6 práticas para otimizar o gerenciamento e planejamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma das áreas que mais foram impactadas desde 2020, e os gestores precisam criar planos de projetos cada vez mais versáteis e adaptáveis, […]
Henrique
04/03/2022 | 6 min
planejamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma das áreas que mais foram impactadas desde 2020, e os gestores precisam criar planos de projetos cada vez mais versáteis e adaptáveis, além de usar técnicas de design thinking para lidar com tantas variáveis e possibilidades envolvidas no gerenciamento de projetos. 

Neste artigo vamos abordar formas de otimizar o planejamento e o gerenciamento de projetos, além de dar dicas sobre o que é preciso para torná-los mais flexíveis e adaptáveis. 

Gig economy e planejamento de projetos

Uma das mudanças que está rapidamente tomando conta do campo de planejamento de projetos é a ascensão da gig economy, com mais pessoas assumindo uma série de empregos temporários ou de meio período para várias empresas.

Com os empregos cada vez mais escassos e as novas legislações trabalhistas mais flexíveis, mais pessoas estão participando da gig economy.

Isso significa que um único projeto pode empregar várias pessoas que estão fora da empresa, mas, que por um curto período de tempo, trabalham dentro como membros da equipe.

Quando o projeto estiver concluído, esses trabalhadores temporários podem passar para novos projetos ou novos trabalhadores temporários podem ser trazidos. Isso requer da empresa táticas de onboarding e offboarding eficientes e ágeis.

Os gerentes de projeto precisam, portanto, estar preparados para adotar e adaptar rapidamente vários trabalhadores temporários que não conhecem a cultura da empresa ou os processos internos, mas que podem trazer novas formas de realizar tarefas dentro de um projeto.

Para facilitar e acelerar a adaptação desses funcionários, uma boa opção é usar alguns tipos de fluxograma, como este abaixo que dá apoio a tomadas de decisões:

Assim, uma quantidade significativa de tempo precisará ser gasta no treinamento do pessoal. A economia gig oferece benefícios ao gerente de projeto, como um grupo maior e mais diversificado de trabalhadores. A maioria dos contratos também não precisa oferecer benefícios, o que economiza dinheiro para a empresa.

No entanto, perder talentos após um projeto e ter que se adaptar à mudança de pessoal pode ser um desafio, então você precisa definir o que funciona para você e seu projeto.

Diversidade 

Outra tendência recente que está além do escopo do planejamento de projetos é o aumento de equipes diversificadas e inclusivas.

Isso teve um impacto favorável na execução do projeto – equipes com mais diversidade significam uma melhoria nos recursos que as empresas podem utilizar.

Quando mais pessoas de diferentes etnias, gêneros, orientações e habilidades se juntam a uma equipe estabelecida, trazem consigo novas formas de ver o mundo e novas ideias.

É importante fazer com que sua equipe diversificada se sinta bem-vinda e respeitada na organização. O mundo do planejamento de projetos costuma ser visto como pouco flexível – mas essa atitude está começando a mudar e verá um movimento constante em direção a mais diversidade.

Equipes de Projeto Remoto

A forma como o emprego e a economia mudaram nos últimos dois anos teve um impacto profundo no planejamento de projetos.

Já mencionamos como a diversidade e os trabalhadores temporários impactaram o gerenciamento de projetos, mas há ainda outro aspecto que os gerentes precisam estar cientes – trabalhadores remotos.

O trabalho remoto cresceu imensamente nos últimos anos e está afetando a forma como as empresas trabalham e gerenciam seus funcionários.

Muitos trabalhadores temporários ou contratados trabalham em casa, e vários deles estão localizados em outros países.

Isso definitivamente expande as possibilidades dos gestores dá acesso a uma riqueza de conhecimento que não seria tão fácil de alcançar nos modelos de trabalho exclusivamente presenciais

Mas isso também pode significar ter que lidar com vários fusos horários e tentar garantir uma comunicação eficaz quando sua equipe não está trabalhando ao mesmo tempo, ou no mesmo local.

Assim, ao planejar e gerenciar projetos é preciso investir em ferramentas de colaboração que garantirão que todos consigam acompanhar o trabalho em equipe, independentemente do fuso horário em que estejam localizados – o que significa mais treinamento.

Mais uma vez, é necessária uma mudança de mentalidade para que essas novas circunstâncias funcionem, mas os benefícios de ter um conjunto de recursos tão diversificado superam quaisquer desafios.

Automação de gerenciamento de projetos

A automação tornou-se a chave para o sucesso do planejamento e gerenciamento de projeto devido às melhorias na tecnologia automatizada e nos softwares de gerenciamento.

Existem várias maneiras de os gestores de projetos usarem a IA: agendamento de tarefas, priorização de elementos do projeto, atribuição de funções a recursos e envio de lembretes.

Com o uso de IA e automação, o gerenciamento de projetos se tornará mais simplificado e eficiente e ajudará a evitar o aumento do escopo.

Os gerentes não terão que gastar tanto tempo em tarefas manuais ou repetitivas – o software cuidará disso – liberando o pessoal para assumir tarefas mais importantes.

Planejamento e gerenciamento de projetos híbridos

Há várias maneiras de gerenciar um projeto, como a metodologia ágil, Scrum e Kanban, e a maneira como você planeja e executa um projeto afeta todos os envolvidos.

Com isso, uma coisa está se tornando clara: a rigidez no planejamento e gerenciamento de projetos não funciona mais.

Em vez de escolher um método para executar um projeto, está se tornando mais importante escolher uma combinação de métodos – como um método de planejamento de projeto híbrido.

Isso significa ir além do popular método ágil de gerenciamento de projetos – você precisa de mais flexibilidade do que os métodos individuais oferecem atualmente. Por isso, pesquise os vários tipos de métodos de gerenciamento de projetos disponíveis e decida qual combinação funciona melhor para o projeto.

Gerenciamento de projetos orientado a dados 

Um dos efeitos colaterais do aumento do software de IA no planejamento de projetos é uma grande quantidade de dados que podem ser gerados e coletados usando ferramentas sofisticadas de gerenciamento de projetos.

O planejamento do projeto hoje inclui a análise de dados como um componente-chave do processo – chegando até a contratação de analistas de dados. Porque se você  gerar os dados, você deve examiná-los e usar esses resultados para direcionar o gerenciamento de projetos na direção certa.

No entanto, você precisa determinar quais dados são importantes para o projeto – só porque há dados sendo gerados não significa que isso afete seu processo de planejamento.

Esta é uma daquelas áreas que exige uma boa estratégia e planejamento antes de implementá-la, mas se você puder filtrar seus dados, seu projeto poderá ser executado melhor.

Conclusão

O gerenciamento de projetos está passando por grandes mudanças desde 2020 e descrevemos como essas mudanças podem afetar os planejadores e gerentes.

É importante entender o que funciona melhor para sua empresa e para cada projeto e adaptar seus recursos, seu software e seu método de planejamento de acordo.

Faça essas mudanças o mais rápido possível para que você possa começar seu 2022 otimizando o gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de projetos é uma das áreas que segue passando por mudanças, e os gestores precisam de um plano de projeto que seja adaptável e versátil.

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