Com o surgimento constante de novas tecnologias e serviços no mercado, uma dúvida comum entre os líderes e gestores é sobre o verdadeiro potencial das ferramentas digitais para promover a inovação nas empresas.
As inovações tecnológicas avançam a passos largos e novas soluções surgem para facilitar o nosso dia a dia. Entre os novos recursos, os documentos digitais vêm ganhando espaço na rotina de empresas e usuários, principalmente de quem demanda muito trânsito de contratos e propostas.
Para tornar tudo mais claro, separamos 4 motivos sobre as vantagens da gestão de documentos digitais e se esse investimento compensa. Continue lendo!
Tempo otimizado
A principal mudança quando existe a implementação de tecnologia em algum processo é o ganho de tempo. O trabalho feito por meios virtuais é otimizado em duas frentes: na emissão e na gestão dos documentos digitais.
A emissão de um contrato feito por meio de uma ferramenta de assinatura digital, por exemplo, conta com valor jurídico, segundo a Clicksign. Ou seja, além da emissão ser feita por um plataforma online (SaaS), sem a necessidade de se deslocar, perder tempo ou pagar pelo deslocamento de ida e volta de um documento.
Com relação a gestão, documentos digitais transitam mais facilmente de um ponto a outro e são armazenados de maneira rápida e menos burocrática. Se a empresa quiser melhorar a gestão desse tipo de documento é possível fazer a contratação de um software de gestão que automatize, customize, receba, separe e armazene todas as informações instantaneamente.
Resumindo: as emissões feitas online são instantâneas, sendo facilmente armazenadas ou encaminhadas para o setor responsável. E, com a ajuda de um CRM, é possível que parte da gestão dessa documentação seja feita automaticamente.
Redução de custos
Documentos digitais não sofrem extravios ou atrasos. Assim, as facilidades da administração de arquivos eletrônicos evitam, em parte, que o negócio sofra com multas e sanções por pequenos erros, o que reduz o capital gasto com isso.
Outro fator de redução dos custos gerado pela gestão de documentos online está ligado ao valor dirigido para sua logística.
Para que exista um documento físico é preciso haver o gasto de papéis, tinta, transporte e armazenamento. Cada um desses fatores acarreta mais custos para a empresa.
Segurança dos dados (Backup)
Além do servidor principal, pode-se enviar os documentos digitais para servidores secundários. Assim, caso ocorra qualquer problema, existem backups que podem salvar a empresa de eventuais adversidades.
O documento físico, por outro lado, fica refém de seu portador e mantenedor, ou seja, sujeito a equívocos humanos. Qualquer distração poderia fazer com que todos os dados do negócio fossem perdidos, deixando a empresa na irregularidade e gerando prejuízos.
Inteligência de workflow
Toda essa burocracia que é encontrada dentro das empresas está intimamente ligada a necessidade de segurança do fluxo de trabalho. Todo o controle típico é feito para evitar fraudes e erros nos processos.
Entretanto, a gestão de documentos digitais consegue reduzir etapas desse workflow, mantendo a integridade jurídica dos documentos. Tudo isso graças à simplicidade dos passos que orientam o trabalho.
O investimento compensa
Dado o exposto, pode-se considerar a migração de documentos físicos para virtuais como uma mudança necessária para um negócio. Essa transformação apresenta vantagens significativas quando comparado ao modelo tradicional de gestão de documentos.
Além de rotinas menos burocráticas e mais segurança, a implementação de tecnologia melhora a produção e reduz os custos da empresa. Ou seja, os motivos para se fazer a gestão de documentos online são amplos e justificáveis.
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