Para se adaptar às mudanças do mercado, melhorar a eficiência, aumentar a produtividade e atender às necessidades de seus clientes, é necessário ter um método.
Já conhecido entre os gestores há algum tempo, o ciclo PDCA é um método de quatro etapas amplamente utilizado que pode contribuir para a otimização dos processos da sua empresa.
Quer saber mais sobre as etapas desse ciclo e como ele pode ser aplicado no seu negócio? Leia mais e descubra!
O que é ciclo PDCA?
Também chamado de método PDCA, esse ciclo é uma metodologia de gestão de projetos que tem como objetivo a melhoria contínua de processos e produtos. A sigla significa Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir).
Ele é baseado em quatro etapas, onde cada uma deve ser feita exatamente na ordem da sigla PDCA.
- planejar
- fazer
- verificar
- agir
O PDCA pode ser aplicado em qualquer processo de negócio, independente do segmento de mercado, que tenha necessidade de desenvolvimento constante. Isso permite criar planos acerca do que precisa ser mudado ou aprimorado em uma organização e depois testá-las em ciclos de mudanças contínuas.
Esse método já existe há quase um século e ganhou visibilidade nos anos 50 por conta de William Edwards Deming, considerado o pai da gestão da qualidade.
Deming implementou o ciclo PDCA para executar um grande projeto: reconstruir a infraestrutura industrial japonesa após o fim da Segunda Guerra Mundial. Desde então, essa abordagem se tornou um método de estratégia popular usado por diversos tipos de organizações.
Diferente de um processo linear, onde há início, meio e fim, o conceito do PDCA é ser cíclico. Ou seja, é necessário em todo o processo planejar, executar, mensurar os resultados, analisar, encontrar melhorias, colocá-las em prática e, então, iniciar um novo ciclo.
Sendo assim, todo o método é composto por tarefas que devem ser recorrente.
Quais são as etapas do ciclo PDCA
As etapas do ciclo PDCA podem resolver problemas e implementar soluções de forma organizada. Conheça as características de cada uma das quatro fases:
Planejar (Plan)
A primeira fase visa identificar e entender o problema ou mapear uma oportunidade. Aqui é preciso explorar todas as informações disponíveis para, sem seguida, criar e analisar ideias para desenvolver um plano de implementação.
Nessa etapa, é necessário também criar indicadores de sucesso mensuráveis. Eles serão essenciais na etapa de verificação.
Fazer (Do)
Depois de identificar uma solução em potencial, é hora de colocar a mão na massa e testar em uma espécie de projeto piloto.
Isso vai mostrar se as ações propostas na primeira etapa do PDCA alcançaram o resultado desejado.
Nessa etapa também é essencial coletar todos os dados para entender se a mudança funcionou ou não. Essas informações serão usadas na próxima etapa.
Verificar (Check)
Essa é a fase de análise dos resultados do seu projeto piloto em relação aos critérios que foram definidos na primeira etapa. Basicamente, aqui você irá avaliar se sua ideia teve bons resultados.
Importante: se os resultados não forem satisfatórios, é preciso voltar para a etapa 1. Se forem, pode avançar para a etapa 4.
No entanto, mesmo que os resultados estejam de acordo com o que você esperava, ainda é possível voltar para a etapa 1 se desejar testar novas abordagens. É por conta disso que o PDCA é um ciclo, você sempre pode retornar às etapas anteriores se quiser atingir melhores resultados.
Agir (Act)
Nele, ações corretivas são tomadas com base no que é verificado.
Em outras palavras, você deve corrigir os erros encontrados na etapa anterior. Portanto, investigue a causa desses erros ou desvios no processo, tome medidas para corrigi-los e depois recomece. De fato, como um ciclo, precisamos passar pelo ciclo PDCA repetidamente para melhorar continuamente nossas práticas e processos.
Como fazer o ciclo PDCA?
Mas como você coloca o ciclo PDCA em prática? Veja tudo o que precisa ser feito em cada uma das etapas que citamos anteriormente:
Etapa 1: como planejar
O primeiro passo para otimizar um processo e melhorar um produto ou serviço com PCDA é planejar.
Nessa etapa, os objetivos estratégicos da empresa, assim como as expectativas do cliente, devem estar alinhados para cumprir os próximos passos. Para isso, essa etapa é dividida em três fases:
- Identifique os problemas
Realize um diagnóstico para identificar problemas existentes, defina prioridades do que precisa ser melhorado e tente buscar novas oportunidades.
Reúna sua equipe e responda a essas perguntas:
- Como é o produto/serviço hoje?
- O que não está funcionando?
- Como queremos que o processo funcione?
- Onde desejamos chegar?
- Analise os problemas
Nessa fase você precisa observar os detalhes de todos os problemas e identificar as razões pelas quais eles acontecem.
Para isso, é importante coletar todos os fatores que contribuem para os problemas e entender qual é a causa mais provável.
Depois é preciso validar todas as possibilidades até identificar a raiz do problema. Isso é essencial para direcionar o plano de ação.
Esta costuma ser a fase mais demorada dessa etapa, já que todas as características do problema precisam ser analisadas minuciosamente.
- Crie um plano de ação
Com a equipe reunida, é hora de criar um plano de ação com as tarefas que devem ser realizadas.
Levante dados e informações para definir o escopo do trabalho, estabeleça prazos, crie um cronograma e escolha as pessoas responsáveis, crie objetivos realistas e mensuráveis e defina indicadores-chave de desempenho (KPIs). Elas serão as métricas a serem analisadas na etapa 3.
Etapa 2: como fazer
Agora é hora de colocar seu plano em ação. É importante que a equipe seja comunicada acerca das mudanças que serão feitas e que todos sejam envolvidos nas atividades.
Em alguns casos, é preciso que os times recebam treinamento específico para executar o que está definido no plano.
Durante a execução, o líder do projeto precisa acompanhar de perto o trabalho que está sendo feito. Ele também deve tentar coletar dados para poder monitorar os processos e medir os resultados.
Etapa 3: como verificar
Chegou a hora de analisar os resultados alcançados na etapa anterior. Aqui é necessário ter dados qualitativos e quantitativos para avaliar adequadamente a melhoria do processo. Os indicadores a serem analisados são aqueles que você definiu na etapa 1.
Toda essa análise serve para certificar se o planejamento foi implementado corretamente a partir de uma avaliação completa de todas as atividades do plano de ação.
Nesta fase, existem dois resultados diferentes:
Se o resultado esperado foi alcançado, pode servir de referência para outros processos e departamentos, por exemplo.
Caso tudo tenha sido feito conforme o plano, mas os resultados não foram os esperados, é preciso voltar para a primeira etapa do ciclo PDCA.
Etapa 4: como agir
Nesta última etapa, você já deve ter uma solução validada para colocar em prática seu novo processo.
Sendo assim, existem duas fases na etapa 4 do PDCA:
- Padronização: estruturar o novo processo para que todo funcionário da empresa possa colocar em prática;
- Documentação: criar um “diretório” com todas as informações do novo processo. Pode ser um documento compartilhado com toda a equipe. É importante verificar o que ainda pode ser melhorado e listar todos os aprendizados que esse ciclo PDCA gerou para o time.
Benefícios do Ciclo PDCA
Baseada em uma abordagem cíclica, o PDCA é uma metodologia que carrega diversos benefícios para a gestão de processos e de qualidade.
Melhoria contínua
Por promover um ciclo constante onde se repete a jornada de planejar, executar, verificar e realizar ações corretivas, a PDCA garante que os processos estejam em constante evolução.
Neste caso, contribuindo para a melhoria contínua do negócio, o ciclo PDCA torna ainda mais efetiva a gestão de qualidade. A medida que possibilita maior conhecimento sobre o produto e o serviço da empresa, garante assertividade na tomada de decisão e realiza a melhor estruturação do fluxo de trabalho.
Redução de custos e desperdícios
O ciclo PDCA consegue auxiliar na redução de custos e de desperdício, tempo ou de material, por ser uma ferramenta capaz de identificar falhas e pontos fortes no processo. Com estas informações é possível ajustar os planos estratégicos ou explorar uma nova oportunidade.
Isso reduz custos, à medida que evita gastos desnecessários e desperdícios, otimizando os recursos utilizados através de uma maior eficiência operacional.
Aumento da eficiência operacional
O PDCA possibilita a estruturação dos fluxos de tarefas, aumentando a eficiência operacional do negócio, dando clareza sobre os trabalhos que serão realizados e mantendo o foco no percurso, para atingir as metas.
Outro ponto positivo está no constante monitoramento e nos ajustes realizados, quando necessário, garantindo maior eficiência operacional. Neste caso, o PDCA contribui para identificar e trabalhar os padrões de sucesso.
Exemplos de aplicação do ciclo PDCA em vendas
O ciclo PDCA pode ser usado na área de vendas para implantar diversas melhorias, desde aumento nas vendas até o relacionamento com o cliente.
Vamos utilizar o caso de uma equipe comercial que não está fechando tantos negócios quanto seria o ideal e como a metodologia pode solucionar o problema.
Na etapa de planejamento, a identificação do problema mostrou que os vendedores não sabem com quantos clientes eles estão negociando no momento.
A consequência disso é não saber informações relevantes sobre cada prospect, tentar fazer uma abordagem genérica e não fechar vendas, abrindo para a concorrência que pode estar mais preparada para essas questões.
A pergunta central desse problema é: por que os vendedores não têm essas informações? Porque não há uma ferramenta única para registrar todos esses dados.
Alguns membros do time usam planilhas, outros tentam lembrar de cabeça e a grande maioria usa a velha agenda, anotando tudo com papel e caneta.
É hora de agir. Na etapa 2 do PDCA, o líder do time opta por centralizar todas essas informações em uma ferramenta de CRM, uma ótima forma de organizar processos de vendas e ter mais controle sobre as negociações.
Feito isso, deve-se partir para a etapa 3, de verificar, para analisar se o volume de vendas aumentou com a implantação do CRM. Se a resposta for positiva, é o momento de implementar a solução definitivamente, como na etapa 4.
Desafios na implementação do PDCA
Alguns desafios podem comprometer o sucesso do PDCA. Estes obstáculos são comuns e conseguem afetar a implementação de qualquer novo processo, em organizações de todos os setores.
Resistência à mudança
A resistência à mudança, apoiada no discurso de que em “time que está ganhando não se mexe”, leva muitas empresas a perderem a competitividade no mercado e estagnar o negócio.
Ao modificar processos estabelecidos ou mudar diretrizes, indivíduos ou equipes podem se sentir desconfortáveis ou inseguros. Esse sentimento pode resultar em uma implementação mais lenta ou, em casos mais graves, na rejeição da metodologia.
Falta de comprometimento da equipe
A falta de comprometimento da equipe surge muitas vezes da resistência à mudança. Em outros casos, acontecem por inexistência de alinhamento e comunicação junto à equipe. Esta ausência de engajamento afeta diretamente o processo e a qualidade do trabalho.
Para eficiência de um processo, é necessário que todos os colaboradores tenham conhecimento sobre o trabalho a ser realizado, as metas estabelecidas e que estejam motivados para encarar a mudança.
Má interpretação das etapas
A má interpretação das etapas é outro desafio muito comum enfrentado pelos gestores. Com a falta de entendimento sobre as fases do PDCA, algumas etapas podem ser suprimidas ou confundidas.
A falta de comunicação acaba por ser a maior responsável por este desafio. Colaboradores desinformados e sem entendimento sobre as etapas de seu trabalho, comprometem a eficiência do ciclo PDCA.
Conclusão
O ciclo PDCA funciona bem em todos os tipos de empresas. A metodologia pode ser usada para melhorar qualquer processo ou produto, dividindo-os em etapas menores ou estágios de desenvolvimento e explorando maneiras de melhorar cada um.
Atualmente, o mercado é muito dinâmico e inovações tecnológicas são criadas a todo momento. Sendo assim, é difícil pensar em um padrão definitivo que irá funcionar para sempre.
O ponto é que, mesmo que uma estratégia esteja funcionando, é provável que ela possa ser melhorada para cumprir com as exigências do mercado. É por isso que o PDCA é essencial para que todas as empresas atinjam os melhores resultados possíveis de forma contínua.
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