Ser capaz de dedicar tempo a diversas tarefas específicas e ainda terminar seu dia com todas elas concluídas parece impossível para você? Pois saiba que o que falta não são horas a mais no seu dia, mas sim gestão do tempo e produtividade.
Para isso, é necessário organização, administração de tempo, lista de tarefas e priorização. Caso contrário, sua eficiência e produtividade podem ser afetadas.
Mas a boa notícia é que fazendo ajustes no seu fluxo de trabalho diário, um de cada vez, você pode começar a ver as mudanças em sua produtividade e horas sobrando no relógio.
Quer descobrir como? Siga a leitura
O que é gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo e produtividade são dois conceitos que andam juntos. De maneira geral, esse método é a habilidade de administrar as horas do seu dia e usá-las de forma eficaz.
No âmbito dos negócios, essa é a habilidade de planejar suas tarefas com base no tempo que você tem para trabalhar. Isso ajuda a priorizar as atividades mais importantes do seu dia, levando em conta o prazo de entrega e quantas horas são necessárias para realizar cada uma.
Basicamente, é fazer o seu trabalho no menor tempo possível, sem comprometer a qualidade da entrega. Sendo assim, a gestão do tempo e produtividade significa trabalhar melhor, e não trabalhar mais.
Quais os benefícios da gestão do tempo e produtividade?
A gestão do tempo e produtividade é uma habilidade que pode beneficiar qualquer equipe, independente do setor.
Alguns dos benefícios dessa prática são:
- Mais foco: escolher uma quantidade específica de horas para uma tarefa evita que você faça malabarismos com muitas responsabilidades ao mesmo tempo, já que cada atividade deve ser feita em determinado momento;
- Objetividade: planejando o dia, você não perde tempo se perguntando no que você deveria estar trabalhando e mais tempo trabalhando de fato;
- Tomada de decisão mais assertiva: como seu trabalho já está todo planejado, você consegue prever cenários. Com isso, você melhora sua capacidade de identificar prioridades e entende quais ações precisam ser tomadas em qualquer situação;
- Mais qualidade nas entregas: a organização das atividades considera todos os detalhes de uma tarefa. Isso ajuda você a completar a atividade com mais precisão e evita refações;
- Menos estresse: o planejamento auxilia na priorização das tarefas diárias, assim, você se sentirá menos sobrecarregado durante o dia a dia.
Outro ponto muito importante da gestão do tempo e produtividade é o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Ao utilizar estratégias de gerenciamento de tempo, fica mais fácil entender quando uma tarefa será concluída. Isso permite planejar quando seu trabalho será finalizado antes mesmo de começar.
Dessa forma, você evita ultrapassar as horas diárias de trabalho e não compromete a sua vida pessoal.
Como a gestão do tempo e produtividade impactam em vendas
Entre procurar clientes em potencial, lidar com contratos, marcar reuniões e muito mais, não é raro encontrar profissionais que sentem que nunca há tempo suficiente no dia. E é nesse sentido que uma boa gestão do tempo e produtividade pode melhorar os resultados das vendas.
Quando as equipes comerciais não conseguem gerenciar a carga de trabalho com eficiência, as empresas podem perder oportunidades de venda.
Profissionais que administram bem o tempo não gastam energia em tarefas que podem ser replicáveis, como por exemplo abordagem inicial com um prospect e e-mails. Claro que não há uma receita pronta para isso, mas também não é necessário reinventar a roda.
Então, em vez de investir muito tempo no mesmo tipo de tarefa, os vendedores podem analisar rapidamente estratégias que funcionaram no passado e replicar com novos contatos.
Isso ajuda as equipes a simplificar tarefas recorrentes e, consequentemente, economizar mais tempo.
Além disso, é preciso gerenciar além do tempo, os clientes e prospects. Mas esqueça as planilhas e os documentos. A gestão do tempo e produtividade nas vendas está ligada também com usar a tecnologia a seu favor para focar no que realmente importa: vender.
Para isso, um CRM pode ser o parceiro ideal. Essas ferramentas permitem que você armazene informações de clientes e prospects, identifique oportunidades e gerencie com eficiência o relacionamento com os clientes.
Eles são mais avançados do que planilhas e oferecem recursos diferentes para ajudar as equipes de vendas a consolidar seus dados enquanto permanecem focadas no cliente.
Como fazer gestão do tempo e produtividade?
Não tem como negar, o tempo é um dos bens mais preciosos que temos. Então, cuidar da gestão do tempo no trabalho é uma atitude que pode ajudar a produzir mais em menos tempo.
Para isso, é preciso fazer uma administração eficiente e organizada. A gestão do tempo no trabalho é uma das ferramentas mais poderosas para aumentar a produtividade e a eficiência. Para isso, é preciso ter foco, disciplina e organização. Como? Abaixo, listamos algumas dicas para te ajudar.
1. Faça um planejamento da sua rotina
Planejar o seu dia com antecedência é um dos elementos mais importantes da gestão do tempo e produtividade.
Então, antes de começar o seu dia, é importante já ter uma noção de como está sua agenda para definir quais atividades serão feitas durante o trabalho.
Uma dica é programar as tarefas mais leves para quando você estiver menos ativo e as importantes para quando sua produtividade estiver no auge.
2. Priorize atividades
De todas as tarefas que você tem em um dia, nem todas serão muito urgentes, não é? Portanto, é necessário priorizar.
Faça uma lista de tarefas com base em sua ordem de prioridade. Termine os importantes e urgentes primeiro e deixe os menos importantes para depois.
Crie categorias como “importantes e urgentes”, “importantes, mas não urgentes”, “urgentes, mas não importantes” e “não urgentes e não importantes”. Isso vai ajudar a acertar suas prioridades.
3. Mais produtividade e menos distrações
É difícil não ter vontade de dar uma olhada nas redes sociais durante o dia. Portanto, quando estiver fazendo alguma tarefa, tire seu celular de perto.
Também é possível ativar extensões do navegador para evitar que esses sites façam com que você perca seu tempo em vez de terminar seu trabalho.
4. Faça pausas regulares
Ninguém é de ferro, por isso, fazer uma pausa de pelo menos 10 minutos após algumas horas de trabalho é essencial.
Considere planejar algumas pausas curtas durante o seu dia de trabalho. Esse tempinho permite que você recarregue, limpe sua mente e se prepare para a próxima tarefa. E nessa pausa, tá liberado dar uma olhadinha no celular.
5. Delegue tarefas
Isso economiza muito tempo e permite que você se concentre nas tarefas que precisam da sua atenção especial. A razão pela qual você tem uma equipe é para que elas possam tornar sua vida profissional melhor.
Dê uma olhada nas suas tarefas do dia e tente atribuir algumas a seus colegas com base em suas habilidades, experiência e interesse. Explique a tarefa para eles o máximo possível para receber a entrega que você deseja.
6. Defina pequenas metas
Em vez de traçar grandes metas que exigem várias muito tempo para alcançá-las, tente planejar pequenos objetivos ao longo do dia.
Coisas como responder todos os e-mails de clientes, terminar de redigir um contrato, prospectar quatro leads, são objetivos pequenos e diários que você pode definir e alcançar durante seu dia. Da mesma forma, você pode usar esses objetivos para medir seu progresso.
Esses passos são aplicáveis na Matriz de Eisenhower. Confira mais no artigo completo.
Principais cursos de gestão do tempo produtividade
Confira alguns cursos online que vão te ajudar a aprimorar a gestão do tempo e produtividade.
Conquer – Produtividade e Gestão do Tempo
A Conquer é uma plataforma de cursos on-demand que funciona através de um serviço de assinatura. É como se fosse uma Netflix com mais de mil aulas sobre as habilidades mais desejadas pelo mercado.
No curso Produtividade e Gestão do Tempo, você irá aprender estratégias e ferramentas de produtividade para gerir melhor o seu tempo, priorizar seus sonhos e alcançar os objetivos desejados.
O curso, que conta com 15 horas de aula, recebeu avaliação 9.92. Clique aqui e conheça.
Alura – Produtividade: hábitos e práticas para o dia a dia
A Alura é uma plataforma de aprendizado online que conta com cursos de marketing, design, programação e gestão.
Neste curso de produtividade, os alunos irão aprender a importância de gerenciar o fluxo de trabalho, criar sistemas de produtividade de alta performance e aprender a melhorar a sua organização pessoal e profissional.
São 8 horas/aula com avaliação de 9.2. Conheça.
Impacta – Gestão do Tempo e Produtividade
A Impacta é uma escola que tem como missão apoiar pessoas e negócios para o crescimento profissional por meio da educação.
Neste curso de gestão do tempo e produtividade, é possível aprender como assumir as rédeas do seu dia, aumentar o seu poder de concentração e conhecer ferramentas de produtividade. Clique aqui para saber mais.
CEFIS – Gestão do Tempo e Produtividade
A CEFIS leva conhecimento através da internet para milhares de profissionais, com foco na área de contabilidade.
Esse curso oferece técnicas de organização, controle e definição de prioridades que vão melhorar sua produtividade. Saiba mais sobre as aulas.
A gestão do tempo e produtividade é uma habilidade essencial para alcançar melhores resultados no trabalho.
Seguindo as dicas que trouxemos acima, será mais fácil se concentrar nos aspectos mais importantes de sua agenda, gerenciar melhor seu tempo e, consequentemente, ser mais produtivo do que nunca.
