São muitas as heranças e contribuições dos povos orientais para o ocidente. No caso do Japão, além das tradicionais tecnologias, também há métodos que levam seus benefícios para todos os cantos do mundo. Esse é o caso do Kaizen, uma metodologia e plano de ação que ajudou o país a se reconstruir após a Segunda Guerra Mundial e pode ser aplicado ao empreendedorismo e às vendas.
Quer saber como utilizar o Kaizen em prol do seu negócio e conquistar redução de custos, aumento da produtividade e outros benefícios que vão impulsionar as vendas da sua empresa? A seguir, explicamos o que é essa filosofia e como aplicá-la no dia a dia para obter ótimos resultados.
Boa leitura!
Qual a origem do Kaizen?
O método Kaizen foi criado pelo professor japonês Masaaki Imai, que trabalhou durante muitos anos na montadora Toyota. Também conhecido como processo de melhoria contínua devido à tradução do termo Kai (melhoria) e Zen (benéfico), essa filosofia surgiu da necessidade de reconstrução de um Japão destruído pela Segunda Guerra Mundial.
Após sair derrotado do conflito, o país oriental precisava urgentemente de uma solução para que pudesse voltar com força ao cenário econômico mundial e tivesse condições de competir com grandes empresas do período, como a Ford. Sem grandes quantidades de recursos para isso, a metodologia Kaizen brotou como uma saída para a crise.
O grande desafio do processo de melhoria contínua japonês era produzir mais gastando menos. Para isso, o foco foi em reformular o modelo de empreendedorismo no país, criando uma cultura direcionada sempre para a qualidade dos processos.
Outro objetivo do método Kaizen foi, e ainda é, envolver ativamente todos os colaboradores que fazem parte da linha de produção.
O que é Kaizen?
O Kaizen, como explicado anteriormente, é, ao mesmo tempo, uma filosofia de negócio e um plano de ação para as empresas. Ele pode ser descrito em cinco tópicos essenciais para a sua existência:
- Trabalho em equipe;
- Autodisciplina;
- Elevar o moral;
- Círculos de qualidade;
- Sugestões de melhoria.
A partir disso, é possível eliminar a ociosidade da empresa e dos colaboradores, juntamente com o desperdício de insumos e a ineficiência. Os ganhos para o negócio ocorrem na forma de uma obtenção elevada de lucro, criação de uma cultura participativa entre os funcionários, melhorias nos processos e satisfação dos clientes.
Vale ressaltar que a participação de todos nos processos, independente do nível hierárquico – cargo que ocupam – é uma premissa básica para que o Kaizen possa ocorrer dentro de uma empresa. Sem o senso coletivo de trabalho em equipe, a melhoria contínua se torna inalcançável para qualquer organização, independente do porte.
Como aplicar o Kaizen na minha empresa?
Quando estruturou a metodologia Kaizen nos seus livros “Kaizen: a chave para o sucesso competitivo do Japão” e “Strategic Kaizen”, Masaaki Imai fez isso de forma a favorecer e simplificar tudo o que é necessário para uma gestão transparente, voltada ao locus (chão de fábrica), dando prioridade às pessoas e o estímulo ao “aprender fazendo”.
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Para exemplificar a maneira ideal de como aplicar o método Kaizen em uma empresa, Imai descreveu em 10 passos tudo o que é importante para criar a cultura da melhoria contínua em um empreendimento. A seguir, mostramos e explicamos todos os passos a você.
- Abandone suposições: não suponha nada, trabalhe apenas com o que for concreto, evitando o desperdício de tempo.
- Seja proativo: a proatividade contínua na resolução de problemas ajuda a otimizar o tempo na busca por soluções ao invés de se lamentar pelo que deu errado.
- Dispense o status quo: busque sempre enxergar além das aparências, buscando variadas fontes de informação para entender o que é ou não vantajoso para a sua empresa.
- Não seja perfeccionista: aqui vale a velha máxima de que ter algo feito é melhor do que ter algo perfeito.
- Aprenda com os erros: faça uma análise criteriosa de todos os processos até encontrar o maior número possível de erros. Trabalhe em cima disso para que se tornem acertos e gerem benefícios para a sua empresa.
- Priorize o bem-estar coletivo: construa um ambiente onde todos os colaboradores sintam que fazem parte de algo maior e que têm a liberdade para contribuir da forma que acharem necessário, especialmente com opiniões.
- Não aceite o que é óbvio: pare de aceitar os problemas óbvios sem questionar o porquê de eles acontecerem. Se questione e questione o grupo até que a raiz do problema seja encontrada.
- Diversifique opiniões: quanto mais pontos de vista você tiver sobre um mesmo problema, mais simples é achar uma solução eficaz, em um menor período de tempo.
- Use e abuse da criatividade: lembre-se que a metodologia Kaizen é fazer muito com pouco. Buscar soluções de baixo custo e propor pequenas mudanças que gerem resultados significativos são alternativas úteis.
- Melhore os processos continuamente: para que um processo de melhoria contínua exista na empresa, nunca pare de realizar ações que valorizem o desenvolvimento do negócio e dos colaboradores.
Quais as vantagens do Kaizen para o meu negócio?
O método Kaizen é a prova de que pequenas mudanças são capazes de gerar grandes melhorias para todo um ecossistema empresarial. O resultado da aplicação correta de todos os 10 passos desenvolvidos por Masaaki Imai pode ser mensurado pelos seguintes benefícios que a filosofia traz para um empreendimento:
- Colaboradores satisfeitos;
- Recursos da empresa melhor aproveitados;
- Mais segurança para a realização das tarefas;
- Maior eficiências em todas as áreas do empreendimento.
Caso você ainda tenha dúvidas sobre a funcionalidade do método Kaizen e como verificar se sua aplicação está dando certo na empresa, é possível verificar o andamento dos processos de melhoria contínua por meio de quatro passos simples.
1. Empenho coletivo
O Kaizen só dará certo se todos os colaboradores afetados por essa mudança de cultura estiverem direta e intimamente envolvidos e empenhados. Sem a participação de todos e a mentalidade de que cada um importa para o sucesso da empresa, algo está errado e precisa de mudança.
Como fazer isso? Por meio de uma liderança sólida e inspiradora, garantindo que a mensagem da empresa seja repassada da maneira correta a todos os colaboradores, ouvindo-os e entendendo como podem se sentir incluídos.
2. Capacitação dos colaboradores
Se são os colaboradores o principal foco da aplicação da metodologia Kaizen na empresa, nada mais lógico e justo do que o investimento na qualificação desses profissionais. Lembre-se de que capacitar seus funcionários nunca é um gasto, mas uma forma de obter um retorno em conhecimento e mão de obra qualificada para o seu negócio.
Veja nesse Webinar sobre retenção de talentos como o Kaizen pode ajudar a manter a equipe de vendas motivada e engajada:
3. Foco nas pequenas mudanças
A aplicação do Kaizen exige um olhar cauteloso muito mais focado para o micro do que para o macro. Priorize pequenas mudanças, mas que tenham um potencial de trazer grandes resultados para a empresa e os colaboradores. Um exemplo disso pode ser a eliminação de uma etapa do processo atual ou mesmo incrementar uma nova fase para a execução de projetos, tudo depende da sua análise.
4. Registro de tudo
É impossível ter uma memória tão boa ao ponto de lembrar cada detalhe do que já foi feito ou não. O registro de todas as etapas e informações, portanto, é vital para a criação de um histórico que vai ajudar no monitoramento do andamento das ações.
Kaizen de vendas
A aplicação do método Kaizen em uma empresa, consequentemente, auxilia na obtenção de melhores métricas em vendas. Pense no seguinte: se seus colaboradores são mais bem preparados, empenhados e produtivos, se seus recursos e matéria-prima estão cada vez melhor utilizados e os índices de desperdício diminuem, o resultado são mais vendas e maior lucro para o caixa da empresa.
Não se esqueça de que o Kaizen é um plano de ação que visa a melhoria contínua dos processos, dando mais valor às pequenas do que as grandes alterações e com foco total nas pessoas. Uma boa forma de aplicar o método Kaizen é seguindo outros conceitos, como a metodologia SCRUM e o ciclo PDCA. Ele vai servir como auxílio para verificar o andamento dos processos na empresa.
