Criar um modelo de orçamento é importante para ter uma gestão financeira eficiente na sua empresa, organizando cada centavo de maneira que fique fácil entender de onde o dinheiro está vindo e para onde ele está indo.
Um orçamento bem estruturado, além disso, também permite que você forneça ao cliente um panorama completo dos produtos e serviços que está oferecendo, assim como outros gastos como mão de obra e instalação.
Uma dúvida comum para empreendedores é o que deve ter em um modelo de orçamento. Para isso, preparamos este conteúdo ensinando como criar o seu, ferramentas úteis no processo e um modelo gratuito para você usar.
A importância do modelo de orçamento
A elaboração de um modelo de orçamento serve para controlar as finanças de uma empresa, detalhando a receita das vendas e as despesas do negócio. No entanto, essa não é a única utilidade dessa solução.
Ao organizar um modelo de orçamento para o seu negócio, é possível oferecer produtos e serviços de maneira mais transparente aos seus clientes. Isso demonstra profissionalismo, algo que fortalece a confiança entre uma marca e seu público.
Tipos de modelos de orçamento
Como explicado anteriormente, existem diversos tipos de modelos de orçamento, cada um adaptado a uma necessidade específica.
A seguir, você confere alguns dos principais e como utilizá-los:
Orçamento pessoal
O orçamento pessoal é uma ótima alternativa para ter o controle das finanças individuais ou familiares sempre em dia.
Se você é empreendedor, usar um modelo de orçamento pessoal também serve para separar os gastos da sua casa com os do seu negócio, evitando misturar ambos – algo que pode virar uma bola de neve até o ponto de você não saber mais separar as coisas.
Esse tipo de orçamento ajuda a monitorar a entrada e saída de dinheiro e evitar endividamentos, permitindo que você veja onde pode economizar e como se planejar para o futuro. Um orçamento pessoal costuma ter categorias como gastos fixos, gastos variáveis, transporte, lazer e fundo de emergência, entre outros.
Orçamento empresarial
O orçamento empresarial é um dos pilares para manter a saúde financeira de qualquer negócio. Ele permite que a empresa planeje suas operações com base em receitas projetadas e despesas previstas, ajudando a manter as finanças controladas.
Um bom modelo de orçamento empresarial precisa ter campos para fazer uma análise detalhada de custos fixos e variáveis, previsão de receitas, margem de lucro esperada e fluxo de caixa.
Além de tudo isso, manter essas informações atualizadas é ótimo para o planejamento estratégico a curto, médio e longo prazo e para a identificação de oportunidades de crescimento ou cortes necessários, seja em colaboradores, serviços, entre outros.
Orçamento para projetos
O orçamento para projetos é utilizado para planejar e controlar os custos de um projeto específico, seja ele de curto ou longo prazo.
Este tipo de orçamento é especialmente importante para garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento estipulados para o cliente. Ele deve incluir todos os custos diretos e indiretos relacionados ao projeto, como materiais, mão de obra, equipamentos e outros recursos necessários para fazer a entrega do que foi contratado.
Um modelo de orçamento para projetos deve ser o equilíbrio entre a flexibilidade para acomodar mudanças no escopo do projeto e o detalhamento para evitar estouros de orçamento, surpreendendo o cliente de maneira negativa.
O que deve ter em modelo de orçamento?
Agora que você já sabe o que é um modelo de orçamento e conhece alguns dos tipos mais úteis para as suas finanças pessoais e da empresa, chegou o momento de conferir o que deve constar em um.
Separamos os principais campos que você precisa adicionar ao seu modelo:
- Dados da empresa: nome, endereço, telefone e e-mail;
- Dados do cliente: nome, endereço, telefone (de preferência com WhatsApp) e e-mail;
- Detalhes do serviço: detalhar os serviços ou produtos oferecidos, com descrições claras e objetivas sobre o problema que cada item vai resolver para o cliente;
- Investimento: valor total do orçamento;
- Pagamento: opções de pagamento (crédito, débito, boleto bancário, PIX, etc).
Campos adicionais podem ser incluídos no modelo de orçamento para atender a necessidades específicas, como prazo de entrega, garantias e outras informações relevantes que possam influenciar na decisão do cliente.
Proposta comercial
Caso o seu modelo de orçamento tenha muitas informações, uma dica útil é resumir os benefícios do serviço ou produto oferecido, destacando os pontos-chave da proposta comercial.
Tenha em mente que quanto mais texto sua proposta tiver, menores as chances do cliente ler toda ela. Por isso, esse resumo deve ser persuasivo, destacando o valor que a empresa agrega e por que o cliente deve escolher o seu orçamento ao invés da concorrência.
Ferramentas e softwares para criação de orçamento
Orçamentos não precisam ser extensos e entediantes para o cliente. Atualmente, existem diversas ferramentas e softwares que facilitam a criação de modelos dinâmicos, que informam apenas o que a parte interessada precisa saber.
Confira algumas soluções que vão ajudar você a criar o modelo perfeito para o seu negócio:
Templates de Word
Para quem busca simplicidade e praticidade, os templates de Word são uma excelente opção. Esses modelos prontos podem ser adaptados de maneira fácil às necessidades específicas do seu negócio.
Em geral, o passo a passo para acessar um modelo gratuito do Word é:
1. Abra o Word e clique em “Novo”, no menu principal;
2. Em seguida, no campo de pesquisa, digite “Proposta” ou “Orçamento” e pressione Enter;
3. Escolha o modelo que melhor se adapta dentro do que você procura e comece a preenchê-lo.
Viu como é fácil? Esse recurso do Word permite a criação de orçamentos profissionais sem a necessidade de conhecimentos em design ou software.
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CRM
Os sistemas de Customer Relationship Management (CRM) são ferramentas poderosas para a criação e gestão de orçamentos, pedidos e propostas.
Com um CRM, é possível centralizar as informações dos clientes na mesma plataforma, automatizar a criação de orçamentos e acompanhar o status das propostas em tempo real, sabendo em primeira mão quando uma venda é fechada.
Isso agiliza o processo e aumenta a precisão e a eficiência, reduzindo a chance de erros e melhorando a comunicação com o cliente.
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