O que é workflow? Como funciona o sistema de gestão de fluxo de trabalho

O que é workflow? Como aplicar na prática em seu negócio e perceber as vantagens do sistema de workflow? Qual a sua finalidade? Saiba mais!
Henrique
20/12/2021 | 19 min
O que é workflow?

Você sabe o que significa workflow? Em tradução literal, esse termo significa “fluxo de trabalho”.

Para que os processos de uma empresa possam funcionar de forma eficiente e sem erros, é extremamente importante definir com clareza os responsáveis por cada tarefa, os prazos de cada entrega, o padrão de qualidade que deve ser observado e todo o caminho que as informações precisam percorrer entre os agentes envolvidos.

Neste artigo, vamos esclarecer o que é workflow e para que ele serve. Ao longo dos próximos parágrafos, você vai conferir também o que é e como funciona um sistema de workflow e quais as vantagens de aderir a esse tipo de ferramenta:

  1. Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo;
  2. Acesso a dados e informações relevantes e atualizadas em tempo real;
  3. Maior transparência na definição de responsabilidades e hand-offs;
  4. Otimização do fluxo de trabalho;
  5. Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores;
  6. Redução de custos operacionais e desperdícios;
  7. Aumento da produtividade das equipes;
  8. Diminuição considerável de falhas humanas;
  9. Maior foco em atividades que geram mais valor para a empresa;
  10. Processos mais eficientes;
  11. Maior eficácia no atendimento às demandas internas e externas;
  12. Aumento da satisfação e fidelização dos clientes;
  13. Facilitação do trabalho em equipe
  14. Tomadas de decisão mais assertivas;
  15. Promoção da melhoria contínua nos processos da empresa.

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O que é workflow e qual a sua finalidade?

Podemos definir o que é workflow como a maneira com que diferentes processos e rotinas são organizados. Trata-se da forma com que o trabalho das equipes deve fluir, estruturando a sequência das tarefas e os respectivos responsáveis por cada uma delas.

No workflow, o trabalho ocorre em cadeia e deve decorrer de uma etapa para outra até ser concluído.

A finalidade do workflow é definir com clareza as funções de cada agente envolvido no processo, os prazos e os resultados que se espera de cada fase do fluxo de trabalho.

Exemplo de workflow

Para que você possa entender melhor o que significa workflow, tomemos como exemplo as etapas do processo de vendas de uma empresa:

  • o time de marketing captura um novo lead;
  • o lead passa por um processo de qualificação;
  • o consultor de vendas entra em contato com o lead para fazer a primeira proposta;
  • lead e vendedor entram em negociação;
  • o vendedor finaliza a venda.

É claro, vale lembrar, que um processo de vendas é bem mais complexo do que isso e pode envolver muito mais passos. Inclusive, essas etapas podem variar de acordo com o segmento da empresa. 

Então, lembre-se de sempre adaptar o processo de vendas para a realidade do seu negócio.

Veja mais: Automação de Processos Manuais: Como Ganhar Tempo e Dinheiro

Como se pronuncia workflow?

A pronúncia do termo é feita somando a união das palavras work (trabalho) + flow (fluxo), o que seria algo como “uôrquiflou”.

Dessa forma, o termo transmite literalmente a ideia de fluxos de trabalho, como já citamos anteriormente. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela Sales Hackers, 74% das empresas não fazem uma boa gestão dos seus indicadores de vendas, o que significa que apenas 26% das empresas atuais realmente dão a devida atenção aos fluxos de trabalho e garantem um bom gerenciamento dos seus processos.

Daniel Pink, em seu livro Drive, compartilha que o segredo do sucesso na gestão comercial e na administração dos negócios, é justamente a necessidade que as pessoas têm de evoluir

Por isso, se você deseja contribuir com a evolução dos seus negócios e garantir o sucesso da gestão comercial é fundamental entender como encaixar o workflow em seus processos.

Como funciona um workflow na prática?

O workflow vai organizar um processo separando-o em fases (ou etapas). Dessa forma, é possível acompanhar a evolução de um projeto.

Isso pode acontecer com o intermédio de uma ferramenta, ou mesmo com a utilização de outras metodologias ágeis, métodos como o kanban. Contudo, é importante não confundir um workflow com um processo

O workflow garante a gestão de processos, mas não se trata de um. É uma cadeia de ações feitas regularmente com suas regras, condicionais e tarefas que precisam ser cumpridas. 

Com esse organograma, fica mais fácil visualizar e acompanhar processos que normalmente seriam muito complexos. Justamente por isso, é cada vez mais comum encontrarmos empresas que contam com workflows de processos. 

O workflow de processos

Os processos podem ser definidos como atividades realizadas, muitas vezes divididas em tarefas menores que são expostas de forma lógica e ordenada. Por sua vez, o workflow é a ferramenta que melhora a organização de cada processo de um negócio.

Agora pense em empresas que atuam com cenários complexos no mercado B2B. Para que os objetivos sejam atingidos, existem inúmeros processos que precisam do devido cuidado e acompanhamento para que as vendas sejam feitas e os resultados apareçam, por exemplo. 

Indústrias, distribuidoras, companhias que fornecem serviços de tecnologia, assim como qualquer outra modalidade de negócio que envolva processos complexos, precisam contar com workflows para garantir a produtividade e a boa performance comercial.

Isso porque 65% dos vendedores passam a maior parte do tempo em atividades que não estão relacionadas com vendas. Logo, garantir que o tempo em que eles estejam atuando seja produtivo, é crucial para o fechamento dos negócios.

E o workflow voltado para equipes de RH? 

Outra modalidade que precisa de um workflow recorrente é o departamento de Recursos Humanos (RH) de uma empresa. A responsabilidade por diversas tarefas administrativas e pessoais requer muita organização e disciplina.

Nessa hora, novamente o software de workflow aparece como um excelente aliado e tem conquistado cada vez mais usuários, seja para a gestão de novas contratações ou mesmo para processos burocráticos do dia a dia.

Então, quando uma equipe de RH conta com um sistema de workflow eficiente, dispõe da automação dos principais processos. Como, por exemplo, o envio de informações via e-mail para candidatos ou responsáveis pela contratação ou mesmo notificando sobre o andamento das operações.

Com a personalização de uma ferramenta de workflow, é importante destacar também que as possibilidades são inúmeras. Tudo irá depender de como funciona a operação de cada empresa. 

Assim, podemos concluir que o workflow contribui com a descentralização dos processos de RH e permite maior agilidade e segurança no cotidiano.

O que é uma ferramenta workflow?

É um recurso que ajuda a gerenciar os fluxos de trabalho. Com uma boa ferramenta de workflow, é possível fazer análises completas sobre a execução dos processos e os resultados alcançados.

Ela permite detectar gargalos e identificar oportunidades para tornar os processos mais eficientes.

Além disso, a ferramenta de workflow serve para armazenar informações importantes e promover a colaboração entre os envolvidos e uma comunicação mais transparente.

Como funciona o sistema de workflow?

O sistema ou software de workflow é uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização.

As informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com uma hierarquia e regras previamente estabelecidas.

Por meio da sistematização do workflow, ganha-se tempo automatizando tarefas manuais. Além disso, há maior clareza na execução de tarefas, pois elas passam a ser conduzidas pelos colaboradores para os quais elas foram designadas.

As informações coletadas e armazenadas no sistema de workflow permitem monitorar o desempenho dos colaboradores com mais assertividade e fazer os ajustes necessários para melhorar o fluxo de trabalho de maneira contínua.

Um sistema workflow pode ser usado em seu processo comercial, por exemplo. Veja como isso pode beneficiar seu negócio assistindo a este vídeo:

15 motivos para adotar um sistema de workflow na sua empresa

Agora que você já sabe o que é workflow e como funciona um software de workflow, é o momento de conferir alguns dos principais motivos que vão te convencer a implementar esse tipo de ferramenta na sua empresa. Quer saber quais são eles? Confira.

1. Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo

Como a ordem das tarefas, os responsáveis e os detalhes do que precisa ser feito estão bem claros, a interação entre pessoas e áreas é muito mais fácil.

Segundo Peter Drucker, considerado o Pai da Administração Moderna, mais de 60% dos problemas de uma empresa são causados por falhas na comunicação. Ao mesmo tempo, é uma parte essencial para o sucesso de qualquer organização.

Então, quanto mais ferramentas – eficientes – forem implementadas para melhor essa questão, mais assertividade terá o diálogo entre diferentes equipes e pessoas. Como uma vantagem, teremos a otimização dos processos e, consequentemente, uma maior produtividade.

2. Acesso a dados e informações relevantes e atualizadas em tempo real

Um bom software de workflow armazena os dados assim que dão entrada na operação, além de permitir analisar KPIs, como quantos processos ocorreram, quem os realizou, quais os mais eficientes, etc.

Isso é fundamental para que o trabalho dos colaboradores flua com mais cadência. Além disso, é uma forma importante para que os gestores consigam analisar os números e ver quais aspectos podem ser aprimorados dentro da própria equipe.  

3. Maior transparência na definição de responsabilidades e hand-offs

Se todas as etapas do processo já estão definidas e os dados de como foram realizadas estão arquivados e fáceis de acessar, a troca de informações e de responsabilidades ocorre com total fluidez.

4. Otimização do fluxo de trabalho

Já falamos rapidamente sobre essa questão, pois este é o principal objetivo do workflow: desenhar perfeitamente o processo para que seu mandamento seja otimizado!

Etapas bem definidas e um fluxo otimizado faz toda a diferença nos resultados. Afinal, além de proporcionar mais agilidade aos processos existentes, também é possível automatizar tarefas, trazendo mais produtividade para as equipes.

5. Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores

Outra vantagem do workflow é que assim que atrasos, erros ou outras interferências no processo ocorrerem, facilmente são percebidas e podem ser corrigidas rapidamente.

6. Redução de custos operacionais e desperdícios

Como tudo ocorre mais rapidamente, de forma mais eficiente e com menos erros, os custos da empresa tendem a diminuir.

Inclusive, esse é um dos principais benefícios de se investir em sistemas de automação. 

Pense, por exemplo, em um colaborador que tem que passar vários dados para uma tabela manualmente. As chances de errar um número, mesmo que seja por acidente, pode influenciar em toda a percepção do negócio.

Contudo, uma vez que existe uma ferramenta que faz esse trabalho automaticamente, as chances de erros diminuem muito. 

Da mesma maneira, todo o tempo que o funcionário estivesse fazendo essa tarefa mecânica poderá ser usado para atividades mais importantes e que realmente requerem a sua atenção e suas competências. O que nos leva à próxima vantagem.

7. Aumento da produtividade das equipes

A produtividade aumenta porque todos estão alinhados, sabem exatamente o que fazer e percebem falha mais rapidamente, resolvendo tudo de forma colaborativa.

Ou seja, um software de workflow pode aumentar a produtividade da equipe, mas o quanto isso pode exigir a mais dos seus colaboradores?

Este vídeo esclarece algumas dúvidas:

8. Diminuição considerável de falhas humanas

Além do que ressaltamos anteriormente, ao automatizar processos, muitas atividades humanas continuam a ser realizadas. 

No entanto, como o sistema já indica quais são os próximos passos e fornece formulários e outras facilidades eletrônicas para a realização das tarefas, os erros diminuem.

9. Maior foco em atividades que geram mais valor para a empresa

Ponto fundamental de um sistema de workflow: tarefas repetitivas e burocráticas são feitas automaticamente, gerando mais tempo para atividades estratégicas para o negócio.

Falamos sobre como a maioria dos vendedores passa o seu tempo com funções que não estão relacionadas diretamente com as vendas. Além de não ser bom para o trabalho do próprio funcionário, com certeza, também não o é para os resultados da empresa.

Então, uma vez que eles conseguem ter foco e disciplina em atividades que sejam realmente importantes, como se dedicar ao processo de vendas ou em conhecer as necessidades de seus clientes, esse fluxo pode ficar mais produtivo e trazer uma maior performance.

10. Processos mais eficientes

Por definição, o workflow busca entender os processos para criar um fluxo de trabalho mais eficiente.

11. Maior eficácia no atendimento às demandas internas e externas

Sempre que surge uma demanda, ela imediatamente entra no sistema, evitando esquecimentos. Além disso, tudo que precisa ser feito já está detalhado e flui agilmente.

12. Aumento da satisfação e fidelização dos clientes

Este é o objetivo final do workflow: entender quais são as tarefas que geram mais valor para o cliente e definir a melhor maneira de realizá-las.

Afinal, os processos são feitos com mais rapidez, há uma diminuição de erros, o tempo é otimizado e o vendedor consegue se dedicar a construir uma boa base de relacionamento com o cliente. Os benefícios, como você pode ver, são para todas as partes.

13. Facilitação do trabalho em equipe

O sistema é idealizado de forma que a troca de informações se dá em tempo real, com dados disponíveis para todos os interessados.

Então, além de melhorar a comunicação, o que é fundamental para um bom trabalho em equipe, ainda facilita no compartilhamento de dados e informações.

14. Tomadas de decisão mais assertivas

Com os dados na mão, confiáveis e atualizados, fica muito mais fácil para os líderes tomarem as decisões que precisam na hora certa. 

Afinal, a tomada de decisão baseada em dados é essencial para que os achismos sejam deixados de lado e que as deliberações sejam mais assertivas e confiáveis.

15. Promoção da melhoria contínua nos processos da empresa

Por fim, um sistema workflow não é estático, assim que um processo é idealizado, ele passa a gerar dados para que seja analisado, estudo e verificados eventuais erros. 

Em seguida, são definidas melhorias que serão incorporadas ao novo processo otimizado. Ou seja, é um ciclo que nunca para.

Até mesmo porque, com a transformação digital, as informações e tecnologias se renovam com muita velocidade. Estar preparado para essas inovações, assim como ter um processo adaptável, é o que define o sucesso dentro de um negócio.

5 maneiras diferentes para utilizar um workflow 

Você já sabe o que é workflow e as principais vantagens de uma ferramenta para a otimização dos processos em sua empresa. 

Então, agora, vamos entender melhor como um sistema de workflow pode ser utilizado de diferentes formas de acordo com a realidade e, principalmente, a necessidade de cada negócio. Esses são alguns exemplos de aplicação:

  • Ad hoc;
  • Administrativo;
  • Colaborativo;
  • Produtivo;
  • Transacional.

Já ouviu falar? Veja como são essas aplicações na prática.

Ad hoc

Ad hoc é um termo que significa “para isto” ou “para esta finalidade”. Neste caso, não existem regras específicas para cada projeto, tendo as etapas e regras sendo criadas de acordo com cada necessidade específica.

No sistema de workflow, se trata basicamente de uma solução mais flexível em que a utilização pode ser adaptada às necessidades do usuário.

De maneira geral, este tipo de workflow costuma ser indicado para pequenos grupos ou mesmo para trabalhos individuais, visto que as chances de conflito ou divergências serão menores. 

Administrativo

No caso do workflow administrativo, o fluxo de trabalho costuma ser indicado para operações mais burocráticas e administrativas, como o nome sugere. 

A razão é que em casos como estes, estamos falando de tarefas mais repetitivas e de pouca complexidade

Além disso, as tarefas burocráticas podem tomar um tempo precioso da sua equipe. São documentos e mais documentos que precisam ser organizados e enviados para os mais diversos setores, especialmente para a contabilidade.

O grande problema é que essas tarefas não beneficiam diretamente os clientes, ou seja, você está ocupando colaboradores que poderiam trabalhar em prol das estratégias de vendas.

Apesar disso, essa é uma parte essencial para qualquer negócio e reduz uma grande quantidade de problemas no futuro. 

Mas como se tratam de tarefas administrativas, os sistemas de gestão, como o CRM (Customer Relationship Management) são excelentes aliados, podendo ser utilizado inclusive de maneira conjunta e complementar. 

Colaborativo

Como o próprio nome indica, os workflows colaborativos são os que dependem do esforço, participação, ou mesmo da aprovação de vários indivíduos para a conclusão de uma tarefa.

Geralmente, esses fluxos de trabalho envolvem colaboradores de diversas áreas de uma empresa que têm objetivos em comum. 

Confira este webinar sobre o assunto para saber mais. Acesse agora mesmo.

Produtivo

Há também o workflow produtivo. Ele é recomendado para equipes ou empresas que realizam atividades similares (ou mesmo repetitivas) de maior complexidade com recorrência mensal.

Para exemplificar melhor, podemos citar as operações bancárias necessárias para o funcionamento de qualquer empresa, ou mesmo a inserção de informações sensíveis em sistemas de vendas

Transacional 

Por fim, temos o workflow transacional que reúne projetos de diversas naturezas em apenas um lugar. Podemos dizer, então, que são fluxos de trabalho realizados em conjunto, mas em unidades distintas, garantindo a simultaneamente da realização e maior produtividade para as equipes.

Neste caso as tarefas podem ser automatizadas visando o rápido andamento das atividades, porém necessitam de aprovação humana para garantir o funcionamento adequado de cada etapa.

Quais as vantagens de um sistema de workflow?

o que é workflow

Se você chegou até aqui, já entendeu o que é um workflow e a sua importância. Além de tudo o que já citamos ao longo do conteúdo, podemos destacar e resumir em seis pontos o potencial dessa ferramenta para fazer a diferença nos negócios. 

  • Agilidade no gerenciamento de tarefas;
  • Maior fluidez no desenvolvimento dos processos;
  • Diminui a quantidade de erros e burocracias desnecessárias;
  • Otimiza tempo e os serviços executados;
  • Reduz a quantidade de gastos e investimentos;
  • Simplifica a comunicação entre as equipes.

Quer saber mais sobre como garantir que a equipe de vendas esteja performando da melhor forma possível? Então, confira a conversa entre Octavio Garbi, Head de Vendas na Ploomes com Barbara Tapxure, Sales Enablement Specialist na Accountfy:

Como fazer um workflow?

Agora que você já conhece as vantagens de um workflow para sua empresa, vamos entender como criar um fluxo de trabalho? 

Em primeiro lugar, conheça e analise muito bem os processos internos da sua empresa. Afinal, apenas com um diagnóstico real sobre o seu negócio é que os próximos passos podem ser definidos. 

Feito isso, é importante definir os responsáveis por cada etapa do projeto, só assim é possível manter o controle do andamento de cada atividade. 

Então, defina o início do projeto. Depois faça uma listagem de tarefas, desvios e ações a serem realizadas e por fim, indique o objetivo final

Isso porque, todo fluxo de trabalho precisa de um começo e também de algo que indique sua conclusão. Vamos recapitular? 

  1. Conheça os processos da sua empresa;
  2. Defina responsáveis por cada tarefa;
  3. Determine o início de cada projeto;
  4. Realize uma lista de tarefas e ações;
  5. Indique o final de cada ação.

Toda essa etapa de planejamento é imprescindível para que o workflow funcione com eficiência. Portanto, tenha atenção nessa etapa e defina com objetividade os responsáveis e as tarefas a serem realizadas. 

Por que as empresas precisam de um workflow? 

Podemos concluir então, que saber o que é workflow e que contar com um sistema é uma excelente forma de reduzir desperdícios e custos operacionais, mas principalmente de aumentar a eficiência e a eficácia das operações de uma empresa.

Com um software de workflow também é possível expandir a rentabilidade e identificar novas maneiras de agregar valor à rotina comercial do negócio

Além disso, com essa solução a organização pode promover uma maior agilidade na entrega de projetos relevantes para o desenvolvimento da empresa de forma geral. 

O trabalho em equipe é estimulado e devidamente acompanhado, já que o workflow  oferece o suporte necessário para que isso aconteça. Assim como a comunicação acontece de forma mais facilitada. 

Da mesma maneira, com o acompanhamento e análise de dados, a tomada de decisão também ocorre de forma mais rápida e assertiva. 

Lembre-se de que um workflow pode ser utilizado de muitas maneiras, como vimos ao longo do conteúdo, seja de forma manual ou automatizada. 

Essa definição vai depender do contexto e da situação em que ele será inserido em sua operação comercial. O mais importante é aproveitar todo o seu potencial! 

E então, ficou claro o que é workflow e as vantagens de um sistema especializado?

Que tal melhorar o desempenho da sua empresa investindo em uma solução que te ajude a ter maior controle sobre os fluxos de trabalho?

Com o sistema de workflow da Ploomes, você pode:

  • Eliminar as falhas em seus processos;
  • Definir prazos e evitar atrasos com cobranças automáticas;
  • Contar com a atribuição automática de tarefas, garantindo mais integridade e eficiência;
  • Simplificar a rotina de trabalho;
  • Ganhar visibilidade dos processos por conta da centralização de informações em um único local;
  • Alcançar a previsibilidade, sendo possível estimar resultados e deadlines para o cumprimento de metas.

Além disso, você pode personalizar o workflow de acordo com as necessidades do seu negócio. E o melhor de tudo: você pode testar a ferramenta gratuitamente para conhecer, na prática, as vantagens que ela oferece. 

Aumente a eficiência de seus processos com o uso de workflow. Teste o Ploomes grátis!

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