O que é workflow? Como funciona o sistema de gestão de fluxo de trabalho

Você sabe o que significa workflow? Em tradução literal, esse termo significa “fluxo de trabalho”. Para que os processos de uma empresa possam funcionar de forma eficiente e […]
Henrique
20/12/2021 | 6 min
O que é workflow?

Você sabe o que significa workflow? Em tradução literal, esse termo significa “fluxo de trabalho”.

Para que os processos de uma empresa possam funcionar de forma eficiente e sem erros, é extremamente importante definir com clareza os responsáveis por cada tarefa, os prazos de cada entrega, o padrão de qualidade que deve ser observado e todo o caminho que as informações precisam percorrer entre os agentes envolvidos.

Neste artigo, vamos esclarecer o que é workflow e para que ele serve. Ao longo dos próximos parágrafos, você vai conferir também o que é e como funciona um sistema de workflow e quais as vantagens de aderir a esse tipo de ferramenta:

  1. Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo;
  2. Acesso a dados e informações relevantes e atualizadas em tempo real;
  3. Maior transparência na definição de responsabilidades e hand-offs;
  4. Otimização do fluxo de trabalho;
  5. Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores;
  6. Redução de custos operacionais e desperdícios;
  7. Aumento da produtividade das equipes;
  8. Diminuição considerável de falhas humanas;
  9. Maior foco em atividades que geram mais valor para a empresa;
  10. Processos mais eficientes;
  11. Maior eficácia no atendimento às demandas internas e externas;
  12. Aumento da satisfação e fidelização dos clientes;
  13. Facilitação do trabalho em equipe
  14. Tomadas de decisão mais assertivas;
  15. Promoção da melhoria contínua nos processos da empresa.

Leia também: Por que a automação comercial é essencial para a indústria?

O que é workflow e qual a sua finalidade?

Podemos definir o que é workflow como a maneira com que diferentes processos e rotinas são organizados.

Trata-se da forma com que o trabalho das equipes deve fluir, estruturando a sequência das tarefas e os respectivos responsáveis por cada uma delas.

No workflow, o trabalho ocorre em cadeia e deve fluir de uma etapa para outra até ser concluído.

A finalidade do workflow é definir com clareza as funções de cada agente envolvido no processo, os prazos e os resultados que se espera de cada fase do fluxo de trabalho.

Exemplo de workflow

Para que você possa entender melhor o que significa workflow, tomemos como exemplo as etapas do processo de vendas de uma empresa.

  • o time de marketing captura um novo lead;
  • o lead passa por um processo de qualificação;
  • o consultor de vendas entra em contato com o lead para fazer a primeira proposta;
  • lead e vendedor entram em negociação;
  • o vendedor finaliza a venda.

É claro, vale lembrar, que um processo de vendas é bem mais complexo do que isso e pode envolver muito mais etapas.

Veja mais: Automação de Processos Manuais: Como Ganhar Tempo e Dinheiro

O que é uma ferramenta workflow?

Uma ferramenta de workflow é um recurso que ajuda a gerenciar os fluxos de trabalho.

Com uma boa ferramenta de workflow, é possível fazer análises completas sobre a execução dos processos e os resultados alcançados.

Ela permite detectar gargalos e identificar oportunidades para tornar os processos mais eficientes.

A ferramenta de workflow serve também para armazenar informações importantes e promover a colaboração entre os envolvidos e uma comunicação mais transparente.

Como funciona o sistema de workflow?

O sistema de workflow é uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização.

As informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com uma hierarquia e regras previamente estabelecidas.

Por meio da sistematização do workflow, ganha-se tempo automatizando tarefas manuais. Além disso, há maior clareza na execução de tarefas, pois elas passam a ser conduzidas pelos colaboradores para os quais elas foram designadas.

As informações coletadas e armazenadas no sistema de workflow permitem monitorar o desempenho dos colaboradores com mais assertividade e fazer os ajustes necessários para melhorar o fluxo de trabalho de maneira contínua.

Um sistema workflow pode ser usado em seu processo comercial, por exemplo. Veja como isso pode beneficiar seu negócio assistindo a este vídeo:

15 motivos para adotar um sistema de workflow na sua empresa

Agora que você já sabe o que é workflow e como funciona um sistema de workflow, é hora de conferir alguns motivos que vão te convencer a implementar esse tipo de ferramenta na sua empresa.

1 – Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo

Como a ordem das tarefas, os responsáveis e os detalhes do que precisa ser feito estão bem claros, a interação entre pessoas e áreas é muito mais fácil.

2 – Acesso a dados e informações relevantes e atualizadas em tempo real

Um bom sistema de workflow armazena os dados assim que dão entrada na operação, além de permitir analisar KPIs, como quantos processos ocorreram, quem os realizou, quais os mais eficientes etc.  

3 – Maior transparência na definição de responsabilidades e hand-offs

Se todas as etapas do processo já estão definidas e os dados de como foram realizadas estão arquivados e fáceis de acessar, a troca de informações e de responsabilidades ocorre com total fluidez.

4 – Otimização do fluxo de trabalho

Este é o principal objetivo do workflow: desenhar perfeitamente o processo para que seu mandamento seja otimizado!

5  – Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores

Outra vantagem do workflow é que assim que atrasos, erros ou outras interferências no processo ocorrerem, facilmente são percebidas e podem ser corrigidas rapidamente.

6 – Redução de custos operacionais e desperdícios

Como tudo ocorre mais rapidamente, de forma mais eficiente e com menos erros, os custos da empresa tendem a diminuir.

7 – Aumento da produtividade das equipes

A produtividade aumenta porque todos estão alinhados, sabem exatamente o que fazer e percebem falha mais rapidamente, resolvendo tudo de forma colaborativa.

O workflow pode aumentar a produtividade da equipe, mas oquanto isso pode exigir a mais dos seus colaboradores?

Este vídeo esclarece algumas dúvidas:

8 – Diminuição considerável de falhas humanas

Ao automatizar processos, muitas atividades humanas continuam a ser realizadas, no entanto, como o sistema já indica quais são os próximos passos e fornece formulários e outras facilidades eletrônicas para a realização das tarefas, os erros diminuem.

9 – Maior foco em atividades que geram mais valor para a empresa

Ponto fundamental de um sistema de workflow: tarefas repetitivas e burocráticas são feitas automaticamente, gerando mais tempo para atividades estratégicas para o negócio.

10 – Processos mais eficientes

Por definição, o workflow busca entender os processos para criar um fluxo de trabalho mais eficiente.

11 – Maior eficácia no atendimento às demandas internas e externas

Sempre que surge uma demanda, ela imediatamente entra no sistema, evitando esquecimentos. Além disso, tudo que precisa ser feito já está detalhado e flui agilmente.

12 – Aumento da satisfação e fidelização dos clientes

Este é o objetivo final do workflow: entender quais são as tarefas que geram mais valor para o cliente e definir a melhor maneira de realizá-las

13 – Facilitação do trabalho em equipe

O sistema é idealizado de forma que a troca de informações se dá em emtempo real, com dados disponíveis para todos os interessados.

14 – Tomadas de decisão mais assertivas

Com os dados na mão, confiáveis e atualizados, fica muito mais fácil para as líderes tomarem as decisões que precisam na hora certa.

15 – Promoção da melhoria contínua nos processos da empresa.

Por fim, um sistema workflow não é estático, assim que um processo é idealizado, ele passa a gerar dados para que seja analisado, estudo e verificados eventuais erros. Em seguida, são definidas melhorias que serão incorporadas ao novo processo otimizado

Um ciclo que nunca para!

E então, ficou claro o que é workflow e as vantagens de um sistema especializado?

Melhore o desempenho da sua empresa investindo em uma solução que te ajude a ter maior controle sobre os fluxos de trabalho.

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