Ata de reunião: como fazer, exemplos e dicas para reuniões eficazes

Atas de reuniões podem ser utilizadas em encontros privados, oficiais, formais, informais, congressos ou assembleias. Elas objetivam ser um registro dos conteúdos e decisões definidos nos encontros.

No mundo dos negócios, o ambiente é altamente dinâmico e conta com a presença de diversas pessoas para movimentá-lo. Logo é primordial que os passos das empresas estejam sempre alinhados entre todos os membros, para que se tenham ações coesas e que realmente visem o plano futuro dos negócios.

Neste contexto entendemos que realizar reuniões entre membros da empresa, clientes, fornecedores, será uma ação natural e necessária para o gestor responsável. Cada encontro renderá informações e até mesmo decisões que serão integradas ao movimento da companhia.

Neste artigo, apresentamos o conceito sobre a tão famosa e às vezes esquecida ata de reunião. Entenda a importância de criar um modelo de ata que atenda as necessidades da empresa e otimize suas reuniões.

O que é uma ata de reunião?

A ata é um documento criado no momento da reunião visando registrar as decisões e considerações apresentadas. Essa documentação é importante para formalizar e divulgar todas as resoluções definidas entre os membros presentes, assim como para os interessados ou envolvidos nos assuntos em pauta.

Em geral, as atas são elaboradas por um(a) secretário(a) executivo(a) ou um auxiliar presente no encontro, que esteja dedicado exclusivamente a coleta dos dados relevantes.

Com a finalidade de certificar os conteúdos abordados, a documentação pode ser feita de diversas formas, seja utilizando textos descritivos ou tópicos que registrem todos os pontos importantes, bem como a lista de membros presentes.

A utilização de modelos de ata também contribui para as reuniões serem mais eficientes, produtivas e com o tempo bem aproveitado.

Ata formal x Ata informal

Recomendada para utilização em reuniões formais ou informais, a ata de reunião é um documento indispensável para registrar os passos definidos naquele momento. 

Nas atas informais são definidos apenas pontos centrais e aceito uma linguagem mais coloquial. As atas formais exigem informações mais detalhadas, linguagem formal e sem rasuras. 

Saber como construir corretamente um modelo de ata para seu negócio pode ser um ótimo caminho para organizar as informações discutidas e acelerar os processos durante a reunião. Possibilita o acompanhamento das metas definidas, assim como seus responsáveis.

Lembre-se que os modelos de atas são um recurso reutilizável, que quando bem feitos contribuem para organizar o conteúdo que deve ser abordado e fazer cumprir os assuntos necessários para o andamento do projeto.

Ou seja, podem até mesmo ajudar a entender se a reunião poderia ser transformada em um e-mail apenas.   

Como elaborar uma ata de reunião?

Abaixo disponibilizamos duas listas com dados para a construção de dois modelos de atas: formal e informal. 

Informal

Neste modelo é possível trabalhar a linguagem informal. Pode ser feito em texto corrido ou em tópicos bem sucintos. Sua estrutura pode ser assim:

1. Cabeçalho:
   1. data;
   2. lista de participantes;
   3. pauta da reunião (motivo/assunto).
2. Conteúdo: citar as informações levantadas, dúvidas, ideias e decisões.
3. Objetivos definidos: registro das metas estabelecidas, prazos das ações e respectivos responsáveis.
4. Tópicos para o futuro: listar pontos que devem ser revisitados na próxima reunião e data estimada do próximo encontro.

Formal

Aqui encontramos uma estrutura mais detalhada. Em geral, é apresentada em forma de texto corrido e linguagem no pretérito perfeito ou do indicativo. 

1. Cabeçalho:
   1. data, hora e local;
   2. lista de membros presentes e também de pessoas ausentes;
   3. Motivo do encontro
2. Tópicos a serem abordados (pauta da reunião): pontos importantes levantados em encontros anteriores e pontos que devem ser analisados na reunião atual.
3. Conteúdo: descrever as informações levantadas, dúvidas, ideias, metas, atribuindo responsabilidades.
4. Objetivos definidos: neste ponto são relatados as ações definidas, metas e seus responsáveis, assim como os prazos estabelecidos.
5. Tópicos para o futuro: discorrer sobre os pontos que devem voltar à pauta da próxima reunião, além de formalizar a data e convidados.
6. Campo de assinatura: este espaço tem em vista autenticar todas as informações relatadas no documento e deve ser endossado pelos responsáveis pelo projeto em discussão, presentes no encontro. 

Para cenários mais casuais, como em reuniões rápidas a dois, são mais indicadas a criação de notas de reunião que sem estrutura definida, consiste apenas em anotações pontuais e podem ser registradas por e-mail.

O importante é ter registrado cada passo, quando ele foi pensado ou quando iniciou. Isto contribui para o gestor entender o tempo gasto em cada projeto, seus obstáculos, pontos fortes, pontos fracos e assim poder otimizar ações futuras.

1. Prepare-se antes da reunião

Antes de toda a reunião deixe pronto a prévia do documento que será a ata. Utilize o modelo construído para listar a pauta de conteúdo que deverá ser discutida. Revise as informações obtidas em outras reuniões que precisarão retornar a discussão. Certifique-se que os convidados estão cientes e disponíveis para o encontro.

E, o mais importante, entenda em que ponto está o projeto discutido, se as metas estabelecidas anteriormente foram alcançadas, quais as dificuldades encontradas e como tem sido o desempenho da equipe.

2. Registre informações gerais: assunto, tópicos, data e participantes

Atente-se para que todas as informações gerais estejam preenchidas, como o motivo do encontro, os tópicos que devem ser trabalhados, a data e lista de participantes detalhando seu papel no projeto. 

Essas informações preenchidas previamente contribuem para eficiência da reunião, evitando discussões que se percam ou que não sejam focadas no objetivo final. 

Este documento será sempre de extrema importância para o gestor responsável, que conduzirá o encontro, assim como para o(a) assistente ou secretário(a) a quem ficará o encargo de redigir a ata final.  

3. Escreva um esboço da ata durante a reunião

Produza um esboço durante a reunião com os nomes dos membros presentes, principais conteúdos abordados, metas definidas, alterações sugeridas, entre outros pontos relevantes. Isso facilitará e evitará esquecimentos ao redigir a ata final, que será compartilhada com os presentes e estará disponível para os outros membros da empresa.

4. Durante a reunião, atribua responsabilidades e defina prazos

Aproveite o momento da reunião para já definir quem será responsável pelas ações discutidas, sejam as que já se encontram em evolução como as novas atividades. Lembre-se também de estipular a quem cada membro deve se reportar sobre o trabalho desenvolvido.

Atente-se inclusive para estimar prazos para as metas definidas, que estejam alinhados às outras ações, buscando não coincidir datas de entregas e esforços.

Definir responsabilidade e prazos coerentes, colabora para que a estratégia de negócio tenha uma movimentação efetiva. 

5. Revise os dados e finalize a ata

Ao final da reunião, tire um tempo para rever o esboço e preencher a ata, que estará disponível para os participantes. Com as informações ainda frescas será mais fácil adicionar os detalhes necessários e até mesmo tirar dúvidas com outros participantes.

Lembre-se que o documento deve ser de fácil compreensão já que deverá ser disponibilizado para os envolvidos, até mesmo membros ausentes. 

Exemplos de ata de reunião

Exemplo de ata em tópicos:

Cabeçalho

Data e hora: [Insira a data e hora]

Local: [Insira o local]

Motivo: [Insira o nome da reunião ou projeto]

Presenças e Ausências: [Insira o nome completo e cargo, separando entre presentes e ausentes]

Pauta da reunião: [Insira todos os tópicos a serem discutidos, destacando a relevância para cada um e o membro responsável.]

Desenvolvimento da Reunião: [Insira os tópicos descrevendo cada um  individualmente e contendo os pontos principais. Mencione as decisões definidas e seus responsáveis. Liste as ações e os prazos.]

Próximos Passos: [Liste as ações a serem realizadas, com seus responsáveis e prazos.]

Encerramento: [Insira o horário de término da reunião e liste os gestores responsáveis que deverão assinar a ata, demonstrando que estão cientes sobre os próximos passos definidos.]

Exemplo em texto corrido:

“[cidade], [dia] de [mês] de [ano]

Reuniu-se à [nome gestor responsável] da [nome da empresa], os [citar nomes e cargos de outros participantes], para definição sobre [citar o projeto e motivo do encontro].

Na pauta da reunião foi discutido [citar discussões relevantes], sendo definidas e aprovadas as seguintes ações [citar o que foi definido, o prazo estimado, seus responsáveis diretos e gestores].

[Adicione um parágrafo sobre os próximos passos e conteúdos que deverão ser abordados no próximo encontro, sempre deixando claro os responsáveis.]

A reunião foi regida por [nome e cargo de quem presidiu] e registrada por [nome do assistente ou secretário(a)].

[Disponibilize um espaço para assinatura dos gestores participantes.]”

Dica extra: boas práticas para reuniões eficazes

Uma boa prática para reuniões eficazes está na construção da pauta de reunião, que deve se ater a finalidade e expectativas claras para o momento.  

A pauta deve listar todos os pontos que estarão em discussão e o membro encarregado por cada tópico. Ela também pode incluir o monitoramento de ações já realizadas para coletas de insights, e informações de reuniões anteriores.

Uma boa pauta norteia a discussão contribuindo para o eficiente uso do tempo, priorizando os assuntos relevantes.

Pensando em contribuir ainda mais com a eficiência das reuniões, sugerimos o post “Como fazer uma reunião de vendas? Aprenda o passo a passo”. 

No artigo explicamos como a troca de experiência e o monitoramento de metas, quando bem conduzidos durante os encontros, podem resultar em ações mais práticas e consistentes, contribuindo para o crescimento sustentável da empresa.