Como você faz a gestão de tarefas no seu trabalho? A organização de tudo o que você precisa fazer ao longo do dia, da semana ou do mês é importante para não deixar nada para trás na sua lista de tarefas.
Além disso, quando você faz uma gestão inteligente das suas tarefas, tanto a sua produtividade aumenta como é possível definir com maior clareza o que é prioridade no seu dia e o que pode ficar para depois.
Para ajudar a melhorar seu controle sobre as demandas, preparamos este conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre o assunto, incluindo ferramentas úteis para organizar suas atividades.
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas é o processo que envolve organizar, priorizar e acompanhar todas as atividades que precisam ser realizadas no seu dia. Se tratando do seu trabalho, ela envolve as demandas diárias, semanais e até mesmo mensais.
Para ser eficaz, essa forma de gestão deve englobar desde o planejamento até a conclusão de uma tarefa. Ao praticar isso com constância, é possível estar sempre em dia com as pendências, garantindo que sejam resolvidas dentro do prazo.
Qual é a importância da gestão de tarefas?
Alguma vez você já teve que trabalhar sem que suas tarefas estivessem definidas com clareza? Isso gera consequências ruins para toda a equipe, como a falta de noção sobre quem deve fazer o que e em qual prazo cada tarefa precisa ser entregue.
Neste contexto, a principal importância da gestão de tarefas é que ela ajuda a manter o nível de produtividade dos colaboradores, dando uma direção clara e objetiva sobre o que se espera de cada um.
Fazer isso também garante que nada seja deixado para trás – algo que atrapalha o processo de trabalho da empresa e atrasa toda a equipe da qual você faz parte.
Como fazer uma boa gestão de tarefas?
Fazer uma boa gestão das tarefas não é algo tão complicado quanto pode parecer. Para provar isso, separamos seis passos simples, mas fundamentais, que vão ajudar você a colocar isso em prática.
1. Faça um planejamento diário ou semanal
O primeiro passo para uma boa gestão de tarefas é fazer um planejamento detalhado. Antes do início da semana seguinte, separe um momento para organizar o que você vai precisar fazer em cada dia.
Dica: liste todas as atividades do trabalho e inclua as da sua vida pessoal, caso elas afetem o seu horário de expediente.
2. Organize e priorize as tarefas
Depois de planejar e listar todas as tarefas da sua semana, separadas por dia, é o momento de organizá-las por nível de prioridade.
Para isso, use métodos como a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas entre urgentes e importantes, urgentes mas não importantes, importantes mas não urgentes, e nem urgentes nem importantes.
3. Use blocos de tempo
Os blocos de tempo significam que você vai reservar períodos específicos do seu dia para se concentrar em uma única tarefa. É semelhante ao que ocorre ao usar o Google Agenda ou ferramentas parecidas.
4. Delegue quando necessário
O trabalho em equipe é primordial para uma boa gestão de tarefas. Em uma empresa, ninguém é capaz de resolver tudo sozinho, por isso, se precisar de ajuda e puder delegar uma tarefa para outra pessoa, faça isso.
5. Monitore seu progresso
Acompanhar o andamento das tarefas ajuda a fazer uma gestão de tempo mais eficaz e a evitar que você coloque muitas demandas para o mesmo dia.
Aqui, é válido utilizar ferramentas online que monitoram seu progresso em tempo real e permitem fazer ajustes rápidos no seu cronograma de atividades.
6. Automatize tarefas repetitivas
Se você percebe que algumas tarefas são repetitivas e consomem muito tempo, considere a automação. Isso envolve atividades recorrentes como enviar e-mails, marcar reuniões, enviar relatórios, entre outras.
Exemplos de ferramentas de gestão de tarefas
Atualmente, não é mais necessário depender de trabalho manual para executar a gestão das suas tarefas, existem diversas ferramentas que ajudam a simplificar esse processo.
A seguir, veja seis opções populares e gratuitas para usar no seu dia a dia.
1. Notion
O Notion é uma ótima plataforma para criar listas de tarefas, notas e até mesmo gerenciar projetos solo ou em equipe. A interface do sistema é personalizável, e você pode organizar suas atividades de acordo com as necessidades.
2. Google Agenda
O Google Agenda é uma ferramenta simples e fácil de usar. Ela é eficaz para planejar e monitorar suas tarefas, assim como marcar reuniões com mais colaboradores da sua empresa, criar eventos e lembretes.
3. Trello
O Trello também é um velho conhecido do mundo corporativo. A ferramenta serve para gerenciamento de projetos e utiliza quadros e cartões para organizar tarefas e definir o responsável por cada uma.
Todos os membros podem monitorar o progresso e também é possível adicionar descrição, etiquetas e hiperlinks.
4. Todoist
O Todoist é um aplicativo voltado para a criação de listas de tarefas. Como a própria ferramenta sugere, é uma maneira fácil de organizar o trabalho e a sua vida.
Ela é semelhante ao Trello, o que muda é que ao invés de quadros e cards, parece mais uma lista de compras do supermercado.
5. Evernote
O Evernote é uma ferramenta compatível com sistema Android e iOS, disponível tanto na versão paga quanto gratuita.
Ela é um bloco de notas semelhante ao Google Agenda, fácil de mexer e envia lembretes quando uma tarefa está próxima de expirar.
6. Asana
O Asana está na mesma categoria do Trello de ferramentas mais conhecidas para gestão de projetos e tarefas pessoais ou de equipe.
O sistema permite criar fluxos de trabalho, definir equipes dentro da plataforma e os responsáveis por cada atividade.
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