Boas práticas de comunicação empresarial são essenciais para alcançar os objetivos do negócio, alinhar e engajar colaboradores.
Caracterizada pela troca eficaz de informações com o público interno e com stakeholders externos, ela impacta diretamente a produtividade, o clima organizacional e a reputação de uma organização.
Neste artigo, você encontrará uma visão abrangente sobre comunicação empresarial, a importância de práticas eficazes no ambiente corporativo.
Além disso, você confere algumas estratégias e ferramentas que podem ser implementadas para melhorar a interação entre colaboradores, aumentar a produtividade e promover um ambiente de trabalho positivo.
O que é Comunicação Empresarial?
Quando falamos de comunicação empresarial nos referimos ao ambiente corporativo e o processo de troca de informações, entre a empresa e seus colaboradores, stakeholders ou fornecedores. Logo, refere-se a relações internas e externas de uma organização.
Dominar boas estratégias e práticas de comunicação empresarial é de extrema importância para qualquer gestor.
Esta forma de comunicação, abrange um conjunto de práticas como a verbal ou não-verbal, formal ou informal, escrita e visual.
Qual o objetivo da Comunicação Empresarial?
A comunicação empresarial tem como principal objetivo tornar a troca de informações mais eficiente, sendo de fácil entendimento pelo receptor, seja ele interno ou externo.
Para isso são trabalhadas mensagens claras, consistentes e diretas para promover a cultura organizacional positivamente.
Quando ligada a comunicação interna da empresa, ela visa melhorar o engajamento dos funcionários, aumentando a produtividade e o desempenho geral, além de trabalhar para que todos estejam alinhados às estratégias, valores e objetivos da companhia.
Tipos de Comunicação Empresarial
Como explicamos acima, a comunicação empresarial engloba diversos tipos de comunicação. A seguir, apresentamos algumas delas.
Comunicação verbal e não-verbal
Estas duas formas de comunicação a verbal e não verbal são bem conhecidas. A comunicação verbal trabalha o uso de palavras escritas ou faladas e podemos observar o uso delas em reuniões, apresentações, e-mails, relatórios ou em peças de comunicação de marketing.
Aqui podemos destacar a escrita criativa como uma das formas mais utilizadas para se comunicar com o público externo, como em campanhas de marketing.
Já a comunicação não-verbal abrange o gestual, atitudes corporais, posturas, tom de voz e expressões faciais.
A utilização de recursos visuais, como sinalizações de trânsito, também são parte da comunicação não-verbal.
Logo, podemos entender esta forma como ligada a percepção visual. Lembre-se que o tom de voz e a linguagem corporal, fazem parte da comunicação não verbal e pode também acompanhar a comunicação verbal.
Comunicação formal e informal
Utilizada em ambientes organizacionais, a comunicação formal costuma adotar a linguagem formal. Sem usar gírias e coloquialismo, tem como objetivo passar informações de forma eficiente e assertiva.
Esta forma de comunicação costuma ser muito usada em reuniões e documentos empresariais, assim como no meio acadêmico.
Sua forma transmite maior seriedade e credibilidade. Mas também pode ser visto como impessoal e burocrático.
Outro ponto de atenção para o uso da linguagem formal, está na falta de entendimento que alguns termos podem gerar durante a troca de informações.
A comunicação informal caracteriza-se pelo uso da linguagem informal, descontraída, com coloquialismos e gírias. Muito utilizada em conversas entre amigos, familiares, em confraternizações e festas.
A grande vantagem desta forma de comunicação está na facilidade de interação e humanização. Por essa característica ela gera maior conexão entre as partes.
No entanto, não recomendamos o uso de linguagem informal, pois em um ambiente empresarial pode gerar atritos geracionais entre colaboradores, devido à possibilidade de falta de entendimento de gírias ou expressões.
Comunicação interna e externa
A comunicação externa refere-se ao compartilhamento de informações com um público interessado em seu negócio. Buscando divulgar de forma positiva a imagem e os valores da empresa.
Aqui incluímos as relações públicas, marketing e atendimento aos clientes, fornecedores e parceiros comerciais.
Na comunicação interna, que trata da troca de informações entre empresa e colaboradores, é necessário garantir que todos fiquem a par dos valores e objetivos da empresa. Isto garante que as atividades se mantenham em sintonia gerando melhor desempenho da equipe.
Como exemplos podemos citar os boletins informativos, reuniões de equipe e a intranet corporativa.
Benefícios de uma comunicação empresarial eficaz
Podemos dizer que o sucesso de um negócio está diretamente ligado a uma boa comunicação empresarial.
Quando bem trabalhada, sendo efetiva e assertiva, ela contribui para um ambiente de trabalho coeso e produtivo.
O investimento em estratégias de comunicação gera diversos benefícios. Conheça abaixo os três principais.
Melhoria na produtividade e eficiência
Quando a comunicação interna é eficaz e todos os colaboradores têm conhecimento dos valores e objetivos dos negócios, suas responsabilidades e tarefas, ocorre uma redução na margem de erros, de retrabalho e gera tomadas de decisões mais eficientes.
Manter o fluxo de comunicações contínuo e atento às necessidades dos colaboradores, fortalece o engajamento destes e contribui para a realização de um trabalho colaborativo e sincronizado. Assim ocorre um aumento da eficiência e produtividade geral.
Fortalecimento do clima organizacional
Uma comunicação clara, aberta para a escuta e transparente, torna o ambiente de trabalho mais positivo e eficiente.
Logo, o fortalecimento do clima organizacional ocorre naturalmente quando a comunicação interna é bem executada e flexível.
É preciso saber disponibilizar e passar a informação necessária. Mas também, dar espaço para escuta das necessidades e anseios dos colaboradores.
Esta ação gera aumento da satisfação e do sentimento de valorização, de ser visto e reconhecido.
Quando o clima organizacional é positivo, a equipe se sente parte integrante do processo, melhora o moral e o desempenho, e reduz as taxas de turnover.
Fortalecimento das relações com os stakeholders
Investir na comunicação externa, seja com clientes, fornecedores, investidores e outros stakeholders, é fundamental para quem deseja construir e manter a credibilidade no mercado e aumentar a confiança dos interessados em seus produtos ou serviços.
Comunicar com clareza seus valores, produtos e objetivos resulta em maior retenção de clientes, aumento da satisfação e fortalece a reputação da organização.
Saber escutar também contribui muito para a efetividade do atendimento, evita mal-entendidos e garante que as expectativas e necessidades sejam compreendidas e atendidas.
Estratégias para melhorar a comunicação nas empresas
Ao implementar estratégias para melhorar a comunicação da sua empresa, você garantirá que as informações sejam transmitidas corretamente, sendo compreendidas por todos.
A seguir apresentaremos quatro estratégias para fortalecer o engajamento com os colaboradores, a coesão e eficiência geral.
Feedback contínuo
Trabalhe o feedback contínuo, tanto por parte da empresa como da parte de colaboradores, e incentive um ambiente de aprendizado constante.
Ao identificar insights importantes, que sejam baseados em dados reais, e transmiti-los à equipe responsável pela atividade, você contribuirá para corrigir problemas antes que se agravem, reforçar feitos positivos ou endireitar o rumo de alguma ação.
O incentivo de feedback constante por parte dos colaboradores é também um ponto importante para que eles se sintam seguros em demonstrar suas preocupações ou apresentar novas ideias.
Treinamentos e workshops
Treinamentos e workshops voltados ao desenvolvimento das habilidades ligadas a comunicação, contribuem para melhorar a interação interna e também a comunicação com clientes, fornecedores e stakeholders.
Saber dominar a comunicação verbal, não-verbal e escrita é de extrema importância para quem deseja passar de forma clara, objetiva e sem mal-entendidos as informações necessárias, e assim conquistar e manter boas relações interpessoais
Reuniões eficazes
Ao dominar as formas de se comunicar, você consegue realizar reuniões mais eficazes. Mas para isso, é preciso primeiramente planejar bem as pautas a serem discutidas, apresentando uma agenda clara com objetivos bem definidos.
Reuniões focadas em tópicos relevantes e apresentados claramente, garantem um melhor uso do tempo dos envolvidos e maior produtividade do momento.
Comunicação transparente e aberta
Outra boa estratégia para quem deseja melhorar a comunicação da empresa, construir e manter a confiança do público interno e externo, é a utilização da comunicação transparente e aberta.
Isso envolve o compartilhamento de informações importantes ou sensíveis, de maneira acessível e clara. O objetivo aqui é evitar a disseminação de mal-entendidos ou de boatos sem fundamento.
Em se tratando do ambiente interno, quando as decisões sobre os rumos da empresa são apresentadas aos colaboradores de forma coesa, estes se sentem incluídos no processo e tendem a ficar mais engajados e alinhados aos objetivos organizacionais.
Como medir a eficácia da Comunicação Empresarial
Medir a eficácia da sua comunicação, é crucial para garantir que a estratégia usada seja efetiva para alcançar os objetivos propostos e identificar pontos de melhora ou gargalos. Conheça a seguir duas estratégias essenciais.
Indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho, ou KPIs, são uns dos recursos mais valiosos para medição e análise da efetividade da comunicação empresarial. A análise da taxa de retenção e de turnover de funcionários é um importante indicador, que está associado a satisfação no trabalho.
Indicadores de desempenho que representem a produtividade da equipe, antes e depois da implementação de algum plano de ação ou introdução de um novo sistema, são igualmente importantes para entender a eficácia da comunicação e avaliar o impacto.
Pesquisas e feedback dos colaboradores
O feedback dos colaboradores pode ser considerado um método direto para avaliar como a comunicação empresarial tem performado.
Estas respostas ou observações da equipe podem ser conseguidas através de pesquisas sobre o clima organizacional, grupos de discussão ou até mesmo incentivando o feedback individual e/ou anônimo.
Conclusão
A efetiva comunicação empresarial é fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio. Ela impacta diretamente a produtividade e a imagem da empresa, além de definir o clima interno da organização. Ou seja, afeta e envolve tanto o público interno como o público externo.
Conhecer e implementar estratégias como de comunicação transparente, feedback contínuo e treinamentos, contribuem para o bom funcionamento dos planos e do desempenho dos colaboradores.
Logo, saber construir e manter uma comunicação efetiva, contribui diretamente para o crescimento da empresa e da competitividade no mercado.
