Entregar um trabalho de maneira rápida e eficiente pode ser um grande desafio em diversas empresas. Seja por erros ao estabelecer prioridades ou falta de gestão de tempo, a questão é que a baixa eficiência nas entregas pode custar muito caro para as organizações.
Nesse sentido, existe uma metodologia que propõe uma abordagem de gestão do fluxo de trabalho com foco na melhoria contínua sem sobrecarregar as equipes de trabalho: o método kanban.
Ele é um sistema visual para gerenciar o trabalho das equipes à medida que ele se move durante o processo. O kanban consegue visualizar tanto o fluxo de trabalho quanto as atividades que passam por esse fluxo.
Um dos principais objetivos do Kanban é identificar possíveis gargalos em um processo e corrigi-los para que o trabalho possa fluir da maneira certa, atingindo a produtividade ideal.
Neste conteúdo, vamos apresentar o que é o método Kanban, como funciona, principais aplicações e como usar a metodologia nas vendas.
O que é Kanban?
O Kanban é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho usado para definir, controlar e melhorar processos. Ele ajuda equipes a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e aplicar a melhoria contínua.
Este método visual representa as etapas dos trabalhos em quadros e as tarefas em cartões. Ela permite otimizar as entregas de todos os membros das equipes e lidar até mesmo com os projetos mais complexos em um único ambiente.
Atualmente, o Kanban tornou-se uma forma eficiente de gerenciar processos, em uma variedade de setores de uma empresa, seja desenvolvimento de software, operações, gestão de pessoas, recrutamento ou marketing e vendas. Basicamente, todas as áreas de negócios podem se beneficiar da aplicação do método.
Breve história do Kanban
No início da década de 1940, Taiichi Ohno, engenheiro industrial e da Toyota, no Japão, criou uma estratégia básica de planejamento que tinha como objetivo administrar e controlar o trabalho e as quantidades de produtos em todas as etapas do processo produtivo da fábrica, de maneira otimizada. Esta metodologia foi chamada de Kanban.
O método utilizava cartões para sinalizar quando um componente precisava ser reabastecido. Isso ajudava as equipes a produzirem no momento certo, somente o necessário.
Essa metodologia buscava obter maior produtividade e implementar um sistema de gestão que monitorasse e administrasse toda a jornada de suprimentos, do fornecedor ao cliente, garantindo prazos de entrega. O que também ajudava a impedir interrupções no fornecimento e excesso de estoque de produtos em todas as etapas da fabricação.
Apesar de Taiichi Ohno ser o “pai” do Kanban, o método era usado somente na indústria de manufatura. Foi David J. Anderson quem começou a aplicar o conceito nas áreas de TI, desenvolvimento de software e planejamento no ano de 2004.
David desenvolveu os trabalhos de Taiichi Ohno para definir o Método Kanban, com conceitos como teoria das filas e fluxo. Seu primeiro livro sobre Kanban chamado “Kanban: Successly Evolutionary Change for your Technology Business”, publicado em 2010, é a definição mais abrangente do método.
Quais são os tipos de Kanban?
O método Kanban pode ser utilizado em diferentes contextos e, na sua origem, foi dividido em Kanban de produção e Kanban de movimentação. Sendo mais recentemente subdivido em e-Kanban.
Kanban de produção
O Kanban de produção é usado no controle dos processos produtivos de uma empresa. No sistema tradicional, eram usados cartões físicos que especificavam as informações sobre o produto e quantidade. Isso indicava quando e quanto produzir, mantendo-se alinhado à demanda, evitando escassez ou excessos.
Kanban de movimentação
O Kanban de movimentação controla o transporte de materiais entre diferentes setores ou em um processo de produção. No sistema tradicional, os cartões físicos orientavam a movimentação dos insumos, garantindo que fossem entregues no momento e local certos. Isso contribui para a otimização do fluxo logístico interno.
E-Kanban
O e-Kanban pode ser considerado a evolução digital do método tradicional. Neste modelo, são utilizadas plataformas ou softwares para fazer a gestão dos processos. Estas possibilitam monitorar em tempo real as demandas, automatizar fluxos e trocas de informações entre diferentes setores, reduzindo erros humanos, prevenindo gargalos e aumentando a eficiência.
Quais os pilares do Kanban?
O Kanban é sustentado por seis pilares que orientam e garantem a eficiência na gestão de processos.
1. Visualização do Trabalho
O método Kanban utiliza meios visuais para representar as tarefas e etapas do fluxo de trabalho. Dividindo um quadro em colunas para representar categorias, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”, além de cartões para representar as atividades necessárias do processo.
Este tipo de visualização do trabalho permite identificar rapidamente a situação de uma tarefa, possíveis gargalos e refação no processo.
2. Limitação de Trabalho em Progresso (WIP – Work in Progress)
A limitação de trabalho em progresso (Work in Progress ou WIP) é um pilar que define um limite para tarefas sendo efetuadas simultaneamente em uma etapa. Isso garante que os esforços estejam focados e evita a sobrecarga da equipe, logo, contribui para evitar atrasos e para o aumento da produtividade.
3. Gestão do Fluxo
Na gestão do fluxo de trabalho, o Kanban incentiva o monitoramento do tempo que as tarefas ficam em cada etapa. Esta observação ajuda a identificar gargalos, atrasos e possibilita otimizar a cadência do processo, garantindo um ritmo sustentável.
4. Processos Explícitos
O bom funcionamento do sistema depende de que os processos e as regras estejam claramente definidos e que sejam de conhecimento de todos os envolvidos. Com processos explícitos, como ter critérios específicos de conclusão de tarefas, pode evitar interpretações erradas e gargalos.
5. Feedback Contínuo
Durante a gestão do processo, o método Kanban incentiva ciclos regulares de feedback. Seja através de reuniões rápidas ou revisões semanais, o objetivo é melhorar o alinhamento da equipe e ajustar a estratégia, quando preciso.
6. Melhoria Contínua (Kaizen)
Inspirado no conceito de Kaizen, uma filosofia japonesa que acredita na melhoria contínua, o Kanban incentiva, ao final de cada ciclo, avaliar os resultados em busca de insights que contribuam para promover o aprimoramento dos processos.
Quais são as três fases do Kanban?
O Kanban é um sistema de gerenciamento de trabalho que segue uma série de diretrizes e ações para promover melhorias contínuas nos procedimentos. É uma abordagem evolutiva que incentiva o aperfeiçoamento gradual nos processos de uma empresa.
1. Fase de Visualização e Entendimento
O primeiro passo do funcionamento do Kanban é a visualização do fluxo de trabalho. Isso é feito na forma de quadro com três colunas, onde cada uma significa to do (fazer) doing (fazendo) e done (feito). Confira o que quer dizer cada uma dessas colunas:
- To Do: esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas. Também pode ser chamado de backlog;
- Doing: são todas as atividades que estão sendo realizadas;
- Done: atividades que já foram finalizadas.
Dentro dessas colunas, existem cartões com as atividades a serem feitas, bem como o prazo de entrega de cada uma.
2. Fase de Gestão do Fluxo
Os cartões que representam as tarefas se movimentam dentro do quadro Kanban conforme o andamento do fluxo de trabalho. Essa visualização ajuda a entender como é o fluxo do trabalho, identificar áreas de melhorias e gargalos.
Durante a gestão da fluência, são utilizadas metodologias com o limite de trabalho em progresso (WIP) e métricas, como o tempo de ciclo, para monitorar os processos e resultados.
3. Fase de Melhoria Contínua
Considerando as informações retiradas ao fazer o monitoramento do fluxo de trabalho, nas análises de desempenho e com base nos feedbacks, são obtidos insights que serão usados no aprimoramento do processo.
O Kanban, seguindo o conceito de Kaizen, incentiva a análise e melhorias contínuas, como forma de se alcançar a melhor eficiência.
Diferença entre kanban e scrum
O Scrum e o Kanban são dois sistemas de trabalho interativos que têm como objetivo melhorar o dia a dia de trabalho das equipes. No entanto, as duas metodologias têm suas especificidades. Confira na tabela abaixo a diferença entre scrum e kanban:
| Kanban | Scrum | |
| Funções e responsabilidades | Não há funções predefinidas. A equipe é incentivada a colaborar e contribuir quando alguém fica sobrecarregado. | Cada membro da equipe tem uma função predefinida, onde o Scrum master dita os cronogramas, o Product Owner define metas e os membros da equipe executam o trabalho. |
| Cronogramas de entrega | Produtos e processos são entregues continuamente de acordo com a necessidade. | As entregas são determinadas por sprints ou períodos de tempo definidos em que um trabalho deve ser concluído e estar pronto para revisão. |
| Alterações | Permite que alterações sejam feitas em um projeto no meio do caminho, permitindo melhorias contínuas antes da conclusão de um projeto. | As mudanças nos projetos não costumam acontecer quando o método scrum é usado |
| Melhores aplicações | Melhor para projetos com prioridades muito variadas. | Melhor para equipes com prioridades que não costumam mudar ao longo do tempo. |
Benefícios do Kanban
A metodologia traz vários benefícios, desde eficiências das equipes até impactos positivos para os clientes.
1. Visualização Clara do Trabalho
Um dos principais benefícios é que o Kanban traz maior visibilidade e transparência ao fluxo de tarefas, descrevendo as etapas e a ordem em que cada uma deve ocorrer.
Com isso, os participantes de um projeto podem ter uma noção melhor do fluxo de tarefas e da importância de todas as etapas.
2. Aumento da Eficiência
Um dos focos do método é a eficiência. Ao usar o Kanban, as empresas alcançam tempos de resposta mais rápidos.
Isso inclui tempos de entrega mais eficientes aos clientes, reduz os custos de manutenção ou refações, ao mesmo tempo em que gira o capital mais rapidamente para um uso mais eficiente.
3. Identificação de Gargalos
As empresas que usam o Kanban também podem ter maior previsibilidade do que está por vir. Ao delinear etapas e tarefas futuras, as equipes podem ter uma noção melhor dos riscos, obstáculos ou dificuldades que poderiam atrasar o processo.
Com o Kanban, as empresas podem planejar soluções para esses gargalos e alocar recursos para combater os obstáculos, antes mesmo que surjam.
4. Flexibilidade e Adaptação
O método Kanban pode ser considerado flexível e adaptável. Já que pode ser personalizado para atender a diferentes setores ou projetos.
Além de permitir ajustes rápidos, quando há mudanças nas prioridades ou nas demandas. Sendo indicado para ambientes dinâmicos, onde mudanças rápidas são frequentes.
5. Entregas Mais Rápidas
Visando o aumento da eficiência através do foco no fluxo contínuo e na redução de desperdícios, o Kanban contribui para as tarefas serem concluídas em menos tempo. Com processos mais ágeis, as entregas tendem a ser mais rápidas.
6. Priorização Eficiente
A visão clara do ciclo completo do trabalho ajuda a manter a equipe alinhada e todos os esforços focados nos objetivos estratégicos. O que facilita a definição de prioridades e a organização das atividades conforme sua importância.
7. Melhoria Contínua
O Kanban incentiva a análise contínua do fluxo do trabalho, buscando por ajustes necessários no processo. Este pensamento de melhoria contínua leva ao incentivo de feedbacks regulares, buscando o aumento da eficiência operacional.
8. Redução de Estresse na Equipe
Ao pensar na limitação das atividades em progresso (WIP), o Kanban age em prol do colaborador, ao evitar a sobrecarga de trabalho. Com as tarefas distribuídas de maneira equilibrada, é criado um ambiente laboral mais saudável.
9. Melhor Tomada de Decisões
A visibilidade clara do fluxo de trabalho rende informações pertinentes sobre os processos da empresa. Utilizando métricas como tempo de ciclo e a taxa de refação, é possível identificar problemas e áreas de melhorias. Com todos os dados em mãos, é viável tomar decisões mais acertadas.
10. Escalabilidade
A flexibilidade do método Kanban permite que ele seja aplicado em equipes e empresas, de diferentes tamanhos. Seu funcionamento suporta acompanhar o crescimento ou as mudanças, sem comprometer a eficiência do processo.
Como aplicar o método kanban em vendas?
O kanban ajuda equipes a terem um processo de vendas claro e definido, auxiliando no fechamento das vendas.
Um processo de vendas costuma ter uma série de etapas predefinidas que um vendedor executa com clientes em potencial para movê-los dos estágios iniciais do funil de vendas até o fechamento do negócio.
No kanban, cada estágio do ciclo de vendas pode ser representado por uma coluna no quadro. Essas etapas são as mesmas encontradas no CRM e devem ser nomeadas da mesma forma. Os cartões representam cada uma das oportunidades e se movem nas colunas ao longo da jornada.
O kanban usado em vendas fornece uma imagem clara do funil, destacando onde há possíveis lacunas (necessidade de prospecção), muito trabalho em andamento (necessidade de priorizar) ou bloqueios no pipeline que podem indicar um problema com o próprio processo de vendas.
O quadro nos ajuda a entender onde está cada oportunidade no ciclo geral de vendas, o que está prestes a fechar e quais oportunidades exigem foco e atenção urgentes.
Além disso, o kanban em vendas pode utilizar o método de kanban de transporte, com a equipe de marketing digital participando e movendo os leads para oportunidades.
Outras áreas de aplicação do kanban
Além das vendas, o kanban pode ser utilizado em qualquer área de uma empresa, para diversos tipos de projetos, por exemplo:
- Controle financeiro: o Kanban pode ser usado no setor financeiro de uma empresa para distribuição de tarefas entre os funcionários, controle de contas a pagar e receber, comunicação com clientes inadimplentes, entre outros;
- Suporte técnico: esse setor costuma ter diversas atividades para escoar ao longo de um dia de trabalho. Nesse sentido, o kanban ajuda a priorizar tarefas e garantir que todas as solicitações serão cumpridas no tempo certo;
- Marketing: é muito importante que esse setor consiga acompanhar todo o andamento dos trabalhos. Sendo assim, o kanban ajuda equipes de marketing a se manterem organizadas em relação a suas entregas.
Conclusão
Ao longo dos anos, o Kanban evoluiu para atender às necessidades de diversos setores de uma empresa. Como resultado, diferentes tipos de sistemas kanban surgiram, se adequando a todo tipo de atividade.
Nas vendas, o kanban pode ser uma ótima alternativa para fazer uma gestão eficiente de todos os leads e oportunidades que chegam no seu funil de vendas.
Utilizar a metodologia pode ser uma estratégia ainda mais interessante para empresas B2B, pois o processo de vendas costuma ser mais longo.
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