O que é a automação de propostas e como ela pode ajudar o meu negócio? Logo explicaremos com mais detalhes, mas antes vamos entender como funciona a elaboração de documentos comerciais atualmente.
Embora seja necessária no cotidiano corporativo, a geração de propostas pode ser uma atividade que gera muito gasto de tempo.
Preencher produtos e valores, fazer um texto cordial, garantir que todas as informações estejam preenchidas corretamente, apresentar a cultura da empresa, etc.
Sem esses fatores, uma proposta pode ser vista como um trabalho amador, perdendo parte da seriedade profissional requerida em boas negociações.
Se sua empresa trabalha com esse tipo de documento, sabe muito bem que há muitas informações que se repetem durante as negociações.
Quando isso inclui longas sequências de números, análise de estoque e outros detalhes mais específicos, a tendência é que esse texto demore ainda mais para ser feito.
Considerando esses problemas, a Ploomes desenvolveu um processo de automação de propostas em seu CRM. Assim, o tempo que seria gasto na elaboração é reduzido, dando mais tempo aos vendedores para sua tarefa mais importante: as vendas.
Como funciona, então, o procedimento de geração automática de uma proposta? Como garantir que o texto vai se adequar às especificações da empresa? Para solucionar essas e outras dúvidas, explicamos melhor a seguir.
Primeiramente, o que é o módulo de Automação de Proposta do Ploomes:
Conceitos iniciais
Inicialmente, os padrões que vão estar disponíveis para seus vendedores são definidos durante a implantação, a partir da criação de nossos designers. Eles desenvolvem toda a estética das propostas de acordo com as exigências da identidade da sua marca.
Para entender melhor como a automação é feita, precisamos definir antes três conceitos que compõem as propostas:
- Valores fixos: é o que sempre se repete de uma proposta para outra. Uma introdução ou um texto sobre os valores da empresa estariam incluídos, por exemplo.
- Variáveis automáticas: são dados que variam de uma proposta para outra, mas que não precisam ser preenchidos a mão, pois são puxados para o documento a partir de uma base de dados. Incluem-se aqui o CNPJ, o nome do cliente, informações do produto, entre outros.
- Variáveis a preencher: são, de fato, os dados que precisam ser preenchidos manualmente, mudando para cada proposta. Entre os exemplos podemos citar: escopo do projeto, prazo de entrega e forma de pagamento.
É a partir dessas definições que é possível criar uma padronização genérica o suficiente para permitir a repetição em várias propostas, mas que ofereça o espaço necessário para a inclusão dos dados específicos necessários.
Cada um desses valores ou variáveis vai preencher um “campo inteligente” no arquivo a ser gerado. No padrão, esses campos vão aparecer como “[Nome do Cliente]” ou “[Descrição do Produto]”, por exemplo.
A ideia central é que esses espaços se tornarão as partes integrantes da sua proposta, contrato ou pedido de venda. Eles são parte essencial da automação de propostas.
Caso haja algum detalhe que não esteja nos nossos layouts e precise ser incluído no modelo, como descontos ou prazos diferenciados, não precisa se preocupar. Nossa equipe irá acompanhar cada etapa da implantação junto com você para evitar o mínimo de esforço dos seus vendedores na elaboração das propostas.
Valores fixos
Durante a implantação do CRM, os valores fixos serão definidos conforme a identidade da empresa. Assim, ao receber a proposta, o cliente vai saber quem está enviando e ter uma visão mais profissional da negociação.
Caso já exista alguma espécie de modelo próprio seu, nós transferimos esse padrão para nosso sistema e fazemos as adaptações necessárias.
Por outro lado, se não houver qualquer tipo de identidade visual nas propostas atuais da sua empresa, podemos fornecer layouts que se adequem melhor à sua marca.
Evidentemente, tudo é feito de forma a garantir o padrão de qualidade esperado para seu negócio. Assim é garantida a projeção de uma imagem de integridade e profissionalismo em cada arquivo emitido.
É importante também delimitar que existem três tipos de documentos que estão incluídos na nossa automação:
- Propostas Comerciais: usados nas negociações e orçamentos (Proposta Comercial, Proposta de Prestação de Serviços);
- Vendas: quando o negócio é ganho, como, por exemplo, Pedidos de Venda e Ordem de Produção;
- Documentos: podem ser gerados antes ou depois de garantir o negócio. Contratos e Termos de Adesão são exemplos desse tipo, porém o usuário pode automatizar a criação de qualquer documento personalizado.
Dessa forma sua equipe de vendas tem possibilidade de gerar arquivos que comprovem cada etapa do processo de negociação sem nem precisar sair do CRM e com o máximo de otimização possível.
Seus vendedores podem finalmente focar naquilo que realmente importa que é o negócio em si e a aquisição de novos leads (oportunidades de compra).
Contudo, nosso foco não fica apenas para a exclusividade da função. O objetivo é fornecer um sistema que seja agradável como ferramenta de uso diário.
Com o intuito de garantir isso, é essencial que o acompanhamento durante a implantação seja feito da melhor maneira possível.
Variáveis automáticas
Então, antes de poder definir qualquer coisa sobre as propostas, devemos ter toda a base de dados dos seus clientes, serviços e produtos cadastrados no CRM.
Esse processo será feito junto à equipe de implantação. Assim garantimos que todas as informações necessárias para começar a usar o sistema, não apenas a automação de propostas, já estarão cadastradas.
Se você quiser saber mais sobre como funciona a inclusão de novos dados no CRM, veja nossos vídeos sobre cadastro de clientes e estruturação de produtos ou agende uma demonstração.
Dessa forma, a base de dados do CRM pode ser usada para puxar as informações das variáveis automáticas.
Exemplos de informações são incluídas dessa forma são:
- Dados do cliente;
- Descrição do produto ou serviço;
- Dados do vendedor.
Então é possível definir dentre as opções da base de dados qual é a informação que você quer incluir.
O que seria feito antes com digitação manual, podendo surgir erros e gasto de tempo, é feito agora com processos automáticos.
Variáveis a preencher
Por fim, para garantir que cada arquivo seja gerado para cumprir com uma tarefa específica, temos as variáveis a preencher.
Quando seu vendedor abre um novo negócio, surge uma aba logo ao lado do quadro onde ele deve preencher os dados escrita “incluir proposta”.
Ao clicar nessa aba vão aparecer os campos necessários para a especificação da nova proposta que você vai gerar.
Esses campos podem incluir:
- Título;
- Forma de pagamento;
- Prazo de entrega;
- Escopo do projeto.
Assim como ocorre com os outros campos inteligentes, as informações preenchidas na automação de propostas serão diretamente passadas para o arquivo. Com a proposta gerada é só mandar para a aprovação.
Os outros arquivos vão ter outros caminhos para a criação.
Para gerar documentos, é necessário ir na aba de mesmo nome no aplicativo e clicar em “novo negócio” no canto superior direito.
Em seguida será aberto um formulário semelhante ao da proposta, onde você definirá o modelo. No caso de um contrato, por exemplo, será gerado um documento que pode ser compartilhado com o cliente ou salvo em formato PDF.
Depois basta é só enviar o arquivo por e-mail ou WhatsApp e acompanhar quando o seu potencial cliente acessa o documento ou comenta alguma condição que ele gostaria de acrescentar. O Ploomes sempre te avisa quando alguém interage com os documentos compartilhados.
Para o tipo de arquivo “Vendas”, no entanto, existe o diferencial que é necessário ganhar o negócio antes de gerar o documento. O CRM impede que a geração do arquivo seja realizada até a conclusão dessa etapa. Dessa forma seus vendedores não podem gerar arquivos de vendas sem fechá-la.
Lembrando que é possível controlar quais tipos de arquivos podem ser gerados em “Administração”, acessar “Módulo de Sistemas” e ativar ou desativar o módulo que achar necessário.
Qual é o meu retorno com a automação de propostas?
Todas essas funcionalidades apresentadas na automação de propostas não servem apenas para melhorar o desempenho dos seus vendedores.
Se seus funcionários conseguem fazer mais em menos tempo, então o resultado disso é um retorno maior para a sua empresa.
A quantidade de tempo que seria gasto com elaboração de propostas é convertida na busca por novas oportunidades. Dessa forma o custo do CRM da Ploomes pode ser convertido na otimização de processos da sua empresa.
Ou seja, o tempo dos seus vendedores é melhor aproveitado para aumentar a produtividade ao invés de cumprir com a burocracia.
Além disso, você ganha mais controle sobre suas propostas. Todas as propostas geradas ficam registradas no CRM e o sistema pode te dizer o quanto seus documentos estão sendo efetivos durante as negociações.
Ainda ficou dúvidas? Veja esse webinar sobre automação de propostas:
Ploomes, a sua melhor escolha
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