4 Dicas para Melhorar a Gestão de Custos Industriais

Avaliar custos nem sempre é uma ciência exata. Isso porque existem inúmeras variáveis que afetam o processo produtivo e o controle de qualidade atua de diversas formas sobre cada etapa.

O cuidado com as partes da produção também implica muitas vezes numa série de burocracias a cumprir para que a saúde do negócio não seja afetada.

Se considerarmos ainda potenciais falhas, vemos que a gestão de custos industriais têm uma série de desafios a enfrentar. Sabendo disso, o Grupo Aberdeen fez uma pesquisa listando quais são os principais desafios das indústrias nessa tarefa:

Vemos, portanto, que um fator comum é a falta de visibilidade e previsibilidade do processo produtivo e logístico. Sendo assim, traçaremos algumas soluções possíveis para esses desafios.

1) Conheça seus processos

A primeira etapa da solução de qualquer problema de gestão é conhecer, de fato, qual o conjunto de variáveis envolvidas no processo a ser resolvido.

Isso pode parecer evidente, mas as atividades industriais são dinâmicas, estando sempre em mudança. Como apontado pela maioria das empresas, a “falta de uma visão consolidada do custo de produto” é o maior desafio. É necessário ter um monitoramento que acompanhe essas alterações em tempo real.

Contudo, fazer esse acompanhamento de forma manual vai despender muito tempo, restando pouco espaço para o planejamento estratégico.                                                    

Uma das opções para solucionar esse desafio é a implantação de um sistema de gestão empresarial. Isso porque essas plataformas te oferecem maior visibilidade sobre a parte administrativa.

Dessa forma, os gestores de custos industriais conseguem acessar facilmente dados sobre quais são os fornecedores de matéria-prima, a receita mensal e os custos de logística.

Para acompanhar especificamente a produção, é possível implantar um sistema de PCP (Planejamento e Controle da Produção). Ele vai mostrar a condição de sua produção, o que vai permitir a identificação de processos que estão gerando custo adicional.

2) Conheça o seu mercado

Saber quantos clientes estão comprando e quais são os melhores fornecedores para o seu segmento é parte importante da gestão de custos industriais. Sem compradores não há demanda que sustente a produção, sem matéria-prima simplesmente não há produção.

Como mostrado pelo estudo da Aberdeen, outro desafio presente em muitas indústrias é a imprevisibilidade do custo de matéria-prima. Dois fatores podem estar afetando isso:

• Não há previsibilidade da demanda e, consequentemente, não é possível prever a quantidade de matéria-prima necessária;
• Não há previsibilidade de custo, porque o valor dos materiais está sempre em mudança.

Você enfrenta algum desses problemas? Então veja que ferramentas vão te ajudar a resolvê-los:

“Não há previsibilidade de demanda”

A demanda precisa ser previsível para que o controle de matéria-prima seja possível. Se comprar sempre mais do que o necessário, a produção fica garantida, mas os materiais ficam vulneráveis ao desgaste natural e seu orçamento fica mais apertado. Da mesma forma, comprar apenas o necessário pode gerar atrasos e escassez, deixando sua produção ociosa e seus clientes insatisfeitos.

Portanto, implantar uma plataforma de CRM pode ser a solução para esse problema. Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente é o acompanhamento de todo o ciclo de vida do seu cliente, desde a primeira abordagem até o fechamento da venda.

A partir da função do funil de vendas, é possível visualizar, de forma simples, quais clientes estão mais próximos de fechar negócio e quais ainda precisar ser abordados para avançar na negociação.

Depois, com um histórico de vendas já registrado no CRM, é possível gerar relatórios que mostrem a taxa de conversão dos seus potenciais clientes. Esse indicador te permitirá uma melhor estimativa da demanda futura e o melhor controle da matéria-prima necessária para produção.

“Não há previsibilidade de custo”

O preço de cada material também é uma variável importante para a gestão de custos industriais. Ligar para cada fornecedora e solicitar um orçamento é um processo que exige tempo e planejamento.

Mesmo com um bom preço, pode haver atrasos, troca de mercadorias e outros contratempos durante a entrega. Por isso é importante que se saiba da qualidade, não apenas dos produtos comprados, mas da logística da fornecedora.

Antigamente isso era feito por meio da indicação ou de benchmarking. Seus concorrentes ou parceiros compram de uma fornecedora que entrega bem, então você também passa a comprar dela.

Contudo, existem atualmente marketplaces voltados para a indústria. Assim como ocorre em sites de compra de produtos para consumidor final, é possível avaliar um produto ou fornecedora e essa avaliação será pública para os próximos compradores.

Assim, avaliar os custos envolvidos na compra dos materiais fica mais fácil. Se uma fornecedora tem uma nota mediana, mas é próxima, pode ser mais vantajoso que comprar de uma outra que tenha uma nota muito boa, mas fica em outro estado.

O que a gestão de custos industriais ganha com os marketplaces, portanto, é a visibilidade sobre o contexto geral de fornecedoras e melhor controle sobre o orçamento final.

3) Busque alternativas que aprimorem seu controle

Sabendo o que está sendo feito e quais vão ser as fornecedoras, é necessário estabelecer meios para que a estratégia definida seja desempenhada da maneira correta.

Isso porque a visibilidade lhe permite corrigir erros que afetem o custo final, mas uma estrutura preparada para evitar falhas impede que elas aconteçam em primeiro lugar.

Assim como a manutenção precisa ir além de consertar equipamentos defeituosos, a gestão de custos industriais depende da identificação de problemas antes mesmo deles surgirem.

Encontrar quais são seus pontos fracos e melhorá-los, vai permitir que sua indústria não fique apenas na defensiva. Evitando custos não programados, a gestão de custos industriais pode focar, de fato, na redução de custos operacionais.

Contudo, prever resultados vai além de uma boa base de dados. Veja abaixo alguns exemplos de ferramentas que podem te ajudar a criar projeções mais robustas dos seus custos de produção:

Gêmeos Digitais

Analisar novos métodos de produção que economizem recursos é uma boa alternativa, mas não é uma escolha sem riscos. Alterar os processos vai exigir mobilização de pessoal, recursos e equipamentos que nem sempre estão à disposição.

Ademais, sempre há a chance de não haver nenhuma melhoria significativa. Todo o investimento com essas alterações pode acabar gerando pouco ou até nenhum retorno.

Entretanto, com a evolução da coleta de dados em máquinas, surge uma nova oportunidade, os gêmeos digitais. Eles são nada mais do que simulações da sua produção e logística, baseados nas informações coletadas por seus equipamentos no decorrer da produção.

Quanto mais informações sobre quanto é produzido, qual o nível de exigência das máquinas e qual o tempo de cada etapa, mais robusta será a sua simulação e mais promissores serão os seus resultados.

Todas as previsões são feitas pelo computador, o que permite maior mobilidade para reavaliar custos e encontrar novas soluções para impactar menos o seu orçamento.

Além disso, os gêmeos digitais podem ajudar na prototipação de novos produtos. Assim, você consegue estabelecer mais rápido quais vão ser suas características e quais serão os custos envolvidos na produção.

Roteiro de Produção

Um roteiro de produção, assim como a gestão de custos industriais, também depende de conhecimento sobre a cadeia produtiva. Contudo, a diferença entre eles é que o roteiro visa estabelecer padrões processuais.

As vantagens do roteiro de produção não são tão diferentes dos benefícios de um roteiro de filme.

É a partir das instruções desse documento que os atores sabem o que precisa ser feito ou dito. Assim, o diretor pode focar em garantir a qualidade da atuação dos profissionais contratados.

Da mesma forma, com um roteiro de produção, seus operadores não precisam definir o que precisa ser feito do zero. A gestão de custos industriais que vai estabelecer as condições para usar os recursos da melhor forma e obter os produtos da melhor maneira.

O resultado disso é previsibilidade. Se todos sabem o que precisa ser feito, então é esperado que haja maior regularidade no processo produtivo.

Depois resta aos gestores de produção supervisionar a qualidade dos resultados e informar esses dados para a análise. Portanto, o roteiro de produção vai permitir melhor espaço para a definição de novas estratégias que utilizem menos materiais e gastem menos tempo.

Manutenção autônoma

As indústrias, principalmente as de base, precisam de uma manutenção rígida e eficiente. Não identificar falhas potenciais podem comprometer toda a sua linha de produção.

Nesse contexto, a responsabilidade não pode ficar focalizada apenas na equipe de manutenção. Todos os funcionários precisam ter o compromisso de manter o chão de fábrica no melhor estado possível.

Portanto, essa é a base da manutenção autônoma, uma manutenção que estimula a autonomia dos operadores. Ela consiste em oito princípios que estabelecem a formação de roteiros de limpeza, lubrificação e pequenos ajustes que vão aumentar a vida útil da máquina e garantir o melhor desempenho da produção.

Esses processos também vão motivar seus colaboradores a se identificar mais com a indústria e zelar pela segurança de seus colegas de trabalho.

Se quiser saber mais sobre esse conceito, temos este texto explicando cada etapa exigida pela manutenção autônoma, de forma a realmente envolver os colaboradores.

4) Centralize seus dados

Uma vez que os processos estão estabelecidos, é necessário que os dados extraídos da supervisão estejam indo para uma base única.

Precisar acessar mais de um serviço para poder fazer a apuração de custos pode gerar maior investimento de tempo e permitir que inconsistências passem despercebidas.

No lado de quem registra os dados, também é mais simples manter um único sistema. Isso porque dados que costumam se repetir passam a ser preenchidos automaticamente.

Para garantir essa integração, hoje existem uma série de sistemas integrados que facilitam a gestão e otimizam processos. Veja abaixo exemplos de plataformas que podem ser implantadas na indústria e ajudar na gestão de custos industriais:

ERP

Os sistemas de Enterprise Resource Planning, também conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ajudam na integração de todos os serviços administrativos da sua empresa.

Dessa forma, todos os dados ficam disponíveis numa base única, resultando em:

• Redução drástica do retrabalho por parte de quem faz o registro das informações, fornecendo dados mais confiáveis;
• Melhoria significativa da visibilidade por parte dos gestores, que acessam uma base mais robusta e simplificada.

Contudo, os ERPs têm sofrido com duas limitações evidentes: a falta de funcionalidades ajustadas às mais recentes inovações da Indústria 4.0 e o baixo engajamento por parte dos usuários.

Escolher um sistema mais recente, com possibilidade de realizar computação em nuvem, acompanhar dados em tempo real e integrar com outras plataformas vai aprimorar o desempenho do seu ERP e alinhar a indústria com as inovações mais recentes.

Sistemas de CRM

A demanda é a força motivadora da produção. Portanto, sem demanda, há um grande risco da indústria ficar estagnada no mercado e perder sua força de crescimento.

Os sistemas de CRM não servem apenas para facilitar o acompanhamento com o cliente, mas também para aumentar a sua força de vendas.

Se seus vendedores precisam gastar muito tempo realizando atividades burocráticas e menos tempo realmente vendendo, isso vai refletir no custo de produção também. 

Isso porque, assim como ocorre com outros setores, é necessário fazer a manutenção da área comercial. Caso o seu aparato de vendas não esteja dando retorno, será necessário realocar recursos para solucionar essas deficiências.

Contratar um novo funcionário pode ser custoso e o retorno dele vai depender da performance após alguns meses.

Com o uso de uma plataforma de CRM, contudo, é possível atender um maior número de clientes sem precisar fazer grandes alterações no quadro profissional.

Isso porque esses sistemas são capazes de automatizar processos, enquanto mantém seu registro. Se houver ainda a possibilidade de integrar ao ERP, a centralização dos dados é garantida e a gestão de custos industriais é capaz de se beneficiar também da visibilidade do CRM.

A gestão de custos industriais depende de visibilidade

Esperamos que as dicas acima possam ajudar sua indústria a avaliar melhor os custos e organizar melhor seus processos.

Para impulsionar seu negócio e garantir o máximo desempenho de todas as partes, é necessário adquirir ferramentas que unam facilidades operacionais com visibilidade estratégica.

Sem esses dois fatores, todos os setores, não apenas a gestão de custos industriais, precisarão gastar seus esforços apenas em manter o funcionamento da máquina, mas sem perspectiva de melhoria. A Indústria 4.0 exige novas soluções e o melhor jeito de traçar novos caminhos é poder olhar para o que já está sendo feito.