Estruturar uma área de compliance pode ser essencial para a sobrevivência do negócio. Estar em dia com as exigências legais e jurídicas faz parte da manutenção administrativa de qualquer empresa.
Entretanto, alguns segmentos, precisam manter especial atenção para esses aspectos, visto que existem obrigações legais específicas para cada ramo.
Dessa forma você protege sua empresa de eventuais problemas que possam afetar seu orçamento ou a imagem do negócio.
Se você não sabe o que é compliance não se preocupe. Iremos detalhar aqui as características e responsabilidades desse setor.
O que é Compliance?
Compliance vem do verbo inglês “to comply” que não tem uma tradução exata para o português, mas significa “estar em conformidade com leis ou regras”.
Portanto, o que é compliance? É a política de garantir que o negócio estará em conformidade com as leis e regulamentos de um país.
Como é bem conhecido, o Brasil possui um regimento legal complexo e que passa por inúmeras alterações. Só a Constituição Federal atual já coleciona mais de 100 emendas.
Sendo assim, é necessário que todas os processos realizados por cada colaborador estejam em conformidade com os textos atuais da legislação.
Mas não basta que apenas as medidas administrativas sejam cumpridas. Todos os colaboradores precisam se comprometer com a missão de impedir qualquer atividade ilegal dentro do negócio.
O que é o Compliance como Política Interna?
As empresas precisam implementar políticas rígidas que impeçam qualquer ato ilícito em seu interior. Fraudes ou corrupção para com funcionários, fornecedores ou agentes do governo precisam ser evitados a todo custo.
Isso deve incluir monitoramento das movimentações e documentos gerados. Caso seja encontrada alguma irregularidade, é necessário que a área de compliance saiba como aplicar punições e corrigir as ilegalidades.
Procedimentos internos, auditorias e análise da documentação vão fazer parte das medidas necessárias para garantir a saúde jurídica do negócio.
Outra ferramenta que é útil para melhor controle são os Procedimentos Operacionais Padrões (POPs). Eles são similares ao roteiro de produção no sentido que eles padronizam atividades repetitivas, mas podem ser aplicados em todas as áreas.
Com procedimentos padrões, fica mais fácil encontrar incongruências. A partir dos desvios é possível identificar rapidamente se o erro foi acidental ou se há alguma motivação por trás.
É necessário também fortalecer uma cultura corporativa direcionada para compliance. Uma identidade forte depende da integridade de uma empresa.
Portanto, é necessário que os colaboradores saibam o que é compliance, tenham conhecimento claro sobre as políticas internas do negócio e quais condutas éticas estão atreladas ao seu trabalho e à imagem da corporação.
Além disso, essa política precisa ser reforçada pela gestão. Se os gestores mantiverem seu comprometimento com a transparência e valores da empresa, então há menores chances dos colaboradores buscarem benefícios por meio de fraudes ou demais atos ilícitos.
O que é o Compliance como Política Externa?
A transparência da sua indústria também precisa se refletir nas interações com clientes e, principalmente, na relação com as instituições governamentais.
Qualquer incentivo privado a agentes do governo ou órgãos de fiscalização pode ser entendida como suborno, mesmo que haja boas intenções. Além disso, sugere que seus produtos ou serviços não atingem os padrões de qualidade estabelecidos.
Portanto, assumir o compromisso com as devidas exigências legais faz com que seus clientes confiem mais na qualidade dos seus produtos e serviços.
Isso não serve apenas para melhorar a percepção sobre a qualidade, mas também porque calotes, quebras de contrato e fraudes podem ocorrer durante a negociação.
Quando falamos em vendas entre corporações, estamos considerando valores e proporções muito elevados. Se a sua empresa não for vista como confiável, dificilmente outras empresas vão querer sequer iniciar uma negociação.
É necessário transparecer segurança não apenas na entrega, mas em todas as etapas da venda.
Essa imagem também precisa estar presente em ações promocionais. Tornar sua marca pública é importante para a atração de novos clientes, mas, dependendo de como ela é feita e quais os produtos ou serviços envolvidos, pode ser necessário tomar precauções.
Medicamentos, tabaco e outros produtos sofrem de uma série de regulamentações. Mesmo que uma ação irregular gere retorno, estar sujeito a multas pode colocar seu negócio em risco.
Portanto, é necessário que seus setores comerciais e de marketing estejam cientes sobre o que é compliance para a sua empresa antes de tomar qualquer decisão.
Outro fator é a relação com agentes externos. A relação com empresas e profissionais parceiros precisa ser transparente. Dessa forma, é importante reforçar que as bonificações são resultado dos esforços dos envolvidos, do contrário podem ser entendidas como extorsão.
Quais os Benefícios do Compliance?
A imagem de uma indústria no mercado precisa transparecer integridade e estabilidade. O que é compliance senão o estabelecimento dessas seguranças?
Ao reservar uma área exclusivamente para a regulamentação dos seus processos, há menores chances de atos ilícitos passarem despercebidos.
Se considerarmos uma legislação complexa como a brasileira, é essencial que haja colaboradores capacitados para lidar com essas especificações.
Além disso, deixar que cada área realize a sua própria regulamentação, sem nenhuma fiscalização, compromete a visibilidade do gestor. Isso pode ser preocupante a longo prazo, uma vez que os funcionários mal-intencionados podem se aproveitar de brechas burocráticas.
Caso a gestão mantenha um compromisso claro com o setor de compliance, existem melhores condições para realizar o controle legal.
Isso também impede a ocorrência de desperdícios causado por atos ilegais. Se um fornecedor subornar seus colaboradores para ter prioridade na compra, isso pode resultar na aquisição de equipamentos mais caros ou de qualidade inferior.
Com o monitoramento do setor de compliance é menos provável que a situação acima ocorra sem consequências para os responsáveis.
Outro fator é que, além da questão tributária (como ICMS, IPI, COFINS, etc.), há regulamentações ambientais e trabalhistas que podem afetar a empresa se não forem cumpridas.
Mantenha sua empresa segura
Esperamos que este texto tenha esclarecido melhor o que é compliance e sua importância. Empresas de todo porte precisam se preocupar com as sanções e multas decorrentes do não cumprimento da lei.
A partir da presença de profissionais capacitados e dedicados exclusivamente com o cumprimento dessas exigências, seu negócio não fica vulnerável às frequentes alterações e a complexidade dos textos legais.
Dessa forma, uma equipe de compliance vai fornecer melhor segurança e estabilidade para seu negócio, assegurando sua relação com parceiros e clientes.
