Se sua empresa é como a maioria, seus colaboradores ainda criam propostas comerciais e orçamentos usando Word, Excel ou PowerPoint.
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Embora estas sejam ferramentas fantásticas, elas apresentam diversos problemas quando usadas para este fim:
- Excesso de tempo gasto: para cada proposta a ser gerada, é necessário reescrever todos os dados do cliente, inserir produtos e serviços com suas respectivas informações, calcular preços na mão, ajustar visual, escrever textos, etc.
- Erros: para tentar reduzir o tempo, os colaboradores começam a copiar e colar informações de outros documentos ou, até mesmo, copiar um arquivo inteiro e modificar a proposta a partir dali. Neste processo, eles esquecem de trocar o nome do cliente ou de refazer um cálculo, causando o envio de um preço errado.
- Dificuldade de armazenamento e busca: o mais comum é anexar arquivos em pastas compartilhadas, já que você precisa ter todos os documentos guardados de forma segura. Neste formato, entretanto, fica muito complicado encontrar propostas antigas e praticamente impossível extrair qualquer tipo de inteligência e relatório dali.
Sendo assim, vamos explicar aqui por que implementar automação de propostas é a melhor opção para seu negócio.
O que é Automação de Propostas?
A geração automática de Propostas é um tipo de sistema criado justamente para resolver os problemas citados acima e focado na equipe comercial.
Veja mais sobre automação de propostas no vídeo abaixo ou continue a leitura!
Você pode guardar todos os modelos de proposta que sua empresa usa no dia a dia dentro de sistemas de Automação de Propostas.
Cada modelo possui o que chamamos de campos inteligentes, ou seja, espaços que serão substituídos de forma automática por informações do cliente, dos produtos/serviços contidos na proposta, do usuário que gera a proposta, entre outros.
Isso significa que esses sistemas possuem suas próprias bases de dados, pois é a partir delas que as informações automáticas serão extraídas.
É muito comum que você consiga, inclusive, migrar dados de clientes, produtos e serviços de outros sistemas para lá, de forma massiva, sem precisar começar do zero.
Além do preenchimento de dados automático, as ferramentas mais avançadas também oferecem cálculos de preço e imposto, bem como a criação de outras regras definidas por sua empresa, como controle de descontos oferecidos, formas pré-definidas de pagamento, entre outros.
Por fim, as melhores ferramentas de Automação de Propostas para implementar no seu negócio também oferecem a possibilidade de acompanhar a evolução de cada proposta.
Por meio desse recurso, o vendedor é notificado se o cliente visualizou a proposta ou se ela foi convertida em venda ou não, por exemplo, além de oferecer relatórios para análises mais gerenciais.
Por que implementar uma ferramenta de Automação de Propostas?
Após a contratação de uma ferramenta de automação de propostas, você deverá notar as seguintes evoluções:
- Diminuição drástica no tempo de geração de proposta a partir das automações de dados e cálculos;
- Fim dos erros de português, de cálculo e de informações provindas da cópia de uma outra proposta;
- Padronização visual das propostas enviadas por sua equipe
- Organização e facilitação nas buscas por propostas enviadas;
- Controle sobre o andamento das propostas enviadas;
- Relatórios gerais das propostas comerciais.
Que empresas podem se beneficiar da Automação de Propostas?
Indústrias e grandes escritórios de representação e revenda:
Estas empresas geralmente automatizam suas propostas comerciais por ERPs, mas o acompanhamento é pobre, existe limitação visual e pouca liberdade para ajuste das propostas. Por isso, podem se beneficiar muito de uma ferramenta mais moderna.
CRMs com Automação de Proposta são capazes de tirar o vendedor do ERP e centralizar a vida dele em uma única ferramenta.
Serviços Serializados (softwares, medicina ocupacional, eventos, Rádio e TV, entre outros):
Estas empresas possuem preços e serviços bem definidos e são extremamente propícias a automatizar propostas, já que também não são atendidas por ERPs atualmente. A substituição do CRM atual por um que automatize propostas é o caminho mais tradicional.
Serviços não serializados (engenharia, agências de marketing e desenvolvimento, consultorias):
Nestes casos, existe maior dificuldade para automatizar, pois as propostas variam bastante de uma pra outra. Entretanto, existem soluções flexíveis que trazem um esqueleto mínimo e permitem ao usuário realizar grandes modificações visuais como em um editor de documentos.
Comércio e pequenos escritórios de representação e revenda:
Nestes casos, um ERP ainda não é uma ferramenta viável. Por isso, você pode começar desde já a automatizar suas propostas a um custo muito menor, em uma ferramenta muito mais rápida e fácil de implantar.
Processo de contratação e implementação
As grandes empresas de CRM tradicionais do mercado possuem ferramentas para automação de propostas, mas costumam ser extremamente caras e com baixa adesão do usuário.
Prefira sistemas com automação de propostas mais modernas, simples de usar e implementar. A maioria delas funciona online e realiza cobranças mensais.
A implantação costuma ser bastante simples e dura poucos dias, com exceção dos casos de indústrias com regras de imposto complexas. Neste cenário, pode tomar um pouco mais de tempo e capital humano.
Se você deseja se preparar melhor, tenha os seguintes itens em mãos:
- Modelos de propostas definidos (geralmente, Word ou Excel. A maioria das ferramentas não trabalha com formatos de PowerPoint);
- Base de produtos, se for necessário, disponível em Excel;
- Se você quiser automatizar precificação, é importante ter regras de preço formalizadas.
