Ferramentas de gestão: o que são e quais as principais para a sua empresa

Saiba como ter total controle do seu negócio. Conheça ferramentas de gestão para otimizar seus processos e aumentar a eficiência.
Tayrane
08/02/2024 | 16 min
Várias ferramentas de gestão dispostas em uma mesa

O ambiente empresarial é composto por processos, controles, demandas e análises que, juntos, vão garantir a entrega de soluções para os clientes e o alcance de resultados no negócio.

Para que isso aconteça, é fundamental contar com ferramentas que facilitem a gestão, tornando os processos mais otimizados e eficientes.

Paralelamente, esses recursos também contribuem para a solução de eventuais problemas, possibilitando a melhoria contínua em todas as etapas de um projeto.

São metodologias que podem ser aplicadas em diferentes segmentos empresariais, proporcionando resultados satisfatórios quando executadas de maneira correta.

Pensando nisso, este artigo irá apresentar uma visão abrangente das ferramentas de gestão: desde sua definição às principais para adotar na sua empresa!

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são recursos essenciais para gerenciar processos, assegurar o controle efetivo de operações e promover o desenvolvimento contínuo do negócio.

Seja em empresas de pequeno ou grande porte, o uso de ferramentas de gestão é fundamental para obter a fácil visualização dos resultados e monitorar o desempenho das estratégias adotadas. 

Ao proporcionar um controle eficaz dos processos, essas ferramentas contribuem para uma equipe mais engajada, ciente das metas estabelecidas e alinhada com as ações necessárias para atingi-las.

Uma de suas vantagens é a capacidade de aplicabilidade em diversos departamentos, como marketing, finanças, recursos humanos, entre outros, proporcionando uma visão integrada para uma gestão empresarial mais eficiente.

Por oferecer funcionalidades que facilitam a análise de dados, a empresa consegue tomar  decisões mais embasadas, permitindo um desenvolvimento sustentável do negócio e uma menor probabilidade de riscos. 

Outro fator de destaque é a capacidade de customização que alguns softwares de gestão possibilitam.

Além de atender às necessidades específicas de cada empresa, há mais flexibilidade para se adaptar aos diferentes cenários e desafios, facilitando a elaboração de planos de ação direcionados para o crescimento e a melhoria contínua.

Qual a importância das ferramentas de gestão?

Como você viu, as ferramentas de gestão podem fazer a diferença no ambiente empresarial, se adaptando a diferentes cenários e áreas do negócio.

Seu impacto abrange diferentes áreas do negócio, proporcionando benefícios importantes que vão além da simples otimização de processos.

Além de proporcionar um ambiente com tendência à colaboração da equipe, há uma maior abertura para a inovação e identificação de tendências de mercado. Veja, a seguir, alguns aspectos importantes desse recurso:

Ambiente mais colaborativo e participativo

As ferramentas de gestão promovem a criação de um ambiente mais colaborativo e participativo, onde os membros da equipe podem compartilhar informações, ideias e experiências de maneira eficiente. 

Colaboradores que se sentem valorizados e integrados têm mais propensão a compartilhar conhecimento, fortalecendo o alinhamento da equipe e contribuindo para uma cultura colaborativa.

Inovação

Ao fomentar a comunicação e o trabalho em equipe, essas ferramentas estimulam a inovação, proporcionando um ambiente propício para a experimentação e o desenvolvimento de soluções criativas, impulsionando o progresso e a competitividade da empresa

Assim, colaboradores envolvidos e motivados a contribuírem para a melhoria contínua frequentemente geram ideias que impulsionam o progresso da empresa.

Motivação dos colaboradores

O monitoramento transparente de indicadores-chave de desempenho (KPI) e o reconhecimento dos esforços individuais e coletivos são elementos fundamentais para aumentar a motivação dos colaboradores.

Isso porque o acesso às métricas de desempenho ajuda a alinhar as metas com os objetivos organizacionais, proporcionando mais transparência em relação ao propósito da empresa.

Identificação de gargalos e acompanhamento dos resultados

As ferramentas de gestão são essenciais para identificar gargalos nos processos operacionais e acompanhar os resultados, permitindo correções rápidas e eficazes, mantendo a eficiência e a qualidade dos serviços. 

O monitoramento em tempo real permite a detecção precoce de problemas, possibilitando correções rápidas e eficazes. 

Como consequência, a manutenção da eficiência e da qualidade dos serviços é assegurada, resultando em operações mais eficazes.

Identificação de tendências e oportunidades de negócio

Ao analisar dados e informações relevantes, as ferramentas de gestão auxiliam na identificação de tendências e oportunidades de negócio. 

Identificar as tendências de mercado permite que a empresa esteja sempre à frente, adaptando-se às demandas de forma contínua.

Adaptação às mudanças

Ferramentas de gestão proporcionam flexibilidade para adaptar-se a mudanças no ambiente empresarial. 

Seja diante de transformações tecnológicas, regulamentações ou mudanças nas preferências do consumidor, a capacidade de adaptação é indispensável para o crescimento da empresa.

Manutenção da competitividade

Empresas que utilizam efetivamente ferramentas de gestão conseguem manter uma posição competitiva.

A análise constante do desempenho, a inovação e a rápida adaptação às mudanças do mercado são fatores que contribuem diretamente na sustentabilidade no cenário de uma empresa.

Utilizados em diferentes níveis hierárquicos

A aplicação de ferramentas de gestão não está restrita a um único nível hierárquico.

Desde a alta administração até os colaboradores operacionais, o uso dessas ferramentas proporciona uma visão integrada e alinhada aos objetivos organizacionais em todos os níveis da empresa.

Quais são as principais ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão têm um grande potencial para promover a melhoria dos processos em uma empresa e  ajudar na implementação de solução para problemas comuns. Conheça, a seguir, as principais:

5W2H

O 5W2H é uma metodologia que visa definir etapas, planejar e controlar ações em projetos e processos.

Baseado em sete perguntas-chave, como o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto, o 5W2H proporciona clareza dos objetivos, estabelece um plano de ação, garante o cumprimento de tarefas dentro do prazo e melhora a comunicação. 

Além disso, incentiva que as respostas sejam compartilhadas com toda a equipe, promovendo uma atuação mais colaborativa, sempre focada no monitoramento do progresso dos projetos.

Análise SWOT (ou FOFA)

A Análise SWOT (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) ou FOFA é uma ferramenta de gestão estratégica que proporciona uma visão completa do ambiente interno e externo de uma organização. 

Identifica as forças e fraquezas internas, assim como as oportunidades e ameaças externas, permitindo decisões mais estratégicas.

Essa análise é fundamental para reorganizar processos que precisam de ajustes, melhorar a eficiência e identificar oportunidades de melhoria.

Canvas

O Canvas é uma ferramenta visual que auxilia na criação e estruturação de modelos de negócio. 

Organizado em nove blocos, fornece uma visão completa do modelo de negócio de uma empresa ou de um novo produto/serviço. 

Essa ferramenta é valiosa para a criação de empresas ou novos empreendimentos, identificando forças, fraquezas e oportunidades, e promovendo a integração entre os colaboradores envolvidos no projeto.

Project Model Canvas

O Project Model Canvas (PMC) é uma ferramenta visual que auxilia a gestão de projetos. Baseado no conceito do Canvas, o PMC organiza informações em cinco elementos principais: por quê, o que, quem, como, quando e quanto.

Essa abordagem é interessante porque oferece uma estrutura simplificada para descrever a analisar os principais elementos envolvidos no projeto.

É importante ressaltar que, embora as perguntas-chave sejam semelhantes a metodologia 5W2H vista à cima, os métodos se diferem. O PMC destaca a estrutura do modelo de negócios, enquanto o 5W2H enfatiza a implementação detalhada das atividades do projeto.

PDCA

O PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma metodologia de melhoria contínua composta por quatro etapas. Inicia-se com o planejamento, seguido pela execução, verificação e, por fim, ação. 

Toda essa jornada é eficaz para identificar, analisar e corrigir problemas, melhorando a qualidade dos processos e, consequentemente, dos serviços oferecidos. 

Pode ser aplicado em diversas áreas, como produção, logística e atendimento ao cliente, ajudando a alcançar objetivos e a lidar com crises ou mudanças.

Six sigma

Six Sigma é uma ferramenta de gestão que visa reduzir as alterações nos processos das empresas, especialmente em indústrias de manufatura. 

O recurso utiliza metodologias como DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar) e DFSS (Design para Six Sigma) para identificar e corrigir falhas, otimizar processos e recursos, sempre com o envolvimento dos colaboradores no projeto, que participam ativamente do processo do início ao fim.

Na prática, a metodologia incorpora ferramentas estatísticas para atingir altos níveis de qualidade e eficiência, desde a definição do problema até a implementação das soluções.

O objetivo final é oferecer produtos e serviços de alta qualidade, resultando na satisfação dos clientes. 

Matriz GUT

Já a Matriz GUT, termo formado pelo acrônimo gravidade, urgência e tendência, é uma ferramenta importante para a priorização de problemas nas empresas. 

O recurso é especialmente útil quando há muitos problemas a serem resolvidos e é necessário determinar quais exigem soluções imediatas. 

A matriz atribui pontos para cada critério, somando-os para obter uma pontuação geral para cada problema. 

A análise auxilia na tomada de decisões, concentrando esforços nos problemas mais importantes, otimizando o uso de recursos e evitando atrasos e perdas desnecessárias.

Matriz BCG

A Matriz BCG (Boston Consulting Group) é uma ferramenta de gestão que classifica produtos ou serviços em categorias como “estrelas”, “vacas leiteiras”, “abacaxis” ou “cães”.

Essa análise ajuda a identificar problemas e oportunidades, além de orientar decisões sobre investimentos e ajustes nos produtos ou serviços.

Assim, a matriz avalia quais produtos ou serviços geram mais lucro, permitindo que a empresa aloque seus recursos de maneira eficaz para maximizar seus resultados.

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual que auxilia a identificar e analisar as possíveis causas de um problema específico.

Utilizando uma representação gráfica, o diagrama ajuda as equipes a visualizarem as relações entre diferentes variáveis e identificarem a raiz do problema, facilitando a implementação de soluções eficazes.

Matriz Ansoff

A Matriz Ansoff é uma ferramenta de planejamento estratégico que auxilia a empresa a planejar o seu crescimento

Ela é composta por quatro estratégias: penetração de mercado, desenvolvimento de mercado, desenvolvimento de produtos e diversificação. 

Penetração de Mercado 

Neste quadrante, a empresa concentra seus esforços em aumentar as vendas de seus produtos ou serviços existentes em seus mercados atuais, envolvendo estratégias para aumentar a participação de mercado, conquistar novos clientes ou aumentar a frequência de compra dos clientes existentes.

Desenvolvimento de Mercado 

Aqui, a organização busca expandir sua presença, introduzindo seus produtos ou serviços existentes em novos mercados geográficos e demográficos, como a exploração de regiões ainda não atendidas pela empresa ou a busca de novos segmentos de clientes.

Desenvolvimento de Produto 

Neste quadrante, a empresa concentra-se na introdução de novos produtos ou serviços em seus mercados existentes. A ideia é atender às necessidades dos clientes existentes ou atrair novos clientes, oferecendo inovações ou variações dos produtos/serviços já existentes.

Diversificação 

O quadrante de diversificação envolve a introdução de novos produtos ou serviços em novos mercados. Pode ser uma diversificação relacionada (produtos ou serviços relacionados aos existentes) ou não relacionada (produtos ou serviços completamente diferentes).

Cada estratégia representa uma oportunidade que a empresa pode explorar para incentivar seu crescimento em um mercado competitivo. 

A matriz é de grande relevância para o desenvolvimento de planos de ação, promovendo análises de mercado e soluções para orientar as estratégias do negócio.

Mapa mental

O Mapa Mental é uma técnica visual que ajuda na organização e representação de informações de maneira não linear. 

Utilizado como ferramenta de gestão, o mapa mental auxilia na geração de ideias, organização de conceitos e visualização de conexões entre diferentes elementos, proporcionando uma visão clara de determinado assunto ou projeto.

Os mapas mentais geralmente começam com uma ideia central, representada por uma imagem ou palavra-chave. 

A partir dessa ideia, ramificações são criadas para conectar subconceitos, criando uma estrutura hierárquica, refletindo a organização dos pensamentos e ajudando a estabelecer relações claras entre os diferentes elementos.

Forças de Porter

As Forças de Porter referem-se ao modelo proposto por Michael Porter para análise da competitividade de uma indústria. 

Ele identifica cinco forças: rivalidade entre concorrentes, poder de barganha dos fornecedores, poder de barganha dos compradores, ameaça de produtos substitutos e ameaça de novos concorrentes.

Essa análise ajuda as empresas a compreenderem o ambiente competitivo em que estão inseridas, orientando a formulação de estratégias para obter vantagem competitiva.

Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é uma ferramenta de qualidade que destaca a importância relativa de diferentes problemas ou causas. 

Baseado no princípio de que a maioria dos efeitos tem efeito de poucas causas, o diagrama ajuda na identificação e priorização dos problemas mais significativos.

Dessa forma, a empresa pode concentrar seus esforços em resolver as questões mais importantes, otimizando a eficiência na solução de problemas.

Qual ferramenta de gestão escolher?

Escolher a ferramenta de gestão adequada para a sua empresa é uma decisão que requer atenção redobrada, pois pode impactar diretamente na otimização de processos, resolução de problemas e eficiência operacional. 

O primeiro passo é identificar as necessidades específicas da organização, levando em consideração a complexidade do projeto e as dificuldades de gestão que a empresa pode enfrentar.

Além disso, é importante considerar o tamanho da equipe, optando por ferramentas escaláveis que possam facilitar o crescimento dos resultados da empresa.

Ao analisar as dificuldades de gestão específicas que a ferramenta deve abordar, é possível focar em soluções que ofereçam funcionalidades direcionadas para resolver esses desafios

A facilidade de implementação e usabilidade também são critérios importantes. Escolher ferramentas que sejam fáceis de implementar e possuam interfaces amigáveis contribui para a aceitação e eficácia da ferramenta entre os times.

Lembre-se que a ferramenta escolhida deve contribuir para a otimização de tarefas diárias, melhorando a produtividade da equipe.

Além disso, caso opte por um software de gestão, é importante verificar se o sistema pode ser integrado com outras já utilizadas pela empresa, garantindo uma operação integrada e sem problemas de compatibilidade.

Por fim, certifique-se de que a ferramenta oferece padrões de segurança robustos para proteger os dados da empresa. A confiabilidade é indispensável para garantir o fluxo contínuo das operações.

Ferramentas de gestão versus softwares de gestão

Antes de tudo, é preciso destacar que ambas as ferramentas possuem um papel estratégico na otimização dos processos e na busca pela melhoria contínua do negócio. A diferença, porém, está na atuação de cada uma.

Enquanto os softwares de gestão são sistemas desenvolvidos para organizar documentos, automatizar processos e centralizar informações, as ferramentas de gestão são metodologias e recursos utilizados para solucionar problemas específicos e identificar áreas de melhoria

Os softwares, portanto, podem ser instalados em computadores ou acessados por meio da nuvem, proporcionando flexibilidade e acessibilidade. 

Esses ativos tecnológicos são fundamentais para embasar as tomadas de decisões, pois oferecem análise de dados em tempo real, de modo que as informações sejam visíveis para toda a equipe. 

Ao otimizar tarefas de rotina, os softwares de gestão melhoram a produtividade, aprimorando a eficácia operacional.

Por outro lado, as ferramentas de gestão atuam com base em diversos tipos de abordagens, desde técnicas de gerenciamento de projetos até estratégias de resolução de conflitos. 

Ao contrário dos softwares, as ferramentas de gestão não são necessariamente tecnológicas; podem incluir práticas como brainstorming, análise SWOT e mapas conceituais. 

Sendo assim, o foco dessas ferramentas é proporcionar um contexto estratégico para a tomada de decisões, promovendo a inovação e a eficácia organizacional.

Tipos de software de gestão

Depois de entender a diferença entre as ferramentas e os softwares de gestão, chegou a hora de conhecer melhor cada um deles e analisar como eles podem ser utilizados no seu negócio!

ERP

Os sistemas ERP são ferramentas robustas, integrando processos e dados de diferentes departamentos em uma única plataforma. 

Desde finanças até cadeia de suprimentos e recursos humanos, o ERP proporciona uma visão unificada da empresa. 

Essa integração aprimora a eficiência operacional, eliminando silos de informações e promovendo a elaboração de estratégias mais assertivas, com base em análises completas e visíveis para todo o time. 

Automação de Marketing

Os softwares de automação de marketing são criados para simplificar e aprimorar as atividades de marketing digital. 

Podem automatizar tarefas como envio de e-mails, gestão de campanhas e análise de dados, permitindo que as equipes de marketing foquem em estratégias mais criativas e na interação segmentada com a base de leads.

O resultado é uma maior contribuição para a personalização de campanhas e a nutrição eficiente de leads ao longo do funil de vendas.

Atendimento e Suporte

Já os sistemas de atendimento e suporte são essenciais para fornecer um serviço de qualidade ao cliente. 

Tais recursos facilitam a gestão de tickets, o rastreamento de interações e a resolução eficiente de problemas. 

Além disso, integram canais de comunicação, garantindo uma abordagem consistente e personalizada no suporte ao cliente, promovendo sua satisfação e fidelidade ao longo do tempo.

Gestão de tarefas e projetos

Na gestão de tarefas e projetos, os softwares simplificam a colaboração e o acompanhamento do progresso de todas as atividades. 

Com funcionalidades como atribuição de tarefas, definição de prazos e acompanhamento de marcos, essas ferramentas facilitam a comunicação entre equipes, garantindo que os projetos sejam concluídos de maneira eficiente e dentro do cronograma.

CRM

Por fim, o CRM tem como principal atributo a gestão do relacionamentos com clientes, armazenando informações relevantes sobre interações passadas e atuais. 

Essa visão permite uma compreensão mais profunda das necessidades do cliente, personalizando o atendimento e impulsionando estratégias de vendas mais eficazes. 

Ao consolidar dados em um único local, o CRM facilita a criação de estratégias de fidelização e a identificação de oportunidades de crescimento.

Conclusão

As ferramentas de gestão são essenciais para o ambiente corporativo, contribuindo para a eficácia operacional, o engajamento da equipe e o desenvolvimento sustentável dos negócios. 

Adotar tais recursos pode ajudar a sua empresa a enfrentar os desafios do mercado de maneira mais eficiente e alcançar o sucesso a longo prazo.

Quando se trata da gestão do relacionamento com os clientes, por exemplo, é preciso ter cuidado redobrado, já que estamos falando de potenciais compradores ou daqueles que, de fato, já se tornaram clientes.

Nos dois cenários, é fundamental manter as informações centralizadas, garantindo a integração entre as equipes de marketing e vendas.

Com o CRM da Ploomes, é possível centralizar toda a operação comercial, automatizando processos complexos, eliminando retrabalho e tornando a rotina da equipe de vendas mais produtiva. 

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