Se você é gestor de vendas, já percebeu como as despesas comerciais pressionam o caixa, reduzem a previsibilidade e criam atritos entre áreas. Elas crescem silenciosamente, somando reembolsos mal documentados, viagens ruins e SaaS ociosos.
Quando mal geridos, esses gastos corroem margens e comprometem indicadores de produtividade. Sem a visibilidade adequada das despesas por rota e por vendedor, você não enxerga o retorno por atividade, e os gastos acabam virando risco de caixa.
Mas, cortar “linha a linha”, sem critério de valor, pode destruir receita futura. Um exemplo é o caso das viagens corporativas: estudos setoriais mostram que viagens seguem importantes no ciclo B2B. Assim, um corte nesta linha, simplesmente baseado na análise do valor total gasto, poderia comprometer a geração de nova receita para a empresa.
O verdadeiro diferencial está em controlar estrategicamente as despesas comerciais, de modo a extrair mais valor delas. Ou seja, não se trata apenas de reduzir custos, mas de direcionar cada real investido em prospecção, vendas externas e incentivos para gerar maior retorno. O que multiplica ROI é reorquestrar o gasto.
Neste artigo, vamos te ajudar a analisar as despesas comerciais da forma certa para reduzir gastos de maneira inteligente. Tudo para que sua equipe comercial entregue mais ROI e a área financeira ganhe previsibilidade. Confira!
O que se enquadra em despesas comerciais?
Quando falamos em despesas comerciais, estamos nos referindo a todos os gastos que surgem diretamente do esforço de vender. Ou seja, são aquelas despesas ligadas à operação do time de vendas e marketing, como:
- Salários e comissões;
- Mídia e eventos;
- CRM e ferramentas;
- Logística de amostras;
- Viagens e eventos de relacionamento com prospects.
O ponto central é que essas despesas não estão ligadas diretamente à produção do produto ou serviço, mas sim à atividade de levar esse produto até o cliente.
Quais são os custos comerciais?
Na prática, quando alguém pergunta por custos comerciais, quer saber o que varia com o esforço de vender versus o que é fixo para manter a máquina rodando.
Neste contexto, os gastos com a operação comercial pode ser separada em quatro blocos:
- Variáveis ligadas ao volume: comissões, prêmios, logística de visitas, kits, brindes;
- Semi‑variáveis: diárias, telecom, combustível com tetos de gastos;
- Fixas da operação comercial: SaaS, CRM, telefonia, frota, treinamento;
- Alocações compartilhadas: BI, jurídico para contratos, parte da TI.
Os custos comerciais precisam refletir a jornada do seu time: operações de field sales têm maior peso de deslocamento e hospedagem. Já as operações de inside sales têm maior peso de telefonia, dados e sistemas.
A boa prática é amarrar cada despesa a um indicador de atividade, como visita efetiva e proposta enviada, para enxergar produtividade e ROI por vendedor, conta e/ou região.
Como calcular despesas comerciais?
Calcular despesas comerciais corretamente vai além de juntar comprovantes de gastos no fim do mês. Para que esse cálculo seja útil de verdade, ele precisa te dar clareza sobre quanto custa vender e se esse valor está retornando em receita.
O primeiro passo é classificar as despesas em categorias: transporte, hospedagem, alimentação, treinamentos, ferramentas de vendas e comissão de vendas. Essa divisão evita misturar tudo em um único bolo e facilita enxergar onde está o maior peso dos gastos.
Depois, é hora de aplicar métricas. Entre as mais relevantes estão:
- Custo de vendas por colaborador: total de despesas ÷ número de vendedores.
- Percentual de despesas comerciais sobre receita: total de despesas ÷ receita do período × 100.
- ROI das despesas comerciais: receita incremental gerada ÷ despesas comerciais.
Para ficar mais claro, considere o caso em que sua equipe de 10 vendedores gerou R$1,2 milhão em receita no trimestre e teve R$240 mil em despesas comerciais. O cálculo é simples:
- Despesa total ÷ número de vendedores = custo de vendas por colaborador
- R$240.000 ÷ 10 = R$24.000 por vendedor no período.
Isso significa que cada vendedor demandou, em média, R$24 mil para gerar resultados.
Agora, para analisar qual o percentual de despesas sobre a receita, com os mesmos dados, o cálculo é:
- (Despesas ÷ Receita) × 100 = %
- (R$240.000 ÷ R$1.200.000) × 100 = 20%.
Aqui, 20% da receita foi consumida por despesas comerciais. Se o benchmark do setor está em 15%, você já sabe que precisa investigar excessos.
Por fim, suponha que desses R$240 mil em despesas, R$60 mil foram destinados a viagens para grandes clientes, e que essas viagens resultaram em contratos adicionais de R$300 mil.
- Receita incremental ÷ despesa = ROI
- R$ 300.000 ÷ R$ 60.000 = 5
Ou seja, cada real investido em viagens retornou R$5 em receita, o que é um excelente ROI.
Esse tipo de cálculo prático não só ajuda o time financeiro a prever gastos como permite que você, gestor comercial, consiga defender o investimento em certas despesas mostrando o retorno direto que elas trazem para a empresa.
Como diminuir gastos com despesas comerciais?
Segundo o Panorama sobre a Gestão de Despesas Corporativas 2025, o setor comercial é o maior responsável pelos gastos corporativos da empresa. Isso pode indicar uma estratégia de otimização dos custos operacionais, especialmente relacionados a viagens e eventos.
Mas, reduzir despesas comerciais não significa cortar o cafezinho da reunião ou limitar visitas a clientes estratégicos. Trata-se de otimizar.
1. Identifique padrões
O primeiro passo essencial é analisar padrões.
Quem são os vendedores com maiores gastos e menores retornos? Qual região consome mais despesas operacionais de vendas e entrega menos receita?
Essa análise ajuda a criar políticas direcionadas, em vez de cortes generalizados.
2. Avalie o custo de processos acessórios
Em seguida, avalie processos de prestação de contas de deslocamentos e viagens.
Muitas vezes, o tempo gasto pela equipe para juntar todos os comprovantes e elaborar o relatório de despesas (ou rdv) custa mais do que a própria despesa.
E essa conta é fácil de fazer: um vendedor pode gastar de 20 minutos a 1 hora, em média, só para elaborar o relatório de despesas de uma viagem. Considerando que o salário dos vendedores seja de R$5.000, o valor do tempo gasto nesta atividade varia de R$8,33 a R$25,00.
Se o vendedor faz 3 viagens por semana, em um mês o custo dessa atividade será de:
3 x R$25,00 x 4 = R$300,00 por mês.
Isso para apenas um vendedor. Em uma equipe de 10 vendedores, o custo total será de R$3.000,00 com um processo acessório.
Sem falar no tempo gasto que, para cada vendedor, poderá variar de 4 a 12 horas por mês dedicadas à prestação de contas. Um tempo que poderia estar sendo melhor empregado em reuniões com prospects, realizando contatos de follow up, etc.
É importante destacar que a variação no custo e no tempo gasto na prestação de contas é diretamente afetada pela estrutura desse processo. Ou seja, pelas diretrizes definidas pela empresa, na política de despesas, sobre como essa prestação de contas deve ser feita.
Neste ponto, a regra é simples: se o processo não é essencial para a venda, é preciso automatizar para gastar menos tempo com ele.
E isso pode ser feito usando ferramentas como o Espresso, por exemplo, que é especialista em gestão de despesas e automatiza todo o fluxo de prestação de contas, desde a elaboração do rdv até a conferência final e aprovação pelo financeiro.
3. Renegocie com fornecedores
Outro ponto prático é renegociar contratos de hospedagem, transporte e alimentação. Firmar parcerias com redes específicas pode gerar economias recorrentes.
Além disso, use dados para justificar treinamentos de otimização de rotas ou melhores práticas de prospecção remota.
4. Revise a política de incentivos
Por fim, considere revisar a política de incentivos. Se mal estruturada, a comissão pode inflar os custos sem aumentar proporcionalmente o desempenho.
Ajustar modelos de comissionamento pode liberar verba para investimentos mais estratégicos.
Afinal, reduzir gastos não é restringir, é permitir que o time trabalhe com mais eficiência, transformando cada real em alavanca de crescimento.
Reembolso, adiantamento ou cartão corporativo: qual o melhor para controlar despesas de times externos?
Se você já acompanhou de perto o dia a dia de uma equipe de vendas externas, sabe que a forma de custear despesas faz toda a diferença na produtividade e no controle. Mas afinal, qual modelo é mais eficiente: reembolso, adiantamento ou cartão corporativo?
- Reembolso: funciona bem em equipes menores, mas traz riscos de atraso no pagamento e desmotivação. Além disso, o controle pode depender de relatórios manuais e auditorias demoradas;
- Adiantamento: reduz o estresse do vendedor em bancar custos do próprio bolso, mas pode gerar saldo não utilizado e maior esforço de conferência;
- Cartão corporativo pré-pago: hoje é a opção mais eficiente. O limite é definido pelo valor que é depositado no cartão, garantindo mais segurança no controle do orçamento de despesas de vendas. Além disso, a prestação de contas é facilitada, permite acompanhar despesas em tempo real, categorizar gastos automaticamente e integrar diretamente ao ERP.
Por isso, para equipes externas, o cartão corporativo é a solução que traz maior controle e previsibilidade. Ele reduz fraudes, facilita a análise de despesas de vendas e ainda ajuda a comparar resultados com o orçamento.
Mas atenção: não adianta apenas entregar cartões. É preciso definir políticas claras de uso, limites por categoria e relatórios periódicos de auditoria.
Quando bem implementado, o cartão corporativo transforma despesas comerciais em um mecanismo de inteligência de gestão.
Agora que você já sabe como lidar com as despesas comerciais para garantir o aumento do ROI da sua equipe, é hora de colocar a mão na massa e começar a aplicar no seu dia a dia. Aproveite para compartilhar este artigo com seus colegas e ajudá-los nesse desafio!
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