A gestão eficaz dos problemas e desafios enfrentados na sua empresa é crucial para a sobrevivência do negócio e seu crescimento sustentável. Nesse contexto, ferramentas de análise como a Matriz GUT se tornam indispensáveis para os gestores.
A Matriz GUT é uma técnica que permite classificar problemas com base em sua gravidade, urgência e tendência, fornecendo uma visão clara das prioridades e orientando os gestores sobre a alocação de recursos de forma estratégica.
Se você ainda não usa essa estratégia na sua empresa, está na hora de colocar isso em prática. Sendo assim, a Ploomes preparou este conteúdo para explicar tudo o que você precisa saber sobre a Matriz GUT e como usar essa ferramenta.
Boa leitura!
O que é Matriz GUT?
A Matriz GUT é uma metodologia que tem como objetivo uma abordagem sistemática para a avaliação e priorização de problemas, permitindo que a sua empresa identifique e resolva essas questões de maneira eficiente.
Seu nome deriva das iniciais de seus três componentes principais: Gravidade, Urgência e Tendência. Funciona assim:
- A gravidade diz respeito à seriedade do impacto que o problema pode causar;
- A urgência diz respeito ao tempo disponível para resolver o problema;
- A tendência avalia a probabilidade de que o problema se agrave com o tempo.
Para entender como funciona a Matriz GUT, você precisa compreender melhor o que cada termo significa.
Gravidade
A gravidade é a dimensão que avalia o impacto potencial de um problema na sua organização. Ela não considera apenas o tamanho imediato desse impacto, mas também sua extensão e consequências a médio e longo prazo.
Problemas graves são perigosos para a saúde de uma empresa, já que podem afetar diretamente a lucratividade, a reputação, a segurança ou a eficiência operacional. Ao avaliar a gravidade, tenha em mente o impacto financeiro imediato e outros danos, como perda de confiança dos clientes.
Urgência
A urgência, por outro lado, trata do tempo disponível para resolver um problema antes que suas consequências se tornem prejudiciais ou irreversíveis. Problemas urgentes exigem ação imediata e prioridade máxima, enquanto os menos urgentes podem ser resolvidos depois.
Para avaliar a urgência, leve em conta os prazos, cronogramas e a rapidez com que o problema está se desenvolvendo ou se intensificando. Ignorar a urgência pode causar custos adicionais ou perda de oportunidades.
Tendência
Por último, a tendência analisa a direção na qual um problema está evoluindo ao longo do tempo. Alguns problemas podem ser estáveis ou até mesmo diminuir em gravidade com o tempo, enquanto outros tendem a piorar se não forem abordados rapidamente.
Avaliar a tendência requer uma compreensão da raiz do problema, bem como fatores externos que possam influenciar sua evolução. Identificar a tendência corretamente permite antecipar desafios futuros e implementar medidas preventivas eficazes.
Por que usar a matriz GUT?
A matriz GUT oferece uma série de benefícios significativos para as empresas que aprendem a usar ela da maneira correta.
Conheça os principais motivos para você usar a matriz GUT!
Priorização de problemas
Uma das principais vantagens da matriz GUT é a sua enorme capacidade de ajudar a priorizar quais problemas resolver primeiro, livrando você da indecisão.
Quando atribui valores numéricos a cada componente (gravidade, urgência e tendência) e multiplica eles, a matriz classifica de forma objetiva os problemas, permitindo que a empresa concentre seus esforços nos mais críticos e urgentes.
Priorização de processos
Além de priorizar problemas individuais, a matriz GUT também pode ser aplicada à priorização de processos ou projetos.
Ao analisar a gravidade, urgência e tendência de diferentes iniciativas, é possível direcionar seus recursos para aquelas que têm o maior potencial de impacto positivo ou que representam os menores riscos.
Priorização de riscos
A avaliação de riscos é uma parte essencial da gestão empresarial, e a matriz GUT com certeza é uma ferramenta valiosa nesse processo.
Ao identificar e classificar os riscos com base nos princípios do GUT, uma empresa pode desenvolver estratégias mais eficazes e tomar decisões informadas sobre alocação de recursos e formas de resolver os problemas antes que cresçam.
Priorização de não conformidades
Para empresas que operam em setores altamente regulamentados, como saúde, segurança ou meio ambiente, o cumprimento de normas e regulamentos é fundamental.
Nesse contexto, ter uma matriz GUT ajuda a empresa a identificar e resolver rapidamente essas questões que representam os maiores riscos de não conformidade ou impacto negativo, e podem gerar multas ou outras complicações.
Como utilizar a matriz GUT na sua empresa?
Embora a matriz GUT seja uma ferramenta muito poderosa, sua eficácia depende de uma aplicação cuidadosa e consistente. Somente assim ela vai ter o efeito desejado e ajudar a resolver diversos problemas no seu negócio.
Veja a seguir as etapas práticas para utilizar a matriz GUT na sua empresa:
Faça uma lista dos projetos ou problemas
O primeiro passo é compilar todos os problemas em uma lista, assim como os projetos ou processos que você deseja avaliar. Isso pode incluir desde questões operacionais do dia a dia até grandes iniciativas estratégicas, como mudar processos.
Defina a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)
Para cada item da lista, defina claramente os níveis de gravidade, urgência e tendência. Isso pode envolver a coleta de dados, realização de análises ou consultas com especialistas relevantes.
Lembre-se que é fundamental ter transparência total nessa hora, para não colocar como gravidade algo que não é urgente, por exemplo.
Faça o cálculo G x U x T para classificação dos problemas
Aplique a fórmula da matriz GUT, multiplicando os valores de gravidade, urgência e tendência para cada problema. Isso vai fornecer uma pontuação numérica que pode ser usada para classificar e comparar os problemas entre si.
Crie planos de ação
Com base na classificação da matriz GUT, desenvolva planos de ação específicos para cada problema ou projeto. Priorize os problemas com as pontuações mais altas e aloque recursos conforme necessário para resolvê-los de maneira eficaz e oportuna.
Caso ainda não tenha ficado claro algum ponto sobre a matriz GUT, veja um exemplo prático de como criar uma para o seu negócio.
Exemplo de matriz GUT
Para ilustrar como a matriz GUT pode ser aplicada na prática, considere o seguinte exemplo hipotético:
Imagine que uma empresa de manufatura está enfrentando vários problemas de qualidade em sua linha de produção. Eles identificaram três problemas principais: defeitos no produto final, baixa eficiência da linha de montagem e alta taxa de retrabalho.
Para cada um desses problemas, a empresa realiza uma avaliação da gravidade, urgência e tendência. A partir disso, uma matriz é construída:
| Problema | Gravidade | Urgência | Tendência | G x U x T |
| Defeitos no produto final | Alta | Média | Alta | 30 |
| Baixa eficiência da linha de montagem | Moderada | Alta | Alta | 24 |
| Alta taxa de retrabalho | Moderada | Baixa | Alta | 12 |
Com base nessa classificação, a empresa desenvolve planos de ação específicos para cada problema, como:
- Para os defeitos no produto final: eles implementam medidas imediatas de controle de qualidade e revisam os processos de produção para identificar e corrigir as causas raiz dos defeitos;
- Para melhorar a eficiência da linha de montagem: investem em treinamento de pessoal, manutenção preventiva de equipamentos e otimização de processos;
- Para reduzir a taxa de retrabalho: realizam uma análise detalhada dos processos de produção e implementam medidas para eliminar desperdícios e melhorar a qualidade desde a primeira execução.
Aumente a produtividade do seu negócio com o plano 5W2H
Como você viu, a matriz GUT é uma ferramenta poderosa para a priorização de problemas e a alocação eficiente de recursos em uma empresa.
Ao avaliar a gravidade, urgência e tendência de cada problema, as organizações podem tomar decisões informadas e proativas para resolver os desafios mais prementes e garantir sua competitividade e sustentabilidade a longo prazo.
Incorporar a matriz GUT na cultura organizacional pode ajudar as empresas a se tornarem mais ágeis, resilientes e orientadas para resultados. E para alcançar isso, também é preciso ter mais produtividade.
Pensando nisso, a Ploomes criou um conteúdo exclusivo sobre o plano de ação 5W2H, um método desenvolvido para ajudar os colaboradores e gestores a serem mais produtivos no ambiente de trabalho.
Acesse agora mesmo e saiba como colocar mais essa estratégia em prática na sua empresa:
