Avaliar o potencial de produção do seu chão de fábrica é essencial para o planejamento de melhorias que tornem sua indústria mais adequada ao mercado. Dessa forma, calcular sua capacidade produtiva é uma técnica útil para seu negócio.
Uma capacidade produtiva baixa em relação à demanda significa a urgência de mudanças que otimizem a produção, enquanto o oposto (se ela for alta em relação à demanda) pode ser hora de avaliar cortes de custos ou de atrair mais clientes.
Dessa forma, para entender melhor como fazer o cálculo dessa métrica para sua indústria, acompanhe o texto abaixo.
Cálculo de capacidade produtiva
O cálculo da capacidade produtiva não se baseia apenas em uma única operação, mas em três:
- A capacidade instalada
- A capacidade efetiva
- A capacidade realizada
Capacidade produtiva instalada
A capacidade produtiva instalada representa o potencial máximo de produção de uma indústria, ou seja, o quanto poderia ser produzido se a fábrica operasse 24 horas por dia, sem interrupções.
Dependendo do tipo de produto, pode ser mais conveniente fazer o cálculo em minutos. Usando uma conta simples, sabemos que 24 horas são equivalentes a 1440 minutos por dia.
Supondo que uma indústria produza canetas e cada caneta demore 3 minutos para ser produzida, no final de 24 horas teremos 480 canetas.
Capacidade produtiva efetiva
No entanto, essa mesma indústria pode operar com apenas um turno de 8 horas e, durante esse tempo, contar com 30 minutos diários de pausa para manutenção. Isso significa que os 1440 minutos iniciais se transformaram em 450 minutos (turno de 8 horas menos 30 minutos de manutenção).
Fazendo o novo cálculo, o número de canetas produzidas por dia passa a ser de 150 canetas. Assim, o que temos agora é o número de horas da capacidade produtiva efetiva, ou seja, o que é possível produzir considerando desperdícios esperados.
Podemos incluir aqui rotinas de manutenção, disponibilidade de recursos materiais e pessoais, assim como a perda de material prevista.
Capacidade produtiva realizada
Por último, sabendo o que é natural perder durante a produção, é necessário contabilizar os desperdícios não previstos, como falhas emergenciais e eventualidades (funcionário afastado, falta de matéria-prima etc.).
Esse novo cálculo será a capacidade produtiva realizada, que podemos ilustrar por meio de um blecaute. A falta de energia impede o funcionamento das máquinas e, consequentemente, reduz o montante produzido.
Num cenário onde essa falha impeça a ação das máquinas por duas horas (120 minutos), a produção esperada cai para 110 canetas. Portanto, 40 canetas foram perdidas no processo.
Adaptando sua produção para melhores resultados
Embora aparentemente simples, esse cálculo é muito útil para definir o ritmo de produção, o que, por sua vez, pode ser aproveitado para definir o quanto sua produção acompanha a demanda.
Produzir mais que o esperado é prejudicial para sua indústria, porque produtos parados perdem valor com o tempo, e produzir menos significa perder oportunidades de venda com seus clientes.
Portanto, para ter controle sobre o ritmo de produção são utilizadas duas formas principais: pelo estoque ou pela demanda.
O primeiro é determinado pela gestão do estoque, que define uma quantidade a ser produzida e qualquer valor que eleve essa quantidade exige a redução da capacidade produtiva.
Se feito antecipadamente, é possível frear a operação antes de atingir valores preocupantes de superprodução. Contudo, sem noção sobre a demanda em tempo real, a indústria pode ser facilmente surpreendida, o que nos leva ao segundo método.
Controlar a capacidade produtiva pela demanda significa acompanhar o comportamento do seu mercado para melhor atendê-lo. Assim, a participação da sua equipe comercial é essencial aqui.
No entanto, mesmo a gestão de vendas pode ter problemas para enxergar a demanda. Se não houver indicadores adequados para análise, dificilmente eles poderão auxiliar na antecipação da demanda.
Dessa forma, se seus clientes estão comprando 80 canetas por dia, não há motivos para produzir 110 e seu setor comercial precisa ter meios para enxergar isso. Esse método é mais interessante para a indústria porque permite a identificação de flutuações na vazão de produtos antes mesmo de qualquer processo produtivo.
Otimizando sua capacidade produtiva
Uma vez com os dados de demanda em mãos, é necessário que a gestão identifique se há problemas entre a sua capacidade produtiva atual e o quanto está sendo vendido.
Se o número de pedidos é inferior à produção, existem dois caminhos a se seguir:
- Reduzir o efetivo do chão de fábrica (em casos mais urgentes);
- Aumentar o número de vendas (onde é possível maior planejamento).
A primeira opção afeta negativamente a indústria, porque reduzir a operação significa que a indústria não está vendendo, ou seja, não está crescendo. Por outro lado, a segunda alternativa nem sempre é tão simples.
Atrair novos clientes que comprem seus produtos exige o conhecimento das necessidades sobre seu público-consumidor e vender mais para seus clientes atuais exige um bom relacionamento com seus consumidores.
Essas tarefas poderiam ser realizadas com maior facilidade se boa parte do tempo dos seus vendedores não estivesse atrelado a outras atividades mais burocráticas. Existem alguns recursos que podem te auxiliar nessa tarefa:
Sistemas de Automação de Marketing
Antes de poder vender, de fato, é necessário que haja um público com interesse em comprar. Nesse contexto, os sistemas de automação de marketing oferecem funcionalidades que vão melhorar a presença da sua indústria em redes sociais e outros canais digitais, como e-mail.
É utilizando esses meios de comunicação que outras empresas encontrarão mais facilmente seus serviços e produtos, assim como vão reconhecer qual é o posicionamento da sua indústria no mercado.
Da mesma forma, é por meio de plataformas de e-mail marketing, como o MailChimp, que é possível enviar mensagens direcionadas para seus clientes. A possibilidade de segmentar seus diferentes tipos de consumidores em diferentes listas permite que as mensagens sejam direcionadas, mas enviadas em maior escala;
Sistemas de gestão de vendas
Uma vez que você atraiu os compradores é necessário garantir que eles vão gerar uma venda. Lidar com um cliente de cada vez é o ideal, mas sabemos que o ideal ainda está muito longe de ser realizado, ainda mais com uma equipe reduzida.
Dessa forma, ter um sistema de gestão de vendas que permita a visualização de cada negociação em andamento otimiza a capacidade de gerir diferentes oportunidades e aumenta as chances de garantir uma venda, mantendo a qualidade.
Isso se torna ainda mais urgente em indústrias que exigem um processo comercial bem definido. A qualidade de cada etapa se torna essencial, e utilizar ferramentas que garantam tanto o andamento da negociação quanto o controle da gestão podem trazer resultados surpreendentes.
Um exemplo de ferramenta que auxilia nessa tarefa é o CRM. O Customer Relationship Management ou, simplesmente, gestão de relacionamento com o cliente são plataformas que registram cada oportunidade de venda e transformam esses dados em relatórios de desempenho.
Dessa forma, seu setor comercial pode comparar, em tempo real, a demanda que está sendo gerada e a capacidade produtiva que a indústria é capaz de gerar para suprir essa procura.
Além disso, esses sistemas contam com automações que agilizam o processo da venda e permitem que seus vendedores lidem com maior volume em menos tempo. Assim, nenhuma oportunidade é perdida devido à falta de tempo ou ao excesso de burocracia.
O que fazer quando a demanda é mais alta que a capacidade produtiva?
Caso você tenha feito o cálculo da capacidade produtiva e foi registrado que a demanda é maior que o que pode ser produzido, significa que é necessário investimentos que façam a fábrica acompanhar seu crescimento.
A aquisição de maquinários mais eficientes, redução do tempo das paradas com melhorias na manutenção, estabelecimento de novos turnos e criação de novas unidades são algumas alternativas.
No entanto, mesmo atingindo o crescimento, é necessário ter dados confiáveis sobre sua performance, tanto no setor comercial quanto no produtivo, para garantir que não surgirão surpresas no caminho.
Conclusão
A capacidade produtiva é, portanto, uma forma de acompanhar o potencial produtivo da sua indústria e ainda medir o quanto ele deve ser utilizado de acordo com a procura dos seus produtos.
Como qualquer outra métrica, contudo, é necessário que ele seja acompanhado de outros dados que deem suporte ao que ele está indicando. Utilizar-se de ferramentas que auxiliem essa tarefa é um diferencial relevante para garantir que todos seus recursos atuais sejam utilizados com eficiência. Busque uma solução que se adeque bem à sua indústria e garanta o uso por seus colaboradores.
