Blog da Ploomes
Como resolver o problema de excesso de planilhas

Planilhas, e-mails e mais planilhas

Microsoft Excel. Uma ferramenta simplesmente fantástica que acaba se tornando o maior pesadelo da área comercial de muitas empresas. Einstein dizia que não devemos julgar um peixe por sua capacidade de subir em árvores. Mas você já sabe como esta famosa expressão está relacionada às planilhas?
Diariamente, recebemos mensagens e ligações de gestores que buscam por uma solução comercial, tentando fugir das clássicas planilhas. Costumamos classificá-los em 2 principais grupos:
Os prevenidos

São aqueles gestores que, ainda em um momento de estruturação de seu processo comercial, enxergam ameaças futuras e já adotam práticas para evitá-las. Um discurso frequente desses gestores é:

“Atualmente organizamos toda a nossa base de clientes em planilhas, assim como informações relacionadas à prospecção. Porém, já senti algumas dificuldades com essa organização.”

Os desesperados

Normalmente, fazem seu primeiro contato via telefone. São gestores que, somente quando enfrentam graves consequências (como uma meta trimestral que ficou longe de ser alcançada), se desesperam em busca de uma solução para que uma experiência negativa não volte a acontecer. Nesses casos, os discursos são um pouco diferentes:

“Temos várias planilhas que são preenchidas, atualizadas e trocadas via e-mail semanalmente por minha equipe comercial. Já não tenho mais proximidade de meu processo e mal sei o que meus vendedores estão fazendo.”

A armadilha

Embora os “prevenidos” possuam, teoricamente, uma melhor visão de longo prazo de seus processos, em ambos os casos existe um erro em comum: Acreditou-se que um peixe, excelente nadador, conseguiria subir em uma árvore. Em outras palavras, esperou-se que a ferramenta mais utilizada hoje para a gestão de dados atendesse as necessidades de uma área comercial.

Infelizmente, mais cedo (prevenidos) ou mais tarde (desesperados) descobre-se que as clássicas planilhas lhe deixarão na mão. A diferença entre os dois grupos de gestores nesse momento é que, uma vez que estão mais avançados e já possuem um processo comercial bem definido, os desesperados enfrentam maiores dificuldades para qualquer reestruturação de seus processos, conforme ilustra o esquema abaixo.

area_comercial

Para que um processo seja bem desenhado, é necessário (porém não suficiente) que se conheça bem os recursos dos quais a empresa se utilizará. Esse conhecimento envolve as limitações de cada um deles. Tratando-se de planilhas, desenvolvemos um quadro (feito no Excel, claro!) cruzando necessidades frequentes de equipes comerciais, com o objetivo de esclarecer o quanto gestores e vendedores podem contar com planilhas para a gestão de prospecções.

excel_vendas

Esperamos ter causado uma reflexão em nossos leitores de quando se utilizar ou não desse recurso. Quando bem alocadas, planilhas são praticamente insubsituíveis! O mesmo se aplica a cada um de seus recursos que, quando bem alinhados, trarão um notável aumento da performance de sua equipe comercial.

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Octavio Garbi

Octavio Garbi

Head sales. Vou conhecer todos os países do mundo e vou me aposentar dando aula de matemática. Antes, só vou construir uma área de vendas escalável e previsível que impactará nossa economia levando tecnologia aos vendedores.

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