O processo produtivo na indústria depende de muitos fatores. A matéria-prima precisa estar sempre disponível, as máquinas devem funcionar com regularidade e os produtos devem girar para não lotar o estoque.
Com a chegada da Indústria 4.0, a complexidade dos aspectos envolvidos tende a ser ainda maior devido à chegada de novas tecnologias. Contudo, o que a revolução industrial traz de novo, ela também traz de facilidades.
Novas plataformas permitem modelos mais otimizados de gestão de recursos e antecipação de demanda.
Confira nas próximas linhas algumas dicas para otimizar sua produção e como decisões simples e sistemas já existentes no mercado podem te ajudar.
Integre todos seus processos
Visibilidade e comunicação são partes-chave da otimização de processos dentro de qualquer empresa.
Se seus funcionários não sabem o que as outras áreas estão fazendo, dificilmente eles vão conseguir antecipar o que precisa ser feito. Uma equipe ociosa significa tempo desperdiçado e desvalorização de seus profissionais.
Considerando a extensão do seu chão de fábrica, pode ser bem mais vantajoso que os dados para produção sejam passados de maneira automática.
Dessa forma seu processo produtivo não ganha apenas em rapidez, mas em visibilidade. Com a integração de todos os processos fica mais fácil prever quando haverá falta de matéria-prima ou se a demanda do setor comercial vem crescendo muito nas últimas semanas.
Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
As plataformas de ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) são uma solução conhecida de indústrias e distribuidoras para garantir essa integração.
Como o sistema une a base de dados da empresa, é possível criar um fluxo de trabalho mais eficiente e confiável.
Os ERPs também ajudam a evitar erros operacionais. Se cada setor mantiver uma base de dados própria, é natural que haja retrabalho para cada registro e ocorra uma série de desencontros que vão prejudicar o desempenho da sua indústria. Portanto, uma base de dados única é mais do que aconselhável.
Esses sistemas ainda permitem integrações com outras plataformas do mercado, permitindo que a gestão foque seus recursos em áreas específicas. Se é necessário otimizar vendas, por exemplo, é possível integrá-lo a um CRM.
É por meio desses recursos que será possível criar automações que aumentem seu fluxo de trabalho. É possível, por exemplo, avisar sua produção quando uma venda é fechada ou quando seu estoque está ficando com falta de material.
Descentralize a gestão
Se você passa mais tempo resolvendo problemas do que administrando sua indústria, existe uma grande possibilidade de ela estar grande o suficiente para uma descentralização da gestão.
O trabalho do gestor não se resume apenas a definir a identidade e a estratégia da empresa, mas delegar tarefas. Evidentemente que deixar suas decisões para terceiros pode ser um risco, mas, se há visibilidade do seu processo produtivo e administrativo, dificilmente você será confrontado com um problema inesperado.
Os ERPs podem te garantir essa visibilidade, mas são limitados em relação às exigências específicas de cada setor.
Pode ser mais vantajoso implantar sistemas mais específicos para áreas que dependem de melhor acompanhamento. A partir de dados mais detalhados sobre uma área, é possível definir se os responsáveis estão cumprindo com as metas definidas ou não.
Os próprios supervisores e diretores podem ter acesso a esses dados e garantir o bom andamento da indústria. Assim, resta ao gestor definir quais são os rumos a se tomar para o futuro do negócio.
Preveja sua demanda e gerencie recursos
Manter um volume sempre exagerado de matéria-prima para suprir a demanda pode diminuir o espaço de manobra para investimentos mais produtivos. O controle desses recursos pode ser feito de maneira mais dinâmica e controlada.
Da mesma forma, a superprodução é um risco de indústrias que não tem previsibilidade da sua demanda. Um período improdutivo para venda resulta em um estoque lotado de produtos parados, perdendo valor de mercado e tornando-se inválidos para venda.
Além disso, todo armazém está propenso a ameaças exteriores, como acidentes naturais ou falhas estruturais, como vazamentos.
Portanto, é necessário ter em mãos as ferramentas que garantam a previsibilidade de suas vendas e permitam acompanhamento em tempo real, evitando que imprevistos comprometam a sua receita.
Abaixo separamos algumas soluções para ajudar nisso:
Gerenciamento de relacionamento com o cliente
Nesse contexto, as plataformas de CRM (Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) são a ferramenta ideal.
Isso porque elas permitem melhor acompanhamento dos seus leads (potenciais clientes) por meio do funil de vendas, uma ferramenta que oferece um registro detalhado e intuitivo de cada etapa da venda, desde a primeira abordagem até o fechamento.
Assim, é possível analisar quando uma venda está próxima de obter sucesso ou qual etapa da negociação costuma apresentar maiores problemas.
Com o histórico desses dados, o gestor terá, no longo prazo, um vasto e detalhado panorama com informações relevantes para entender o padrão do seu público consumidor e controlar melhor os recursos necessários para a produção.
Além disso, os dados são alimentados em tempo real, o que significa que os relatórios são atualizados a cada interação de um vendedor com um cliente.
Portanto, no curto prazo, o gestor consegue metrificar a performance de vendas e perceber rapidamente quando há uma alteração na demanda, podendo adaptar seu processo produtivo antes de comprometer o orçamento.
Roteiro de Produção
Antes de tomar qualquer decisão é necessário ter conhecimento de todo o seu processo produtivo. Para tornar essa análise mais simples existe o roteiro de produção.
Assim como um filme precisa de um roteiro para que os atores saibam o que e como falar, seu chão de fábrica precisa de um roteiro para saber o que e como produzir.
A elaboração dessas orientações exige conhecimento completo sobre sua indústria, desde quais são as matérias-primas necessárias até quem são os seus clientes.
A partir desses conhecimentos é possível estabelecer o que precisa ser feito para, de fato, produzir. O roteiro pode envolver sistemas industriais, como o ERP ou o PCP (Planejamento e Controle da Produção), como também pode não utilizar.
É aconselhável o uso dessas tecnologias porque, como dito antes, garantem maior dinamismo no fluxo de trabalho. Afinal, com uma equipe bem orientada, você evita erros operacionais e perda de recursos, como materiais ou tempo.
Quanto antes o gestor ou as outras áreas passarem suas informações para a produção, maior será a economia com custos operacionais. Com o uso desses sistemas de gestão qualquer decisão é transmitida de forma automática.
Controle de estoque
Não adianta oferecer ferramentas de controle de matéria-prima se sua logística não consegue achar os produtos. Um WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gestão de Armazém) pode te ajudar nesse controle.
Esse sistema te ajuda fornecendo informações sobre a localização de cada produto ou material seu em estoque. Para estabelecê-lo, no entanto, é necessário manter um armazém com divisões bem definidas e possuir um sistema de identificação.
Os códigos de barra, que já foram muito populares, hoje possuem substitutos mais interessantes. O RFID, por exemplo, não precisa que o leitor foque no código. Uma vez que ele usa radiofrequência para definir a identificação de um item, é possível fazer a leitura de um objeto, mesmo que esteja armazenado em caixas.
Com um estoque bem organizado e eficiente, sua produção tem fácil acesso às matérias-primas necessárias.
Previna potenciais falhas
Aqui nos referimos diretamente à manutenção e segurança do trabalho. Se sua indústria não realiza rotinas de monitoramento das suas máquinas, seu processo produtivo pode correr sérios riscos.
Há diversas formas de fazer manutenção. Entre elas, a preditiva e a preventiva te permitem melhor planejamento para futuras correções nas suas máquinas.
Isso porque um dos fatores da Indústria 4.0 é a geração massiva de dados sobre a produção através de sensores que monitoram diversos fatores estruturais.
Se uma máquina está registrando muita vibração no rotor ou muita pressão em uma dada tubulação, é aconselhável realizar procedimentos de prevenção que reconheçam falhas potenciais.
Caso uma peça precise ser substituída, há maior espaço para pesquisar a peça substituta adequada, o que não seria possível no caso de uma falha operacional. Nesse cenário, seu processo produtivo é afetado, o que exige a resposta mais rápida possível.
Sem planejamento, o procedimento de manutenção pode ser muito mais custoso do que se houvesse a prevenção em primeiro lugar.
Através dos sensores de seus equipamentos também é possível ter melhor conhecimento sobre o estado da sua máquina. O fabricante pode até produzir a peça, mas ele não tem como prever todas as condições especiais a que ela está exposta.
Por esses motivos, a manutenção preventiva nem sempre é uma ciência exata. Fazer a prevenção antes do necessário pode gerar paradas improdutivas. De maneira oposta, se for necessário fazer a manutenção antes do tempo previsto, você só saberá quando a falha já tiver ocorrido.
Capacite a sua equipe
Uma indústria é constituída de máquinas e processos, mas depende fortemente de seu corpo profissional para manter seu processo produtivo.
Dessa forma, é mais do que aconselhável melhorar os conhecimentos de seus funcionários. Se sua indústria busca a excelência, não condiz utilizar materiais de segunda mão. Da mesma maneira, seu negócio é desvalorizado com uma mão de obra despreparada para as inovações do mercado.
A Indústria 4.0 exige uma gama de especializações dos profissionais do mercado semelhante às exigências da própria indústria. Portanto, uma boa seleção e treinamentos internos são necessários.
Estabeleça metas
Trabalhar para atingir um objetivo comum nem sempre é tão óbvio para os funcionários quanto é para o gestor. Portanto, mobilizar um grupo de pessoas fica mais fácil quando as metas são claras.
É necessário que seu chão de fábrica também tenha dados com os quais se preocupar no momento da produção. Como foi dito antes, a falta de visibilidade pode gerar ociosidade.
Contudo, apenas estabelecer números maiores a cada mês não basta. Uma meta muito alta pode acabar frustrando seus profissionais, o que vai refletir na redução do desempenho. Ou seja, o efeito vai ser justamente o oposto do desejado.
Da mesma forma, uma meta muito baixa vai restringir o crescimento do seu negócio e deixar a equipe ociosa. Portanto, é essencial que a indústria tenha conhecimento de uma série de indicadores que definam as demandas futuras e o que pode ser feito para garantir o crescimento do negócio.
Plataformas para estabelecimento de metas
O ERP, por integrar dados de todos os setores, pode ser muito útil para passar essas informações para cada área. Partindo do pressuposto que todos os dados estão bem registrados, é possível fazer compilações que demonstrem projeções de resultados para os próximos meses.
Infelizmente esse nem sempre é o caso. Alguns setores não lidam tão bem com sistemas e acabam não cumprindo com a burocracia necessária. O departamento de vendas, por exemplo, está mais preocupado em atrair e reter seus clientes, não em alimentar um sistema com registros de dados sobre tudo o que é feito (como agendamento de visitas, envio de e-mails e propostas, etc.).
Por isso pode ser mais interessante integrar um CRM ao ERP. Como ele é focado em vendas, seus profissionais precisarão acessá-lo para realizar ações vistas como básicas para o processo de venda.
A plataforma de CRM também não precisa ficar limitada à área comercial. Graças a uma visão de 360º sobre seu negócio, com acesso ao histórico de resultados e projeção de indicadores, é possível definir uma tela de metas que pode também ser transferida para outros setores, como a produção.
Assim, o responsável pelo processo produtivo pode verificar em tempo real quais são as metas de vendas e como aplicá-las em seu próprio setor. Assim, ele evita ociosidade ou superprodução.
Automatize seu processo produtivo
A automação não se limita apenas aos robôs. Máquinas são ideais para lidar com trabalho pesado, mas não ajudam muito na burocracia. Sendo assim, é necessário que você também tenha recursos para preencher esses detalhes mais sensíveis.
Como demonstramos acima, existe uma série de plataformas de automação no mercado, para os mais diversos segmentos.
Caso queira saber detalhadamente sobre cada uma delas, é aconselhável que leia nosso texto onde expomos as características de diferentes sistemas de automação industrial.
Manter uma base de dados única não é mais o único recurso disponível para a otimização da produção. Além dos problemas antigos enfrentados pela indústria, é necessário modernizar o processo produtivo para enfrentar a atual estagnação do mercado.
