A ordem de serviço (OS) é algo indispensável para o bom funcionamento de uma empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte.
Sem que tudo esteja em seu devido lugar e que as informações e condições exatas para a execução de uma tarefa sejam repassadas a quem irá executá-las, as garantias de uma boa entrega ao cliente são reduzidas drasticamente.
A ordem de serviço é um documento formal utilizado pelas empresas para descrever, com riqueza de detalhes, qual será o trabalho executado, por quem e para quem, as ordens de serviço funcionam como uma solicitação aprovada e de tudo o que contém a composição de uma entrega.
Para explicar a você que é uma ordem de serviço, como fazer e aplicar essa prática na sua empresa, assim como ilustrá-la por meio de exemplos práticos, preparamos este conteúdo exclusivo.
Para que serve uma ordem de serviço?
Imagine que você recebe uma tarefa para executar, mas não sabe qual a quantidade de matéria-prima que deve ser utilizada, qual o prazo para entrega, quais são os detalhamentos sobre o serviço e quantas peças/produtos devem ser entregues. Dessa maneira fica impossível trabalhar, certo?
O mesmo ocorre quando um colaborador da sua empresa recebe uma demanda assim, de maneira desordenada, sem foco definido ou uma figura de referência a quem ele poderá recorrer em caso de dúvida.
A ordem de serviço busca, justamente, eliminar essa desorganização nas empresas. Ela, como explicamos, é um documento que formaliza o trabalho que deve ser executado, no intuito de antecipar e eliminar quaisquer dúvidas básicas sobre como fazer, em quanto tempo e demais questões.
Mas quais informações precisam estar em uma ordem de serviço? Explicaremos a seguir.
O que uma ordem de serviço precisa ter?
Não há uma regra geral sobre todos os componentes obrigatórios de constar em uma ordem de serviço. O que há, porém, são requisitos básicos para a execução de uma tarefa, que acabam justificando a utilização da OS nas empresas.
Dito isso, o que você precisa levar em consideração ao criar uma ordem de serviço é:
- Adicionar o número da ordem;
- Dados da empresa prestadora do serviço (endereço, telefone para contato, CNPJ, etc);
- Dados do cliente ou do requisitante interno (da sua própria empresa), como CNPJ (cliente), nome (cliente ou requisitante interno), setor (requisitante interno), entre outros;
- A data e o horário da solicitação;
- A data e o horário da execução da tarefa;
- Descrição, mais detalhada possível, do serviço;
- Detalhamento da matéria-prima utilizada no trabalho, sejam peças ou mão de obra;
- Valor de cada item e mão de obra utilizados na execução da demanda;
- Valor total do serviço.
Nem todos os casos, vale lembrar, vão exigir que todas as informações citadas acima sejam preenchidas na OS. O que sua empresa deve ter em mente é que quanto mais riqueza de detalhes, melhor.
Como fazer uma ordem de serviço para utilizar na sua empresa?
Como as possibilidades são infinitas quanto às informações contidas em uma ordem de serviço, sempre fica a dúvida de que maneira escolher a melhor opção para utilizar na sua empresa. Graças à tecnologia, existem softwares preparados para facilitar a vida de empreendedores e oferecer opções certeiras. A seguir, listamos três.
1- CRM
O Customer Relationship Management (CRM) é um software que engloba uma série de práticas, estratégias de mercado e tecnologias que focam, primariamente, no relacionamento entre uma empresa e seus clientes. Entre seus principais objetivos, o CRM busca ser uma ferramenta de gestão completa, atendendo o setor comercial/vendas e marketing, também fornecendo insights para outras áreas do negócio.
Quando se trata da emissão de ordens de serviço, o CRM também é uma importante ferramenta para otimizar esse processo e garantir uma maior assertividade. Neste caso, dependendo do CRM que você utilizar, a emissão de OS pode ser feita pelo próprio software, fazendo uso das informações dos clientes constatadas no sistema.
Caso contrário, se você ainda preferir emitir escrevendo dados em um papel ou fazê-la no Excel/Google Sheets, as informações contidas no CRM também lhe serão úteis.
2- ERP
O Enterprise Resourcing Planning (ERP) é um sistema integrado de gestão empresarial que auxilia gestores no processo de tomada de decisão, embasando-os com informações concretas sobre a empresa e o mercado.
O grande propósito do ERP é potencializar o uso de dados inteligentes e que favoreçam as estratégias adotadas pelo negócio.
No caso da emissão de ordens de serviço, o ERP auxilia no gerenciamento dos serviços prestados e fornece as informações completas sobre cada um.
Isso ocorre porque o software funciona como uma central de dados, dando acesso a gestores e demais pessoas credenciadas às atualizações em tempo real sobre tudo o que está sendo feito.
3- Excel / Google Sheets
Também é possível emitir ordens de serviço pelas ferramentas Excel e Google Sheets. No caso, as tabelas podem ser criadas tanto de forma manual quanto utilizando os templates pré-prontos disponibilizados por ambas as plataformas. O preenchimento das informações, no entanto, deve ser preenchido manualmente, ou seja, digitado nas planilhas.
A seguir, preparamos um exemplo de como criar uma tabela de OS para clientes no Excel.
- Abra o Excel e crie uma aba chamada Clientes;
- Crie colunas de acordo com as informações que você julga necessário conter na OS: as mais comuns são nome, CPF/CNPJ, telefone, endereço, e-mail, entre outros;
- Abra uma segunda aba de nome Serviços;
- Nela, insira novamente um campo para nome (da empresa/cliente), e um campo para descrição do serviço;
- Crie uma terceira aba. chamada Vendas;
- Adicione o ID da tarefa, CPF/CNPJ, serviço realizado e o valor total cobrado;
- O documento você batiza como Ordem de Serviço.
Também pode ser feita uma tabela única, com todas as informações descritas acima. Ocorre, porém, que ela pode ser mais confusa devido ao excesso de informações em uma única planilha. A separação por etapas auxilia no processo de organização.
Exemplos de Ordem de Serviço
Confira alguns modelos de ordens de serviço que podem servir de modelo para você aplicar em sua empresa.
1- Ordem de serviço para manutenção em automóvel
2- Ordem de serviço e reparo
3- Ordem de serviço interna e externa
4- Ordem de serviço no Excel
Faça propostas comerciais utilizando os modelos certos
Elaborar uma boa proposta comercial é um fator decisivo para aumentar as chances de fechamento de um novo negócio. Saber como abordar o cliente e mostrar que conhece as dificuldades dele e está pronto para resolvê-las é o que determina o sucesso ou a falha no processo de negociação.
Pensando em ajudar você a solucionar esse problema e ser mais assertivo em suas prospecções, a Ploomes desenvolveu um conteúdo exclusivo sobre o tema, com 5 modelos de propostas comerciais gratuitas para o seu setor de vendas utilizar.
Em nosso conteúdo, você encontra para download modelos de proposta:
- Para produtos e serviços;
- Para eventos;
- Para empresas de engenharia;
- Para Marketing;
- Proposta comercial padrão.
Acesse agora!
