Se tem algo que o mundo dos negócios está cheio é de atividades. O tempo todo, novas ações precisam de gestão. Mas como fazer a gestão de projetos?
Com tantas tarefas para fazer ao longo de cada dia, o perigo das tarefas de cada projeto acumularem é grande. Dessa forma, tanto o gestor quanto a equipe ficam perdidos e cria-se um gargalo que afeta o processo como um todo.
Para evitar isso, a Ploomes preparou este conteúdo. Nele, você entende o que é a gestão de projetos, qual sua importância para uma empresa e como fazer da maneira correta.
Boa leitura!
O que é um projeto?
Um projeto é um empreendimento temporário com um objetivo específico, que é executado por meio de atividades coordenadas e controladas. Projetos têm início e fim definidos, e são realizados para criar um produto, serviço ou resultado único.
Eles são distintos das operações rotineiras de uma organização, que são contínuas e repetitivas.
Os projetos geralmente seguem um ciclo de vida que inclui fases como iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
Durante o desenvolvimento de um projeto, recursos como tempo, custo, escopo e qualidade são gerenciados para garantir que o resultado final atenda aos requisitos e expectativas estabelecidos.
O que é gestão de projetos?
Se um projeto é um esforço temporário, a gestão de projetos é o processo de liderar o trabalho de uma equipe para atingir todos os objetivos dele. Tudo isso precisa ser feito dentro das restrições especificadas, como prazo de entrega, qualidade, etc.
O gerenciamento de projetos envolve uma série de atividades fundamentais para o resultado final, incluindo:
- Planejamento: definição dos objetivos, escopo, cronograma, orçamento e recursos do projeto;
- Execução: realização das atividades planejadas;
- Monitoramento e controle: acompanhamento do progresso do projeto e identificação de desvios;
- Encerramento: conclusão do projeto e entrega do produto, serviço ou resultado.
Adiante, você vai entender melhor como executar cada etapa e o que deve ser levado em consideração.
Benefícios da gestão de projetos
A gestão de projetos pode trazer inúmeros benefícios para as organizações. Veja alguns dos principais e de que maneira impactam o sucesso de um negócio:
Diminuição dos riscos
Fazer uma gestão correta ajuda a identificar e mitigar riscos, o que reduz a probabilidade de fracasso do projeto. Exemplo: planejar ações que vão gerar uma despesa maior do que o orçamento aprovado.
Otimização de tempo
Uma gestão bem feita também serve para que o projeto seja concluído dentro do prazo. Por que isso é útil? Para evitar qualquer tipo de frustração por parte da equipe, diretoria e, especialmente, do cliente.
Agilidade na tomada de decisões
Esse processo fornece uma estrutura para a tomada de decisões, o que ajuda a garantir que elas sejam tomadas de forma rápida e eficaz, respeitando todos os prazos e metas estipuladas por ambas as partes envolvidas.
Maior controle de processos
A gestão de projetos ajuda a garantir que os processos sejam executados de forma eficiente, sendo controlados de perto por alguém responsável. Sendo assim, é importante que a pessoa em questão esteja por dentro de todas as etapas do trabalho.
Engajamento da equipe
Por último, a gestão de projetos ajuda a criar um ambiente de trabalho colaborativo e motivado, o que leva a um maior engajamento por parte da equipe.
Importância da comunicação
A comunicação é essencial para o sucesso de qualquer projeto. Os envolvidos na equipe devem estar bem informados sobre o andamento do trabalho e sobre as mudanças que possam ocorrer ao longo do caminho.
Dessa forma, a comunicação eficaz pode ajudar a:
- Evitar mal-entendidos;
- Melhorar a colaboração;
- Resolver conflitos;
- Manter o projeto no caminho certo.
Importância da liderança
O gerente de projetos é responsável por liderar a equipe e garantir que tudo seja concluído com sucesso e nas condições estipuladas. Ele deve ter habilidades de liderança, comunicação e resolução de problemas.
As habilidades de liderança importantes para gerentes de projetos incluem:
- Visão: a capacidade de visualizar o futuro do projeto e definir metas claras;
- Motivação: a capacidade de inspirar e motivar a equipe a alcançar o sucesso;
- Resolução de problemas: a capacidade de identificar e resolver problemas de forma eficaz.
Importância da colaboração
O terceiro pilar para uma gestão de projetos eficiente envolve o trabalho de pessoas de diferentes áreas e com habilidades diversificadas. É importante que haja colaboração entre os envolvidos para garantir que o projeto seja concluído de forma eficaz.
A colaboração eficaz pode ajudar a:
- Combinar diferentes perspectivas;
- Gerar novas ideias;
- Melhorar a qualidade do trabalho.
Tendo em mente esses três fatores: comunicação, liderança e colaboração, o profissional tem o que é necessário para estar à frente de um projeto, orquestrando todas as etapas.
Metodologias para a gestão de projetos
Existem várias metodologias para a gestão de projetos que são úteis para obter sucesso. Elas podem ser divididas em dois grandes grupos:
- Métodos clássicos: baseados no ciclo de vida preditivo, que consiste em quatro fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento;
- Metodologias ágeis: baseadas no ciclo de vida incremental, que consiste em uma série de iterações curtas, cada uma das quais produz um produto ou serviço parcialmente completo.
Veja como cada grupo funciona na prática:
Métodos clássicos
Os métodos clássicos são os mais tradicionais e utilizados em projetos de grande porte ou complexidade. Alguns dos mais comuns incluem:
- Waterfall: o método Waterfall é um modelo sequencial, em que cada fase do projeto só é iniciada após a conclusão da fase anterior;
- Princípios de gerenciamento de projetos do PMI: o PMI (Project Management Institute) é uma organização internacional que promove a profissão de gerenciamento de projetos. Os princípios de gerenciamento de projetos do PMI fornecem uma estrutura geral para a gestão de projetos.
Metodologias ágeis
As metodologias ágeis, por outro lado, são mais adequadas para projetos de pequeno ou médio porte, ou aqueles que precisam de flexibilidade para se adaptar às mudanças. Algumas das metodologias ágeis mais comuns incluem:
- Scrum: o Scrum foca na entrega de produtos ou serviços em incrementos curtos, chamados de sprints;
- Kanban: já o Kanban se concentra na visualização do trabalho e no fluxo de trabalho como um todo, para então definir cada etapa com mais precisão.
Como fazer a gestão de projetos
Lembra quando dissemos que adiante você veria mais a fundo como fazer a gestão de projetos? Pois bem, chegou a hora.
Para isso, é importante seguir alguns passos básicos:
- Escolha uma metodologia: a escolha da metodologia é uma etapa importante, pois ela irá definir o processo de gestão de projetos.
- Faça o planejamento: o planejamento é o processo de definir os objetivos, escopo, cronograma, orçamento e recursos do projeto.
- Execute o plano: a execução é o processo de realizar as atividades planejadas.
- Faça o monitoramento e controle: o monitoramento e controle é o processo de acompanhar o progresso do projeto e identificar desvios.
- Faça revisões no planejamento se necessário: se houver desvios significativos do plano, é necessário fazer revisões para garantir o sucesso do projeto.
Bônus: utilize um software de gestão de projetos
Os softwares de gestão de projetos podem ser uma ferramenta útil para auxiliar no controle das demandas e das etapas. Eles fornecem uma série de recursos que podem ajudar a organizar o trabalho, acompanhar o progresso e comunicar-se com a equipe.
Isso serve para garantir que toda a equipe esteja sempre na mesma página com relação aos projetos, assim como tenha informações atualizadas em tempo real sobre os leads qualificados e clientes.
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