O universo corporativo é marcado por diversos recursos voltados para a organização de processos, sendo um deles o organograma.
Essa ferramenta é crucial para uma gestão eficaz do negócio, uma vez que reúne, em um único documento, toda a estrutura interna da empresa, como: descrição de cargos, responsabilidades atribuídas a cada um, e até mesmo informações relacionadas à integração entre os departamentos.
Ao evidenciar pontos importantes da companhia, esse recurso pode auxiliar na identificação de problemas e melhorar a comunicação entre a equipe.
Se você quer entender como um organograma funciona na prática, conhecer suas funções e descobrir como elaborar um, continue a leitura!
O que é um organograma?
Organogramas são ferramentas valiosas para representar a estrutura interna de uma organização ou empresa, fornecendo uma visão das relações de responsabilidade e hierarquia dentro da companhia.
O conceito foi criado por volta de 1854 por Daniel McCallum. Com um aplicação predominantemente voltada para a área de engenharia, era utilizado para planejar a organização de equipes e fluxos de trabalho em projetos.
No entanto, à medida que as empresas cresceram e se tornaram mais complexas, essas representações gráficas da estrutura organizacional também evoluíram, espalhando-se por diversos setores.
Hoje, os organogramas são amplamente utilizados por empresas de todos os portes para representar suas estruturas internas, de instituições governamentais a organizações sem fins lucrativos
Marcado por representações visuais, que podem incluir fotos, ícones, ilustrações ou caixas de texto com nomes e títulos, sua função é tornar as informações mais acessíveis e fáceis de serem assimiladas.
Sendo assim, a ferramenta tornou-se parte essencial do planejamento estratégico das organizações, pois ajuda a identificar e comunicar os responsáveis pelas atividades de uma área, quem reporta para quem e como os diferentes departamentos ou equipes estão interconectados.
Na prática, as relações de responsabilidade dentro da organização são descritas de forma hierárquica, tornando possível identificar facilmente quem está no comando de cada departamento ou equipe.
Além disso, ele pode indicar como a comunicação flui na organização, tornando mais fácil entender como as decisões são tomadas e implementadas.
Tipos de organograma
A escolha do organograma apropriado pode impactar significativamente a eficiência, a comunicação e a colaboração dentro da empresa.
Sendo assim, é importante ter em mente que cada tipo de organograma tem suas vantagens e desvantagens, e a escolha do tipo certo depende das necessidades específicas da organização, seu tamanho, sua cultura e seus objetivos. Conheça os principais tipos de organograma:
Organograma Vertical (ou Linear)
Este é o tipo mais comum de organograma, caracterizado por uma hierarquia clara com linhas de autoridade e responsabilidades que fluem de cima para baixo.
Por oferecer uma hierarquia clara com estruturas de autoridade bem definidas, este organograma é bastante reconhecido e utilizado em organizações convencionais, como hospitais, onde a tomada de decisão é centralizada na alta administração.
Organograma Funcional
Já o organograma funcional agrupa funcionários com base em suas funções e competências, independentemente da hierarquia.
Ele se concentra nas funções desempenhadas, destacando departamentos como marketing, finanças e recursos humanos.
Ao destacar as áreas funcionais e as especializações dentro da organização, esse processo pode aumentar a eficiência e a excelência em cada função.
Organograma Matricial
No organograma matricial, os funcionários têm mais de um gerente e reportam a diferentes líderes, geralmente divididos entre projetos e funções.
É comum em organizações que realizam muitos projetos interdisciplinares, como equipes de design gráfico em que os membros podem responder a líderes de projeto e líderes de design.
Assim, a alocação de recursos de acordo com as necessidades de projetos específicos melhora a eficiência e a integração e a colaboração entre departamentos e projetos.
Organograma Circular (ou Radial)
O organograma circular apresenta a estrutura organizacional em um formato circular, frequentemente utilizando cores para representar diferentes departamentos ou níveis hierárquicos.
Além de enfatizar a igualdade e a colaboração, esse tipo de organograma facilita a comunicação horizontal e destaca a participação de todos os membros da equipe.
Organograma Horizontal
Por fim, o organograma horizontal não se baseia em hierarquias rígidas. Normalmente, apresenta apenas dois níveis: os principais administradores (topo) e os funcionários (base).
Assim, os colaboradores têm mais autonomia e tomam decisões, muitas vezes, em organizações que valorizam a inovação e a descentralização.
Qual a importância de estruturar um organograma?
A estruturação de um organograma desempenha um papel fundamental em qualquer organização, e isso se deve a várias razões importantes:
Hierarquia e posicionamento
Um organograma é essencial para apresentar claramente a estrutura hierárquica da organização.
Por estabelecer relações de autoridade e responsabilidade, assegura que todos na organização saibam a quem reportar e quem está encarregado de tomar decisões importantes.
Sem essa clareza, a desorganização e os conflitos podem surgir, prejudicando a eficiência operacional.
Integração e colaboração
O organograma é uma ferramenta valiosa para promover a integração e colaboração entre departamentos e equipes. A partir dele, os funcionários podem identificar seus pares em outras áreas e entender como suas funções se relacionam.
Isso facilita a colaboração, o compartilhamento de conhecimento e a busca de soluções conjuntas para desafios organizacionais.
Alocação de recursos
Ao representar visualmente a estrutura organizacional, o organograma auxilia a gestão na alocação eficiente de recursos, incluindo gestão de pessoas, orçamento e ativos.
Compreender a estrutura da organização ajuda a determinar onde são necessários mais recursos e onde podem ser economizados. O resultado é a otimização do uso de recursos e alcançar os objetivos organizacionais de forma eficaz.
Identificação de melhorias
O organograma pode ser uma ferramenta valiosa para a identificação de áreas que precisam de melhorias.
Ao analisá-lo, as ineficiências na estrutura organizacional podem se tornar evidentes, permitindo que a organização tome medidas para otimizar sua estrutura e se adaptar a mudanças de acordo com as necessidades do mercado.
Planejamento de novas contratações
Utilizar um organograma também permite que a organização determine, de forma eficaz, quando e onde novas contratações são necessárias.
Assim, fica mais simples pensar a estrutura de uma equipe adequadamente para atender às metas e objetivos da empresa.
Além disso, evita a sobrecarga de trabalho, assegurando que todas as funções sejam adequadamente atendidas.
Integração de novos funcionários
O organograma desempenha um papel crucial na integração de novos funcionários. Para os recém-chegados, fornece uma visão geral da estrutura organizacional.
Esse processo proporciona aos novos colaboradores a compreensão clara de sua posição na empresa, suas responsabilidades e com quem precisam colaborar.
Sabemos que o processo de adaptação em uma nova empresa nem sempre é uma tarefa fácil. Diante disso, o organograma acelera o processo de integração, garantindo um onboarding eficaz.
Compreensão da cultura organizacional
A forma como um organograma é estruturado pode refletir a cultura organizacional da empresa. Enquanto o organograma horizontal pode sinalizar uma cultura de autonomia e inovação, o organograma vertical indica uma cultura mais hierárquica.
Assim, mais que uma representação estrutural, esse recurso cumpre o papel de expressar a cultura e os valores da organização.
Como fazer um organograma
Depois de conhecer mais sobre os principais aspectos e funções de um organograma, chegou a hora de aprender a colocá-lo em prática! Confira o passo a passo:
Estabeleça o escopo
O primeiro passo é definir o escopo do organograma, decidindo qual parte da organização será representada, como um departamento específico ou a organização como um todo.
Determine também qual é o objetivo do organograma: apresentar a estrutura atual, planejar uma reestruturação, ou servir como guia de referência para a equipe.
Documente informações importantes
Em seguida, colete todas as informações importantes e necessárias para o organograma, como nomes dos funcionários, cargos, departamentos e relações de autoridade. Certifique-se de que os dados estejam atualizados e precisos.
Escolha o formato do organograma:
Agora, é hora de decidir qual formato de organograma é o mais adequado para o objetivo da sua empresa.
Como você viu, um organograma pode ser vertical, funcional, matricial, circular, horizontal ou qualquer combinação desses formatos, dependendo das necessidades da organização.
Escolha a ferramenta certa
Por se tratar de um recurso com uma estrutura visual, é importante escolher a ferramenta que melhor atenda às suas necessidades para criar o organograma.
Ferramentas populares incluem Miro, Canva, Microsoft PowerPoint, Excel e até mesmo papel e caneta, dependendo da complexidade do projeto e dos recursos disponíveis.
Adicione as informações
Comece a criar o organograma adicionando as informações coletadas. Geralmente, o elemento mais alto da hierarquia fica no topo, com os níveis hierárquicos inferiores dispostos abaixo.
Use caixas de texto, formas, linhas ou outros elementos gráficos para representar cada funcionário e sua posição na organização.
Entenda a relação entre funções e departamentos
Certifique-se de compreender as relações entre funções e departamentos ao adicionar informações ao organograma. Em resumo, é preciso identificar os níveis de autoridade e as relações de supervisão, bem como a colaboração entre diferentes unidades da organização.
Compartilhe com a equipe
Após criar o organograma, é fundamental compartilhar o resultado com a sua equipe. Você pode fazer isso por meio de reuniões, e-mails ou ferramentas de compartilhamento de documentos. Certifique-se de que todos tenham acesso ao organograma e compreendam sua estrutura.
Atualize-o constantemente
Lembre-se: um organograma não é uma representação estática. É importante atualizá-lo regularmente à medida que ocorrem mudanças na organização, como novas contratações, promoções, reorganizações ou saídas de funcionários. Manter o organograma atualizado é fundamental para garantir sua relevância e precisão.
Conclusão
Depois de aprender como colocar um organograma em prática, o processo está longe de terminar.
Com um mercado em constante evolução, é necessário estar em desenvolvimento contínuo, sobretudo quando se trata de gestão.
Se você quer conferir mais assuntos sobre o tema, visite nossa categoria de gestão no blog da Ploomes e acompanhe as atualizações sobre as tendências e inovações no mundo dos negócios.
