Investir em Saas tornou-se uma estratégia inteligente e
inovadora, sobretudo para empresas que não dispõem de mão de obra e recursos para manter uma estrutura tecnológica. Ao contratar um software para otimizar a gestão da sua empresa, você precisa estar atento para evitar falhas nas implantações, capazes de colocar toda a sua operação em risco.
Para garantir a efetividade do serviço, você deverá acompanhar todo o processo — antes, durante e depois da implantação da solução. Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos este pequeno guia, que apresenta as 5 principais causas de falhas nas implantações. Conheça cada uma delas a seguir!
Entenda o conceito básico de Saas
Saas é a sigla para Software as a Service, ou em sua tradução literal, software como serviço. Esse modelo de serviço é realidade em pequenas, médias e grandes empresas de sucesso em todo o mundo e consiste em oferecer uma plataforma em nuvem contratada mediante assinatura — geralmente mensal, semestral ou anual.
Existem inúmeras alternativas de serviços que podem ser contratadas, como
ERPs, CRMs, entre outras. Após a implantação do Saas, o cliente deixa de se preocupar com a manutenção do software, atualizações, bancos de dados e infraestrutura, por exemplo. Tudo isso fica por conta da empresa responsável por oferecer o serviço.
Implementar o software na sua empresa costuma ser simples, desde que você se prepare devidamente para isso. Para garantir uma boa implantação, evite cometer as seguintes falhas:
1. Não planejar o processo de implantação
O primeiro passo para evitar falhas de implantação é o planejamento. Esse é o momento de definir quais são os principais objetivos que precisam ser alcançados com a contratação de uma solução e quais resultados são esperados.
É também o momento em que você deve ter total conhecimento de sua empresa. Para isso, faça um diagnóstico das suas necessidades, fraquezas, gargalos que necessitam ser eliminados e como cada um desses pontos pode ser resolvido.
Para que isso seja possível, um cronograma deve ser definido e executado em paralelo com as atividades cotidianas da empresa. Dessa maneira, é possível evitar a paralisação total dos serviços mais importantes durante a implantação dos serviços contratados.
2. Não conhecer o verdadeiro potencial das ferramentas
Quando pensamos em investir em ferramentas de gestão, o primeiro passo costuma ser pesquisar na internet quais soluções estão disponíveis. O único problema é que após descobrirem um sistema com potencial para suprir suas necessidades, muitas pessoas tentam utilizá-lo intuitivamente por conta própria e aí está o erro.
É preciso compreender que, simples ou complexo, o processo de implantação de uma solução Saas deve sempre ocorrer com a orientação de um profissional, que precisa entender quais são as suas necessidades e como a ferramenta vai auxiliar na gestão de seu negócio.
Nunca tente realizar o processo todo sozinho ou com ajuda apenas de sua equipe interna de TI, pois eles não são capacitados no uso da solução Saas. O verdadeiro potencial da ferramenta só pode ser descoberto por meio de tutoria de um especialista.
3. Não abandonar soluções antigas
Quando uma solução Saas é contratada, é preciso utilizá-la, alimentá-la e fazer com que ela evolua junto ao seu negócio. Infelizmente, muitas empresas, mesmo depois de finalizar a implantação, acabam recorrendo a recursos antigos, como planilhas, documentos e até formulários impressos para controlar demandas que fazem parte das ferramentas contratadas no Saas.
Um dos principais benefícios de
uma ferramenta completa de automação é a integração das informações, tornando os dados acessíveis e auditáveis. Ao recorrer a soluções antigas em paralelo, todos os dados, documentos,
propostas comerciais etc. ficam fora do banco de dados principal e, com o passar do tempo, podem se perder.
Se a empresa investiu recursos na contratação de uma solução em nuvem, o ideal é tirar toda a vantagem do serviço. Se há alguma dificuldade em seu uso, basta solicitar auxílio da equipe de suporte.
4. Não capacitar os usuários corretamente
Ao contratar um serviço, é preciso treinar todos os colaboradores envolvidos. Ainda assim, procure oferecer capacitações e cursos de reciclagem regularmente para que nenhuma dúvida fique sem resposta.
Bons provedores de Saas costumam disponibilizar diversos materiais ricos que auxiliam no dia a dia do usuário. Existem inúmeras possibilidades, como:manuais;
Além do treinamento com todos os colaboradores, uma boa ideia é que um deles seja definido como agente multiplicador, ou seja, um colaborador que recebe uma carga horária de treinamento maior e participa mais ativamente das interações com a empresa provedora do Saas.
Esse colaborador se torna uma peça importante no processo, sanando dúvidas mais simples de forma rápida e sem a necessidade de consultar o time de suporte na hora de elaborar uma
proposta comercial, por exemplo. Com o passar do tempo, toda a equipe ficará alinhada e especializada no uso da ferramenta.
5. Não encarar a implantação de Saas como investimento
Infelizmente, ainda existem gestores que acreditam que contratar uma solução de Saas gera um desperdício de recursos financeiros. O fato é que ao tomar essa decisão, você vai fazer um bom investimento.
Não pense apenas no preço, mas nos benefícios em curto, médio e longo prazo. Procure imaginar quanto a empresa teria de investir para possuir uma estrutura e um time de especialistas tal como os que a solução Saas oferece.
Na realidade, não é preciso fazer cálculo algum. Está claro que manter um parque tecnológico robusto e um time extremamente capacitado demanda investimentos de que poucas empresas podem dispor. É por esse motivo que investir em soluções completas de Saas se torna a opção mais viável.
Ainda existem diversos outros motivos que podem ocasionar falhas nas implantações de Saas ou de qualquer outro modelo de sistema de gestão. O importante é fazer testes, dialogar com os times de vendas da ferramenta e pedir feedback a seus colaboradores, afinal, eles serão os principais usuários do sistema.
Agora que você já sabe o que evitar, é hora de aprender o que deve fazer. Criamos um guia para apresentar
como é o processo de implantação em Saas. Não deixe de conferir!...
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