Blog da Ploomes

5 fatores sobre a importância de ter uma equipe de Customer Success

Customer Success (sucesso do cliente) é uma estratégia que surgiu com as empresas de SaaS para manter seus clientes por mais tempo e assim reter mais receita. É comprovado que empresas que conseguem maiores receitas e crescem rapidamente possuem fortes estratégias de Customer Success.
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6 ferramentas essenciais para uma gestão eficiente de sua empresa

Desde a popularização do computador pessoal na década de 80, a inovação tecnológica revolucionou quase todas as formas de trabalho. Se tudo isso começou com a necessidade de automatizar tarefas repetitivas, calcular de forma mais rápida e guardar informações digitalmente, hoje a tecnologia possui um papel muito maior e abrangente.... Leia mais

Vai contratar um CRM? Confira um passo importante no processo: a Implantação

A escolha de um CRM é um momento importante e decisivo para qualquer equipe, uma vez que envolve uma série de fatores. Nesse momento, lida-se com a substituição de um sistema antigo que geralmente já não atende às necessidades, mas é velho conhecido de todos da empresa. Algo semelhante ocorre com o caso das planilhas que, embora não sejam a ferramenta mais apropriada para o controle comercial, tornam-se atrativas ao passo que sua aplicação no dia a dia está internalizada e não há necessidade de um processo de aprendizado para seu uso. É natural, então, que essa fase cause certo receio em toda a equipe, que geralmente está focada nas tarefas do dia a dia para bater as metas no final do mês e muitas vezes não consegue enxergar a importância da substituição da tecnologia utilizada. A implantação de um novo sistema é momento determinante para o sucesso de todo o trabalho futuro com a nova solução, e por isso precisa acontecer de forma estruturada. Se você está pensando em contratar um sistema de CRM, confira algumas dicas da equipe de Pós Venda da Ploomes para saber o que fazer depois de encontrar a plataforma ideal para seu negócio. A Implantação Assim que acontece a escolha do CRM a ser utilizado, tem-se início um passo muito importante em direção ao sucesso de uso: a implantação. É o momento em que um especialista no sistema escolhido fará uma análise específica do seu modelo de negócio e ramo de atuação, e poderá, através de sua experiência indicar as melhores práticas para que atendam as necessidades do cliente e permitam a conclusão do processo de implantação dentro do menor período de tempo possível, e com a maior economia de recursos humanos e materiais. É um momento intenso que exige dedicação e esforço de todos da equipe, mas que traz resultados no curto, médio e longo prazo, como a familiarização da equipe com as funcionalidades, a motivação para a continuidade do uso e então a possibilidade de usar informações em análises estratégicas. A figura do Implantador Para que esse processo aconteça da melhor forma, além da figura do especialista no sistema, é de suma importância que seja feita a escolha de um implantador dentro da equipe. Essa pessoa será responsável por fazer a ponte entre o fornecedor do sistema e sua própria equipe, apresentando demandas, particularidades do dia a dia de funcionamento de sua empresa e dentro disso, alinhando expectativas de resultados. Além disso essa pessoa terá o papel de envolver os demais colegas no processo, por isso precisa estar motivado e com vontade de aprender. Recomenda-se então que seja um papel ocupado pela gestão da empresa e/ou da equipe de vendas, pois espera-se que a pessoa tenha conhecimento do processo, da equipe e de quais são os objetivos da área. É importante citar também que a figura do implantador também é responsável por compilar o conhecimento gerado durante o processo, a fim de disseminá-lo da melhor forma dentro de sua empresa, garantindo a continuidade de uso do sistema para os próximos membros da equipe. A definição de papéis Nesse sentido uma grande responsabilidade do implantador é a definição de papéis para cada usuário do sistema. Isso significa que ele deve analisar a equipe com base nas atividades diárias de cada um, e definir, dentro disso, como cada um utilizará o sistema, quais são as responsabilidades de cada membro da equipe, em qual momento e de que forma isso deverá aparecer na ferramenta. É uma postura importante para o alinhamento do grupo, o que facilita a familiarização com o sistema a continuidade da utilização e da gestão, pois cria padrões de uso que poderão ser analisados para obter informações estratégicas, também permite o direcionamento da equipe, deixando claro quais são as atividades realizadas dentro de um programa, e permitindo que seja dado um feedback a respeito do que ficou faltando. Planejamento Com isso em mente tem-se início o processo de Implantação em si, que geralmente se divide em momentos de diagnóstico e mapeamento de processos, customização e treinamento. Na Ploomes a etapa inicial da Implantação é chamada de Planejamento, e é composta por uma conversa entre o especialista e o implantador na qual são alinhadas as expectativas da empresa com a utilização do sistema e particularidades do dia a dia da equipe de vendas que trabalhará com a ferramenta: o que a empresa faz, como acontece a entrada de clientes, como funciona o processo comercial, quantos usuários terão acessos, como o trabalho é feito hoje, necessidades de automações e inclusão de dados, e por fim, qual o gatilho chave para que o usuário identifique que a implantação do sistema deu certo em sua empresa. É nessa fase também que será traçado um planejamento de duração do processo de implantação, tendo em vista as necessidades específicas e complexidade de cada negócio. Configuração Com base nos insights gerados na fase de Planejamento parte-se para a etapa de Configuração, na qual a conta será parametrizada de acordo com as necessidades mencionadas. É uma etapa importante principalmente na implantação de sistemas que permitem um nível elevado de configuração, pois é o momento de adequar a ferramenta às necessidades da empresa de forma estrutural, ou seja, essa fase contribuirá para deixar o trabalho diário o mais natural possível. Ao identificar-se com os parâmetros encontrados no sistema, a definição de papéis dos membros da equipe fará sentido e adoção de uso será facilitada, uma vez que a ferramenta estará pronta para receber as atividades do dia a dia. Usabilidade Depois de feita a configuração da conta, é o momento de simular o processo da equipe de forma prática dentro da ferramenta. Nesse momento ocorrerá de fato a definição do que cada usuário será responsável por fazer no sistema, em que momento ele deve atuar, e quais serão os resultados buscados através das atividades pelos gestores. Nesse momento o implantador estará munido de conhecimentos e materiais, e deve usá-los para montar um treinamento prático para sua equipe, de acordo com o formato preferido pelos usuários. É nesse ponto também que serão testados na prática todos os parâmetros definidos e as formas de utilização, a fim de aproveitar o momento de início de input das informações na conta para fazer quaisquer ajustes que sejam necessários. Adoção Passadas todas as fases da Implantação, o cliente está apto a migrar para o processo de Adoção, no qual será acompanhado por um especialista ao longo do tempo, que o ajudará a validar se os objetivos definidos durante o processo anterior estão sendo atingidos, e de que forma ele poderá ter um rendimento cada vez maior dentro das possibilidades oferecidas pelo sistema. É possível perceber assim que o processo de Implantação é definitivo para o sucesso da utilização de uma ferramenta de CRM e que garante o alinhamento entre os resultados esperados e as possibilidades dadas pelo sistema, permitindo que todos os envolvidos se beneficiem e evitem o retrabalho e a frustração trazido pela troca de ferramenta. Nesse sentido a participação de todos os membros da equipe de forma comprometida, assim como a figura do gestor e do especialista selecionado pela empresa fornecedora do sistema torna-se chave para o bom andamento do processo. Portanto no momento da contratação de um CRM considere em sua análise empresas que trabalham com uma metodologia de implantação, valorizando esse quesito ao fazer a sua escolha. ... Leia mais

CategoriaOnboarding

Ferramentas essenciais para uma gestão eficiente

6 ferramentas essenciais para uma gestão eficiente de sua empresa

Desde a popularização do computador pessoal na década de 80, a inovação tecnológica revolucionou quase todas as formas de trabalho. Se tudo isso começou com a necessidade de automatizar tarefas repetitivas, calcular de forma mais rápida e guardar informações digitalmente, hoje a tecnologia possui um papel muito maior e abrangente.... Leia mais

Vai contratar um CRM? Confira um passo importante no processo: a Implantação

A escolha de um CRM é um momento importante e decisivo para qualquer equipe, uma vez que envolve uma série de fatores. Nesse momento, lida-se com a substituição de um sistema antigo que geralmente já não atende às necessidades, mas é velho conhecido de todos da empresa. Algo semelhante ocorre com o caso das planilhas que, embora não sejam a ferramenta mais apropriada para o controle comercial, tornam-se atrativas ao passo que sua aplicação no dia a dia está internalizada e não há necessidade de um processo de aprendizado para seu uso. É natural, então, que essa fase cause certo receio em toda a equipe, que geralmente está focada nas tarefas do dia a dia para bater as metas no final do mês e muitas vezes não consegue enxergar a importância da substituição da tecnologia utilizada. A implantação de um novo sistema é momento determinante para o sucesso de todo o trabalho futuro com a nova solução, e por isso precisa acontecer de forma estruturada. Se você está pensando em contratar um sistema de CRM, confira algumas dicas da equipe de Pós Venda da Ploomes para saber o que fazer depois de encontrar a plataforma ideal para seu negócio. A Implantação Assim que acontece a escolha do CRM a ser utilizado, tem-se início um passo muito importante em direção ao sucesso de uso: a implantação. É o momento em que um especialista no sistema escolhido fará uma análise específica do seu modelo de negócio e ramo de atuação, e poderá, através de sua experiência indicar as melhores práticas para que atendam as necessidades do cliente e permitam a conclusão do processo de implantação dentro do menor período de tempo possível, e com a maior economia de recursos humanos e materiais. É um momento intenso que exige dedicação e esforço de todos da equipe, mas que traz resultados no curto, médio e longo prazo, como a familiarização da equipe com as funcionalidades, a motivação para a continuidade do uso e então a possibilidade de usar informações em análises estratégicas. A figura do Implantador Para que esse processo aconteça da melhor forma, além da figura do especialista no sistema, é de suma importância que seja feita a escolha de um implantador dentro da equipe. Essa pessoa será responsável por fazer a ponte entre o fornecedor do sistema e sua própria equipe, apresentando demandas, particularidades do dia a dia de funcionamento de sua empresa e dentro disso, alinhando expectativas de resultados. Além disso essa pessoa terá o papel de envolver os demais colegas no processo, por isso precisa estar motivado e com vontade de aprender. Recomenda-se então que seja um papel ocupado pela gestão da empresa e/ou da equipe de vendas, pois espera-se que a pessoa tenha conhecimento do processo, da equipe e de quais são os objetivos da área. É importante citar também que a figura do implantador também é responsável por compilar o conhecimento gerado durante o processo, a fim de disseminá-lo da melhor forma dentro de sua empresa, garantindo a continuidade de uso do sistema para os próximos membros da equipe. A definição de papéis Nesse sentido uma grande responsabilidade do implantador é a definição de papéis para cada usuário do sistema. Isso significa que ele deve analisar a equipe com base nas atividades diárias de cada um, e definir, dentro disso, como cada um utilizará o sistema, quais são as responsabilidades de cada membro da equipe, em qual momento e de que forma isso deverá aparecer na ferramenta. É uma postura importante para o alinhamento do grupo, o que facilita a familiarização com o sistema a continuidade da utilização e da gestão, pois cria padrões de uso que poderão ser analisados para obter informações estratégicas, também permite o direcionamento da equipe, deixando claro quais são as atividades realizadas dentro de um programa, e permitindo que seja dado um feedback a respeito do que ficou faltando. Planejamento Com isso em mente tem-se início o processo de Implantação em si, que geralmente se divide em momentos de diagnóstico e mapeamento de processos, customização e treinamento. Na Ploomes a etapa inicial da Implantação é chamada de Planejamento, e é composta por uma conversa entre o especialista e o implantador na qual são alinhadas as expectativas da empresa com a utilização do sistema e particularidades do dia a dia da equipe de vendas que trabalhará com a ferramenta: o que a empresa faz, como acontece a entrada de clientes, como funciona o processo comercial, quantos usuários terão acessos, como o trabalho é feito hoje, necessidades de automações e inclusão de dados, e por fim, qual o gatilho chave para que o usuário identifique que a implantação do sistema deu certo em sua empresa. É nessa fase também que será traçado um planejamento de duração do processo de implantação, tendo em vista as necessidades específicas e complexidade de cada negócio. Configuração Com base nos insights gerados na fase de Planejamento parte-se para a etapa de Configuração, na qual a conta será parametrizada de acordo com as necessidades mencionadas. É uma etapa importante principalmente na implantação de sistemas que permitem um nível elevado de configuração, pois é o momento de adequar a ferramenta às necessidades da empresa de forma estrutural, ou seja, essa fase contribuirá para deixar o trabalho diário o mais natural possível. Ao identificar-se com os parâmetros encontrados no sistema, a definição de papéis dos membros da equipe fará sentido e adoção de uso será facilitada, uma vez que a ferramenta estará pronta para receber as atividades do dia a dia. Usabilidade Depois de feita a configuração da conta, é o momento de simular o processo da equipe de forma prática dentro da ferramenta. Nesse momento ocorrerá de fato a definição do que cada usuário será responsável por fazer no sistema, em que momento ele deve atuar, e quais serão os resultados buscados através das atividades pelos gestores. Nesse momento o implantador estará munido de conhecimentos e materiais, e deve usá-los para montar um treinamento prático para sua equipe, de acordo com o formato preferido pelos usuários. É nesse ponto também que serão testados na prática todos os parâmetros definidos e as formas de utilização, a fim de aproveitar o momento de início de input das informações na conta para fazer quaisquer ajustes que sejam necessários. Adoção Passadas todas as fases da Implantação, o cliente está apto a migrar para o processo de Adoção, no qual será acompanhado por um especialista ao longo do tempo, que o ajudará a validar se os objetivos definidos durante o processo anterior estão sendo atingidos, e de que forma ele poderá ter um rendimento cada vez maior dentro das possibilidades oferecidas pelo sistema. É possível perceber assim que o processo de Implantação é definitivo para o sucesso da utilização de uma ferramenta de CRM e que garante o alinhamento entre os resultados esperados e as possibilidades dadas pelo sistema, permitindo que todos os envolvidos se beneficiem e evitem o retrabalho e a frustração trazido pela troca de ferramenta. Nesse sentido a participação de todos os membros da equipe de forma comprometida, assim como a figura do gestor e do especialista selecionado pela empresa fornecedora do sistema torna-se chave para o bom andamento do processo. Portanto no momento da contratação de um CRM considere em sua análise empresas que trabalham com uma metodologia de implantação, valorizando esse quesito ao fazer a sua escolha. ... Leia mais

Como a centralização de dados impacta no meu dia a dia como gestor

Chegou o dia da reunião da equipe. Você é o gestor da área e precisa dar um feedback geral de como foi o desempenho da equipe, como estão as vendas, conversões, principais métricas da área. Mas, onde estão os dados que precisam ser analisados para obter essas informações? Em 65348 planilhas do Excel, que você mal sabe onde estão, qual foi a última a ser atualizada, se todas as informações estão mesmo ali ou se acompanham o modelo padrão que você havia solicitado. Uma loucura não é mesmo?! De fato, é bem complicado analisar dados quando não estão centralizados em um único lugar. E é aqui que um CRM entra para te salvar dessa preocupação. A centralização de dados gera muitos benefícios à equipe comercial e não apenas ao gestor responsável por acompanhar os KPI’s da área. De modo geral, o vendedor consegue trabalhar de uma forma mais fluida e ágil, enquanto o gestor tem total controle do que está acontecendo, em tempo real. Abaixo segue uma lista de benefícios da centralização de dados: Controle da operação em tempo real Uma das principais dificuldades ao usar planilhas do Excel, é não ter as informações em tempo real do que sua equipe está fazendo. Como saber se estão precisando daquela ajuda para finalizar uma negociação específica? Se a sua equipe for pequena, 1 ou 2 vendedores já será difícil, imagina se de repente sua equipe quadriplica e você ainda está no Excel? Melhor nem imaginar o desafio gigantesco que seria. Ao centralizar os dados em um CRM, você tem controle das atividades e históricos que seus vendedores estão imputando na plataforma, além de acompanhar as tarefas futuras que eles têm pendentes. Com esses dados em mãos, fica muito mais fácil de agir proativamente a fim de colaborar e tornar mais tranquilo o dia a dia deles. Análise do Forecast: controle da previsibilidade do processo comercial O Forecast revela pontos importantes para o bom funcionamento do processo comercial, e apesar de ser um indicador de previsão, gera muitos insights interessantes aos gestores. Analisando as oportunidades que foram fechadas versus a previsão estabelecida anteriormente, é possível identificar erros no processo e também necessidades de contratação, por exemplo. É necessário que o gestor tenha total controle de: quantos leads precisam ser gerados para que a sua equipe consiga bater a meta, quanto tempo a equipe gasta em cada etapa do funil e como isso reflete nas conversões, se existe alguma etapa que torna o processo mais difícil para a equipe. Analisar o histórico é muito importante, considerando o contexto atual para ter uma previsibilidade mais confiável. Aqui o alinhamento de expectativa é realmente primordial para todos, sem contar que conhecer como o seu time de vendas costuma trabalhar e agir perante à cada resultado, garante uma previsão de sucesso assertiva mesmo diante das possíveis variações do processo. Organização e integração com outros departamentos Por mais organizada e bem formatada que seja a sua planilha, a partir do momento que muitas pessoas estão acessando o documento, o risco de que o formato seja editado ou alguma informação seja inserida fora do padrão é enorme. Uma vez que os dados estão dentro de uma plataforma que já tem um formato padrão de input de dados, edição, inserção de históricos, eliminamos essa possibilidade. Nesse ponto facilitamos não apenas a busca por informações, como também eliminamos o risco de perda de dados. Outro benefício, não menos importante, é a unificação da comunicação. Possibilitando que os vendedores possam obter informações entre si ou até mesmo com o seu gestor diretamente. Expandindo um pouquinho mais esse relacionamento, podemos impactar na comunicação com outros setores da empresa tornando o processo muito mais claro para todos. São inúmeros os benefícios e vantagens da centralização de dados: organização, integração entre departamentos, maior conhecimento dos clientes, possibilidade de análise de dados mais assertivos, segurança para decisões estratégicas, análise de performance da equipe entre tantos outros. Todo gestor precisa ter um controle seguro de tudo que está acontecendo na operação, e se posso dar um conselho é: comece pela centralização de dados. Quanto antes esse ponto for realizado, menos dor de cabeça você terá no futuro. Se a sua informação está espalhada por diversas planilhas e/ou sistema, é possível que algum dado importante seja perdido no caminho e afete diretamente em suas decisões, seja por não ter a informação necessária ou por ter uma informação desatualizada. Garantindo que os dados estejam em um único lugar, é o primeiro passo para o sucesso da sua área, sua gestão e consequentemente sucesso de toda empresa :) Conheça agora a calculadora de ROI do Ploomes e entenda quanto seu investimento retorna para sua empresa.... Leia mais

Conheça as 5 principais causas de falhas nas implantações

Investir em Saas tornou-se uma estratégia inteligente e inovadora, sobretudo para empresas que não dispõem de mão de obra e recursos para manter uma estrutura tecnológica. Ao contratar um software para otimizar a gestão da sua empresa, você precisa estar atento para evitar falhas nas implantações, capazes de colocar toda a sua operação em risco. Para garantir a efetividade do serviço, você deverá acompanhar todo o processo — antes, durante e depois da implantação da solução. Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos este pequeno guia, que apresenta as 5 principais causas de falhas nas implantações. Conheça cada uma delas a seguir!

Entenda o conceito básico de Saas

Saas é a sigla para Software as a Service, ou em sua tradução literal, software como serviço. Esse modelo de serviço é realidade em pequenas, médias e grandes empresas de sucesso em todo o mundo e consiste em oferecer uma plataforma em nuvem contratada mediante assinatura — geralmente mensal, semestral ou anual. Existem inúmeras alternativas de serviços que podem ser contratadas, como ERPs, CRMs, entre outras. Após a implantação do Saas, o cliente deixa de se preocupar com a manutenção do software, atualizações, bancos de dados e infraestrutura, por exemplo. Tudo isso fica por conta da empresa responsável por oferecer o serviço. Implementar o software na sua empresa costuma ser simples, desde que você se prepare devidamente para isso. Para garantir uma boa implantação, evite cometer as seguintes falhas:

1. Não planejar o processo de implantação

O primeiro passo para evitar falhas de implantação é o planejamento. Esse é o momento de definir quais são os principais objetivos que precisam ser alcançados com a contratação de uma solução e quais resultados são esperados. É também o momento em que você deve ter total conhecimento de sua empresa. Para isso, faça um diagnóstico das suas necessidades, fraquezas, gargalos que necessitam ser eliminados e como cada um desses pontos pode ser resolvido. Para que isso seja possível, um cronograma deve ser definido e executado em paralelo com as atividades cotidianas da empresa. Dessa maneira, é possível evitar a paralisação total dos serviços mais importantes durante a implantação dos serviços contratados.

2. Não conhecer o verdadeiro potencial das ferramentas

Quando pensamos em investir em ferramentas de gestão, o primeiro passo costuma ser pesquisar na internet quais soluções estão disponíveis. O único problema é que após descobrirem um sistema com potencial para suprir suas necessidades, muitas pessoas tentam utilizá-lo intuitivamente por conta própria e aí está o erro. É preciso compreender que, simples ou complexo, o processo de implantação de uma solução Saas deve sempre ocorrer com a orientação de um profissional, que precisa entender quais são as suas necessidades e como a ferramenta vai auxiliar na gestão de seu negócio. Nunca tente realizar o processo todo sozinho ou com ajuda apenas de sua equipe interna de TI, pois eles não são capacitados no uso da solução Saas. O verdadeiro potencial da ferramenta só pode ser descoberto por meio de tutoria de um especialista.

3. Não abandonar soluções antigas

Quando uma solução Saas é contratada, é preciso utilizá-la, alimentá-la e fazer com que ela evolua junto ao seu negócio. Infelizmente, muitas empresas, mesmo depois de finalizar a implantação, acabam recorrendo a recursos antigos, como planilhas, documentos e até formulários impressos para controlar demandas que fazem parte das ferramentas contratadas no Saas. Um dos principais benefícios de uma ferramenta completa de automação é a integração das informações, tornando os dados acessíveis e auditáveis. Ao recorrer a soluções antigas em paralelo, todos os dados, documentos, propostas comerciais etc. ficam fora do banco de dados principal e, com o passar do tempo, podem se perder. Se a empresa investiu recursos na contratação de uma solução em nuvem, o ideal é tirar toda a vantagem do serviço. Se há alguma dificuldade em seu uso, basta solicitar auxílio da equipe de suporte.

4. Não capacitar os usuários corretamente

Ao contratar um serviço, é preciso treinar todos os colaboradores envolvidos. Ainda assim, procure oferecer capacitações e cursos de reciclagem regularmente para que nenhuma dúvida fique sem resposta. Bons provedores de Saas costumam disponibilizar diversos materiais ricos que auxiliam no dia a dia do usuário. Existem inúmeras possibilidades, como:manuais; Além do treinamento com todos os colaboradores, uma boa ideia é que um deles seja definido como agente multiplicador, ou seja, um colaborador que recebe uma carga horária de treinamento maior e participa mais ativamente das interações com a empresa provedora do Saas. Esse colaborador se torna uma peça importante no processo, sanando dúvidas mais simples de forma rápida e sem a necessidade de consultar o time de suporte na hora de elaborar uma proposta comercial, por exemplo. Com o passar do tempo, toda a equipe ficará alinhada e especializada no uso da ferramenta.

5. Não encarar a implantação de Saas como investimento

Infelizmente, ainda existem gestores que acreditam que contratar uma solução de Saas gera um desperdício de recursos financeiros. O fato é que ao tomar essa decisão, você vai fazer um bom investimento. Não pense apenas no preço, mas nos benefícios em curto, médio e longo prazo. Procure imaginar quanto a empresa teria de investir para possuir uma estrutura e um time de especialistas tal como os que a solução Saas oferece. Na realidade, não é preciso fazer cálculo algum. Está claro que manter um parque tecnológico robusto e um time extremamente capacitado demanda investimentos de que poucas empresas podem dispor. É por esse motivo que investir em soluções completas de Saas se torna a opção mais viável. Ainda existem diversos outros motivos que podem ocasionar falhas nas implantações de Saas ou de qualquer outro modelo de sistema de gestão. O importante é fazer testes, dialogar com os times de vendas da ferramenta e pedir feedback a seus colaboradores, afinal, eles serão os principais usuários do sistema. Agora que você já sabe o que evitar, é hora de aprender o que deve fazer. Criamos um guia para apresentar como é o processo de implantação em Saas. Não deixe de conferir!... Leia mais

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