O 5s é uma metodologia voltada para a organização de empresas e é muito utilizado por negócios que querem alcançar um alto nível de performance.
Nesse método, você direciona os esforços para cinco áreas/níveis diferentes com objetivo de otimizar os processos e a organização, obtendo assim os melhores resultados possíveis.
Quer saber mais sobre o 5S? Nesse artigo vamos te explicar o que é essa metodologia, seus benefícios e como utilizá-la na sua empresa. Confira!
O que é 5s?
De modo geral, o 5s propõe que uma empresa funcione com todos os recursos que precisa, mantendo um bom nível de produtividade e preservando o bem-estar dos seus colaboradores. Atualmente ele é aplicado para melhorar não só a organização da empresa, mas também para otimizar os seus processos e o controle da qualidade.
Ele foi inventado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, quando o país buscava se reerguer e voltar a ser uma economia produtiva. O método foi aplicado em diversos setores da sociedade japonesa, incluindo as grandes companhias e indústrias.
E os resultados foram bastante positivos, o Japão conseguiu se reestruturar e hoje é uma das maiores economias do mundo.
Como funciona o 5s?
A metodologia se chama 5s porque é baseada nos cinco sensos japoneses:
- Seiri – senso de utilização;
- Seiton – senso de organização;
- Seiso – senso de limpeza;
- Seiketsu – senso de normalização;
- Shitsuke – senso de disciplina.
Cada um desses princípios tem a sua importância na aplicação do método e são usados nas empresas para estabelecer um controle da qualidade baseado na cultura e na disciplina oriental.
A seguir, vamos falar um pouco mais sobre cada um deles.
Seiri (senso de utilização)
O primeiro S é o senso de utilização, que tem como objetivo identificar tudo o que é de fato usado no trabalho e descartar o que não for necessário, deixando no ambiente de trabalho somente aquilo que é essencial para a realização das tarefas.
A ideia é reduzir ao máximo o uso de materiais, desde papel até equipamentos. E assim, gerar economia, liberar espaço de armazenamento e fazer uma gestão inteligente.
Tudo isso irá aumentar a concentração e a produtividade da equipe, já tudo aquilo que não tem importância para a operação foi eliminado. O ambiente fica mais limpo, otimizado e menos poluído.
Além de destacar o que não é necessário para o trabalho, esse também é o momento de avaliar quais equipamentos e produtos estão faltando e comprar o que for preciso.
Seiton (senso de organização)
O segundo S é o seiton, senso de organização, no qual o objetivo é manter o ambiente de trabalho sempre organizado para facilitar o desempenho dos colaboradores. Todo mundo precisa saber onde encontrar os materiais e documentos necessários para o trabalho.
E esse nível de organização deve ser aplicado em todos os setores da empresa. Para isso, é preciso fazer uma relação de todos os objetos para criar um estoque que seja simples e fácil de ser gerido pelos funcionários.
As mesas de trabalho também devem ser organizadas, deixando nelas apenas objetos usados frequentemente, evitando assim o excesso e a desorganização.
Seiso (senso de limpeza)
Seiso é o terceiro S, do senso de limpeza. Aqui, o método aplica o conceito que a limpeza é responsabilidade de todos os funcionários da empresa e não apenas da equipe de limpeza.
Cada colaborador deve zelar pela limpeza do ambiente de trabalho e também ter o papel de fiscalizar os setores comuns da empresa, como refeitórios e banheiros.
Além disso, o Seiso também está relacionado à higiene e aparência pessoal. Isso não quer dizer que o funcionário precisa seguir e se enquadrar em padrões de beleza, mas sim que deve se apresentar de maneira adequada e com vestimentas de acordo com a função que exerce.
Seiketsu (senso de normalização)
O quarto S é de Seiketsu, que é o senso de normalização ou padronização. Neste pilar, a ideia é reforçar e normalizar a prática dos três sensos anteriores, fazendo com que cada um deles se torne parte da rotina da empresa.
É necessário que cada S se torne um hábito para os colaboradores. Para isso, a empresa precisa definir regras e criar processos automatizados e padronizados para cada um dos sensos e criar práticas de fiscalização para verificar se cada uma das tarefas estão sendo cumpridas. Além de fazer a conscientização com campanhas internas.
Afinal, os funcionários precisam entender os benefícios e a importância da metodologia que está sendo aplicada na empresa. Os 5s têm que se tornar parte integral da cultura da empresa.
Shitsuke (senso de disciplina)
O quinto e último S é o da disciplina, o Shitsuke! Ter disciplina é extremamente essencial na hora de desenvolver um novo hábito e mantê-lo a longo prazo. Por isso, é importante estimular a autodisciplina dos colaboradores.
Um bom caminho para isso é promover a capacitação dos funcionários através de treinamentos, palestras e campanhas de conscientização. Você deve dar todo o suporte e direcionamento para os colaboradores, só assim os bons resultados poderão ser obtidos.
Criar métricas para avaliar o sucesso da implementação da metodologia e dar feedback para as pessoas também são outras estratégias que podem ser usadas.
Benefícios do 5s
Aplicar o método 5s pode trazer diversos benefícios que poderão ser observados em diferentes setores da sua empresa.
Entre as vantagens que o seu negócio pode ter estão:
- Aumento da produtividade;
- Otimização de tempo;
- Padronização dos processos;
- Redução de desperdícios;
- Melhoria do ambiente e da qualidade do trabalho;
- Segurança nas operações;
- Melhoria contínua nos processos da empresa.
Porém, é importante lembrar que toda nova prática pode demorar para se tornar um hábito, então é preciso ter paciência na hora de aplicar a metodologia e esperar os resultados.
Como implementar o 5s na sua empresa?
Já vimos o que é o 5s e quais as vantagens ele traz para a empresa, mas ainda temos uma questão para responder: como implementar o 5s na empresa?
Para te ajudar, trouxemos um passo a passo:
1. Equipe de implementação
O primeiro passo é selecionar os colaboradores que farão parte da equipe de implementação. O ideal é que você escolha pessoas de diferentes setores e também de diferentes cargos.
Eles serão responsáveis por orientar os outros funcionários, conscientizar sobre a importância do 5s e conduzir os novos processos. Por isso, essa equipe deve ser treinada para dominar muito bem os conceitos dos sensos. Só assim eles poderão passar adiante os conhecimentos e práticas da metodologia.
2. Fazer uma avaliação dos setores da empresa
A equipe de implementação deve fazer uma avaliação de cada setor da empresa. O objetivo dessa etapa é identificar os problemas da empresa e o que pode ser melhorado.
Essa análise deve ser feita de forma detalhada e cuidadosa. É a partir dela que os próximos passos da implementação serão definidos.
3. Planejamento
Depois de fazer a avaliação dos setores, chegou a hora da equipe de implementação fazer um planejamento. Levando em consideração todas as possíveis otimizações que eles encontraram, deve ser montado um cronograma com todas as atividades a serem desenvolvidas e dividir as tarefas entre os funcionários da empresa.
4. Implementar o 5s
Chegou a hora de colocar a mão na massa! Nessa etapa a equipe de implementação deve colocar em prática todas as tarefas que eles mapearam no planejamento.
É importante que toda a empresa esteja alinhada com o processo que está sendo implementado. Por isso, o ideal é fazer campanhas internas de divulgação, treinamentos e palestras com todos os colaboradores.
5. Acompanhar os resultados
Para que o 5s gere benefícios para a empresa, é fundamental entender se as ações feitas estão gerando resultados. A equipe de implementação deve ficar responsável por acompanhar o andamento das ações e fazer análises periódicas.
É importante fazer uma análise dos dados e avaliar o que está dando certo e o que pode ser melhorado. Aqui vale o que já falamos no S número cinco, o Shitsuke: crie métricas e dê feedbacks. Só assim será possível alcançar os resultados desejados.
Qual A Relação Do 5s Com A ISO 9001?
O ISO 9001 é um sistema de gestão de qualidade que garante a excelência de produtos e serviços. Para que as empresas sejam certificadas, elas têm que seguir uma série de diretrizes.
A ideia é garantir que os produtos contemplem as exigências do mercado e dos clientes, além da empresa estar sempre buscando melhorar os seus processos.
Para isso, é preciso ter um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ eficiente capaz de padronizar o processo e garantir que o produto ou serviço tenha o padrão de qualidade necessário.
Entre os critérios que as empresas que querem obter o ISO 9001 devem seguir está: mapear todos os processos da operação e de todo o contexto da organização. E é aí que entra a metodologia 5s!
Você pode usar os métodos do 5s na sua empresa buscando otimizar e simplificar a organização e os processos. Dessa maneira, fica mais fácil atingir os padrões de qualidades exigidos pela ISO 99001.
Conclusão
Como vimos, implementar o 5s na sua empresa pode trazer muitos benefícios, como mais organização e produtividade. Outro ponto positivo é que esse método tem um baixo custo de implementação.
O mais importante é que ele vire parte da cultura da empresa e que os colaboradores estejam alinhados com a importância do projeto e dos avanços que ele irá trazer.
Não se esqueça que o 5s é uma metodologia que valoriza a melhoria contínua dos processos.
Por isso, você pode combinar mais de um processo junto com ele para otimizar ainda mais a gestão da sua empresa. Uma boa opção é o método Kaizen, que além de uma metodologia também é um plano de ação para auxiliar na organização e produtividade da sua empresa.
