O dia a dia de uma empresa é repleto de atividades que precisam ser executadas dentro de um determinado prazo.
Com tantas obrigações assim, pode ser difícil organizar quais tarefas devem ser feitas primeiro, se todos os passos foram seguidos e quais demandas ou etapas de um projeto já estão finalizadas. Para isso serve o checklist.
Um checklist é uma ferramenta simples de ser criada, mas extremamente poderosa para os profissionais de qualquer setor da empresa para melhorar a produtividade.
Ela pode ser utilizada em inúmeras situações como forma de garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro de seus respectivos prazos, respeitando orientações.
A seguir, explicamos o que é um checklist, para que serve, quais são seus benefícios e de que maneira construir um e aplicá-lo em diferentes contextos. Assista o vídeo abaixo ou continue a leitura do texto!
O que é um checklist?
Checklist (lista de checagem, traduzido do inglês para o português), é uma lista que serve para verificação de itens que precisam ser concluídos ou iniciados antes de finalizar uma tarefa ou projeto complexo.
Essa ferramenta tem grande utilização em todos os segmentos do mercado de trabalho, justamente graças a sua facilidade de criação e alta capacidade de auxiliar no gerenciamento de demandas.
O objetivo principal de qualquer checklist deve ser o de assegurar que todas as etapas ou procedimentos da lista de verificação sejam realizados de maneira eficaz, independente da natureza, complexidade ou finalidade do projeto.
Vale ressaltar que um checklist não possui um limite mínimo ou máximo de páginas, itens e tarefas. O nível de dificuldade da tarefa a ser executada é o que define quantas etapas devem ser seguidas e quantos “checks” precisam ser dados.
Para que serve um checklist?
Um checklist é uma ferramenta que serve para organizar uma série de tarefas e atividades em uma lista de verificação. É utilizada para garantir que todas as etapas necessárias sejam concluídas de maneira sequencial e sistemática, assegurando que nada seja esquecido ou deixado para trás.
Outro papel cumprido por um checklist é o de ajudar a padronizar processos, garantindo que todas as atividades sejam realizadas da mesma maneira, independentemente de quem as esteja executando – algo fundamental para trabalhos em equipe.
A lista de checagem ainda serve para monitorar o progresso em um projeto ou tarefa. Ela pode ser usada para acompanhar o que foi concluído e o que ainda precisa ser feito, permitindo que a equipe saiba exatamente em que etapa do processo estão.
Isso, portanto, ajuda a garantir que os prazos sejam cumpridos à risca e que o projeto seja entregue dentro do prazo previsto.
Quais são os benefícios de uma lista de verificação?
Agora que você já sabe o que é checklist e para que serve, entende que é benéfico para a empresa e a equipe de todos os setores utilizar um método como esse para auxiliar na realização de tarefas.
Para expor de maneira mais evidente os motivos para começar a pensar em aplicar essa estratégia ainda hoje na empresa onde você trabalha, listamos os principais benefícios do checklist.
1- Reduz os erros humanos
Quando há uma lista de verificação a ser seguida, diminuem as chances e as justificativas para que sejam cometidos erros humanos.
O checklist serve como um guia de execução para todos, sendo especialmente importante em situações de grande pressão ou em projetos complexos, onde há muitas informações e etapas do processo a serem executadas.
2- Aumenta a eficiência
Seguindo um checklist, as tarefas são realizadas de forma mais rápida e eficiente, uma vez que o passo a passo já está detalhado e deve apenas ser replicado, independente da pessoa que esteja executando a tarefa.
Além disso, ele economiza tempo, permite que os profissionais foquem sua atenção em outras demandas e otimiza os recursos da empresa.
3- Processos padronizados
Quando todos os membros da equipe, de qualquer um dos setores da empresa, seguem o mesmo fluxo e usam as mesmas dicas e etapas para concluir as tarefas, há uma padronização dos processos. Isso, entre outros benefícios, ajuda a garantir uma consistência e qualidade no trabalho.
4- Aumento da produtividade
Ao trabalhar de acordo com um checklist claro e conciso, a equipe pode se tranquilizar quanto aos detalhes do projeto e, dessa forma, executar suas atividades de modo mais tranquilo, seguro, organizado e, consequentemente, produtivo.
A redução de erros humanos é outro fator de destaque para o aumento da produtividade, já que diminui os erros e retrabalhos.
5- Segurança aprimorada
Um checklist também pode servir para aumentar a segurança na empresa. Existem modelos que utilizam a descrição de medidas de segurança para gestores e colaboradores, de modo que acidentes de trabalho e eventuais lesões sejam precavidas.
6- Comunicação facilitada
Com um checklist, todos os membros da equipe podem estar cientes das etapas a serem concluídas e do que está acontecendo em cada fase do projeto.
Isso ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos, contribuindo também para o aumento da eficiência e da produtividade.
7- Tomada de decisão acertada
Se bem elaborado, o checklist ajuda a identificar problemas, riscos ou oportunidades de melhoria em um projeto ou nos processos da empresa.
Isso contribui diretamente para que a equipe tome decisões mais informadas e bem fundamentadas – o que aumenta as chances de sucesso.
8- Facilidade de uso
Um checklist, como explicamos, é uma ferramenta muito simples de usar. Ele pode ser facilmente adaptado conforme a situação ou projeto e sua criação pode ser feita tanto manualmente quanto digitalmente.
Quais são os tipos de checklist?
Como mostramos até aqui, checklists são ferramentas extremamente úteis no dia a dia das empresas e podem ser criados para inúmeras finalidades.
A seguir, mostramos 5 tipos comuns de checklists para você desenvolver na empresa.
Verificação de segurança
Este tipo de checklist é comumente utilizado como garantia de que as medidas de segurança sejam vistas e compreendidas por todos.
É uma lista que inclui os procedimentos e medidas que devem ser seguidas para minimizar os riscos de acidentes ou lesões no ambiente de trabalho.
Inspeção
O checklist de inspeção – como o próprio nome sugere – serve para inspecionar um local ou equipamento específico, como um veículo ou uma máquina.
Ele inclui uma lista de verificação de itens a serem inspecionados e etapas a serem realizadas para garantir que o equipamento esteja em bom estado de funcionamento.
Manutenção
É um tipo de checklist utilizado para garantir que a manutenção preventiva de um equipamento ou sistema seja realizada de forma adequada e regular.
Ele inclui uma lista de verificação de tarefas de manutenção a serem realizadas e a frequência com que devem ser feitas.
Processo
É utilizado para padronizar um processo, garantindo que todas as etapas sejam realizadas da mesma maneira e com a mesma qualidade.
Ele inclui uma lista de verificação de tarefas e procedimentos que devem ser seguidos para garantir a consistência do processo.
Projeto
Este modelo é utilizado para gerenciamento de projetos, a fim de garantir que todas as etapas sejam concluídas de forma adequada e dentro do prazo previsto.
Ele inclui uma lista de verificação de tarefas e atividades a serem realizadas em cada fase.
Periodicidade do checklist
O checklist é uma ferramenta fundamental para garantir a organização e cumprimento das tarefas que devem ser realizadas por uma equipe. Saber escolher a frequência certa de realizar o checklist, contribui para melhorar a performance e ter maior controle do trabalho.
Checklist diário
O checklist diário deve ser usado para as tarefas rotineiras e diárias, como verificação de e-mails, verificação de status de projetos e retorno de atendimentos.
Utilizar a verificação diária contribui para manter o foco e a produtividade. E garante que tarefas repetitivas, não sejam esquecidas e sejam completadas dentro do prazo previsto.
Checklist semanal
O checklist semanal contribui para que os objetivos mais amplos e de médio prazo tenham o acompanhamento devido, garantindo que estejam encaminhadas e finalizadas no tempo certo.
Este controle é responsável por organizar as atividades semanais, revisar progresso de projetos, e pode ser um fator importante para os responsáveis em organizar atividades, que demandam mais tempo e devem ser delegadas.
Checklist mensal
Para tarefas de longo prazo é utilizado o checklist mensal. Através dele é possível revisar os resultados de performance de funcionários, o progresso das metas, o andamento de projetos maiores e ajustar as estratégias, caso seja necessário.
Quando bem utilizadas, essas listas podem otimizar a performance da equipe, manter a organização das tarefas e contribuir para alcançar as metas.
Como fazer um checklist?
Criar um checklist é mais simples do que você imagina. Elencamos os principais passos a serem seguidos na hora de construir uma lista de verificação. Confira abaixo.
Identifique as etapas importantes
Em primeiro lugar, é necessário entender o que precisa ser feito e listar todas as etapas e tarefas fundamentais para conclusão do processo ou projeto. Faça uma lista das atividades em ordem cronológica, do início ao fim.
Ordene as tarefas
Coloque todas as tarefas listadas em ordem de importância ou prioridade. Dê ênfase para o que for mais urgente ou crítico, lembrando sempre de respeitar a ordem cronológica das demandas.
Estabeleça os prazos
Defina um prazo específico para realização de cada tarefa. Isso vai ajudar a manter o foco dos colaboradores e o projeto dentro do cronograma, aumentando as chances de que tudo seja entregue na data prevista.
Verifique a lista
Faça uma checagem dos itens do checklist, a fim de garantir que nada tenha sido esquecido no momento da montagem.
Use um modelo
Checklists são ferramentas utilizadas há muito tempo no mercado de trabalho, portanto, busque exemplos já criados para poder utilizar como base.
Monitore o progresso
É necessário fazer um monitoramento constante do checklist, marcando cada tarefa já concluída – para os projetos individuais – ou acompanhando se todos os envolvidos estão entendendo como funciona o processo. Isso ajuda a manter o controle sobre o desempenho da lista.
Confira um exemplo de como criar checklists dentro do Ploomes.
Qual a importância de um checklist para vendas?
Esse checklist é utilizado para garantir que nada seja esquecido durante a interação com um cliente em potencial, desde o primeiro contato até o fechamento da venda e o acompanhamento pós-venda.
Cada empresa ou equipe de vendas pode ter seu próprio checklist personalizado, adaptado às suas necessidades e fluxo de trabalho específicos. Algumas das etapas comuns em um checklist de processo de vendas incluem:
- Pesquisa inicial: Compreender o cliente em potencial, suas necessidades e desafios antes do contato.
- Abordagem inicial: Entrar em contato com o cliente de maneira profissional e atraente.
- Qualificação: Determinar se o cliente em potencial se encaixa no perfil de cliente ideal e se tem o potencial de se tornar um cliente real.
- Apresentação: Apresentar o produto ou serviço de forma convincente, destacando seus benefícios e como eles atendem às necessidades do cliente.
- Lidando com objeções: Responder às objeções do cliente de maneira eficaz e superar possíveis barreiras para a venda.
- Proposta e negociação: Elaborar uma proposta personalizada com base nas necessidades do cliente e negociar os termos, como preço, prazos e condições.
- Fechamento: Conduzir o cliente ao ponto de decisão e obter o compromisso de compra.
- Follow-up: Realizar o acompanhamento após a venda para garantir a satisfação do cliente, responder a perguntas adicionais e oferecer suporte contínuo.
- Gestão do relacionamento: Manter contato com o cliente após a venda para fortalecer o relacionamento e explorar oportunidades futuras.
- Registro e análise: Registrar todas as interações e informações relevantes no sistema de gerenciamento de clientes (CRM) e analisar os resultados para melhorar continuamente o processo de vendas.
O objetivo principal de um checklist de processo de vendas é aumentar a consistência, eficiência e eficácia da equipe de vendas, garantindo que nenhum passo crucial seja deixado de lado durante o ciclo de vendas.
Isso ajuda a melhorar os resultados, fornecer um melhor atendimento ao cliente e otimizar o processo de vendas ao longo do tempo.
Veja como é um checklist: baixe nosso checklist de implantação de CRM
Confira todas as etapas de implantação deste software, para garantir o seu sucesso no uso da ferramenta.
Entenda quais são as suas necessidades de negócio para então escolher a melhor solução para sua empresa.
Saiba como uma boa preparação para implementação do CRM e o envolvimento dos stakeholders pode impactar no processo.
Veja como o acompanhamento frequente e ajustes no projeto também são partes da implementação.
