O que é Lean Thinking? Se você já leu nosso texto sobre Lean, provavelmente suspeita que a resposta seja algo relacionado à otimização de processos
Nesse caso, você está correto. Com a aplicação da chamada “manufatura enxuta” na produção industrial, descobriu-se que é possível transferir esse pensamento para áreas além da produção, como o setor financeiro e o setor comercial.
Isso motivou a criação de um modelo mais abrangente, capaz de ser implementado em qualquer produto, processo ou mesmo equipe, que é justamente o que vamos definir aqui. Quer saber o que constitui a metodologia Lean Thinking? Então continue conosco nas próximas linhas.
O que caracteriza o Lean Thinking?
Como mencionamos acima a metodologia “lean” (ou, como foi traduzida para o português, “enxuta”) surgiu nas indústrias, mais especificamente na Toyota Motor Corporation.
A gigante do mercado automobilístico já foi uma pequena empresa de um Japão devastado pela guerra. Nessa época, o modelo fordista se mostrava insuficiente, pois a produção em massa lotava estoques e resultava em muitas peças defeituosas.
O que mudou esse quadro foi outra influência americana, os sistemas de controle de qualidade.
Ao acompanhar mais de perto os motivos para as falhas e motivar a melhoria contínua dos processos, a Toyota criou um modelo que evitava ao máximo os desperdícios relacionados à produção: o Sistema Toyota de Produção (ou STP).
Produzir melhor para (só depois) produzir mais
O modelo STP define que a demanda deve ser puxada pelo cliente, ao invés de empurrada. Dessa forma, evita-se fazer mais do que realmente precisaria ser feito.
Isso também vai fazer com o que o cliente seja o centro de todas as operações. Uma vez que é a demanda que vai definir a produção, se os processos não forem relevantes para seu público, não há motivo para mantê-los
Portanto, apenas o que gera valor para o consumidor se torna relevante e necessário. Definido isso, ainda é necessário continuar buscando melhorias para o que já foi identificado como importante, visto que a perfeição é o objetivo final.
Apesar da Toyota ter um modelo próprio, a aplicação desses princípios foi formulada de forma geral como “Lean Manufacturing”, podendo ser aplicado a qualquer indústria.
O que o Lean Thinking vai fazer, por sua vez, é pegar esses mesmos princípios e mostrar como eles são aplicáveis a qualquer produto, processo ou pessoas que fazem parte de um negócio.
Se quiser um exercício mais prático para entender como isso se dá, basta ler os parágrafos acima substituindo “produção” pelo aspecto que você busca melhorar.
Como aplicar o Lean Thinking?
Tendo explicado o que é o Lean Thinking, é necessário formular quais são as etapas de implementação desse modelo.
Os princípios do pensamento “lean” são essenciais aqui, sendo aplicados na seguinte ordem:
- Definição do que é Valor para o cliente;
- Identificar qual é o Fluxo de Valor dentro da usa empresa;
- Implementar um Fluxo Contínuo de operação;
- Estabelecer uma Produção Puxada;
- Buscar a Perfeição por meio da melhoria contínua.
É importante ressaltar também que a aplicação dessas etapas deve ser feita de forma cíclica. Assim como em outros métodos de controle de qualidade (como o PDCA ou o DMAIC), a otimização nunca acaba.
Veja como é o Ciclo DMAIC:
Então o que são, exatamente cada uma dessas etapas?
Definição do que é Valor para o Cliente
Como ocorre em outros ciclos de qualidade, a primeira etapa é a definição do escopo do projeto.
Como o foco do Lean Thinking é gerar valor para o cliente com o menor gasto de recursos possível, nessa etapa você precisa estabelecer o que é, de fato, desejado pelo seu consumidor.
Para que sua escolha seja assertiva, é necessário contar com recursos que lhe forneçam dados relevantes. Apenas definir o que seu cliente quer com base no achismo pode levar a escolhas questionáveis e investimentos mal aproveitados.
Um exemplo de ferramenta para essa tarefa são as plataformas de gestão de relacionamento com cliente ou, simplesmente, CRM.
Ao possibilitar o melhor acompanhamento de cada negócio pelos seus vendedores, é possível identificar quais produtos/serviços são mais atraentes e que aspectos costumam ser mais elogiados ou desestimulantes durante todo o processo de venda.
Outro diferencial são os softwares de atendimento ao cliente. É por meio deles que você tem o registro de cada reclamação ou (mais raramente) elogio. Dessa forma é possível ter uma definição melhor do que é valor para o consumidor.
Identificar qual é o Fluxo de Valor dentro da usa empresa
Após ter bem definido o que é Valor para seu cliente, é necessário mapear quais etapas do seu processo estão relacionados com essa geração de valor.
Para realizar bem esta etapa, é necessário fazer um Mapeamento do Fluxo de Valor. Essa ferramenta te permite analisar cada componente do produto, processo ou pessoa que você quer melhorar e identificar o que agrega valor ou que está gerando custos desnecessários.
Assim, é possível passar para a próxima etapa, o estabelecimento de um fluxo contínuo.
Implementar um Fluxo Contínuo de operação;
Após identificar o que é Valor para o cliente e corrigir os componentes que não estão agregando valor, é necessário garantir que não há interrupções durante todo o fluxo.
É o Fluxo Contínuo que permite o melhor desempenho da operação e a identificação de falhas, o que não significa que é uma tarefa fácil. Evitar qualquer interrupção exige que todos os seus setores estejam bem integrados e funcionem como um só.
O auxílio de softwares de gestão aqui é essencial, assim como uma filosofia corporativa forte. Uma ferramenta fácil de usar e usuários dedicados são o segredo para o sucesso dessa etapa.
Também é nessa etapa que é estabelecido o Trabalho Padronizado, que divide o esforço total de um período de maneira igual.
Para exemplificar melhor, imagine que seus colaboradores precisam fazer 200 peças na semana. O ideal no Trabalho Padronizado é que sejam feitas 40 peças por dia útil.
Caso sejam feitas 100 peças na segunda-feira para ficar tranquilo no resto da semana ou deixar tudo para sexta-feira, é bem provável que surjam falhas no caminho. Isso porque é a padronização que vai fornecer visibilidade para a implementação de melhorias.
Uma vez implementado o fluxo contínuo, é possível seguir para a próxima etapa, essencial para o Lean Thinking.
Estabelecer uma Produção Puxada
Como dissemos anteriormente, o objetivo dessa metodologia é fazer com que o cliente seja o responsável por “puxar” a demanda. Apenas “empurrar” seus produtos/serviços num mercado cada vez mais exigente não é melhor forma de vender.
Uma vez que existem processos contínuos e otimizados, é possível atender a uma demanda cada vez mais imediata. Mas é importante ressaltar que não basta apenas ficar esperando os pedidos chegarem.
É necessário que haja mecanismos capazes de prever a demanda. Aqui, a presença do setor comercial é essencial. Contudo, fazer o controle das vendas por planilhas ou (ainda pior) registros em papel pode levar muito tempo.
Dessa forma, a presença de um software de CRM é um diferencial importante para antecipar o fechamento de uma venda ou estabelecer recorrência de pedidos por clientes já fidelizados.
Ao implementar uma produção puxada eficiente, não é necessário se preocupar com superprodução. Se seus produtos/serviços são oferecidos de acordo com a demanda, não há excesso que precise ser eliminado.
Além disso, permite que seus colaboradores foquem em manter a qualidade da operação, reparando potenciais falhas e identificando pontos de melhoria.
Buscar a perfeição por meio da melhoria contínua
Se você chegou até esta etapa, tenho uma boa e uma má notícia.
A boa notícia é que o produto, processo ou equipe que você queria melhorar provavelmente está bem melhor do que antes.
A má notícia é que isso não significa que acabou. A perfeição nunca é um último passo, mas algo a ser sempre buscado. Se tudo parece perfeito, provavelmente significa que há algo que não foi percebido ainda.
Uma vez identificado o problema, volte ao início do processo e recomece toda a cadeia. O mercado está sempre em mudança e é necessário que seu negócio seja capaz de acompanhar.
Trabalhe melhor antes de trabalhar mais
A constante evolução é um processo essencial para qualquer empresa. Estressar os mesmos processos que já existem para obter melhores resultados pode não ser a melhor escolha, ainda mais com um orçamento limitado.
Trabalhar de maneira mais eficiente vai fazer com que sua equipe performe melhor, seus procedimentos sejam eficazes e seus produtos estejam alinhados com seu consumidor.
Esperamos que o guia acima ajude no entendimento e aplicação do Lean Thinking, assim como sugerimos também a aplicação das novas tecnologias que vem trazendo benefícios para sua área de atuação.
A busca por novos conhecimentos também faz parte das melhorias da metodologia enxuta, por isso, recomendo a assinatura da nossa newsletter abaixo ou a leitura de outros posts do nosso blog. Assim você fica inteirado sobre as novidades do mercado.
