Tempo. Uma palavra tão curta, mas que carrega um milhão de significados e dita o ritmo de nossos dias. No mundo dos negócios, por exemplo, tempo é dinheiro.
Porém, com tantos afazeres diariamente, como lidar com a ansiedade que isso traz consigo e determinar o que é mais importante? É para isso que a Matriz de Eisenhower serve.
Ela é uma ferramenta bastante utilizada por pessoas que desejam aprender como priorizar suas tarefas de acordo com a importância e a urgência que cada uma tem.
A seguir, a Ploomes explica todos os detalhes sobre a matriz de Eisenhower e ensina o que ela é, para que serve e como montar a sua.
Acompanhe a seguir.
O que é a matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta bastante popular para gerenciamento de tempo. Sua inspiração – e nome – vem do ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower, que era conhecido por ser um líder bastante eficaz e ótimo em gerenciar seu próprio tempo.
Essa ferramenta ajuda as pessoas a organizarem sua agenda de tarefas diárias conforme a importância e urgência de cada uma.
Seu funcionamento, como explicaremos em detalhes adiante, consiste em dividir todas as tarefas em quatro quadrantes, classificando conforme os dois aspectos citados (importância e urgência).
As tarefas consideradas mais importantes e urgentes são priorizadas e executadas imediatamente, enquanto aquelas igualmente importantes, mas sem caráter de urgência, são agendadas para serem realizadas posteriormente, seja no mesmo dia ou nos próximos.
As tarefas urgentes, mas não importantes, delegadas a outras pessoas, enquanto o último quadrante determina as tarefas não importantes e não urgentes, que são eliminadas da lista de afazeres ou adiadas por tempo indeterminado.
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
Pense em todas as tarefas que você executa diariamente – que não devem ser poucas. É normal se sentir ansioso ou até mesmo indeciso sobre o que fazer primeiro, o que deixar para depois e o que é realmente importante que receba a sua atenção e tome seu tempo.
O objetivo da Matriz de Eisenhower é eliminar toda a indecisão sobre as tarefas e determinar a ordem de prioridade de cada uma. Com isso, seu tempo fica concentrado nas demandas realmente necessárias.
Essa tabela é utilizada em vários setores, incluindo o de negócios, educação, gestão de projetos, com forte presença no B2B.
Quais são os benefícios da Matriz de Eisenhower?
A gestão eficaz do tempo é o grande ganho proporcionado pela Matriz de Eisenhower, porém, esse benefício carrega consigo uma série de outras vantagens que são essenciais no dia a dia de quem é uma pessoa bastante atarefada.
A seguir, listamos os ganhos que você obtém ao utilizar essa ferramenta para determinar a ordem de importância das suas demandas.
Priorização eficaz das demandas
A Matriz de Eisenhower ajuda a priorizar tarefas com base em sua importância e urgência. Isso permite que você se concentre nas tarefas mais importantes e urgentes, garantindo que esteja sempre trabalhando nas coisas certas, no tempo certo.
Redução do estresse
Um dos grandes problemas do século, o excesso de estresse também pode ser reduzido consideravelmente ao utilizar a Matriz de Eisenhower, afinal, quando você sabe exatamente o que precisa fazer e quando precisa fazê-lo, você se sente mais no controle da situação e, dessa forma, menos estressado.
A matriz ajuda a reduzir a sensação de sobrecarga nos seus dias e também a ansiedade que pode surgir quando há muitas tarefas a serem concluídas.
Aumento a produtividade
Ser produtivo no trabalho é um dos diferenciais mais valorizados pela empresa. Ou seja, quando um profissional é bom no que faz e trabalha com uma ótima constância, novas portas se abrem para o seu futuro pessoal e profissional.
A relação da matriz com a produtividade está, justamente, no fato de que ela ajuda a identificar as tarefas mais importantes e urgentes. Isso significa que você pode se concentrar nas atividades que têm maior impacto em seus objetivos e projetos.
Melhoria da tomada de decisão
Boas decisões raramente são tomadas por pessoas sobrecarregadas. Por isso, ao ter uma visão clara das tarefas que precisam ser feitas, você pode tomar decisões melhor embasadas tanto sobre seu trabalho quanto sobre a vida pessoal.
Seu tempo e recursos são alocados para o que realmente importa e faz diferença, e isso pode ajudá-lo a evitar erros de julgamento que podem levar a atrasos e a um desperdício de energia física e mental.
Aumento da organização pessoal
Quanto mais organizada uma pessoa é, mais fácil fica para ela estar por dentro de todas as situações do seu interesse.
A Matriz de Eisenhower pode ajudar a manter tarefas e projetos organizados, permitindo visualizar tudo em um só lugar. Isso torna mais fácil identificar as lacunas e áreas problemáticas que precisam ser tratadas em cada projeto ou ação isolada.
Identificação das tarefas de baixa prioridade
É difícil encontrar alguém que nunca tenha perdido tempo com uma tarefa que seria melhor resolvida se delegada a outra pessoa ou simplesmente não fazia sentido. A matriz ajuda a identificar essas tarefas de baixa prioridade que podem ser adiadas ou direcionadas a outras pessoas.
Isso significa que você pode gastar menos tempo em tarefas que não são importantes ou que podem ser realizadas por alguém com mais tempo ou conhecimento para resolver o problema de maneira rápida.
Como montar uma Matriz de Eisenhower?
Agora que você já aprendeu o que é uma Matriz de Eisenhower, para que ela serve e quais são seus benefícios, deve estar curioso para entender como montar a sua e começar a aplicar no seu dia a dia.
É possível montar uma matriz seguindo apenas seis passos, que listamos a seguir.
1- Faça uma lista das suas tarefas
O primeiro passo é fazer uma lista com todas as tarefas que você precisa realizar no dia, semana ou mês – fica a seu critério a determinação do período de tempo. Para isso, certifique-se de que nenhum detalhe foi esquecido e tudo o que precisa ser feito está incluído, sejam tarefas pessoais ou as de trabalho.
2- Classifique as tarefas
Em seguida, é chegado o momento de classificar todas as tarefas listadas, daquela que você considera a mais importante até a menos importante.
Faça uma reflexão sobre quais afazeres são críticos e necessitam de um grau maior de urgência e quais podem ser postergadas. Para ajudar a fazer essa classificação, sugerimos adotar um método numérico de 1 a 5, sendo que 1 são aquelas tarefas que não são nada importantes ou urgentes e 5 aquelas que precisam ser feitas o quanto antes.
3- Faça uma segunda classificação
Dessa vez, as tarefas classificadas serão apenas aquelas que, no passo anterior, foram colocadas como urgentes.
Selecione todas elas e faça uma nova classificação, refletindo sobre quais são mais urgentes, pensando naquelas que necessitam ser cumpridas quase que imediatamente e quais podem esperar algumas horas ou um dia a mais. Siga utilizando o método numérico de 1 a 5.
4- Preencha a matriz com as tarefas
Desenhe um plano cartesiano – que será a sua matriz. Siga o exemplo da imagem abaixo:
Em seguida, com base nas classificações de urgência e importância feitas nos passos anteriores, coloque cada tarefa em um dos quadrantes da matriz.
Lembre que as tarefas mais importantes e urgentes devem ser colocadas no quadrante superior esquerdo, enquanto as menos importantes e menos urgentes ficam no quadrante inferior direito.
5- Determine que ação deve ser tomada em cada tarefa
Para o quinto passo, com base na posição de cada tarefa na matriz, determine qual deve ser a ação a ser tomada. As tarefas que estiverem no quadrante superior esquerdo precisam ser tratadas imediatamente, enquanto as do quadrante inferior esquerdo podem ser eliminadas ou adiadas.
As tarefas do quadrante superior direito precisam ser agendadas para resolução posterior e as do quadrante inferior direito são aquelas que devem ser delegadas a outras pessoas.
6- Revise e atualize
À medida que novas tarefas surgem e as circunstâncias mudam, é importante revisar e atualizar sua matriz regularmente. Isso garantirá que você esteja sempre trabalhando nas tarefas mais importantes e que esteja usando seu tempo de maneira eficaz.
Conheça outra ferramenta para aumentar sua produtividade
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta bastante eficaz para aumentar a produtividade do seu negócio. Ela é uma metodologia comumente utilizada para dar suporte às atividades desempenhadas em uma empresa, tornando processos mais ágeis e eficientes.
Descubra com a Ploomes como essa metodologia funciona e de que maneira ela pode ser aplicada no seu trabalho.
