Todo bom projeto começa com um escopo bem definido. Isso porque esse documento serve para estruturar e estipular todas as entregas, garantindo que as expectativas dos envolvidos sejam atendidas.
No mundo dos negócios, onde clareza e agilidade são essenciais para o sucesso de uma organização, saber desenvolver e gerenciar um escopo é vital. Por isso, preparamos este conteúdo, onde você aprende como criar e aplicar esse documento na sua empresa.
Significado de escopo
A palavra “escopo” se refere a um conjunto delimitado de atividades, metas, entregas e outros aspectos que definem a extensão e os objetivos de um projeto, trabalho ou empreendimento.
Ele estabelece de forma clara e detalhada quais são os parâmetros do conteúdo que será abordado e das demais ações envolvidas no projeto, garantindo a compreensão de todos os participantes e a definição exata das expectativas de cada um.
O que é o escopo do projeto?
O escopo de um projeto é a espinha dorsal que dá forma e substância a qualquer empreendimento. Ele define tudo o que é preciso planejar e executar e, também, o que não faz parte do trabalho.
Em essência, o escopo é como um mapa que guia todos os esforços de uma equipe, indicando as metas a serem alcançadas e os quais os limites a serem respeitados para que tudo ocorra de maneira eficaz.
Um ótimo exercício para visualizar a importância desse documento é imaginar um edifício sendo construído: o escopo é como a planta arquitetônica que detalha cada sala, piso, tubulação e demais componentes estruturais.
Isso não só proporciona uma visão clara do produto final, mas também ajuda a evitar construções inúteis ou excessivas. Ou seja, é um recurso que estabelece os objetivos tangíveis, os marcos intermediários e as entregas finais.
O que é escopo de produto?
O escopo de produto, por outro lado, se refere às características e funcionalidades que definem o que será incluído em um produto final. É a descrição detalhada dos aspectos que esse item vai oferecer aos seus clientes.
Imagine o desenvolvimento de um aplicativo para smartphone: o escopo de produto descreve as diferentes telas, recursos interativos, capacidades de integração e possivelmente até instruções para o design.
Isso ajuda a estabelecer as expectativas tanto para a equipe de desenvolvimento quanto para os stakeholders, garantindo que todos tenham uma compreensão clara do que o produto vai oferecer e de como será cada entrega.
O escopo de produto é essencial para evitar grandes alterações durante o desenvolvimento, o que leva a atrasos, desperdício de recursos e, consequentemente, gera insatisfação dos clientes.
Qual a importância de um escopo para um produto ou projeto?
Tanto na criação de um produto quanto na execução de um projeto, um escopo é fundamental para garantir que tudo esteja alinhado. Veja, abaixo, as situações onde esse documento é importante.
Leia também: A importância do escopo para projetos complexos de SaaS
Definição de objetivos
O escopo estabelece metas e objetivos específicos para o produto ou projeto, fornecendo uma visão clara do que será alcançado.
Prevenção de desvios desnecessários
Se bem definido, evita a adição de tarefas ou características não planejadas, prevenindo o chamado “escopo inchado”, que pode levar a atrasos e desperdício de recursos e de mão de obra.
Direcionamento da equipe
Orienta a equipe em relação às atividades essenciais, garantindo que todos trabalhem em direção a um objetivo comum.
Melhora a comunicação
Ao delinear claramente o que será entregue, o escopo facilita a comunicação com stakeholders, clientes e membros da equipe, evitando mal-entendidos.
Gestão de riscos
Esse documento permite identificar de maneira antecipada os possíveis desafios e riscos no desenvolvimento do produto ou projeto, possibilitando a criação de estratégias de prevenção adequadas.
Gerenciamento de expectativas
Como destacado anteriormente, o escopo proporciona aos clientes e demais partes envolvidas uma compreensão precisa do que esperar, reduzindo o risco de insatisfação e descontentamento.
Distribuição inteligente dos recursos
Os recursos são distribuídos de maneira estratégica e mais eficiente entre todas as áreas. Dessa forma, tempo, dinheiro e mão de obra são melhor utilizados, maximizando a produtividade.
Respeito ao cronograma
O projeto ou produto se mantêm dentro dos prazos estabelecidos, evitando a inclusão de tarefas adicionais que possam atrasar o progresso e atrapalhar tudo o que foi construído até o momento.
Como criar um escopo?
Agora que você já sabe o que é um escopo de produto e projeto e qual a importância que esse documento tem para a organização de todas as etapas do trabalho, está na hora de aprender a criar um para aplicar na sua empresa.
Listamos 10 passos para fazer isso de maneira inteligente. Confira!
1- Objetivos e metas
O primeiro passo para criar um escopo é definir quais são os objetivos e as metas dele. Se faça perguntas como: O que você espera alcançar? Quais são as metas específicas que deseja atingir? Lembre que esses objetivos devem ser mensuráveis, realistas e alinhados com as necessidades e expectativas das partes interessadas.
2- Estipule os prazos de entrega
Liste todas as entregas ou resultados finais que o projeto ou produto deve produzir. Se for um projeto, identifique os marcos intermediários, que são as pequenas metas ao longo do caminho a ser percorrido.
Se for um produto, elenque as funcionalidades e características principais que ele deve incluir. Essa lista de entregas ajuda a criar um quadro claro do que será realizado e quando.
3- Defina o que entra e o que sai
Defina o que estará incluído no projeto ou produto (escopo inclusivo) e o que estará excluído (escopo exclusivo). Isso ajuda a evitar interpretações errôneas e impede que sejam adicionadas tarefas desnecessárias que possam desviar o foco.
4- Estabeleça todos os limites
Defina os limites geográficos, temporais e funcionais do projeto ou produto. Isso é o que determina a extensão do que será abordado. Por exemplo, se fosse um projeto de construção civil, como um prédio, deveriam ser especificadas as áreas físicas a serem incluídas.
5- Requisitos e restrições
Liste todos os requisitos que devem ser atendidos, como regulamentos legais, técnicos ou expectativas do cliente. Além disso, identifique quaisquer restrições, como limitações de orçamento, de tempo ou de mão de obra.
6- Converse com todos os interessados
Converse com todas as partes interessadas, como clientes, usuários finais, membros da equipe e gestores. Eles podem fornecer insights valiosos sobre o que é mais importante e ajudar a evitar lacunas no entendimento do escopo.
7- Cumpra os prazos
Defina a prioridade das tarefas e entregas listadas. Isso ajuda a equipe a focar no que é mais crucial e evita que tarefas menos importantes consumam recursos preciosos.
8- Documente o escopo
Compile todas as informações em um único documento, que seja claro e conciso. Isso vai servir como referência para todas as fases do projeto ou de desenvolvimento do produto. Certifique-se de que o documento seja acessível a todos os membros da equipe e partes interessadas relevantes.
9- Revise e aprove
Submeta o documento de escopo para revisão e aprovação pelas partes interessadas. Isso garante que todos estejam de acordo com o que foi definido e estabelece uma base sólida para o trabalho futuro.
10- Faça manutenções regulares
Lembre-se de que o escopo não é fixo e pode evoluir à medida que o projeto ou desenvolvimento do produto progride. Portanto, mantenha um processo de revisão e atualização contínuas do escopo para garantir que ele permaneça relevante e preciso ao longo do tempo.
A ideia é que o escopo seja seguido, mas isso não significa que alterações não possam acontecer, principalmente caso seja verificada a necessidade de repensar alguma etapa.
Desafios Comuns na Definição de Escopo
Agora você já entendeu que a definição de um escopo é primordial para o sucesso do seu projeto. Deve-se atentar para os desafios mais comuns encontrados durante o processo de produção do escopo.
Escopo aberto ou mal documentado
Quando o escopo é aberto ou mal documentado, não definindo bem os requisitos, pode levar a interpretações erradas sobre o objetivo do projeto. Tal deslize gera retrabalhos durante o processo, devido à falta de alinhamento, uma vez que a equipe e as partes interessadas divergem sobre pontos do plano.
A falta de um escopo bem planejado e detalhado, também afeta a definição de marcos e as entregas, comprometendo a eficiência do projeto.
Mudanças frequentes e imprevistas
Mudanças podem acontecer, mas quando ocorrem com frequência e de maneira inesperada, afeta a eficiência do projeto. Cada alteração impacta não só o cronograma mas, muitas vezes, também os custos.
Para gerenciar as mudanças, é preciso usar uma abordagem estruturada alinhada a mão de obra e ferramentas disponíveis, além de garantir que as alterações sejam aprovadas e comunicadas a todos os envolvidos. Isso evita o retrabalho ou confusão entre equipes e os stakeholders.
Ferramentas e Técnicas para Gestão de Escopo
Utilizar ferramentas e técnicas adequadas possibilitam uma gestão eficiente do escopo, garantindo o monitoramento e controle de todas as tarefas envolvidas. A constante revisão dos passos, conferindo se estão fiéis ao objetivo e se estão gerando o retorno esperado, contribui para aumentar a eficiência do processo.
Uso de softwares de gestão de projetos
Softwares de gestão de projetos, permitem criar cronogramas detalhados e monitorar o progresso de cada envolvido, e do projeto, na totalidade. Oferecem ferramentas que facilitam a comunicação entre a equipe, assegurando que todos acompanhem o andamento das tarefas.
Outro ponto positivo, está na possibilidade de armazenar todos os documentos sobre o projeto em um só lugar, com fácil acesso aos envolvidos. Permitindo também revisão e atualização conforme necessário.
Técnicas de revisão e controle de escopo
Saber aplicar técnicas de revisão e controle de escopo é fundamental para o bom desenvolvimento e acompanhamento do projeto. A análise de valor agregado ajuda a medir a performance do projeto em relação ao plano original.
O uso de um sistema de controle de mudanças formal, também é crucial para registrar, rever e aprovar qualquer mudança no escopo, evitando problemas com a programação e o orçamento.
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Bônus: Gestão de Projetos
Saber gerenciar um projeto é fundamental para garantir que ele ocorra de forma eficaz, alcance seus objetivos no prazo, sem exceder os recursos estipulados.
A gestão de projeto envolve planejar seus passos, executá-los, monitorar o andamento das tarefas e realizar o encerramento. Quando utilizada a metodologia adequada, a gestão contribui para reduzir riscos, otimizar tempo e engajar a equipe.
