Entregar um trabalho de maneira rápida e eficiente pode ser um grande desafio em diversas empresas. Seja por erros ao estabelecer prioridades ou falta de gestão de tempo, a questão é que a baixa eficiência nas entregas pode custar muito caro para as organizações.
Nesse sentido, existe uma metodologia que propõe uma abordagem de gestão do fluxo de trabalho com foco na melhoria contínua sem sobrecarregar as equipes de trabalho: o método kanban.
Ele é um sistema visual para gerenciar o trabalho das equipes à medida que ele se move durante o processo. O kanban consegue visualizar tanto o fluxo de trabalho quanto as atividades que passam por esse fluxo.
Um dos principais objetivos do Kanban é identificar possíveis gargalos em um processo e corrigi-los para que o trabalho possa fluir da maneira certa, atingindo a produtividade ideal.
Neste conteúdo, vamos apresentar o que é o método Kanban, como funciona, principais aplicações e como usar a metodologia nas vendas.
O que é Kanban?
Antes de descobrirmos o que é o Kanban, é preciso entender como o método se originou. Tudo começou no início da década de 1940 quando Taiichi Ohno, engenheiro industrial e da Toyota no Japão criou uma estratégia básica de planejamento que tinha como objetivo administrar e controlar o trabalho e as quantidades de produtos em todas as etapas do processo produtivo da fábrica de maneira otimizada.
A Toyota percebeu que precisava melhorar sua eficiência e produtividade em relação aos seus concorrentes no setor automotivo, o que levou à criação do método Kanban.
O objetivo de Taiichi Ohno era obter uma maior produtividade e implementar um sistema de gestão que monitore e administre toda a jornada de suprimentos, do fornecedor ao cliente, garantindo prazos de entrega.
O Kanban ajudou a Toyota a alcançar um sistema de controle de produção flexível e eficiente que aumentou a produtividade enquanto reduziu os custos de estoque ao longo de toda a cadeia de produção, desde o fornecedor até o consumidor final.
Esta metodologia também ajudou a impedir interrupções no fornecimento e excesso de estoque de produtos em todas as etapas da fabricação.
Apesar de Taiichi Ohno ser o “pai”do Kanban, o método era usado somente na indústria de manufatura. Foi David J. Anderson quem começou a aplicar o conceito nas áreas de TI, desenvolvimento de software e planejamento no ano de 2004.
David desenvolveu os trabalhos de Taiichi Ohno para definir o Método Kanban, com conceitos como teoria das filas e fluxo. Seu primeiro livro sobre Kanban chamado “Kanban: Successly Evolutionary Change for your Technology Business”, publicado em 2010, é a definição mais abrangente do método.
O Kanban hoje é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho usado para definir, gerenciar e melhorar serviços que fornecem trabalho de conhecimento.
Ele ajuda equipes a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e aplicar a melhoria contínua. O trabalho é representado em quadros Kanban, permitindo otimizar as entregas de todos os membros equipes e lidar até mesmo com os projetos mais complexos em um único ambiente.
Com o tempo, o Kanban tornou-se uma forma eficiente em uma variedade de setores de uma empresa, seja desenvolvimento de software, operações, gestão de pessoas, recrutamento, marketing e vendas. Basicamente, todas as áreas de negócios podem se beneficiar da aplicação do método.
Para que serve o método kanban?
Basicamente, o kanban serve para três funções macro. A primeira é gerenciar o fluxo de trabalho das equipes, permitindo visualizar como está o andamento de uma atividade ou de todas as atividades de um time.
O método também serve para melhorar o andamento das atividades, ou seja, permite que todos visualizem o que vem antes e depois de uma determinada tarefa.
Por fim, o kanban pode limitar a quantidade de demandas de uma equipe, evitando que os membros se sobrecarreguem, tornando o trabalho mais assertivo.
Como funciona o método kanban?
O Kanban é um sistema de gerenciamento de trabalho que segue uma série de diretrizes e ações para promover melhorias contínuas nos processos. É uma abordagem evolutiva que incentiva a melhoria gradual nos processos de uma empresa.
O primeiro passo do funcionamento do Kanban é a visualização do fluxo de trabalho. Isso é feito na forma de quadro com três colunas, onde cada uma significa to do (fazer) doing (fazendo) e done (feito). Confira o que quer dizer cada uma dessas colunas:
- To Do: esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas. Também pode ser chamado de backlog;
- Doing: são todas as atividades que estão sendo realizadas;
- Done: atividades que já foram finalizadas.
Dentro dessas colunas, existem cartões com as atividades a serem feitas, bem como o prazo de entrega de cada uma. Esses cartões são movimentados dentro do quadro kanban conforme o fluxo de trabalho está em andamento.
Essa visualização simples por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho entre os membros de uma equipe e ajuda a identificar possíveis gargalos.
Os cartões do Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados, dependendo da complexidade das atividades e da necessidade de visualizar e examinar partes específicas.
Benefícios do Kanban
A metodologia traz vários benefícios, desde eficiências das equipes até impactos positivos para os clientes.
Um dos principais benefícios é que o kanban traz maior visibilidade e transparência ao fluxo de tarefas, descrevendo as etapas e a ordem em que cada uma deve ocorrer.
Com isso, os participantes de um projeto podem ter uma noção melhor do fluxo de tarefas e da importância de todas as etapas.
Um dos focos do método é a eficiência. Ao usar o kanban, as empresas alcançam tempos de resposta mais rápidos.
Isso inclui tempos de entrega mais eficientes aos clientes, reduz os custos de manutenção ou refações, ao mesmo tempo em que gira o capital mais rapidamente para um uso mais eficiente.
As empresas que usam o kanban também podem ter maior previsibilidade do que está por vir. Ao delinear etapas e tarefas futuras, as equipes podem ter uma noção melhor dos riscos, obstáculos ou dificuldades que poderiam atrasar o processo.
Com o kanban, as empresas podem planejar soluções para esses gargalos e alocar recursos para combater os obstáculos antes mesmo que eles surjam.
Por fim, com processos mais rápidos, os clientes podem obter suas entregas mais rapidamente.
Como aplicar o método kanban em vendas?
O kanban ajuda equipes a terem um processo de vendas claro e definido, auxiliando no fechamento das vendas.
Um processo de vendas costuma ter uma série de etapas predefinidas que um vendedor executa com clientes em potencial para movê-los dos estágios iniciais do funil de vendas até o fechamento do negócio.
No kanban, cada estágio do ciclo de vendas pode ser representado por uma coluna no quadro. Essas etapas são as mesmas encontradas no CRM e devem ser nomeadas da mesma forma. Os cartões representam cada uma das oportunidades e se movem nas colunas ao longo da jornada.
O kanban usado em vendas fornece uma imagem clara do funil, destacando onde há possíveis lacunas (necessidade de prospecção), muito trabalho em andamento (necessidade de priorizar) ou bloqueios no pipeline que podem indicar um problema com o próprio processo de vendas.
O quadro nos ajuda a entender onde está cada oportunidade no ciclo geral de vendas, o que está prestes a fechar e quais oportunidades exigem foco e atenção urgentes.
Além disso, o kanban em vendas pode utilizar o método de kanban de transporte, com a equipe de marketing digital participando e movendo os leads para oportunidades.
Outras áreas de aplicação do kanban
Além das vendas, o kanban pode ser utilizado em qualquer área de uma empresa, para diversos tipos de projetos, por exemplo:
- Controle financeiro: o Kanban pode ser usado no setor financeiro de uma empresa para distribuição de tarefas entre os funcionários, controle de contas a pagar e receber, comunicação com clientes inadimplentes, entre outros;
- Suporte técnico: esse setor costuma ter diversas atividades para escoar ao longo de um dia de trabalho. Nesse sentido, o kanban ajuda a priorizar tarefas e garantir que todas as solicitações serão cumpridas no tempo certo;
- Marketing: é muito importante que esse setor consiga acompanhar todo o andamento dos trabalhos. Sendo assim, o kanban ajuda equipes de marketing a se manterem organizadas em relação a suas entregas.
Diferença entre kanban e scrum
O Scrum e o Kanban são dois sistemas de trabalho interativos que têm como objetivo melhorar o dia a dia de trabalho das equipes. No entanto, as duas metodologias têm suas especificidades. Confira na tabela abaixo a diferença entre scrum e kanban:
| Kanban | Scrum | |
| Funções e responsabilidades | Não há funções predefinidas. A equipe é incentivada a colaborar e contribuir quando alguém fica sobrecarregado. | Cada membro da equipe tem uma função predefinida, onde o Scrum master dita os cronogramas, o Product Owner define metas e os membros da equipe executam o trabalho. |
| Cronogramas de entrega | Produtos e processos são entregues continuamente de acordo com a necessidade. | As entregas são determinadas por sprints ou períodos de tempo definidos em que um trabalho deve ser concluído e estar pronto para revisão. |
| Alterações | Permite que alterações sejam feitas em um projeto no meio do caminho, permitindo melhorias contínuas antes da conclusão de um projeto. | As mudanças nos projetos não costumam acontecer quando o método scrum é usado |
| Melhores aplicações | Melhor para projetos com prioridades muito variadas. | Melhor para equipes com prioridades que não costumam mudar ao longo do tempo. |
Conclusão
Ao longo dos anos, o Kanban evoluiu para atender às necessidades de diversos setores de uma empresa. Como resultado, diferentes tipos de sistemas kanban surgiram, se adequando a todo tipo de atividade.
Nas vendas, o kanban pode ser uma ótima alternativa para fazer uma gestão eficiente de todos os leads e oportunidades que chegam no seu funil de vendas.
Utilizar a metodologia pode ser uma estratégia ainda mais interessante para empresas B2B, pois o processo de vendas costuma ser mais longo.
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