formulário já seria suficiente para a geração do modelo acima. Quando juntamos isso ao fato de que todas as propostas e suas revisões são armazenadas dentro destes sistemas, embasamos então o argumento de que o uso desta tecnologia elimina todos os “custos indiretos” citados anteriormente neste post. É o amadurecimento de gestores (que cada vez mais enxergam a relevância na utilização deste tipo de sistema) que incentiva o aumento da oferta destas plataformas. Hoje, já há diversas opções no mercado de soluções internacionais como PandaDoc e NiftyQuoter ou nacionais como Proposital, SalesDocs.io e Ploomes. Se você acha que já escuta com frequência sobre automação de propostas, saiba você ainda está em tempo de se tornar um dos primeiros a falar deste assunto.... Leia mais

Vai contratar um CRM? Confira um passo importante no processo: a Implantação

A escolha de um CRM é um momento importante e decisivo para qualquer equipe, uma vez que envolve uma série de fatores. Nesse momento, lida-se com a substituição de um sistema antigo que geralmente já não atende às necessidades, mas é velho conhecido de todos da empresa. Algo semelhante ocorre com o caso das planilhas que, embora não sejam a ferramenta mais apropriada para o controle comercial, tornam-se atrativas ao passo que sua aplicação no dia a dia está internalizada e não há necessidade de um processo de aprendizado para seu uso. É natural, então, que essa fase cause certo receio em toda a equipe, que geralmente está focada nas tarefas do dia a dia para bater as metas no final do mês e muitas vezes não consegue enxergar a importância da substituição da tecnologia utilizada. A implantação de um novo sistema é momento determinante para o sucesso de todo o trabalho futuro com a nova solução, e por isso precisa acontecer de forma estruturada. Se você está pensando em contratar um sistema de CRM, confira algumas dicas da equipe de Pós Venda da Ploomes para saber o que fazer depois de encontrar a plataforma ideal para seu negócio. A Implantação Assim que acontece a escolha do CRM a ser utilizado, tem-se início um passo muito importante em direção ao sucesso de uso: a implantação. É o momento em que um especialista no sistema escolhido fará uma análise específica do seu modelo de negócio e ramo de atuação, e poderá, através de sua experiência indicar as melhores práticas para que atendam as necessidades do cliente e permitam a conclusão do processo de implantação dentro do menor período de tempo possível, e com a maior economia de recursos humanos e materiais. É um momento intenso que exige dedicação e esforço de todos da equipe, mas que traz resultados no curto, médio e longo prazo, como a familiarização da equipe com as funcionalidades, a motivação para a continuidade do uso e então a possibilidade de usar informações em análises estratégicas. A figura do Implantador Para que esse processo aconteça da melhor forma, além da figura do especialista no sistema, é de suma importância que seja feita a escolha de um implantador dentro da equipe. Essa pessoa será responsável por fazer a ponte entre o fornecedor do sistema e sua própria equipe, apresentando demandas, particularidades do dia a dia de funcionamento de sua empresa e dentro disso, alinhando expectativas de resultados. Além disso essa pessoa terá o papel de envolver os demais colegas no processo, por isso precisa estar motivado e com vontade de aprender. Recomenda-se então que seja um papel ocupado pela gestão da empresa e/ou da equipe de vendas, pois espera-se que a pessoa tenha conhecimento do processo, da equipe e de quais são os objetivos da área. É importante citar também que a figura do implantador também é responsável por compilar o conhecimento gerado durante o processo, a fim de disseminá-lo da melhor forma dentro de sua empresa, garantindo a continuidade de uso do sistema para os próximos membros da equipe. A definição de papéis Nesse sentido uma grande responsabilidade do implantador é a definição de papéis para cada usuário do sistema. Isso significa que ele deve analisar a equipe com base nas atividades diárias de cada um, e definir, dentro disso, como cada um utilizará o sistema, quais são as responsabilidades de cada membro da equipe, em qual momento e de que forma isso deverá aparecer na ferramenta. É uma postura importante para o alinhamento do grupo, o que facilita a familiarização com o sistema a continuidade da utilização e da gestão, pois cria padrões de uso que poderão ser analisados para obter informações estratégicas, também permite o direcionamento da equipe, deixando claro quais são as atividades realizadas dentro de um programa, e permitindo que seja dado um feedback a respeito do que ficou faltando. Planejamento Com isso em mente tem-se início o processo de Implantação em si, que geralmente se divide em momentos de diagnóstico e mapeamento de processos, customização e treinamento. Na Ploomes a etapa inicial da Implantação é chamada de Planejamento, e é composta por uma conversa entre o especialista e o implantador na qual são alinhadas as expectativas da empresa com a utilização do sistema e particularidades do dia a dia da equipe de vendas que trabalhará com a ferramenta: o que a empresa faz, como acontece a entrada de clientes, como funciona o processo comercial, quantos usuários terão acessos, como o trabalho é feito hoje, necessidades de automações e inclusão de dados, e por fim, qual o gatilho chave para que o usuário identifique que a implantação do sistema deu certo em sua empresa. É nessa fase também que será traçado um planejamento de duração do processo de implantação, tendo em vista as necessidades específicas e complexidade de cada negócio. Configuração Com base nos insights gerados na fase de Planejamento parte-se para a etapa de Configuração, na qual a conta será parametrizada de acordo com as necessidades mencionadas. É uma etapa importante principalmente na implantação de sistemas que permitem um nível elevado de configuração, pois é o momento de adequar a ferramenta às necessidades da empresa de forma estrutural, ou seja, essa fase contribuirá para deixar o trabalho diário o mais natural possível. Ao identificar-se com os parâmetros encontrados no sistema, a definição de papéis dos membros da equipe fará sentido e adoção de uso será facilitada, uma vez que a ferramenta estará pronta para receber as atividades do dia a dia. Usabilidade Depois de feita a configuração da conta, é o momento de simular o processo da equipe de forma prática dentro da ferramenta. Nesse momento ocorrerá de fato a definição do que cada usuário será responsável por fazer no sistema, em que momento ele deve atuar, e quais serão os resultados buscados através das atividades pelos gestores. Nesse momento o implantador estará munido de conhecimentos e materiais, e deve usá-los para montar um treinamento prático para sua equipe, de acordo com o formato preferido pelos usuários. É nesse ponto também que serão testados na prática todos os parâmetros definidos e as formas de utilização, a fim de aproveitar o momento de início de input das informações na conta para fazer quaisquer ajustes que sejam necessários. Adoção Passadas todas as fases da Implantação, o cliente está apto a migrar para o processo de Adoção, no qual será acompanhado por um especialista ao longo do tempo, que o ajudará a validar se os objetivos definidos durante o processo anterior estão sendo atingidos, e de que forma ele poderá ter um rendimento cada vez maior dentro das possibilidades oferecidas pelo sistema. É possível perceber assim que o processo de Implantação é definitivo para o sucesso da utilização de uma ferramenta de CRM e que garante o alinhamento entre os resultados esperados e as possibilidades dadas pelo sistema, permitindo que todos os envolvidos se beneficiem e evitem o retrabalho e a frustração trazido pela troca de ferramenta. Nesse sentido a participação de todos os membros da equipe de forma comprometida, assim como a figura do gestor e do especialista selecionado pela empresa fornecedora do sistema torna-se chave para o bom andamento do processo. Portanto no momento da contratação de um CRM considere em sua análise empresas que trabalham com uma metodologia de implantação, valorizando esse quesito ao fazer a sua escolha. ... Leia mais

O que é Automação de Propostas, como e por que implementar?

Se sua empresa é como a maioria, seus colaboradores ainda criam propostas comerciais e orçamentos usando Word, Excel ou PowerPoint. Embora estas sejam ferramentas fantásticas, elas apresentam diversos problemas quando usadas para este fim:
  • Excesso de tempo gasto: para cada proposta a ser gerada, é necessário reescrever todos os dados do cliente, inserir produtos e serviços com suas respectivas informações, calcular preços na mão, ajustar visual, escrever textos, etc.
  • Erros: para tentar reduzir o tempo, os colaboradores começam a copiar e colar informações de outros documentos, ou até mesmo copiar um arquivo inteiro e modificar a proposta a partir dali. Neste processo, eles esquecem de trocar o nome do cliente ou de refazer um cálculo, causando o envio de um preço errado.
  • Dificuldade de armazenamento e busca: o mais comum é anexar arquivos em pastas compartilhadas, já que você precisa ter todos os documentos guardados de forma segura. Neste formato, entretanto, fica muito complicado encontrar propostas antigas e praticamente impossível extrair qualquer tipo de inteligência e relatório dali.
O que é Automação de Propostas?  Automação de Propostas é um tipo de sistema criado justamente para resolver os problemas citados acima e focado na equipe comercial. Você pode guardar todos os modelos de proposta que sua empresa usa no dia a dia dentro de sistemas de Automação de Proposta. Cada modelo possui o que chamamos de variáveis, ou seja, espaços que serão substituídos de forma automática por informações do cliente, dos produtos/serviços contidos na proposta, do usuário que gera a proposta, entre outros. Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas. É muito comum que você consiga, inclusive, migrar dados de clientes/produtos/serviços de outros sistemas para lá de forma massiva, assim você não precisa começar do zero. Além do preenchimento de dados automático, as ferramentas mais avançadas também oferecem cálculos de preço e imposto, bem como a criação de outras regras definidas por sua empresa, como controle de descontos oferecidos, formas pré-definidas de pagamento, entre outros. Por fim, as melhores ferramentas de Automação de Proposta também oferecem a possibilidade de acompanhar a evolução de cada proposta, indicando se uma proposta foi convertida em venda ou não, por exemplo, além de oferecer relatórios para análises mais gerenciais. Por que contratar uma ferramenta do tipo?  Após a contratação de uma ferramenta de automação de propostas, você deverá notar as seguintes evoluções:
  • Diminuição drástica no tempo de geração de proposta a partir das automações de dados e cálculos;
  • Fim dos erros de português, de cálculo e de informações provindas da cópia de uma outra proposta;
  • Padronização visual das propostas enviadas por sua equipe
  • Organização e facilitação nas buscas por propostas enviadas;
  • Controle sobre o andamento das propostas enviadas;
  • Relatórios geral das propostas comerciais.
Que empresas podem se beneficiar da Automação de Propostas?
  • Indústrias e grandes escritórios de representação/revenda: estas empresas geralmente automatizam suas propostas comerciais por ERPs, mas o acompanhamento é pobre, existe limitação visual, pouca liberdade para propostas que fogem do padrão e por isso, podem se beneficiar muito de uma ferramenta mais moderna. CRMs com Automação de Proposta são capazes de tirar o vendedor do ERP e centralizar a vida dele em uma única ferramenta.
  • Serviços Serializados (softwares, medicina ocupacional, eventos, Rádio e TV, entre outros): essas empresas possuem preços e serviços bem definidos, e são extremamente propícias a automatizar propostas, já que não são atendidas por ERPs atualmente. A substituição do CRM atual por um que automatize propostas é o caminho mais tradicional.
  • Serviços não serializados (engenharia, agências de marketing e desenvolvimento, consultorias): estes casos são mais difíceis de automatizar, pois as propostas variam bastante de uma pra outra. Entretanto, existem soluções flexíveis que trazem um esqueleto mínimo e permitem ao usuário realizar grandes modificações visuais como em um editor de documentos.
  • Comércio e pequenos escritórios de representação/revenda: nestes casos, um ERP ainda não é uma ferramenta viável. Por isso, você pode começar desde já a automatizar suas propostas a um custo muito menor em uma ferramenta muito mais rápida e fácil de implantar
Processo de contratação e implantação  As grandes empresas de CRM tradicionais do mercado possuem ferramentas para automação de propostas, mas costumam ser extremamente caras e com baixa adesão do usuário. Prefira ferramentas mais modernas e simples de usar e implantar. A maioria delas funciona online e realiza cobranças mensais. A implantação costuma ser bastante simples e dura poucos dias, com exceção dos casos de indústrias com regras de imposto complexas. Neste cenário, pode tomar um pouco mais de tempo e capital humano. Se você deseja se preparar melhor, tenha os seguintes itens em mãos:
  • Modelos de propostas definidos (geralmente, Word ou Excel. A maioria das ferramentas não trabalha com formatos de PowerPoint);
  • Base de produtos, se for necessário, disponível em Excel;
  • Se você quiser automatizar precificação, é importante ter regras de preço formalizadas.
Clique aqui para baixar o novo modelo de proposta para fechar suas próximas vendas.  ... Leia mais

“Quero sair das planilhas comerciais mas todos os meus dados estão nelas”. O que fazer?

Vendedores e planilhas são um curioso caso de amor e ódio. Essa ferramenta, que no início revolucionou a organização comercial e conquistou gestores de todo o mundo, acabou se tornando um dos maiores pesadelos da área ao passo que foi encarregada de trabalhos indevidos. Seu uso no curto prazo disfarça problemas que ficam evidentes apenas em um segundo momento, com o aumento da base de dados. Se você ainda se organiza com planilhas, provavelmente já está acostumado a argumentos do tipo: “Trava toda hora!” “Qual é mesmo a última versão?” O mercado atual, que já conta com diversas plataformas voltadas para processos comerciais, tenta, como estratégia de marketing, atrelar uma imagem de simplicidade às suas adesões. A agilidade para o início da utilização operacional é um dos argumentos prediletos de vendedores destes softwares, que já sabem muito bem de sua ansiedade para dar “tchau!” às planilhas. Seus sites e anúncios abusam de argumentos do tipo: “Comece hoje mesmo a […]” “Você está a poucos cliques de […]” Sentimos em te contar, mas sua área comercial não mudará de um dia para o outro (ou pelo menos seus resultados não vão). O fato é que a utilização de médio/longo prazo da planilha faz com que seus dados estejam centralizados nelas, e eles não caminharão sozinhos até o seu novo CRM escolhido. A gestão dos novos clientes/oportunidades a partir de então pode até ser bem suprida (e provavelmente será) pela nova plataforma. Entretanto, a ausência de seus históricos comerciais seguramente farão falta em algum momento. Pense nas seguintes situações:
  • Uma ligação de um lead antigo, querendo reativar uma negociação;
  • Uma solicitação de atualização de uma proposta comercial antiga;
  • Um mês de baixa demanda, no qual o retrabalho de alguns clientes de sua base será necessário para o atingimento das metas;
  • A ideia da geração de um mailing para uma campanha de black friday.
Esses são apenas alguns exemplos de situações presentes na rotina comercial que são prejudicadas (ou até inviabilizadas) quando a área não dispõe de dados históricos de seus clientes/negociações. Nossa recomendação aqui é: Não deixe que a ansiedade de adesão a uma nova plataforma deixe em segundo plano processos comerciais importantes que dependem de seus dados acumulados ao longo de anos (ou décadas). O intuito desse post, mais do que discorrer a respeito dos possíveis danos da migração afobada das planilhas, é apresentar um plano de ação a gestores que se encontram no dilema exposto no título desse post. Se chegou a hora de deixar as planilhas de lado, a escolha de um CRM correto, além de outros critérios, deve contemplar a possibilidade da preservação de seus dados. Você deve questionar os potenciais fornecedores destes softwares quanto aos seguintes pontos:
  1. Uma ferramenta moderna de importação. Atenção: A possibilidade de ler planilhas padronizadas e levar estes dados para dentro do software é uma função que caracteriza um sistema de importação já ultrapassado. Ferramentas atuais já não pedem por padrões de planilhas (já que têm a habilidade de identificar e alocar colunas independentemente de sua ordem) e permitem a alimentação de campos personalizados de seu negócios.
  2. Suporte. Independente do quão prática seja a ferramenta de importação de dados, aceite (e solicite) instruções de sua utilização em um primeiro momento. CRMs dividem dados por entidades (clientes, negócios, produtos etc) e por isso cada planilha deve ser inserida em seu módulo correspondente. Algumas possibilidades para um melhor aproveitamento destes dados (como recomendações de categorizações ou a identificação de duplicados) podem ser ocultas e não devem ser deixadas de lado.
  3. Independência. Aceite o primeiro peixe, mas observe bem a pescaria. Importações acontecem em momentos além da implantação, e você não deve depender da disponibilidade de algum profissional de suporte toda vez que desejar alimentar a plataforma com novos leads a seus vendedores, por exemplo.
Uma excelente tática é listar quais são os processos comerciais que dependem da utilização de seu histórico de vendas e certificar-se de que, antes de optar uma solução, esta está preparada para a preservação de seus dados e consequentemente dos processos listados. Quando você identificar esse fornecedor, mão na massa! Convoque sua equipe para a centralização destes dados em planilhas de importação e repare que, como mágica, o número de cadernos, post-its em monitores e planilhas em desktops começarão a reduzir. ... Leia mais

5 problemas para evitar durante a integração entre CRM e ERP

Com o aumento da popularidade dos sistemas de CRM, a integração entre este tipo de ferramenta com ERPs tem se tornado cada vez mais comum. Entretanto, por falta de planejamento e conhecimento, muitas empresas entram em projetos que são verdadeiros túneis sem uma luz no final. Neste post, trazemos 10 problemas comuns que acontecem durante projetos de integração para que você se previna. No final, deixamos também o link para download de um manual completo explicando todos os passos necessários para se ter um projeto de integração bem-sucedido.
  • Objetivos mal definidos
É muito comum que as empresas tomem a decisão de contratar um CRM e integrá-lo ao ERP sem pensar nos objetivos da integração. Por isso, elas acabam com um escopo de projeto muito maior, demorado e custoso do que de fato seria necessário se tivesse feito a lição de casa. Pense de forma específica e pontual nos problemas que você precisa resolver. Por exemplo:
  • Retrabalho: Acabar com a insatisfação ou melhorar a produtividade da equipe de vendas ao retirar a necessidade de inserção dos mesmos dados em dois sistemas diferentes;
  • Erros humanos: Acabar com os erros da equipe administrativa na transferência manual de informações de um sistema para o outro (pedidos de venda, por exemplo);
  • Falta de uso do CRM: Aumentar o engajamento da equipe de vendas no CRM ao inserí-lo no coração da operação comercial;
  • Bases não unificadas: Melhorar a produtividade da equipe administrativa ao acabar com a necessidade de organizar duas bases de clientes, produtos, etc.
  • Falta de informações: Munir a equipe comercial com dados e insights provindos do ERP para geração de Leads e aumento das taxas de conversão da equipe de vendas.
  • Escopo pouco pensado
Definir o escopo da integração significa especificar quais informações serão enviadas de um sistema para o outro. Esta responsabilidade é sua e de seus colaboradores. Entretanto, por falta de planejamento, muitas empresas acabam alterando o escopo de forma excessiva ao longo do projeto. Além de jogar fora horas de trabalho, em casos extremos, toda a ferramenta de integração precisa ser refeita. Naturalmente, os prazos são perdidos e seu custo fica muito maior do que o esperado. Veja abaixo alguns exemplos para definição do escopo:
  • Sincronização da base de clientes: se o cliente for cadastrado/atualizado no CRM, essa informação é enviada ao ERP. Se a mudança ocorrer no ERP, então isso é enviado ao CRM.
  • Envio da base de produtos do ERP para o CRM: todo produto que você cadastrar no ERP é enviado ao CRM. Dados como estoque também poderão ser alterados no CRM a partir de atualizações no ERP.
  • Envio de pedidos de venda do CRM para o ERP: uma vez que o vendedor inseriu o pedido de venda pelo CRM, este deverá ser enviado ao ERP. Depois disso, o CRM será atualizado de acordo com o status do pedido no ERP para garantir que o vendedor tenha acesso a essa informação de forma rápida.
  • Escopo não validado com os fornecedores
Imagine a seguinte situação: você monta um escopo robusto e faz todo o planejamento de custos e prazos da integração com seu desenvolvedor. No meio do projeto, você descobre que o CRM não permite algo essencial para seu processo. Neste tipo de situação, ou você muda de CRM (jogando fora todo o trabalho realizado até então), ou você muda seu processo (imagine os esforços e custos envolvidos nessa mudança, além do prejuízo causado por um processo potencialmente piorado). Por mais absurdo que pareça, este tipo de situação acontece com bastante frequência. Nestes casos, não adianta buscar culpados. As limitações deveriam ser levantadas por sua equipe antes de iniciar qualquer trabalho. Em resumo: fale com seu fornecedor e valide o escopo que você montou antes de partir para o desenvolvimento.
  • ERP sem portas para integração
Os CRMs mais utilizados do mercado são sistemas em núvem em sua maioria e, por isso, possuem ferramentas de integração bem consolidadas (APIs, Webhooks e Web Services). Entretanto, os ERPs mais robustos são ferramentas bastante antigas e on-premise (instaladas em seu servidor). Para poder realizar integrações nestes casos, é necessário construir do zero as portas de comunicação do ERP. Isso significa usar um framework específico ou mesmo construir APIs que se comunicam diretamente com o banco de dados. As únicas pessoas aptas a desenvolver de forma previsível neste cenário são parceiros especializados (no caso de grandes players do mercado) ou a própria empresa desenvolvedora do ERP (no caso de empresas menores). Se você não tiver o apoio de nenhum dos dois, esta etapa do projeto terá um prazo praticamente indefinido, já que não é possível saber de antemão os desafios que virão pela frente. Faça o possível para garantir que este serviço seja realizado por um especialista no seu ERP. Independente do valor, o resultado final vai compensar.
  • Equipe sem as competências necessárias
Durante o processo de integração, muitas decisões importantes precisam ser tomadas: processos e negócios, tecnologia, infra-estrutura, financeiro, etc. Você precisa ter pessoas de cada uma dessas áreas acompanhando o projeto de perto e presentes em todas as reuniões importantes. Precisa também de um líder de projeto que será responsável por conectar os interesses internos da sua empresa com os fornecedores externos. Sem isso, as decisões se tornam frágeis. A principal consequência aparece somente quando a integração está para entrar em produção: pessoas que deveriam ter participado antes começam a levantar barreiras, vários erros inesperados surgem e o início é adiado. A esta altura, você já estava divulgando o sucesso projeto, e a credibilidade de tudo o que foi feito é colocada em cheque. Conclusão Todos os problemas citados aqui estão relacionados a planejamento e podem ser evitados antes mesmo de você gaste um centavo do seu budget. Planeje com calma e se comunique o máximo que puder com todos os stakeholders do projeto. Baixe o Guia definitivo para integração entre CRM e ERP. Entenda como planejar todos os passos desde a escolha do CRM até a entrada em produção da integração com seu ERP. ... Leia mais

O que fazer quando sua equipe comercial rejeita seu ERP

Resumo do texto
  • Seu ERP não foi criado com sua equipe comercial em mente;
  • Por isso, a rejeição a ele tem total fundamento;
  • Essa rejeição tem grande impacto em sua empresa;
  • Você, como gestor, precisa tomar uma decisão.
ERPs são ferramentas fantásticas que revolucionaram a maneira como as empresas se organizam. Entretanto, se sua equipe comercial utiliza um ERP para gestão de orçamentos e pedidos de venda, você já deve ter notado uma certa rejeição no seu uso. Como essa rejeição quase sempre traz grandes impactos negativos nos resultados de vendas, julgamos importante mostrar que a rejeição tem fundamento, e que a responsabilidade e oportunidade de mudar está em suas mãos.

Por que sua equipe comercial rejeita seu ERP?

Usabilidade engessada e parada no tempo Grande parte dos ERPs utilizados atualmente foram criados entre as décadas de 80 e 90. A usabilidade pouco evoluiu desde então, principalmente porque o foco da maioria dos fornecedores foi em novas funcionalidades. Além disso, dada a complexidade e custos envolvidos na implantação de um ERP (principalmente no modelo on-premise), grandes atualizações eram vistas como um risco desnecessário pelos clientes, já que significavam mudanças de infra-estrutura, alterações nos processos e novos treinamentos para a equipe de usuários. Isso contribuiu para a diminuição do apetite dos desenvolvedores em fazer revitalizações mais agressivas. Repare no grande número de cliques necessários para fazer ações simples ou na quantidade de vezes que os usuários se perdem em seu ERP. Estes são sintomas da falta de usabilidade do sistema. Apesar da relação entre homem-máquina ter sofrido uma grande evolução ao longo das últimas décadas, os ERPs do mercado não acompanharam. Excesso de complexidade e alta curva de aprendizado Originalmente voltados para controle de produção, os ERPs rapidamente ganharam funcionalidades para outras áreas, como Finanças e RH. Mais recentemente, a área de vendas também foi englobada. À medida que resolviam mais problemas, os ERPs naturalmente se tornaram mais complexos. Como resultado, hoje em dia é muito comum encontrar empresas utilizando 10% das funcionalidades da sua ferramenta. Entretanto, ao abrir a tela, o usuário se depara com uma infinidade de botões que não sabe para que servem. Neste cenário, qualquer ação acaba tomando muito mais tempo de raciocínio e pesquisa, diminuindo a produtividade. Os novos vendedores demoram mais para estarem aptos a vender. Os erros de sistema acontecem com mais frequência, causando prejuízos, retrabalho e stress na equipe. Pensado para uso interno Repare que, enquanto a vida da sua equipe financeira e administrativa se passa dentro do ERP (todas as ações e análises são realizadas ali), seus gestores de vendas se afogam em planilhas para tentar controlar visitas e funil de vendas. Em paralelo, seus vendedores usam papel e caneta para anotações e tarefas, e até planilhas de Excel para gerar orçamentos. O mundo das vendas evoluiu e se profissionalizou, mas os ERPs não se prepararam para processos comerciais mais robustos e modernos, até porque este nunca foi o foco. O resultado é que eles podem fazer muito pouco para auxiliar sua equipe comercial.

Quais são os perigos dessa rejeição?

Falta de visibilidade A equipe comercial vai usar o ERP somente quando não houver alternativa. Isso faz com que gestores sequer saibam responder perguntas triviais como, por exemplo, quais foram as visitas realizadas por sua equipe na última semana. Falta de processo Se sua equipe não usa nenhuma ferramenta de forma recorrente e disciplinada, você deixa de ter um processo comercial. É obrigação do gestor garantir a uniformidade das ações subsequentes da equipe ao longo do funil de vendas (não conhece esse termo? Clique aqui). Saída dos mais jovens A imagem de empresa estagnada no passado começa a tomar conta dos mais jovens, que começam a sair em busca de empresas mais atualizadas. Acha que é coincidência grande parte dos jovens sonhar em trabalhar em empresas de tecnologia, como Google e Facebook? Todos querem trabalhar com o que há de mais recente no mercado. Procrastinação A equipe começa a ter preguiça de utilizar a ferramenta. Adiam a confecção de propostas e inserção de pedidos de venda, afetando diretamente os resultados e a relação com seus clientes.

O que fazer para solucionar o problema?

 Primeiro, é importante frisar: a rejeição dos seus profissionais da área comercial com o ERP que sua empresa utiliza tem fundamento. Não adianta criar mais regras e força-los a trabalhar com mais afinco. É função do gestor encontrar alternativas que melhorem o trabalho dos seus colaboradores. Opção 1: desenvolvimento de um sistema próprio por uma empresa especializada Algumas empresas optam por este caminho. O benefício aqui é óbvio: você pode criar uma ferramenta totalmente personalizada e voltada para seus processos. Entretanto, só indicamos esta opção para empresas que possuam processos totalmente estruturados e familiaridade com levantamento de requisitos de software e gestão de projetos de desenvolvimento. Sem isso, você pode acabar desenvolvendo um sistema que não se encaixa à realidade, ou pagando caro demais por revisões ao longo dos anos até atingir o resultado que precisa. Opção 2: contratação de um CRM Esta é a solução mais indicada atualmente. Se você ainda não sabe o que é um CRM, leia este artigo. Diversas ferramentas deste tipo estão disponíveis no mercado: desde as mais simples, com implantações que não passam de um dia mas que são pouco flexíveis, até as mais complexas, com implantações que duram meses, mas cujo resultado final pode ser praticamente tão customizável quanto uma solução própria. O grande benefício aqui é contar com uma ferramenta já testada no mercado e que evolui de acordo com as tendências do mercado. É necessário pesquisar as soluções disponíveis no mercado antes de tomar uma decisão, pois existem CRMs voltados para segmentos diferentes. Entretanto, os custos e riscos envolvidos aqui são muito menores do que desenvolvimento próprio e, por isso, sugerimos pelo menos iniciar por um CRM e, caso se faça necessário, partir para desenvolvimento próprio. ... Leia mais

Indústria 4.0: tudo que você precisa saber!

Um assunto muito comentado entre os maiores nomes da gestão e automação é, certamente, a Indústria 4.0 — ou 4ª Revolução Industrial, como também é conhecida. Para que o tema seja mais bem contextualizado, é preciso lembrar que a Primeira Revolução Industrial aconteceu há mais de 200 anos e tornou-se um marco na história da humanidade. Mais recentemente, a eletrônica e os sistemas automatizados foram os grandes responsáveis pela transformação verificada. Em nossos trabalhos e nossas casas, convivemos diariamente com aparelhos, dos mais simples aos mais complexos, que nos auxiliam em praticamente todas as ações. Mas o que é a 4ª Revolução Industrial? Qual foi a invenção que superou a eletrônica e os sistemas automatizados? Você vai conhecer tudo sobre ela a seguir. Continue a leitura!

Como foi possível chegar à 4ª Revolução Industrial?

Na Primeira Revolução Industrial, as máquinas a vapor foram criadas e, por meio delas, muitos processos de produção puderam ser automatizados. Isso conferiu velocidade e qualidade às produções, fazendo com que o mundo percebesse um aumento exponencial na prosperidade e no desenvolvimento tecnológico. Alguns anos após a descoberta da eletricidade, em 1913, o empreendedor e escritor estadunidense Henry Ford — fundador da fábrica de automóveis Ford Motor Company — criou um revolucionário modelo: a linha de montagem, que possibilitou a produção de veículos em série. É nesse momento que a 2ª Revolução Industrial surge. Novamente, as máquinas e a gestão eficiente foram capazes de acelerar ainda mais o desenvolvimento de novas tecnologias no planeta. Mais adiante, logo após as grandes guerras mundiais, surgiu a 3ª Revolução Industrial. Daí em diante, aconteceu uma reação em cadeia que permitiu, mais uma vez, que a humanidade desse um salto gigantesco — e novas invenções surgiram nos quatro cantos do mundo. Nesse cenário, emerge a Indústria 4.0.

O que é a Indústria 4.0?

A Indústria 4.0 é um conceito recente e seu estudo foi concretizado há apenas alguns anos. Ele surgiu em 2011, na Feira de Hannover (Alemanha), por meio de um projeto ministrado por Siegfried Dais e Henning Kagermann. No ano de 2013, na mesma feira, foi publicado um relatório com diversas recomendações para o Governo Federal da Alemanha. Nele, era detalhado o funcionamento exato da Indústria 4.0 e como poderiam utilizá-lo em seu benefício. Basicamente, trata-se da união de máquinas, sistemas inteligentes e diversas tecnologias que possibilitam a criação de redes capazes de controlar módulos específicos de forma autônoma. Em suma, estamos falando de fábricas inteligentes, com a capacidade de:
  • operarem sozinhas;
  • agendarem e realizarem manutenções;
  • preverem falhas de processos;
  • realizarem tomadas de decisão;
  • adaptação a imprevistos dentro de uma cadeia produtiva.
Isso possibilita uma redução no uso de mão de obra, menor risco de falhas humanas e maior exatidão nos resultados, principalmente em operações de grande complexidade.

Quais são seus princípios?

O relatório original de recomendações definiu que alguns princípios devem ser seguidos para que um negócio opere nos padrões da Indústria 4.0. Veja, a seguir, quais são eles.

Capacidade de operação em tempo real

Todo processo gera informações valiosas, seja em uma linha de produção ou na gestão de uma empresa. Normalmente, esses dados são — ou pelo menos deveriam ser — armazenados e utilizados em um momento oportuno. Na Indústria 4.0, tais informações são tratadas em tempo real. Todos os indicadores são processados e as decisões tomadas podem gerar mudanças em uma cadeia produtiva sempre que necessário, desde que isso otimize o resultado do processo (ou dos processos). Tomar decisões em tempo real ainda é algo que ultrapassa a capacidade humana. Mas, para um sistema inteligente e autossuficiente, é perfeitamente possível.

Virtualização

Fábricas inteligentes precisam operar de maneira segura, sendo que falhas não são opções viáveis. Afinal, um alto investimento é necessário para que tudo funcione perfeitamente. Após uma tomada de decisão e antes que a nova rotina entre efetivamente em operação, deve haver uma simulação, em um ambiente seguro, de todas as possibilidades que tal mudança vai gerar na cadeia produtiva. Por esse motivo, uma fábrica virtual fará todos os testes possíveis e os resultados permitirão que a possível alteração entre em ação ou não. Simulações em ambientes virtuais tornaram-se realidade há anos. Trata-se de algo comum em grandes empresas, operações militares e laboratórios de pesquisas.

Descentralização

Apesar de existir um sistema central, que comanda toda a cadeia produtiva da Indústria 4.0, diversos módulos descentralizados e autônomos são necessários para reduzir a carga do sistema cyber-físico principal. Máquinas e outros dispositivos inteligentes não apenas receberão comandos do sistema central, mas pensarão por conta própria e fornecerão uma gama de informações valiosas, que são processadas e armazenadas in loco.

Orientação a serviços

Uma arquitetura orientada a serviços é primordial para que um projeto tão complexo funcione perfeitamente. Ela será responsável por fazer com que todos os componentes possam conversar entre eles sem erros. Imagine um sistema gigantesco, com computadores e maquinário funcionando, processando informações e tomando decisões a todo o momento. A quantidade de equipamentos é tão grande que dificilmente uma única empresa será responsável por produzir e fornecer todos eles (tanto hardware quanto software), certo? É nesse momento que a arquitetura orientada a serviços torna-se a opção ideal. A partir dos hardwares e softwares com rotinas específicas, desenvolvidas por especialistas, todos podem se comunicar com rapidez e eficiência. Para facilitar essa compreensão, podemos entender que o conector que faz o trabalho de prover a arquitetura orientada a serviços é um tradutor ou um facilitador que trará harmonia entre equipamentos e sistemas. Isso fará com que todos operem de forma homogênea e sem erros.

Modularidade

A modularidade é uma propriedade importante, pois evita custos desnecessários e transforma a cadeia produtiva em algo totalmente mutável caso seja preciso. As máquinas entram em operação apenas quando há demanda. Com a produção modular, etapas podem ser incluídas quando necessárias e desativadas se não existirem motivos para que estejam em operação. A economia, nesse caso, é evidente: não apenas a energia elétrica será poupada, mas desgastes desnecessários dos módulos serão evitados constantemente.

Quais são seus pilares?

Graças aos avanços da tecnologia, os princípios apresentados no tópico anterior podem ser considerados uma realidade. Por esse motivo, tal processo traz à tona os pilares abaixo, que sustentam todo o conceito criado para definir a Indústria 4.0.

Internet das Coisas

A Internet das Coisas — do inglês Internet of Things (ou IoT) — é uma das grandes responsáveis por dar forma a toda a Indústria 4.0. Seu conceito básico é utilizar a conexão com a web em conjunto com a tecnologia de equipamentos, veículos ou até edifícios, pois, dessa forma, eles se tornam acessíveis, configuráveis e controláveis de qualquer lugar. De modo geral, a Indústria 4.0 é uma versão gigantesca e evoluída do conceito inicial de IoT. Foi por meio dessa tecnologia que tudo começou e se desenvolveu até chegar ao que temos hoje em dia. Atualmente, a Internet das Coisas não é encontrada apenas no ambiente corporativo, mas também em produtos de uso diário de muitas pessoas, como geladeiras, aparelhos de televisão, sistemas de alarme e monitoramento. Todos eles são bons exemplos do uso de IoT, pois são acessíveis e configuráveis remotamente, com o auxílio da rede.

Big Data Analytics

O conceito de Big Data Analytics é simples, apesar de, na prática, ser extremamente complexo. Trata-se do armazenamento massivo de informações em diversos servidores interligados, que podem (e, no caso da Indústria 4.0, precisam) ser processados e analisados em tempo real. Com a avaliação desse grande volume de informações é que os sistemas vão tomar decisões, prever falhas e encontrar meios de tratá-las, resolvendo possíveis erros nos procedimentos cotidianos. Para melhor contextualizar, um exemplo comum disso é o sistema de buscas do Google, que fica 24 horas por dia buscando e analisando resultados em toda a internet. Diariamente, novos resultados melhores para termos comumente buscados são encontrados, catalogados e organizados de acordo com a relevância que apresentam. Todas essas informações ficam espalhadas em servidores do mundo todo, inclusive no Brasil. Apesar de fisicamente separados, eles são conectados por redes lógicas e, muitas vezes, se compreendem como um único sistema. É simples de se imaginar, mas parece bem difícil de fazer, não é? Contudo, não é algo impossível — principalmente com o auxílio da tecnologia.

Segurança

Devido à grande robustez necessária para que toda essa estrutura funcione, com informações preciosas e equipamentos caros conectados à internet, é preciso que exista uma enorme estrutura de segurança. Afinal, a quantidade de pessoas interessadas em atrapalhar ou simplesmente testar seus conhecimentos em invasão de redes é enorme. Uma quebra na segurança pode custar a perda ou o vazamento de informações confidenciais. Isso afeta diretamente a confiabilidade e a produtividade da empresa, podendo, também, causar grandes falhas nos processos de produção. Existem diversas soluções de segurança (que não se limitam aos famosos antivírus). Firewalls físicos, servidores de backups, honeypots e outros métodos de proteção garantem uma maior certeza de que seus dados estejam seguros. Investir em segurança é de suma importância em todos os cenários, seja em uma empresa ou uma residência. Qualquer senha vazada pode gerar muitos problemas para os envolvidos.

Outras tecnologias

Além dos três pilares principais citados neste artigo, é interessante destacar que outras tecnologias de apoio são importantes para otimizar processos. Uma delas é a identificação por radiofrequência, também conhecida como RFID — do inglês Radio-Frequency IDentification. Com o uso de um pequeno chip rastreável e as informações gravadas em seu interior, torna-se possível identificar grandes lotes de produtos, por exemplo. Esse é um recurso muito empregado em portos, grandes centros de distribuição de mercadorias e, atualmente, até em supermercados. Resumidamente, trata-se do substituto do código de barras, que, apesar de ter revolucionado o mundo comercial com sua praticidade, ainda precisa ser focalizado por um leitor. Já o RFID pode ser identificado apenas chegando perto de um leitor, mesmo sendo armazenado dentro de uma caixa ou um pacote. Computadores, servidores e demais componentes de redes precisam ser atualizados constantemente. Softwares de controle, automação industrial e automação comercial também devem ser adaptados às necessidades de seu negócio. Investir em sistemas de automação na nuvem, como o Software como Serviço, e na terceirização de estruturas tecnológicas são opções interessantes. Nesses casos, as demandas de atualização de hardware e sistemas ficam por conta das contratadas. Em uma empresa, a comodidade de apenas utilizar os recursos em pleno funcionamento traz segurança e tranquilidade para trabalhar nas tarefas cotidianas.

Quais os impactos da indústria 4.0?

A Indústria 4.0 chega para modificar toda a maneira como enxergamos os ambientes corporativos, sejam eles industriais, comerciais ou de serviços. Isso porque o conceito pode ser aplicado em qualquer segmentação.

Estimativas

No Brasil, essa já é uma realidade — e grandes empresas, como Ford, Volkswagen, Mercedes-Benz e Vale do Rio Doce, têm unidades operando com o conceito da Indústria 4.0. A Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI), ligada ao Ministério da Indústria e Comércio (Mdic), estima que, nos próximos 10 anos, ao menos 15% das companhias do país já terão se adaptado ao novo conceito. A empresa de autopeças ThyssenKrupp, em Poços de Caldas, trabalha com apenas 72 colaboradores e produz uma média de 700 mil módulos ao ano, com baixíssimo índice de perdas. Se os processos não fossem automatizados nos padrões da Indústria 4.0, esses números só seriam possíveis com cerca de 200 colaboradores.

Impactos

Os impactos não são observados unicamente na economia direta das empresas que adotam o modelo de negócio, mas na evolução da tecnologia da informação em todo o mundo. Todos os dias, mais e mais demandas são geradas, ao passo que novos meios de resolvê-las são desenvolvidos. Modelos de negócio precisam ser criados o tempo todo. Não é necessário ser um especialista ou estudioso para perceber que, nos últimos anos, a ciência e a tecnologia deram um salto gigantesco em comparação com décadas passadas. Os preços finais dos produtos são diretamente impactados pela adoção de melhores processos de produção. Com um menor índice de desperdício de matéria-prima, uma maior produção e mais qualidade, há, consequentemente, a redução de custos — e o resultado é passado para os distribuidores e consumidores finais. Obviamente, é necessário um grande investimento para se adaptar a esse padrão, contudo, com a economia gerada, o retorno dos gastos é observado em um menor período de tempo.

Como se preparar para a Indústria 4.0?

Preparar-se e adaptar-se aos moldes da Indústria 4.0 não é uma tarefa fácil, principalmente quando se trata de pequenas empresas. Mas isso não quer dizer que tal tarefa seja impossível de se realizar. O primeiro passo é o planejamento. Criar metas e definir quais os investimentos que são necessários, além de como e quando devem acontecer, são ações primordiais. Antes disso, porém, é preciso conhecer o cenário em que sua empresa está inserida e considerar se realmente é válido investir tempo e recursos nesse modelo de negócio. Uma orientação que deve ser observada é que muitos processos, especialmente os gerenciais, podem (e devem!) ser automatizados. Adotar sistemas de gestão realmente práticos e simples de serem operados é uma necessidade. Apesar de o fator humano ainda estar diretamente envolvido na cadeia produtiva, quanto menor sua necessidade de interação, mais falhas serão evitadas. Como consequência, maior será a possibilidade de reduzir custos e lucrar com os resultados. Receber a orientação de especialistas no assunto é de suma importância. Isso porque a experiência de um profissional pode ser decisiva na tomada de decisões e na escolha de qual rumo seus negócios vão tomar com a adoção de novos modelos de gestão e produção, independentemente da segmentação específica em que sua empresa trabalha.

Quais oportunidades esse modelo gera?

Como vimos, diversas oportunidades vão aparecer e novos modelos de negócios serão necessários para atender a todas as demandas da Indústria 4.0. É preciso estar preparado para isso: investir em novas tecnologias ou segmentações antes de seus concorrentes diretos será um diferencial. Ficou claro que a mão de obra que executa os trabalhos operacionais será a principal impactada. Dessa forma, o número de vagas no mercado de trabalho será menor do que é hoje e do que era há alguns anos. Em contrapartida, as oportunidades gerenciais, científicas e tecnológicas, principalmente no setor de Tecnologia da Informação, se multiplicarão e serão cada vez mais procuradas. Atentar a esse detalhe pode ajudar não apenas os empresários, mas alertar os jovens que ainda não se inseriram no mercado de trabalho. Buscar áreas ligadas a tal segmento quando chegar o momento de escolher uma profissão ou uma especialização é, portanto, uma boa estratégia. Ainda que a adaptação das empresas brasileiras a esse modelo seja lenta se comparada a outros países, ela está acontecendo. Devido ao alto índice de aceitação do mercado, muitos grupos empresariais estão demonstrando interesse. Casos de sucesso no mundo todo estimulam cada vez mais os investidores. Portanto, por mais que os indicadores ainda sejam humildes no país, de uma hora para outra, um grande surto de ocorrências pode — e precisa — acontecer.

Qual o perfil dos profissionais da Indústria 4.0?

Na Indústria 4.0, tudo é novo (principalmente para nós, brasileiros). Quando tal rotina se tornar realidade no país, é primordial que todos estejam prontos para enfrentar os novos desafios que o mercado vai apresentar. A indústria do futuro requer profissionais preparados. Para que isso seja possível, os requisitos abaixo devem ser preenchidos.

QI digital

Trata-se da capacidade que profissionais e equipes precisam ter para, de fato, viverem a era da transformação digital dos modelos de trabalho. Isso inclui toda a cadeia hierárquica de um processo produtivo. Todos precisam estar sintonizados e entender os benefícios das inovações tecnológicas, que são a base para o melhoramento de toda uma empresa. É preciso, ainda, entender que a transformação digital não é um processo acabado: ela é mutável e evolui a todo o momento. Estudar, atualizar-se, especializar-se, pensar fora da caixa e trabalhar em equipe são diferenciais que impactam diretamente no aproveitamento das oportunidades disponíveis no mercado.

Gestão inovadora

Para sobreviver em um ambiente no qual a inovação é um dos pilares da evolução constante, é preciso ter a mesma visão e acompanhar essa enxurrada de novidades. Um gestor inovador não é aquele que segue o efeito manada, correndo na direção para a qual os demais estão se dirigindo. Trata-se daquele que consegue enxergar potencial em novas tecnologias ou oportunidades. Criar estratégias, planejá-las e executá-las no momento ideal são as qualidades esperadas de um gestor inovador. Os afobados, aventureiros e despreparados tendem a caminhar rumo ao fracasso — e esses perfis não são ideais em nenhum tipo de negócio.

Multidisciplinaridade

Você não precisa ser um especialista em diversas áreas, mas deve ter a capacidade de entender sobre vários assuntos com facilidade, principalmente se estiver no topo da hierarquia de um grupo de colaboradores. Ideias, problemas ou soluções aparecerão todos os dias e, portanto, saber tratar cada um deles faz parte de seu papel como gestor. Ler bastante, informar-se, estudar, debater, reconhecer suas dificuldades e pedir ajuda: tudo é válido para adquirir mais conhecimento e se tornar um profissional com capacidades multidisciplinares.

Criatividade

Mentes criativas são grandes diferenciais na era da evolução digital. Apesar de a criatividade ser considerada um dom por alguns, ela pode ser estimulada, treinada e desenvolvida plenamente em qualquer pessoa disposta a aprender. Profissionais com essa característica aguçada são essenciais em todos os modelos de negócios. Graças à facilidade de desenvolver soluções e à ótica diferenciada perante diversas situações, qualidades apresentadas por eles, muitos casos de sucesso são verificados em todo o globo. Portanto, estimule sua criatividade, abuse dela e faça exercícios diários para que haja um maior desenvolvimento de suas capacidades. Neste artigo, vimos a realidade em que nos encontramos no mercado atualmente. No decorrer do tempo, isso tende a mudar, sendo que outras capacidades serão exigidas dos profissionais. Novos conceitos são desenvolvidos a cada dia, ao passo que é preciso se atualizar constantemente para acompanhar toda essa evolução. Mesmo que não esteja pronto para adotar os padrões da Indústria 4.0, seja por falta de conhecimento, orientação ou recursos financeiros — ou até por não existir a necessidade em seu cenário atual —, é importante saber que se trata de uma realidade em todo o mundo, inclusive no Brasil. Sua empresa está preparada para enfrentar esse desafio? Após entender mais sobre a 4ª Revolução Industrial, chegou a hora de divulgar todo esse conhecimento com sua equipe e seus parceiros comerciais. Compartilhe nosso conteúdo nas redes sociais e ajude outras pessoas que precisam se atualizar sobre o assunto!... Leia mais

Como é possível melhorar o ciclo de vendas?

Toda empresa deseja obter lucro, e isso pode acontecer através do aumento das vendas dos produtos e serviços. Assim, uma forma de obter sucesso é a realização de um ciclo de vendas, utilizado para determinar os passos necessários para concluir as vendas de um estabelecimento. Esse é um modelo que consegue se adaptar aos mais diversos tipos de nichos de mercado  com ele, você pode montar o seu ciclo de vendas de acordo com as necessidades do seu negócio. Montar um ciclo, contudo, exige um esforço na hora de traçar as estratégias para que ele não tenha etapas desnecessárias. Ficou interessado no assunto? Então continue a leitura do nosso artigo para saber o que é um ciclo de vendas, como ele funciona e como você pode utilizá-lo com sucesso na sua empresa.

O que é um ciclo de vendas?

O ciclo de vendas estrutura todo o passo a passo necessário para concluir uma venda e deixar o cliente satisfeito. Ele começa desde o primeiro contato do lead com o seu negócio e vai até o pós-venda. A partir daí, forma-se um ciclo, já que é chegado o momento de alimentar esses novos clientes transformando-os em leads, para que eles voltem e, quem sabe, tornem-se clientes fiéis. O problema é que, se esse ciclo for muito extenso e durar meses, o negócio começará a ficar sem capital e começará a ter problemas financeiros. Além disso, a empresa pode levar muito tempo tentando fechar negócio e o cliente encerrar o processo antes de fechar a compra acarretando prejuízos de tempo e de dinheiro.

Como funciona o ciclo de vendas?

Não há um modelo fixo de ciclo de vendas, mas há algumas etapas que podem ser encontradas na grande maioria deles, não importando em qual mercado você atua. São elas:
  1. prospecção: aqui, você deverá procurar quais são os seus clientes em potencial, ou seja, aqueles com os quais você tem mais chances de fechar negócio. Pode usar, por exemplo, uma ferramenta de CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) para esse fim;
  2. contato inicial: nessa etapa, você deve determinar de que forma entrará em contato com esse cliente. Será por e-mail? Por uma ligação? É preciso escolher a melhor opção;
  3. qualificação: apesar de toda essa preparação, nem todos os leads que você conquistou estão prontos para realizar a compra. Portanto, separe aqueles que estão mais maduros para fazer o próximo passo;
  4. apresentação: é nesse momento que você apresentará o seu produto e sua proposta comercial;
  5. avaliação: aqui você deverá negociar a sua venda e também ter paciência para aguardar que o cliente avalie a sua proposta;
  6. fechamento: finalmente você conseguiu vender a sua solução para esse lead;
  7. pós-venda: nesse ponto, você deve entrar em contato com esse cliente para saber se ele está satisfeito com a compra que fez e se há considerações a serem feitas.
Essas são as etapas mais essenciais de um ciclo de vendas e ele deve ser feito com o mínimo necessário para evitar complicações financeiras para a empresa e também o abandono dos clientes no meio do ciclo.

Como melhorar o ciclo de vendas?

Existem diversas estratégias que podem ser usadas para melhorar o seu ciclo de vendas. Veja quais são elas:

Planejamento comercial

Ao fazer um planejamento comercial você consegue identificar quais pontos da empresa precisam ser melhorados ou até modificados completamente. A partir disso, é possível elaborar novas estratégias e também traçar metas condizentes com a situação atual do seu negócio. Faça uma análise de cada detalhe, monte um plano de ação e determine o momento ideal para colocá-lo em prática.

CRM

O CRM é uma ferramenta excelente para aquelas empresas que tenham como meta satisfazer ao máximo os seus clientes e traçar a estratégia mais adequada no momento das vendas. Com ele, você consegue oferecer um maior preparo para o seu ciclo de vendas e fica mais fácil identificar as métricas, ou seja, os resultados do seu ciclo.

Gestão de funis de vendas

É no funil de vendas que a empresa poderá identificar em qual estágio do ciclo cada cliente está, separando-os para que haja uma melhor organização do processo e redução de erros. Os números que são encontrados no funil significam tanto a situação atual quanto projeções para o futuro. Ao fazer a gestão do seu funil de vendas, o tempo gasto entre as fases do ciclo diminui.

Automação de proposta comercial e orçamentos

Existe uma etapa no ciclo de vendas chamada qualificação, e é nela que a empresa definirá quais clientes continuam caminhando pelo ciclo de vendas. É nesse ponto que entra a automação de orçamentos e propostas comerciais. Você pode separar esse grupo de pessoas e enviar as documentações por e-mail para que possam ser analisadas as propostas.

Automação dos pedidos de venda

Quer deixar a sua equipe de vendas mais eficiente e reduzir as etapas do ciclo de vendas chegando mais rápido à etapa de fechamento? Então a automação das vendas é algo que você precisa fazer dentro da empresa. Com isso, fica mais fácil aproveitar cada oportunidade que aparece, é possível ter uma previsão de venda mais precisa e também priorizar as etapas mais importantes do ciclo.

Automação de contratos

Automatizar os contratos é uma ideia excelente, especialmente para as empresas prestadoras de serviços. São esses contratos que geram grande parte da receita, na maioria das vezes e, portanto, precisam de total atenção. Fica mais fácil, assim, fechar vendas com os clientes que chegaram até a última etapa do ciclo sem muita burocracia. Ao automatizar as suas vendas fica muito mais tranquilo concluir o ciclo com rapidez. Contar com um sistema que possa fazer essa parte do trabalho, permite que a equipe tenha mais tempo para se dedicar a tarefas igualmente importantes, como o pós-venda, por exemplo. Com uma ferramenta de automatização, você conseguirá ter um bom CRM e automação de propostas em um só lugar, além de uma melhor organização do funil de vendas. Dessa forma, os clientes passarão muito mais rapidamente pelas etapas do seu ciclo de vendas. Quer ficar atualizado sobre ferramentas e receber dicas de como melhorar as vendas da sua empresa? Então, siga-nos nas redes sociais: LinkedIn, Facebook, Instagram e Twitter!  ... Leia mais

Qual é a importância do relatório de vendas e o que mensurar?

Vender é uma das principais funções dentro das empresas, pois é dessa atividade que provém os lucros da organização que, entre outros aspectos, garante a sua sobrevivência no mercado. É por isso que o processo deve ser feito com planejamento estratégico e os relatórios de vendas têm um papel importante nesse quesito. A atividade de vendas está em constante evolução e os clientes acompanham essa curva, sempre exigindo novas maneiras de abordagem e formas de relacionamento para optarem por comprar de uma empresa e não de sua concorrente. E, para mensurar essas exigências dos clientes e também outros fatores, acompanhar resultados mensuráveis e quantificados é muito importante para o profissional de vendas. Por isso, a relevância da elaboração e acompanhamento de relatórios completos. Mas qual é, efetivamente, o papel do relatório de vendas nas empresas, como criar esse documento e quais são os dados que devem ser analisados? Tudo isso será respondido nos tópicos a seguir. Então não deixe de acompanhar!

Qual é o papel do relatório de vendas no meio empresarial?

Os relatórios de vendas têm um importante papel nas empresas, pois podem ser úteis não apenas para o setor comercial, mas também para outras áreas da Organização. Isso se justifica pelo fato de que o documento pode incluir informações úteis para o departamento de marketing, por exemplo, que poderá produzir peças publicitárias e anúncios que vão ao encontro daquilo que é desejado pelos clientes, pois haverá mais conhecimento sobre as necessidades e anseios dessas pessoas. Outra área da empresa que pode ser beneficiada com o relatório é o setor de cobranças, que poderá ter uma listagem completa das vendas realizadas em determinado período. Dessa forma, é possível agilizar a abordagem para que os clientes paguem por aquilo que foi comprado ou contratado, evitando as inadimplências. Logo, o relatório de vendas também contribui para a boa saúde financeira da organização. Vale destacar que o relatório de vendas também contribui para tomadas de decisões estratégias. Isso porque, de acordo com as métricas obtidas em um determinado período, por exemplo, o gestor poderá verificar o que deu certo e o que deu errado, reestruturando o planejamento estratégico nos pontos destacados.

Como criar relatórios de vendas eficientes?

Para criar um relatório de vendas é preciso seguir um passo a passo básico, de modo que não se deixe passar nenhuma informação relevante que precise estar presente no documento. Veja a seguir algumas dicas de como fazer um relatório eficiente.

Registre apenas as informações relevantes

Não perca tempo preenchendo muitas informações desnecessárias em seu relatório. Analise o que realmente é preciso e evite perder muito tempo com registros irrelevantes.

Padronize os seus relatórios

Recomenda-se que os relatórios tenham um layout padrão, que deve ser seguido por todos os vendedores da empresa. Assim, fica mais fácil de localizar informações e coletar dados de forma ágil para definir métricas. No Ploomes é possível mensurar os resultados na aba de Relatórios, de forma padronizada.

Inclua metas

Para uma questão comparativa, é importante que sejam incluídas metas nos relatórios. A ideia é que o vendedor possa entender qual é o valor estimado de vendas que se espera que ele faça e, caso não seja possível cumpri-lo, deve-se buscar meios para tornar isso viável.

Defina prazos

Os vendedores precisam criar a cultura de descrever as suas tarefas. Por isso, a inclusão de prazos para a entrega do material é necessária. Assim, todos terão uma data para produzir os relatórios, não postergando as entregas para datas que vão além do exigido pela organização.

Quais dados e métricas devem constar em um relatório de vendas?

Os dados e métricas que devem fazer parte de um relatório de vendas varia de acordo com cada empresa, uma vez que cada negócio tem as suas necessidades específicas para serem cumpridas. Entre as principais métricas, que geralmente estão presentes em relatórios de vendas de áreas diversas, estão as descritas a seguir.

Taxas de conversão

As taxas de conversão têm o objetivo de fazer com que a empresa entenda qual é o retorno dos investimentos realizados, o que não inclui apenas dinheiro, mas também tempo e força de trabalho. Desde quando uma pessoa toma conhecimento dos produtos ou serviços oferecidos por uma empresa, ela entra em um processo chamado de funil de vendas, que segue uma série de etapas até que a compra seja efetivada. As taxas de conversão, portanto, demonstram quantas das pessoas que ingressaram no funil chegaram até o final e se tornaram clientes da organização.

Ticket médio

O ticket médio indica se a empresa está tendo lucros ou prejuízos, pois demonstram o valor médio de compras que cada cliente faz em uma empresa. Para fazer esse cálculo é preciso fazer uma divisão entre o faturamento bruto da organização e o volume de vendas ou então entre o total em dinheiro e o número de clientes atendidos no período.

Quantidade de negócios fechados

Também é importante que os relatórios contenham a quantidade de vendas realizadas por dia. No caso de não serem cumpridas as metas, deve-se avaliar quais fatores estão fazendo com que isso aconteça.

Interações realizadas

Os vendedores precisam colocar em seu relatório diário a quantidade de visitas a clientes, ligações telefônicas feitas ou e-mails enviados. Assim, é possível identificar quais das abordagens são mais eficientes e também perceber se é necessário diminuir ou intensificar as interações agendadas. Outro ponto interessante é fazer a identificação de qual desses canais é mais eficiente e traz mais vendas para a empresa.

Qual é o papel do sistema de automação da força de vendas nesse processo?

Para otimizar o seu trabalho no que se refere às vendas, recomenda-se que você tenha um sistema de automação comercial. Trata-se de uma ferramenta inovadora, que substitui as planilhas no Excel, sistemas ERPs e outros similares, em uma única plataforma. Com esse tipo de ferramenta é possível fazer relatórios de vendas completos, integrando-os a outros documentos, como o funil e as propostas automatizadas. Tudo isso em uma interface intuitiva e fácil de ser utilizada. O Ploomes é um sistema que integra todas essas funcionalidades e pode contribuir significativamente para a produção de relatórios de vendas na sua empresa. Tudo isso garantirá mais lucratividade e organização para o seu negócio. Para saber mais sobre o sistema e entender os nossos serviços, recomendamos que curta a nossa página no Facebook. Assim você receberá as nossas novidades sempre em primeira mão, diretamente na sua linha do tempo.... Leia mais

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