Descubra qual a função do gatekeeper e como ele afeta positivamente o trabalho de gestores
Sabe quando você precisa se aproximar de um funcionário de alto cargo, como diretores e CEO, para fechar um negócio ou resolver um problema? É muito comum neste momento esbarrar com o gatekeeper, ou em tradução literal o guardião dos portões.
As atribuições destes funcionários vão muito além da filtragem da informação de um e-mail ou de um telefonema. Eles são importantes para que o processo operacional do gestor seja eficaz e baseado em informações relevantes.
Neste artigo, apresentaremos qual o papel do gatekeeper nas empresas, sua importância, responsabilidades e impacto no fluxo de informações e processos de decisão.
O que é gatekeeper?
Em tradução direta, gatekeeper significa o guardião do portão. Ou seja, alguém que controla a entrada e saída de algum lugar ou de alguma informação.
Qual o significado?
Aplicada ao mundo corporativo, em um primeiro momento, podemos pensar os gatekeepers como secretários, assessores ou assistentes que costumam fazer a triagem dos contatos e das informações que chegam até os seus superiores.
Para as empresas, o gatekeeper é um profissional responsável, de alta confiança, incumbido da triagem dos contatos e interações a ser recebidos por um profissional de nível alto, ou seja, um diretor, CEO, ou um superior.
Origem e evolução do conceito
Em 1947, o psicólogo Kurt Lewin desenvolveu a teoria do gatekeeper, quando estudava a viabilidade de mudança de hábitos alimentares de uma determinada população. O psicólogo identificou que nem toda população tem disponível a opção de escolher os alimentos que irão consumir.
Ele observou que existem diversos pontos, como por exemplo, os meios de distribuição ou a quantidade de produção de alimentos, ou o valor dos mesmos, que funcionam como gatekeepers responsáveis por definir o que chega à mesa das pessoas.
A teoria volta a ser trabalhada em 1950, por David Manning White. Desta vez ela é aplicada em pesquisas relacionadas à comunicação, que buscam entender como é feita a filtragem das notícias em uma redação, de um veículo de comunicação de massa.
Assim como as observações de Lewin, White também constata que existem pontos que definem quais conteúdos serão selecionados para compor o jornal. Estes pontos podem estar relacionados a hierarquia, a necessidade de feedback, a influência e ao peso do conteúdo e até mesmo as subjetividades do responsável por ser o gatekeeper.
O Papel do Gatekeeper nas Empresas
O gatekeeper de uma empresa costuma ser um profissional de confiança, que tem um bom entendimento da funcionalidade da empresa, das responsabilidades de cada equipe e cada gestor, além da missão, valores e objetivos da organização. Somente com um bom domínio das ações e objetivos da companhia será possível desempenhar sua função.
A seguir, apresentamos quatro funções de um gatekeeper.
Filtragem de informações
Responsáveis pela filtragem das informações que são destinadas a um superior, os gatekeepers costumam estar alinhados aos trabalhos realizados pelo profissional ao qual eles respondem.
Com muitos contatos e informações chegando diariamente é necessário que o profissional avalie quais dados são relevantes prioritariamente, quais podem ser deixados para um segundo momento e quais devem ser eliminados.
Priorização de tarefas e solicitações
Estando a par das necessidades e dos trabalhos realizados pelo superior, o gatekeeper consegue antepor as solicitações que chegam. Esta ação contribui para que o foco esteja nas tarefas prioritárias, garantindo otimização do fluxo de trabalho e evitando a perda de tempo com ações desnecessárias no momento.
Mediação de conflitos internos
Por ser o guardião dos contatos e informações que chegam até o superior e estando ciente de todas as ações realizadas na empresa que o envolve, o gatekeeper pode auxiliar na resolução de conflitos internos. Com domínio de uma boa comunicação e estando a par das ações e dos envolvidos, ele consegue contribuir com a troca de informações entre setores.
Gerenciamento de acesso a tomadores de decisão
Por ter o poder de decidir quem terá contato direto com o gestor, os gatekeepers são responsáveis não só pela filtragem de informações, e-mails e contatos telefônicos. Isso contribui para a otimização do tempo de trabalho do gestor, que será abordado apenas por funcionários ou fornecedores, que tenham relevância nas tarefas do momento e que necessitem de auxílio em questões importantes.
Importância dos Gatekeepers
De modo geral, a importância dos gatekeepers está na possibilidade de otimizar o tempo de trabalho do gestor. Isso ocorre à medida que estes não precisam atender a todos que busquem seu auxílio, e de se inteirar de cada informação.
1. Controle de Informações
Buscando evitar a sobrecarga de dados para avaliação do gestor, os gatekeepers são orientados a regular o fluxo de informações, garantindo que apenas o que for relevante seja entregue. Isso contribui grandemente para que o trabalho do gestor esteja focado apenas nas tarefas importantes naquele momento.
2. Eficiência Operacional
O trabalho de triagem, tanto de pessoas como de informações que entram e saem da empresa, faz com que o gatekeeper seja muito relevante para alcançar a eficiência operacional do gestor. Seu trabalho evita o desperdício de tempo e recursos, focando na gestão do que é relevante ou não para o gestor.
3. Proteção de Recursos
Trabalhando para que as comunicações e os processos sejam realizados de forma eficaz e direcionada, priorizando as áreas que realmente necessitam, os gatekeepers funcionam como protetores de recursos valiosos como tempo e dinheiro. Além de garantir que as informações compartilhadas sejam entregues diretamente ao destinatário.
4. Segurança da Informação
Esses funcionários garantem a proteção e segurança das informações à medida que repassam conteúdos sensíveis apenas para as partes autorizadas. Saber onde e quando discutir um assunto sensível faz parte das habilidades que um gatekeeper deve ter.
5. Comunicação Eficaz
A triagem das informações e contatos, contribui para que a mensagem chegue ao responsável sem a necessidade de maiores rodeios. Esta ação também contribui para reduzir os mal entendidos e melhorar a clareza das interações, já que os dados chegam apenas quando é necessário e são encaminhados apenas para quem é o autorizado.
6. Tomada de Decisão Informada
Para uma tomada de decisão assertiva é necessário que se tenha em mãos as informações corretas. Neste ponto o trabalho do gatekeeper é fundamental para garantir decisões alinhadas ao objetivo da empresa e baseadas em dados precisos.
7. Redução de Conflitos
Por fazer a triagem de informações e interações, eles contribuem para minimizar conflitos internos à medida que a resolução de problemas é encaminhada para os responsáveis diretos, e que as informações repassadas sejam apenas aquelas que apresentam um conteúdo relevante e bem explicado.
Com a redução de mal entendidos e evitando que uma informação passe por diversos funcionários, criando distorções das mesmas, o guardião dos portões contribui para a redução de conflitos, e promove um ambiente de trabalho mais harmonioso e efetivo.
Habilidades e Características de um bom Gatekeeper
Para um profissional ser um bom gatekeeper é necessário que ele desenvolva habilidades de comunicação, de organização e até mesmo habilidades interpessoais. A seguir abordaremos pontos relevantes para esses profissionais.
Comunicação eficaz
O gatekeeper deve ter a habilidade de se comunicar de forma clara e assertiva, envolvendo mais do que transmitir a informação, mas também a capacidade de ouvir atentamente, identificando pontos fortes, fracos e o que é relevante ou não para o momento.
Organização e gestão de tempo
O bom funcionário deve ser capaz de priorizar tarefas, lidar com múltiplas responsabilidades simultaneamente, estar a par de tudo que acontece com o seu gestor, seja relacionado a planos de ação, a conflitos, e conseguir criar um fluxo de trabalho eficiente. Tudo isso demanda a capacidade de se organizar e gerir o seu tempo de trabalho de forma eficiente.
Habilidades interpessoais
Habilidades interpessoais são fundamentais para quem interage frequentemente com uma variedade de pessoas. Saber lidar com outro, escutar, se comunicar, demonstrar empatia e diplomacia, são essenciais para que o gatekeeper realize o seu trabalho com excelência e construa um ambiente positivo.
Gatekeepers em diferentes setores
Os gatekeepers estão presentes nos mais diversos setores. No educacional são os secretários, coordenadores acadêmicos e bibliotecários, no setor empresarial são assistentes executivos, coordenadores de equipes, gerentes de projetos e recepcionistas.
Ou seja, podemos encontrar os guardiões dos portões, aqueles que asseguram que as informações e interações pertinentes cheguem aos superiores, em todas as áreas.
Conclusão
Com papel essencial para otimização dos trabalhos dos high level, os gatekeepers garantem a filtragem de informações e interações, da organização dos conteúdos recebidos no dia e de repassar somente o que é relevante para as operações.
Além disso, eles podem ter um papel muito importante para que a comunicação empresarial esteja alinhada entre setores, atendendo as necessidades, otimizando as tarefas, reduzindo conflitos e mal entendidos.
Ou seja, contribuem para otimizar processos, proteger informações, para que as decisões sejam baseadas em dados relevantes, e que o ambiente de trabalho seja coeso e produtivo.
Agora que você conhece mais sobre o trabalho do gatekeeper, convidamos você a se aprofundar na comunicação empresarial, uma ação extremamente relevante para empresas que desejam manter suas equipes alinhadas e a atração e nutrição dos stakeholders em geral.
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