Investir em SaaS tornou-se uma estratégia inteligente e inovadora, sobretudo para empresas que não dispõem de mão de obra e recursos para manter uma estrutura tecnológica.
Ao contratar um software para otimizar a gestão da sua empresa, você precisa estar atento para evitar falhas nas implantações, capazes de colocar toda a sua operação em risco.
Para garantir a efetividade do serviço, você deverá acompanhar todo o processo — antes, durante e depois da implantação da solução. Para ajudá-lo nessa tarefa, preparamos este pequeno guia, que apresenta as 5 principais causas de falhas nas implantações de SaaS. Conheça cada uma delas a seguir!
Entenda o conceito básico de SaaS
SaaS é a sigla para Software as a Service, ou em sua tradução literal, software como serviço. Esse modelo de serviço é realidade em pequenas, médias e grandes empresas de sucesso em todo o mundo e consiste em oferecer uma plataforma em nuvem contratada mediante assinatura — geralmente mensal, semestral ou anual.
Existem inúmeras alternativas de serviços que podem ser contratadas, como ERPs, CRMs, entre outras.
Após a implantação do SaaS, o cliente deixa de se preocupar com a manutenção do software, atualizações, bancos de dados e infraestrutura, por exemplo. Tudo isso fica por conta da empresa responsável por oferecer o serviço.
Implantar o software na sua empresa costuma ser simples, desde que você se prepare devidamente para isso. Para garantir uma boa implantação, evite cometer as seguintes falhas:
5 principais causas de falhas nas implantações de SaaS
1. Não planejar o processo de implantação
A primeira das causas de falhas nas implantações é o planejamento. Esse é o momento de definir quais são os principais objetivos que precisam ser alcançados com a contratação de uma solução e quais resultados são esperados.
É também o momento em que você deve ter total conhecimento de sua empresa. Para isso, faça um diagnóstico das suas necessidades, fraquezas, gargalos que necessitam ser eliminados e como cada um desses pontos pode ser resolvido.
Para que isso seja possível, um cronograma deve ser definido e executado em paralelo com as atividades cotidianas da empresa. Dessa maneira, é possível evitar a paralisação total dos serviços mais importantes durante a implantação dos serviços contratados.
2. Não conhecer o verdadeiro potencial das ferramentas
Quando pensamos em investir em ferramentas de gestão, o primeiro passo costuma ser pesquisar na internet quais soluções estão disponíveis.
O único problema é que após descobrirem um sistema com potencial para suprir suas necessidades, muitas pessoas tentam utilizá-lo intuitivamente por conta própria e aí está o erro.
É preciso compreender que, simples ou complexo, o processo de implantação de uma solução SaaS deve sempre ocorrer com a orientação de um profissional, que precisa entender quais são as suas necessidades e como a ferramenta vai auxiliar na gestão de seu negócio.
Nunca tente realizar o processo todo sozinho ou com ajuda apenas de sua equipe interna de TI, pois eles não são capacitados no uso da solução SaaS. O verdadeiro potencial da ferramenta só pode ser descoberto por meio de tutoria de um especialista.
3. Não abandonar soluções antigas
Quando uma solução SaaS é contratada, é preciso utilizá-la, alimentá-la e fazer com que ela evolua junto ao seu negócio.
Infelizmente, muitas empresas, mesmo depois de finalizar a implantação, acabam recorrendo a recursos antigos, como planilhas, documentos e até formulários impressos para controlar demandas que fazem parte das ferramentas contratadas no SaaS.
Um dos principais benefícios de uma ferramenta completa de automação é a integração das informações, tornando os dados acessíveis e auditáveis. Ao recorrer a soluções antigas em paralelo, todos os dados, documentos, propostas comerciais etc. ficam fora do banco de dados principal e, com o passar do tempo, podem se perder.
Se a empresa investiu recursos na contratação de uma solução em nuvem, o ideal é tirar toda a vantagem do serviço. Se há alguma dificuldade em seu uso, basta solicitar auxílio da equipe de suporte.
4. Não capacitar os usuários corretamente
Ao contratar um serviço, é preciso treinar todos os colaboradores envolvidos. Ainda assim, procure oferecer capacitações e cursos de reciclagem regularmente para que nenhuma dúvida fique sem resposta.
Bons provedores de SaaS costumam disponibilizar diversos materiais ricos que auxiliam no dia a dia do usuário. Existem inúmeras possibilidades, como:manuais;
- blogposts;
- webinars;
- fóruns;
- FAQ.
Além do treinamento com todos os colaboradores, uma boa ideia é que um deles seja definido como agente multiplicador, ou seja, um colaborador que recebe uma carga horária de treinamento maior e participa mais ativamente das interações com a empresa provedora do SaaS.
Esse colaborador se torna uma peça importante no processo, sanando dúvidas mais simples de forma rápida e sem a necessidade de consultar o time de suporte na hora de elaborar uma proposta comercial, por exemplo. Com o passar do tempo, toda a equipe ficará alinhada e especializada no uso da ferramenta.
5. Não encarar a implantação de SaaS como investimento
Infelizmente, ainda existem gestores que acreditam que contratar uma solução de SaaS gera um desperdício de recursos financeiros. O fato é que ao tomar essa decisão, você vai fazer um bom investimento.
Não pense apenas no preço, mas nos benefícios em curto, médio e longo prazo. Procure imaginar quanto a empresa teria de investir para possuir uma estrutura e um time de especialistas tal como os que a solução SaaS oferece.
Na realidade, não é preciso fazer cálculo algum. Está claro que manter um parque tecnológico robusto e um time extremamente capacitado demanda investimentos de que poucas empresas podem dispor. É por esse motivo que investir em soluções completas de SaaS se torna a opção mais viável.
Fique sempre atento às causas de falhas nas implantações
Ainda existem diversos outras causas que podem motivar falhas nas implantações de SaaS ou de qualquer outro modelo de sistema de gestão. O importante é fazer testes, dialogar com os times de vendas da ferramenta e pedir feedback a seus colaboradores, afinal, eles serão os principais usuários do sistema.
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