A importância da homologação de fornecedores para uma empresa vai além de encontrar parceiros de abastecimento aptos para atender às necessidades da companhia. Essa prática também contribui para mitigar riscos, reduzir custos, garantir a qualidade do que está sendo adquirido, entre diversas outras vantagens.
O processo de homologação tem o objetivo de qualificar uma empresa fornecedora antes de incluí-la na cadeia de suprimentos de um negócio. Ele é realizado a partir de parâmetros definidos por quem contrata, os quais precisam ser alinhados às características e particularidades da gestão do negócio.
Isso significa que você tem total liberdade para definir quais critérios os fornecedores precisam atender para serem contratados. Por exemplo, se a sua empresa atua sobre os pilares ESG, pode exigir que todos que se relacionem com ela trabalhe da mesma forma.
Pode exigir certificações e licenças específicas do setor, relatórios de sustentabilidade, entre outros documentos.
Independentemente de quais sejam suas exigências, é fundamental ter em mente que esse processo é uma forma de proteger o seu negócio de diversos problemas, incluindo financeiros e até mesmo reputacionais.
Quer entender melhor a importância da homologação de fornecedores? Basta continuar a leitura deste artigo que explicaremos em detalhes!
Afinal, qual a importância da homologação de fornecedores?
Homologar fornecedores é extrema importância para qualquer empresa, seja qual for o porte ou segmento. E entre os motivos, está o fato que esse processo ajuda a:
- mitigar riscos;
- reduzir custos;
- garantir a qualidade das aquisições;
- aumentar a eficiência dos processos.
1. Mitigar riscos
Durante a homologação é feita uma análise inicial de como a empresa fornecedora atua, o que ela oferece, como trabalha, entre outras características. Essa avaliação ajuda a identificar potenciais riscos que ela pode gerar para o seu negócio, a exemplo dos ambientais, sociais, jurídicos, entre outros.
2. Reduzir custos
Fazer essa primeira análise também ajuda a reduzir os custos, pois o time de compras e procurement tem a chance de comparar fornecedores e de encontrar os que oferecem os melhores preços e condições de pagamento dentro dos critérios exigidos pela sua empresa.
3. Garantir a qualidade das aquisições
Seguindo esse mesmo princípio, é possível detectar quais fornecedores trabalham com produtos e/ou serviços alinhados aos padrões de qualidade que o seu negócio precisa e exige.
Sobre isso, é essencial ter em mente que a qualidade do que é fornecido afeta diretamente o que sua empresa entrega para os clientes finais. Logo, esse é um critério que não pode ser deixado de lado, ainda que o objetivo seja economizar no gasto total com abastecimento.
4. Aumentar a eficiência dos processos
Outro ponto que reforça a importância da homologação de fornecedores é a possibilidade de aumentar a eficiência do processo de compra.
Uma das razões pelas quais isso acontece é que, ao homologar empresas fornecedoras, fica mais fácil firmar parcerias de longo prazo com esses parceiros comerciais. Dessa forma, diminui-se a necessidade de buscar novos fornecedores a cada rodada de abastecimento.
Por que homologar fornecedores?
Como comentamos logo na abertura deste artigo, a importância da homologação de fornecedores vai muito além de apenas encontrar empresas qualificadas para atender a sua.
Essa prática também é fundamental para:
- manter seu negócio em conformidade: pois contribui para avaliar se o fornecedor em potencial cumpre diferentes leis e normas;
- diminuir o risco de desabastecimento: visto que ajuda a encontrar parceiros comerciais confiáveis e que atendem pontualmente as datas de entrega;
- chegar ao melhor custo-benefício: pela possibilidade de comparar preços, como já mencionado;
- impedir problemas com os clientes finais: tanto pela garantia de qualidade dos insumos/serviços quanto por evitar atrasos no fornecimento que podem afetar o fluxo produtivo da sua empresa e, consequentemente, a entrega das soluções aos seus consumidores.
Como funciona a homologação de fornecedores? 5 passos!
Agora que ficou clara a importância da homologação de fornecedores, resta apenas explicar como realizar esse processo com eficiência, concorda?
Já falamos aqui que cada negócio é livre para definir como homologar as empresas fornecedoras que pretende contratar, se lembra? Ainda assim, há um passo a passo comum a todas as companhias que é interessante ser seguido. Consiste em:
- definir critérios;
- pesquisar fornecedores;
- avaliar os cadastros das empresas fornecedoras;
- verificar preços e condições de pagamento oferecidos;
- escolher o fornecedor e seguir para a contratação.
1. Definir critérios
Comece definindo quais critérios os fornecedores precisam atender para serem considerados aptos à contratação. Esses parâmetros devem ser alinhados ao seu modelo de negócio, características, forma de trabalho, valores, metas, entre outras características.
2. Pesquisar fornecedores
O passo seguinte consiste em encontrar bons fornecedores. Essa busca pode ser online, em site como o Google, ou ainda:
- por indicação de outros profissionais ou parceiros de negócio;
- participação em eventos;
- contatando diretamente os fabricantes, dependendo do segmento.
3. Avaliar os cadastros das empresas fornecedoras
Ao encontrar potenciais fornecedores, é possível solicitar que preencham um formulário da sua empresa, com todos os dados e informações necessários para avaliar se são bons candidatos à sua rede de abastecimento ou não.
Tão logo receber os formulários, eles devem ser avaliados e, se necessário, comparados para chegar à empresa fornecedora mais qualificada.
4. Verificar preços e condições de pagamento oferecidos
Neste momento, preços e condições de pagamento oferecidos também devem ser considerados e analisados.
Dependendo do planejamento estratégico da sua empresa, esses critérios podem até ser considerados eliminatórios. Tenha cuidado apenas para não tentar saving a todo custo e comprometer a qualidade dos produtos/serviços adquiridos.
5. Escolher o fornecedor e seguir para a contratação
Após passar por todos esses passos, possivelmente você terá na sua frente o fornecedor ideal. Ao encontrá-lo, pode seguir para a etapa da contratação, mas não sem antes alinhar com ele todos os detalhes dessa parceria e registrar tudo o que for acordado em contrato, a fim de proteger sua empresa de problemas futuros.
Como assegurar eficiência na homologação de fornecedores?
A melhor forma de assegurar a eficiência na homologação de fornecedores é usando a tecnologia a seu favor. Afinal, realizar manualmente o passo a passo que acabamos de explicar demanda tempo e eleva consideravelmente as chances de erros.
Com o SRM (Supplier Relationship Management) certo, esse processo é automatizado, aumentando a produtividade do time de compras e procurement e reduzindo o tempo necessário para encontrar bons fornecedores para a sua empresa.
