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Propostas comerciais: tudo que você precisa saber

Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas hoje é desenvolver propostas comerciais eficientes, que atinjam os seus clientes. Se você chegou até aqui, pode ser que também esteja sofrendo com essa situação.

O que podemos adiantar para você e sua equipe é que a construção de boas propostas comerciais é uma arte, e a perfeição vem com a prática; no entanto, é possível conhecer mais sobre esse documento para estar mais bem preparado.

Neste post, nós reunimos algumas informações essenciais para que você possa montar boas propostas aos seus clientes e aumentar o número de negociações fechadas. Continue conosco!

O que é a proposta comercial

Muitas empresas utilizam esse documento sem saber ao certo do que se trata ou qual o seu real objetivo e, por isso, acabam por não fazer um bom trabalho e nem aproveitar toda a potencialidade dessa atividade.

Antes mesmo de focar a sua importância, temos de deixar claro o que é uma proposta comercial. Esse documento funciona como uma carta de intenção da empresa para o cliente com quem deseja negociar, apresentando seus produtos e serviços.

Essa oferta demonstra que a companhia tem uma postura proativa e que não aguarda as coisas acontecerem, correndo atrás do cliente para fechar as suas metas de vendas.

Ela é enviada após o fechamento da venda, no entanto, o contrato ainda não foi assinado, e é por meio dela que são acertados todos os detalhes da solução proposta.

Quando o cliente solicita a sua proposta ou você a envia por iniciativa própria — isso acontece quando se conta com vendedores de alta performance —, mas ela não está de acordo com o combinado anteriormente, o consumidor tende a achar que seus argumentos não têm força, o que pode prejudicar a imagem da empresa.

Essa é uma situação crítica, pois, caso a proposta comercial não agrade o seu cliente, ele ainda pode se decidir por voltar atrás no fechamento e desistir de realizar negócios com você.

Assim, preste bastante atenção, pois essa é a maneira de gestão do administrador moderno, que sabe que o esforço aplicado em atividades-chave poderá se tornar um diferencial competitivo no mercado, destacando a empresa de seus concorrentes.

Objetivo

Como você deve imaginar, o principal objetivo de se formular uma proposta comercial é garantir que o cliente opte por contratar a sua empresa dentre todas as outras existentes no mercado.

Para isso, esse documento define o que é o seu serviço ou produto, circunstâncias gerais, características, entre outras informações. Uma proposta comercial é como uma apresentação formal de sua empresa, demonstrando exatamente o que você faz e eliminando as dúvidas do cliente.

Importância do modelo padronizado de proposta comercial

Uma forma comum de perder leads e oportunidades é formulando propostas comerciais de maneira errada, e isso é uma coisa que acontece muito nas empresas atualmente.

Com o intuito de poupar tempo, os colaboradores do setor comercial acabam por utilizar-se de propostas comerciais enviadas anteriormente para outro cliente, substituindo todas as informações do documento para que ele se adéque ao novo negócio.

Não é errado querer agilizar o processo, é preciso, de fato, focar na produtividade e eficiência. Contudo, essa não é a maneira correta de realizar essa atividade, podendo incorrer em erros fatais para o fechamento do negócio.

Imagine que você tenha uma proposta idealizada para a empresa X, uma construtora, e decida usar esse documento de base para formular outro para a empresa Y, um restaurante.

Ao substituir as informações, acabam por passar despercebidos certos erros e você mantém no documento alguns números e imagens relativos à empresa X. O gestor da Y vai desconfiar de que você não tem competência para realizar negócios com ele, pois não dá conta de redigir um simples documento.

A melhor maneira de otimizar o tempo e melhorar o processo de criação de propostas comerciais é por meio de uma padronização, com a utilização de modelos prontos que possam ser reutilizáveis, sem o risco de manter informações errôneas.

Vantagens da padronização

Deixar de criar propostas do zero ou reutilizar documentos antigos, optando por manter um padrão fixo para o arquivo comercial, pode gerar uma série de vantagens para a empresa. Entre elas, estão:

Garantia de um layout profissional

A criação do padrão pode ser realizada com uma brainstorm envolvendo toda a equipe comercial, e o resultado, avaliado e aprovado por todo o time de vendas, garantindo que o documento contará com todas as informações necessárias.

O estabelecimento do layout também pode ser realizado em parceria com uma empresa especializada em design, que poderá montar a melhor solução de acordo com seus produtos e serviços.

Unificação da imagem da empresa

Outro grande problema de criar propostas comerciais do zero é que cada profissional tem uma visão diferente e, com isso, pode desenvolver um documento com características únicas.

A padronização auxilia a empresa a criar e manter uma imagem coesa de si para o mercado, evitando diversos documentos alheios entre si. Isso demonstra que a companhia é organizada e competente.

Facilitação do trabalho da equipe

Outro fator que é um ponto vantajoso da criação de propostas comerciais padronizadas é a produtividade alcançada com essa atitude. Não é mais necessário criar documentos do zero, apenas abastecê-lo com as informações necessárias.

Com isso, os colaboradores do setor comercial poderão ter mais tempo para manter contato direto com o cliente e outras atividades-chave que possam demandar sua atenção.

Desenvolvimento da qualidade

Como dito, a proposta comercial é uma atividade crítica. Ela é realizada após o fechamento da venda, no entanto, o contrato ainda não foi assinado e ela estabelece aquilo que estará nele.

Por isso, a qualidade de tal documento é essencial. Ao padronizarmos essa iniciativa, temos a certeza de que todas as propostas realizadas contam com as informações corretas e necessárias, garantindo todos os seus atributos.

Melhoria no controle

A depender do ramo de atuação e do mercado em que está inserida, uma empresa pode realizar uma série de propostas comerciais por mês, o que dificulta o trabalho do gestor que gostaria de ter um controle melhor sobre essa atividade.

Ao manter um padrão, você terá a certeza de que todas as propostas comerciais enviadas aos clientes estão de acordo com o especificado, sendo necessário realizar apenas um controle por amostragem para garantir a qualidade.

As principais informações

Agora que você já sabe a importância de criar propostas comerciais padronizadas, devemos nos ater a quais são as informações que devem constar nesse documento e vão fazer parte do padrão criado.

É preciso reunir todos os dados que são comuns a todas as propostas, independentemente de para qual cliente se está enviando o documento. Com isso, você garante que o mínimo de trabalho deverá ser realizado para personalizar a proposta no momento de sua elaboração. Entre as principais informações que devem estar no documento, temos:

Introdução

Bom, a introdução faz parte de todas as propostas comerciais e terá de ser personalizada de acordo com o cliente, contudo, alguns dados devem constar sempre nesse tópico, como:

  • quem — o responsável direto por aquela proposta e que será a ponte entre a empresa e o cliente para a resolução de qualquer problema que possa surgir;
  • onde — em que local será desenvolvido o serviço ou entregue o produto e como será realizada essa logística;
  • como — de que maneira será implantada a solução proposta por sua empresa ao cliente, quais serão os riscos evitados, benefícios ao comprador, entre outras informações;
  • por quê — qual a razão que levou sua equipe comercial a propor essa solução, e não qualquer outra alternativa presente; qual o diferencial dessa proposta.

Impostos

Quando falamos de valores dentro de uma proposta comercial, devemos deixar claro para o cliente, dentre os valores que deverão ser investidos para concretizar o negócio, o que são impostos e o que é investimento.

Isso para que o comprador possa ter um controle exato do que está saindo de seu bolso e o real valor investido para adquirir aquela solução que está sendo contratada por ele.

Prazo de validade da proposta

Uma proposta não pode durar para sempre, muitas vezes, o seu time de vendas realiza um grande esforço para propor determinados valores conseguidos por meio de negociação com fornecedores, mas esses acordos não são eternos.

Em algum momento, seu time não poderá mais segurar aquela proposta e, caso o cliente ainda tenha interesse no negócio, deverá se criar outra. Por isso, é essencial que fique claro para o comprador que a proposta tem uma determinada validade para sua aceitação.

Prazo de validade dos produtos/serviços

Pode ser que a sua empresa forneça produtos perecíveis ou conte com uma prestação de serviços por tempo determinado. O cliente deve ser avisado de tal situação para evitar inconvenientes.

Imagine que o comprador aceite uma proposta comercial para a compra de 6 tonners de impressora. Ele queria fazer um estoque para 4 meses de trabalho, no entanto, os produtos vencem em 2 meses e ele não foi informado.

Esse tipo de situação pode desgastar a relação entre o cliente e a empresa, além de prejudicar a imagem da companhia no mercado, já que o comprador pode tornar o caso público.

Separação clara de valores

A organização correta de todos os valores deve ser realizada com o maior cuidado e fazer parte do padrão de proposta comercial da empresa. Isso porque números desorganizados podem passar uma má impressão ao cliente.

Valores desarranjados acarretam incompreensão, e isso pode gerar uma certa desconfiança por parte do comprador quanto à honestidade de sua empresa com relação à cobrança.

Demonstração de produtos e serviços

Outro ponto essencial que deve fazer parte do padrão de uma proposta comercial é a demonstração das características e especificidades dos produtos e serviços comercializados.

Isso para deixar claro para o cliente o que ele está adquirindo, evitando, assim, que, após o fechamento do contrato, o comprador busque por funcionalidades inexistentes e acabe por se sentir enganado.

Cronograma

Os prazos são de suma importância dentro de uma proposta comercial, afinal, o cliente deseja saber quando poderá ser entregue um determinado produto ou será realizada a implantação da solução demandada.

Essa informação garante o serviço ao cliente e ressalva as atividades da empresa. Afinal, com um cronograma claro, a companhia evita que o cliente exija antecipação de qualquer etapa do negócio.

Como criar uma aparência profissional

Quando o cliente solicita o envio da sua proposta ou quando, por iniciativa própria, você acha que é o momento de realizar essa ação, seu documento será comparado com todos os enviados pela concorrência.

É nesse momento que o cliente vai observar o quão boa e organizada é a sua proposta e se todas as informações essenciais de que ele necessita estão presentes no documento.

No entanto, o peso da aparência será muito grande, e uma proposta mal organizada visualmente ou que demonstre amadorismo pode ser descartada rapidamente, fazendo com que sua empresa perca a venda. Para conseguir uma aparência profissional, é preciso estar atento aos seguintes itens:

Formato

Boa parte das empresas já aderiu ao envio de propostas comerciais por e-mail ou qualquer outra forma de troca de arquivos digitalmente. Esse tipo de envio garante que sua proposta não ficará jogada em algum canto qualquer e acabe por ser engavetada.

É claro que você pode optar por enviar um arquivo digital e também imprimir uma versão em papel para entregar em mão ao seu cliente, afinal, o contato pessoal é uma ótima forma de melhorar o relacionamento com o comprador.

Capa

A capa é a carta de apresentação da proposta. Por isso, deve-se evitar cores fortes ou demasiados detalhes. Foque uma boa apresentação visual em conjunto com o logo de sua empresa.

Sumário e numeração

Algumas propostas comerciais podem contar com várias páginas, a depender do tipo de negócio que está sendo firmado. Crie um sumário e numere todas as folhas corretamente para auxiliar o cliente a se encontrar facilmente no documento.

Introdução e apresentação

Sempre mantenha uma introdução com apresentação da empresa. Pode-se contar a história de sucesso da companhia e quais são os seus principais parceiros de negócio. Isso demonstra a autoridade construída.

Argumentação

É o local em que você deve demonstrar o porquê de o cliente necessitar dos serviços e produtos ofertados pela sua empresa e os benefícios que ele pode obter com o fechamento do negócio.

Escopo

É onde serão detalhadas as características principais dos produtos e serviços. O cliente poderá entender totalmente aquilo que lhe está sendo oferecido.

Cronograma

Esse tópico é muito importante, por isso, as datas apresentadas não podem ser bagunçadas. É preciso escolher um layout transparente, que permita ao cliente entender corretamente a ordem e momento em que vai ocorrer cada atividade.

Termo de confidencialidade

Cada proposta é única e você deve evitar que o seu cliente divulgue os valores, serviços e produtos ofertados a ele, para não acabar por dificultar ou até mesmo arruinar uma negociação com outro comprador.

Como montar um modelo de proposta reutilizável

Agora que já vimos a importância de uma proposta comercial padronizada e quais os principais itens que devem compor o documento, fica o questionamento — como criar um arquivo reutilizável?

Existem algumas maneiras que são aplicadas pelas empresas ao criar modelos padronizados de propostas comerciais para carregar com informações na hora de realizar o negócio. São elas:

Templates de Word

Você pode achar diversos modelos de propostas comerciais na internet que podem ser reutilizados pela sua empresa para desenvolver os seus documentos. Em sua maioria, esses templates têm quase todos os itens descritos acima e só necessitam de ajustes de layout.

No entanto, o problema com a utilização de templates de Word é que nem sempre as configurações do Office poderão estar de acordo com as utilizadas para a criação do arquivo, dificultando a sua personalização.

Outro ponto a ser observado é a falta de criatividade notada pelo cliente, que pode ter recebido aquele layout anteriormente pelas mãos de outra empresa. A ocorrência de erros também é comum, já que todos os dados devem ser inseridos no arquivo de modo manual pelos colaboradores.

Ferramentas geradoras de propostas

Existem ferramentas no mercado que são capazes de gerar propostas comerciais completas, baseadas em um padrão estabelecido e utilizando-se de informações coletadas e armazenadas no sistema.

Um exemplo de sistema como esse é o Ploomes. Esse CRM é responsável pelo controle comercial completo de toda a operação e ainda conta com uma funcionalidade de geração de propostas comerciais personalizadas.

É possível realizar uma customização geral de todo o documento, garantindo a identidade visual de sua marca e a criação de um padrão único para as suas propostas comerciais.

Ao contratar uma ferramenta como essa, você garante a padronização de seus documentos de oferta enquanto controla totalmente os indicadores de vendas essenciais, além de se livrar de possíveis erros de digitação ou inserção de dados.

Outra grande vantagem do uso de uma ferramenta como o Ploomes é que você não apenas cria e envia propostas comerciais, mas pode realizar toda a gestão com relação aos documentos enviados aos clientes. Entre as funcionalidades, estão:

  • editor de textos com possibilidade de inserção de HTML para criação dos modelos de proposta comercial;
  • acompanhamento da evolução de todas as propostas enviadas pela equipe com a opção de agendamento de contato;
  • envio local das propostas criadas para e-mail em formato digital PDF no próprio ambiente do sistema;
  • possibilidade de disponibilizar propostas online aos clientes em uma URL própria.

Como garantir uma proposta clara

É preciso utilizar-se de uma série de boas práticas a fim de evitar que sua proposta não seja bem recebida ou acabe por ser mal interpretada por seu cliente. Entre os principais pontos a serem observados, destacamos aqui:

Restringir as possibilidades

Deixar a proposta muito em aberto pode confundir o cliente acerca dos seus produtos ou serviços oferecidos, fazendo com que ele não tenha segurança para decidir entre os itens que constam no documento.

Ao analisar as demandas do cliente, é necessário observar muito bem aquilo de que ele realmente precisa para criar uma proposta comercial bem elaborada e que não deixe brechas para interpretações errôneas.

Isso trará mais segurança ao cliente sobre o que realmente lhe está sendo oferecido e resguarda a empresa de qualquer futura reclamação por parte do comprador acerca do produto ou serviço contratado.

Personalize cada proposta

Com a padronização da proposta comercial, pode ser que alguns membros de seu time de vendas acabem por se cansar de personalizar cada um dos documentos enviados e comecem a reutilizar informações.

Isso pode ser um grande problema, pois as propostas começam a ficar genéricas e deixam de alcançar o seu real objetivo, que é impactar o cliente com uma solução necessária para o seu desafio, fechando a venda.

Lembre-se e faça lembrar de que a padronização deve ser realizada no âmbito da estrutura da proposta comercial a ser apresentada, e não nas informações contidas nesse documento.

Follow-up

O trabalho da equipe de vendas não acaba quando é realizado o envio da proposta comercial. É nesse momento que pode começar a parte mais sensível de uma negociação, na qual se está muito perto de finalizar a venda, mas tudo ainda pode dar errado.

Por isso o follow-up é tão importante. Essa é a atividade de entrar em contato com o cliente, e deve ser feita, geralmente, um dia depois de a proposta comercial ter sido enviada, com o intuito de sondar o que o cliente achou e se tem interesse em assinar o contrato.

Não se deve ter medo de entrar em contato com o cliente. Caso ele não dê uma resposta em pouco tempo, estabeleça uma comunicação novamente até que obtenha um “sim” ou um “não”. Alguns compradores necessitam de um empurrãozinho para se decidir.

Bom, chegamos ao final de nosso texto e conseguimos reunir muitas informações relevantes acerca de propostas comerciais. Esperamos que os pontos explorados neste artigo possam ser praticados por você e sua equipe na elaboração de seus próximos documentos de oferta.

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