O que é workflow e qual a importância?

Você sente que perde muito tempo da sua rotina procurando por informações em documentos, e-mails e conversas espalhadas? Então você sente falta de um fluxo de trabalho. Para […]
Blog da Ploomes
16/11/2021 | 9 min
o que é workflow

Você sente que perde muito tempo da sua rotina procurando por informações em documentos, e-mails e conversas espalhadas? Então você sente falta de um fluxo de trabalho.

Para garantir uma gestão eficiente e assertiva nos negócios, precisamos falar de workflow e qual o seu impacto no sucesso de uma operação comercial.

Para entender o que significa e por que utilizar um workflow em sua empresa, leia este artigo até o final e descubra como melhorar seus resultados com ele!

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Então, o que é um workflow?

Em português conhecido como “fluxos de trabalho”, os workflows, como o próprio nome revela, são fluxos que organizam o modo como os processos são realizados nas empresas

Podemos dizer, então, que o workflow é uma solução benéfica para o aumento de eficiência da gestão e da melhoria contínua das ações realizadas. 

Traduzindo para o dia a dia da área comercial, por exemplo, se trata de uma sequência lógica de etapas que podem ser automatizadas. 

Quando auxiliados por automações, checklists e notificações, o workflow serve como um guia para registrar, compilar e organizar dados e informações necessários, assim como os próximos passos de cada operação. 

Ou seja, é uma solução fundamental para a organização e o bom funcionamento de equipes multidisciplinares. Afinal, quanto mais detalhes e pessoas envolvidas em projetos, maiores serão as chances de erros, falhas e até esquecimentos.

o que é workflow

Como se pronuncia workflow?

Popularmente conhecido como workflow, a pronúncia do termo é feita somando a união das palavras work (trabalho) + flow (fluxo), o que seria algo como “uôrquiflou”.

Dessa forma, o termo transmite literalmente a ideia de fluxos de trabalho, como já citamos anteriormente. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Sales Hackers, 74% das empresas não fazem uma boa gestão dos seus indicadores de vendas, o que significa que apenas 26% das empresas atuais realmente dão a devida atenção aos fluxos de trabalho e garantem uma boa gestão dos seus processos.

Daniel Pink, em seu livro Drive, compartilha que o segredo do sucesso na gestão comercial e na administração dos negócios, é justamente a necessidade que as pessoas têm de evoluir

Por isso, se você deseja contribuir com a evolução dos seus negócios e garantir o sucesso da gestão comercial é fundamental entender como encaixar o workflow em seus processos.

E como funciona um workflow?

O workflow vai organizar um processo separando-o em fases (ou etapas). Dessa forma, é possível acompanhar a evolução de um projeto.

Isso pode acontecer com o intermédio de uma ferramenta, ou mesmo com a utilização de outros métodos como o kanban. Contudo, é importante não confundir um workflow com um processo. 

O workflow garante a gestão de processos mas não se trata de um. Trata-se de uma cadeia de ações feitas regularmente com suas regras, condicionais e tarefas que precisam ser cumpridas. 

Com esse organograma, fica mais fácil visualizar e acompanhar processos que normalmente seriam muito complexos. Justamente por isso, é cada vez mais comum encontrarmos empresas que contam com workflows de processos. 

O workflow de processos

Os processos podem ser definidos como atividades realizadas, muitas vezes divididas em tarefas menores que são expostas de forma lógica e ordenada. Por sua vez, o workflow é a ferramenta que melhora a organização de cada processo de uma organização.

Agora pense em empresas que atuam com cenários complexos no mercado B2B. Para que os objetivos sejam atingidos, existem inúmeros processos que precisam do devido cuidado e acompanhamento para que as vendas sejam feitas e os resultados apareçam, por exemplo. 

Indústrias, distribuidoras, empresas que fornecem serviços de tecnologia, assim como qualquer outra modalidade de negócio que envolva processos complexos, precisam contar com workflows para garantir a produtividade e a boa performance comercial.

Isso porque 65% dos vendedores passam a maior parte do tempo em atividades que não estão relacionadas com vendas. Logo, garantir que o tempo em que eles estejam atuando seja produtivo, é crucial para o fechamento dos negócios.

E o workflow voltado para equipes de RH? 

Outra modalidade que precisa de um workflow recorrente é o departamento de Recursos Humanos (RH) de uma empresa. A responsabilidade por diversas tarefas administrativas e pessoais requer muita organização e disciplina.

Nessa hora, novamente o workflow aparece como um excelente aliado e tem conquistado cada vez mais usuários, seja para a gestão de novas contratações ou mesmo para processos burocráticos do dia a dia.

Então, quando uma equipe de RH conta com um sistema de workflow eficiente, dispõe da automação dos principais processos, como o envio de informações via e-mail para candidatos ou responsáveis pelos processos seletivos ou mesmo notificando sobre o andamento das operações, por exemplo.

Com a personalização de um sistema de workflow, é importante destacar também que as possibilidades são inúmeras. Tudo irá depender de como funciona a operação de cada empresa. 

Assim, podemos concluir que o workflow contribui com a descentralização dos processos de RH e permite maior agilidade e segurança no dia a dia.

Veja agora 5 maneiras diferentes para utilizar um workflow em sua empresa 

Vamos entender melhor como um sistema de workflow pode ser utilizado de diferentes formas de acordo com a realidade e, principalmente, a necessidade de cada negócio.

Ad hoc, administrativo, colaborativo, produtivo e transacional são alguns exemplos de aplicações, já ouviu falar? Veja como são essas aplicações na prática:

Ad hoc

Ad hoc é um termo que significa “para isto” ou “para esta finalidade”. Neste caso, não existem regras específicas para cada projeto, tendo as etapas e regras sendo criadas de acordo com cada necessidade específica.

No sistema de workflow se trata basicamente de uma solução mais flexível onde a utilização pode ser adaptada às necessidades do usuário.

De maneira geral, este tipo de workflow costuma ser indicado para pequenos grupos ou mesmo para trabalhos individuais, visto que as chances de conflito ou divergências serão menores. 

Administrativo

No caso do workflow administrativo, o fluxo de trabalho costuma ser indicado para operações mais burocráticas e administrativas, como o nome sugere. A razão é que em casos como estes, estamos falando de tarefas mais repetitivas e de pouca complexidade.

E como se tratam de tarefas administrativas, os sistemas de gestão, como o CRM (Customer Relationship Management) são excelentes aliados, podendo ser utilizado inclusive de maneira conjunta e complementar. 

Colaborativo

Como o próprio nome indica, os workflows colaborativos são os que dependem do esforço, participação, ou mesmo da aprovação de vários indivíduos para a conclusão de uma tarefa.

Geralmente esses fluxos de trabalho envolvem colaboradores de diversas áreas de uma empresa que tenham objetivos em comum. 

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Produtivo

Há também o workflow produtivo. Ele é recomendado para equipes ou empresas que realizam atividades similares (ou mesmo repetitivas) de maior complexidade com recorrência mensal.

Para exemplificar melhor, podemos citar as operações bancárias necessárias para o funcionamento de qualquer empresa, ou mesmo a inserção de informações sensíveis em sistemas de vendas

Transacional 

Por fim, temos o workflow transacional que reúne projetos de diversas naturezas em apenas um lugar. Podemos dizer, então, que são fluxos de trabalho realizados em conjunto, mas em unidades distintas, garantindo a simultaneamente da realização e maior produtividade para as equipes.

Neste caso as tarefas podem ser automatizadas visando o rápido andamento das atividades, porém necessitam de aprovação humana para garantir o funcionamento adequado de cada etapa.

6 vantagens do uso de um workflow

o que é workflow

Se você chegou até aqui, já entendeu o que é um workflow e a sua importância. Além de tudo o que já citamos ao longo do conteúdo, podemos destacar 6 vantagens do uso dessa ferramenta: 

  1. Agilidade no gerenciamento de tarefas
  2. Maior fluidez no desenvolvimento dos processos
  3. Diminui a quantidade de erros e burocracias desnecessárias
  4. Otimiza tempo e os serviços executados
  5. Reduz a quantidade de gastos e investimentos
  6. Simplifica a comunicação entre as equipes

Como fazer um workflow 

Agora que você já conhece as vantagens de um workflow para sua empresa, vamos entender como criar um fluxo de trabalho? 

Em primeiro lugar, conheça e analise muito bem os processos internos da sua empresa. Afinal, apenas com um diagnóstico real sobre o seu negócio é que os próximos passos podem ser definidos. 

Feito isso, é importante definir os responsáveis por cada etapa do projeto, só assim é possível manter o controle do andamento de cada atividade. Então, defina o início do projeto. 

Depois faça uma listagem de tarefas, desvios e ações a serem realizadas e por fim, indique o objetivo final. Isso porque, todo fluxo de trabalho precisa de um começo e também de algo que indique sua conclusão. 

Vamos recapitular? 

  1. Conheça os processos da sua empresa;
  2. Defina responsáveis por cada tarefa;
  3. Determine o início de cada projeto;
  4. Realize uma lista de tarefas e ações;
  5. Indique o final de cada ação.

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Por que as empresas precisam de um workflow? 

Podemos concluir então, que contar com um sistema de workflow é uma excelente forma de reduzir desperdícios e custos operacionais, mas principalmente de aumentar a eficiência e a eficácia das operações de uma empresa.

Com um sistema de workflow também é possível expandir a rentabilidade e identificar novas maneiras de agregar valor à rotina comercial do negócio. Além disso, com essa solução a organização também garante maior agilidade na entrega de projetos relevantes para o desenvolvimento da empresa de forma geral. 

O trabalho em equipe é estimulado e devidamente acompanhado, já que o workflow  oferece o suporte necessário para que isso aconteça. Assim como a comunicação acontece de forma mais facilitada. Dessa forma, a tomada de decisão também acontece de forma mais rápida e assertiva. 

Não se esqueça de que um workflow pode ser utilizado de muitas maneiras, como vimos ao longo do conteúdo, seja de forma manual ou automatizada. A definição vai depender do contexto e da situação em que ele será inserido em sua operação comercial. O mais importante é aproveitar todo o seu potencial! 

Este conteúdo foi útil para você? Então deixe seu comentário abaixo e continue de olho em nosso blog para saber mais.

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